Qualifikationen

Updated 20/3/20 durch Leigh Hutchens

In Quinyx kann einem Mitarbeiter verschiedene Qualifikationen zugeordnet werden, sodass Sie entscheiden können, wer welche Schichten beruhend auf der Kompetenz buchen kann. Beispielsweise können Sie alle, die über einen Schlüssel zu den Arbeitsräumen verfügen, die Qualifikation „Schlüssel“ zuordnen und gleichzeitig definieren, dass die Eröffnungsschicht im Dienstplan einen Schlüssel erfordert. Auf diese Weise kann gesteuert werden, wer was macht. Diese Qualifikationen werden für den gewünschten Schichttyp hinzugefügt, um zu bestimmen, wer welche Aufgaben ausführen darf. Hat der Mitarbeiter nicht die richtigen Qualifikationen für eine Schicht, erscheint eine Warnmeldung darüber, wenn man versucht, eine Schicht zuzuordnen. Durch die Einrichtung von Qualifikationen und Mitarbeitern kann Quinyx besser geeignete Kandidaten für freie Schichten vorschlagen.

Es ist natürlich auch möglich, nur seinen Mitarbeitern Qualifikationen zuzuordnen, ohne diese mit einer Schicht zu verbinden. Auf diese Weise kann man ein Verzeichnis erhalten, welche Mitarbeiter bspw. an einem Erste-Hilfe-Kurs (HLW) teilgenommen haben oder eine bestimmte Sprache beherrschen.

Qualifikationskategorien erstellen

Die Qualifikationen müssen in Kategorien gruppiert werden. Beispiel:

Qualifikationskategorie

Qualifikation

Sprachen

Englisch, Deutsch, Spanisch

Ausbildung

HLW, Berechtigter Lehrer, Brandschutzbeauftragter

Berechtigung

Öffnen, Schließen, Erfahrung mit Kassenarbeit, Über 18, Schlüssel

Qualifikationskategorie

  • Um eine Qualifikationskategorie zu erstellen, gehen Sie auf die den Reiter „Personal“ und dann auf das Untermenü „Qualifikation/Erfahrung“ und klicken Sie auf „Qualifikationskategorien“.
  • Klicken Sie auf „Hinzufügen“
  • Geben Sie einen Kurznamen für die Kategorie im Feld Gruppe ein sowie einen Namen im Feld „Kategoriebeschreibung“.
  • Klicken Sie auf „Speichern“

Qualifikationen erstellen

  • Um eine Qualifikation zu erstellen, gehen Sie zu dem Reiter „Personal“ und dann auf das Untermenü „Qualifikation/Erfahrung“
  • Klicken Sie auf „Hinzufügen“
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  • Geben Sie Ihrer Qualifikation einen Namen
  • Verbinden Sie eine bereits bestehende Qualifikationskategorie
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Verbinden Sie die Qualifikation mit einem Mitarbeiter

  • Um eine Qualifikation mit einem Mitarbeiter zu verbinden gehen Sie auf den Reiter „Personal“ und dann auf das Untermenü „Mitarbeiter/Qualifikation“
  • Klicken Sie auf den Namen des Mitarbeiters
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  • Doppelklicken Sie auf die Qualifikation, die mit dem Mitarbeiter verbunden werden soll
  • Setzen Sie ein eventuelles Enddatum für die Qualifikation
  • Klicken Sie auf Speichern
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Qualifikationsvorlagen

Sie können auch eine Qualifikationsvorlage für eine spezifische Aufgabe erstellen oder für einen Verantwortungsbereich, den Sie einem neuen Mitarbeiter zuordnen möchten. Das kann nützlich sein, um eine Gruppe Qualifikationen schnell mit einer Person auf einmal zu verbinden.

  • Um eine neue Qualifikationsvorlage zu erstellen, klicken Sie auf die graue Zeile mit dem entsprechenden Namen und dann in die rechte obere Ecke.
  • Geben Sie der Vorlage einen Namen (z. B. Finanzmanager) im Namenfeld. Sie können auch im Drop-down-Menü wählen, welcher Mitarbeiterkategorie diese zugehört.
  • Danach wählen Sie, welche Qualifikationen gewünscht werden/erforderlich sind unter „Mögliche Qualifikationen“. Doppelklicken Sie oder verwenden Sie Drag & Drop, um diese zu Qualifikationen/Erfahrungen/Ausbildung im Vorlagenfeld zu verschieben. Sie können entweder wählen, alle Qualifikationen durchzublättern oder das Suchfeld bzw. das Drop-down-Menü auf der rechten Seite zu verwenden, um eine spezifische Kategorie auszuwählen (z. B. Ausbildung). Wenn Sie die Auswahl der Qualifikation rückgängig machen, wird diese von der Liste gelöscht, indem Sie auf das Kreuz rechts neben der Qualifikation klicken.
  • Beenden Sie durch Klicken auf .

Arbeiten mit Qualifikationen

Anforderungen an die Schicht

In den Schichttypen können die Fertigkeiten als Anforderungen eingestellt werden. Zum Beispiel muss ein Mitarbeiter die Qualifikation Schlüssel haben, um in dem Schichttyp „Öffnung“ zu arbeiten.

Wenn Sie dann versuchen, eine Person einzuplanen, die diese Qualifikation, die der Schichttyp erfordert, nicht hat, wird ein Warnhinweis gezeigt.

Plantafel

In der Ansicht Plantafel können Sie die Qualifikationen filtern. Das ist nützlich, um sicherzustellen, dass die richtigen Fähigkeiten vorhanden sind. Beispielsweise, dass jeden Tag jemand vor Ort ist, der über eine Berechtigung für Erste-Hilfe (HLW) verfügt.

Mitarbeiterliste/Mitarbeiter suchen

Sie können Mitarbeiter mit bestimmten Qualifikationen sowohl in der Mitarbeiterliste als auch unter "Mitarbeiter suchen" filtern. Mit der Funktion „Mitarbeiter suchen“ können Sie Mitarbeiter suchen, die spezifische Qualifikationen haben. Sie können dann einen Q-Mail nur an diese Personen senden. Das kann nützlich sein, wenn Sie viele freie Schichten haben, bei denen bestimmte Qualifikationen erforderlich sind.

Systeminformation

3 Monate vor Ablauf einer Qualifikation sieht das der Manager in der Systeminformation unter dem Reiter „Übersicht“. Das ist als Hinweis nützlich, dass man die Qualifikationen prüfen soll. Beispielsweise kann ein neuer Erste-Hilfe-Kurs für den betreffenden Mitarbeiter gebucht werden.


Wie haben wir das gemacht?