Abwesenheit

Updated 20/3/20 durch Leigh Hutchens

In Quinyx kann man Abwesenheiten auf vielerlei Art registrieren. Für Mitarbeiter mit Teilzeitabwesenheit über kürzere oder längere Zeiträume wird Abwesenheit auf dieselbe Art und Weise registriert wie bei Vollzeitabwesenheit. Dies bedeutet, dass sie zunächst wie gewöhnlich gemäß ihrer nominalen Zeit eingeplant werden. Anschließend werden Abwesenheiten registriert. Bei Teilzeitabwesenheit kann eine automatische Aufteilung der Schichten im Anschluss an die Registrierung der Abwesenheit erfolgen.


Bearbeitung eines Abwesenheitsantrags

Klicken Sie auf den Abwesenheitsantrag, den Sie bearbeiten wollen.

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  1. Wählen Sie die Schicht, für die Sie eine bestimmte Aktion durchführen wollen.
  2. Wählen Sie die Aktion für die ausgewählte/n Schicht/en.
  3. Klicken Sie auf Anwenden.
  4. Klicken Sie auf Genehmigen, wenn Sie den Abwesenheitsantrag genehmigen wollen.
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Abwesenheit registrieren

Sie können Abwesenheiten von verschiedenen Ansichten aus registrieren:

  1. Über „Abwesenheit“ unter Schichten
  2. Durch Öffnen der Schicht für die betreffende Person und Tag in einer der Schemaansichten und Wahl von „Abwesenheit“
  3. Durch Öffnen der Zeitkarte für die betreffende Person und Tag und Wahl von „Abwesenheit“


Der Abwesenheitsdialog

  1. Überprüfen Sie, dass Sie den richtigen Mitarbeiter ausgewählt haben.
  2. Wählen Sie Zeitraum Von und Bis. Bezieht sich die Abwesenheit auf ganze Tage oder Teilzeitabwesenheit, muss keine Uhrzeit angegeben werden. Betrifft die Abwesenheit einen Teil des Tages, geben Sie an, zu welchem Zeitpunkt die Abwesenheit beginnt und lassen den Umfang stehen auf 100 % (Teil des Tages ist 100 % für den Teil des Tages, für den Sie die Abwesenheit registrieren).
  3. Geben Sie die Abwesenheitsursache ein.
  4. Geben Sie den aktuellen Umfang der Abwesenheit an, wenn es sich um Teilzeitabwesenheit handelt.
  5. Achten Sie darauf, dass „provisorisch“ deaktiviert ist (wird bei der Planung von Abwesenheiten in ferner Zukunft – z. B. Urlaubsplanung verwendet)


Aktionen für die von der Abwesenheit betroffenen Schichten

Im Beispiel unten hat Åsa ein „unregelmäßiges” Schema mit mehreren Schichten an bestimmten Tagen. Sie ist zu 50 % krank geschrieben und soll 4 Stunden pro Tag arbeiten. Die übrige Zeit ist Abwesenheit, die wir eventuell mit einer Vertretung besetzen wollen.

  1. Wählen Sie die Schicht, für die Sie eine bestimmte Aktion durchführen wollen.
  2. Im Beispiel sollen die Schichten nach 4 Stunden geteilt, das erste Segment behalten und das zweite freigegeben werden.

  3. Wählen Sie die Aktion für die ausgewählte/n Schicht/en.
  4. Klicken Sie auf Anwenden.
  5. Klicken Sie auf Speichern.
  6. Wählen Sie nun die Schichten, für die Sie eine andere Aktion durchführen wollen.
    Im Beispiel sollen die übrigen Schichten freigegeben werden.
  7. Speichern Sie und gehen Sie anschließend zu Planung und/oder Zeit, kontrollieren und nehmen Sie die Maßnahmen für die freigegebenen Schichten vor.

Abwesenheit wird standardmäßig mit roten Bällen in der Schemaansicht und schwarz markiert in der Tagesansicht und Personal mit Dienstplan angezeigt.


Schichtlänge im Abwesenheitsdialog anpassen

Es ist möglich, die Länge der betreffenden Schicht im Abwesenheitsdialog zu ändern. Dies ist praktisch, wenn der Mitarbeiter für mehr oder weniger Stunden als ursprünglich geplant ersetzt werden soll. Diese Funktion ist sowohl mit als auch ohne Abwesenheitsplan möglich.

Um die Länge der Schicht zu ändern, klicken Sie auf die Stunden der Schicht. Anschließend passen Sie die Länge an und schließen ab mit „Anwenden“. Es ist ebenso möglich, die betreffende Schicht zu entfernen, indem Sie die neue Schichtlänge auf 00:00 setzen.

Diese Funktion ist standardmäßig deaktiviert und muss unter Einstellungen → Zugriffsrechte → Zeit → Abwesenheit → Bearbeiten von Schichtstunden erlauben aktiviert werden.


Wie haben wir das gemacht?