Bearbeitung tägliche Dienstpläne

Updated 10/7/20 durch Leigh Hutchens

Tagesansicht

Sie gelangen in die Tagesansicht, indem Sie unter Dienstplan → Dienstplan auf das entsprechende Datum im Kalender klicken.

Sie können schnell mit dem nach unten weisenden Pfeil auf den nächsten Tag klicken oder mithilfe der nach rechts bzw. links weisenden Pfeile 6 Stunden nach vorn oder hinten springen. Wählen Sie 7, wenn Sie die Wochenansicht sehen oder 31, wenn Sie zurück zur Dienstplan-Ansicht gelangen wollen.

Mithilfe der Filtermenüs können Sie leicht eine spezifische Ansicht ausfiltern.

Im Menü mit der Standardeinstellung Sortierung nach Zeit können Sie wählen, wie die Schichten in der Ansicht sortiert werden sollen.

Unter Vorlage wählen können Sie eine Dienstplanvorlage auswählen, um Schichten von dem spezifischen Wochentag zu kopieren.


„Einzelschicht“ hinzufügen

Manchmal entsteht ein Bedarf nach Extrapersonal. Zum Beispiel im Zusammenhang mit einer größeren Lieferung, einem Event, einem Kundentag, einem Kampagnentag, einer Mitarbeiterversammlung etc. Der Sonderbedarf kann in diesen Fällen in Form von „Einzelschichten“ eingeplant werden und lässt sich als Ergänzung zu fixen Arbeitszeitdienstplänen und Dienstplanvorlagen registrieren.

Am einfachsten lässt sich eine Einzelschicht über den Reiter Dienstplan und das Untermenü Dienstpläne einplanen.

Der aktuelle Dienstplan in Quinyx wird unter Dienstpläne und Plantafel angezeigt. Beide Ansichten enthalten dieselben Informationen und unterscheiden sich nur im Layout.

Soll eine einzelne Schicht in den Dienstplan integriert werden, ohne Fixe Arbeitszeitschemata oder Dienstplanvorlagen zu verwenden, kann man eine sogenannte „Einzelschicht“ einfügen.

Sie können Einzelschichten auf unterschiedliche Weise hinzufügen:

  1. Gehen Sie über den Reiter Dienstplan zur Überschrift Dienstpläne.
  2. Klicken Sie auf den betreffenden Tag.
  3. Klicken Sie auf „Hinzufügen“.
  4. Wählen Sie die Schichtart, geben Sie die Zeit an und ordnen Sie die Schicht der betreffenden Person zu.
  5. Speichern Sie.
  1. Gehen Sie über den Reiter Dienstplan zur Überschrift Dienstpläne.
  2. Klicken Sie auf den betreffenden Tag.
  3. Klicken Sie auf das Menü „Neue Schicht“.
  4. Wählen Sie die Schichtart, geben Sie die Zeit an und ordnen Sie die Schicht der betreffenden Person zu.
  5. Speichern Sie.

Wird einem veröffentlichten Zeitraum eine Schicht hinzugefügt, kann das Extrapersonal die Schicht buchen.

Freie Schichten in der Tagesansicht besetzen

Schichten lassen sich auf einfache Weise besetzen, indem Sie entweder die Schichten öffnen und Mitarbeiter auswählen, oder indem Sie die Mitarbeiter aus der Liste rechts per Drag-and-Drop zur Schicht verschieben.

In der Schicht:

  1. Doppelklicken Sie auf die unbesetzte Schicht.
  2. Wählen Sie den Mitarbeiter unter Schicht zuweisen an.
  3. Speichern Sie.

Drag-and-Drop:

Auf der rechten Seite in der Tagesansicht sehen Sie die verfügbaren Mitarbeiter. Beachten Sie, dass Sie in der Liste sehen können, wie die Person im Zeitraum bereits eingeplant ist, sowie ihre nominalen Stunden. Stehen keine verfügbaren Personen in der Liste zur Auswahl, können Sie ganz unten in der Einheitenliste sehen, ob es teilbares Personal von anderen Einheiten gibt.

  1. Wählen Sie das Bild der Person auf der rechten Seite und ziehen Sie es auf die Schicht.

In beiden Fällen wird Quinyx Sie warnen, wenn Sie bei der Zuteilung gegen etwaige Vertragsregeln für die jeweilige Person verstoßen. Eine Qmail wird den Mitarbeiter darüber informieren, wenn die Zuweisung in einem bereits veröffentlichten Zeitraum erfolgt.


Schicht ändern

Sie können auf einfache Weise alle Einstellungen für eine Schicht in der Tagesansicht ändern, indem Sie die Schicht mit einem Doppelklick öffnen und alle relevanten Felder ändern. Wenn Sie nur die Zeiten der Schicht ändern wollen, können Sie die Schicht auch einfach in der Tagesansicht per Drag-and-Drop verschieben. Liegt die Schicht in einem bereits veröffentlichten Zeitraum, wird der betreffende Mitarbeiter automatisch per Qmail. Wenn Sie eine Schicht ändern, die heute oder morgen beginnt, wird in jedem Fall eine SMS verschickt, um sicherzustellen, dass der Mitarbeiter über eine so kurzfristige Änderung so schnell wie möglich informiert wird (wenn aktiviert).


Schaltflächen

Mehrere Schichten löschen: Individuelle Schichten haben ein kleines schwarzes x auf der rechten Seite, mit dem sie gelöscht werden können. Mit dieser Funktion aber ist es möglich, mehrere Schichten während eines Zeitraums zu löschen.

Wählen Sie das Datumintervall und was Sie löschen wollen. Klicken Sie auf die Schaltfläche Aus Dienstplan löschen.
Mehrere Schichten ändern: wird verwendet, wenn Sie eine Änderung vornehmen wollen, die mehrere Schichten betrifft. Vielleicht wollen Sie alle Schichten eines Tages ändern, da eine Inventur ansteht und alle Mitarbeiter früher kommen sollen (Ausgleich). Vielleicht wollen Sie alle unbesetzten Schichten einer Woche einer bestimmten Person zuweisen, Personen einem bestimmten Projekt zuordnen, die Abteilung ändern oder eine Beschreibung hinzufügen.

Filtern oder aktivieren Sie die zu ändernden Schichten mit dem Kontrollkästchen links. Wählen Sie das Datumintervall. Klicken Sie auf die Schaltfläche Gewählte Schichten bearbeiten rechts, es erscheint ein neues Fenster, in das Sie die gewünschten Änderungen eingeben. Aktivieren Sie sie, um Ihre Änderungen auszuführen.


Mit Ausgleich kann man mehrere Schichten einer Einheit auswählen und den Beginn und das Ende (einschl. Pausen) aller bereits geplanten Schichten um eine bestimmte Anzahl Minuten, z. B. +10 Minuten oder -30 Minuten, verschieben.
Die Schaltfläche freie/krank geschriebene auszublenden: wird verwendet, um Personen, die am aktuellen Tag abwesend sind, nicht anzuzeigen.
Klicken Sie auf diese Schaltfläche, wenn Sie die aktuelle Ansicht ausdrucken wollen.
Klicken Sie auf diese Schaltfläche, wenn Sie ein Diagramm anzeigen wollen: angezeigt wird ein Diagramm über die tatsächliche und die optimale Besetzung. Hierfür ist jedoch Voraussetzung, dass für den Tag eine Prognose erstellt wurde.
Klicken Sie hier, um Schichten wiederherstellen zu können.

Mit dieser Schaltfläche lassen sich aus Versehen gelöschte Schichten in einem Zeitraum wiederherstellen.
Temporär KEINE Meldungen zu Dienstplanänderungen an MA senden: Diese Funktion kann angewendet werden, wenn Sie viele Dienstplanänderungen in einem bereits veröffentlichten Dienstplan vornehmen, vorläufig aber die Benachrichtigungen an die Mitarbeiter noch nicht verschicken wollen.
Klicken Sie erneut auf die Schaltfläche, wenn Sie die Funktion wieder aktivieren wollen. Anderenfalls wird die Funktion erst wieder aktiviert sein, nachdem Sie sich von Quinyx abgemeldet haben und wieder anmelden.

Klicken Sie auf diese Schaltfläche, wenn Sie ein Meeting planen oder ein anderes Ereignis registrieren und die betroffenen Mitarbeiter informieren wollen.

Bitte beachten Sie, dass, wenn Sie ein Meeting mitten in eine Schicht legen, die ursprüngliche Schicht aufgeteilt wird.

 

Die Schaltfläche schmale Anzeige der Schichten: Diese Funktion kann angewendet werden, wenn Sie viele Schichten an einem Tag haben und für eine bessere Übersichtlichkeit die Größe der angezeigten Schichten verkleinern wollen.
Die Schaltfläche Einsatzwünsche anzeigen/verbergen: wird verwendet, wenn Sie Einsatzwünsche für den aktuellen Tag anzeigen/nicht anzeigen wollen.
Die Schaltfläche Abwesenheiten anzeigen/verbergen wollen: wird verwendet, wenn Sie Abwesenheiten für den aktuellen Tag anzeigen/nicht anzeigen wollen.
Klicken Sie auf diese Schaltfläche, wenn Sie Personalkosten ausschließen wollen.

Wie haben wir das gemacht?