Untermodule werden zentral erstellt und müssen anschließend für jede Einheit und auch für das einzelne Personal, das Zugang zum Modul erhalten soll, aktiviert werden.
Im Allgemeinen reicht ein Untermodul, beispielsweise Selbstinspektion, aus, das anschließend in verschiedene Abteilungen aufgeteilt wird. In manchen Fällen kann es praktischer sein, mehrere Untermodule einzurichten, wenn es sich zum Beispiel um völlig unabhängige Abteilungen, Dokumente und Kontrollpunkte handelt.
Vordefinierte Werte
Der Manager gibt vordefinierte Werte an, die im Modul verwendet werden sollen.
Es ist wichtig, das richtige Untermodul zu wählen.
Klicken Sie auf das Menü Vordefinierte Werte rechts.
Produkte: gibt die Produkte an, die für die Anwendung im Modul aktuell sind. (z. B. Obst, Fleisch, Milchprodukte)
Prozesse: gibt die einzelnen Prozessschritte an, die zur Anwendung kommen sollen. (z. B. Lieferung, Verpackung, Heizen, Kühlen)
Gesundheitsrisiken: gibt eventuelle Gesundheitsrisiken an, die in Gefahrenanalysen verwendet werden. (z. B. Bakterien, Schmutz, Verunreinigungen)
Produktgefährdungen: gibt Gefährdungen an, die mit einzelnen Produkt in Verbindung stehen können. (z. B. Salmonellen, E. coli)
KP-Kategorien: für die Gruppierung von Kontrollpunkten / Aufgaben.
Abteilungen und Flussdiagramme
Die Arbeitsabläufe werden zentral für die einzelnen Abteilungen definiert.
Der Geschäftsstellenleiter wählt, welche Abteilungen für die Einheit verwendet werden sollen. Verpflichtend (zwingend) und Optional (wählbar).
Die einzelnen Prozesse sind frei wählbar, geben aber Möglichkeit Dokumente und Routinen für bestimmte Schritte zu speichern.
Es ist mindestens eine Untergruppe erforderlich, um Dokumente und Routinen zu verknüpfen. Klicken Sie auf Untergruppen anzeigen und anschließend auf Hinzufügen, um Untergruppen hinzuzufügen.
Aktivieren Sie Fertig zur Veröffentlichung und Speichern, damit Geschäftsstellenleiter Zugang erhalten können.
Routinen und Dokumente
Klicken Sie auf „Hinzufügen“, um ein neues Dokument zu erstellen.
Ein Dokument wird mit einer Abteilung verknüpft und es muss eine Untergruppe gewählt werden.
Wurden Arbeitsabläufe und Prozesse definiert, kann das Dokument mit einem bestimmten Schritt verknüpft werden.
Lieferanten
Hier können Lieferanten verwaltet werden.
Kontaktinformationen, Dokumente beifügen und Informationen zum Produkt des Lieferanten.
Klicken Sie auf „Hinzufügen“, um Informationen hinzuzufügen.
Kontrollpunkte (Aufgaben)
Kontrollpunkte werden verwendet, um Aufgaben an die Mitarbeiter zu delegieren.
Aufgaben können im Dienstplan eingetragen werden, und es werden Abweichungen generiert, wenn sie nicht rechtzeitig erfüllt werden.
Ein zentraler Manager kann nur Aufgaben einrichten. Der Geschäftsstellenleiter muss dann die Aufgaben über Kontrollpunktlisten delegieren.
Klicken Sie auf „Hinzufügen“, um einen neuen Kontrollpunkt zu erstellen.
Der Kontrollpunkt (Aufgabe) wird mit einer Abteilung und einer Untergruppe verknüpft.
Wählen Sie, wie kritisch die Aufgabe ist. P-Grundvoraussetzung, CP-Kontrollpunkt, CCP-kritischer Kontrollpunkt, oder Sonstiges.
Es lassen sich Informationen und Routinedokumente mit den Aufgaben verknüpfen.
Das Eingabefeld definiert, was der Anwender bei Ausführung der Aufgabe antworten soll.
Die Aufgabe kann im Dienstplan integriert werden, beispielsweise täglich, an bestimmten Wochentagen oder Monaten oder bei Bedarf, und welche Maßnahmen zu ergreifen sind, wenn es zu Abweichungen kommt.
Veröffentlichen
Im Menü Veröffentlichen können zentrale Manager neue Dokumente und Aktualisierungen für Geschäftsstellenleiter veröffentlichen und Aktualisierungen genehmigen oder ablehnen.
Geschäftsstellenleiter
Ein Geschäftsstellenleiter muss in erster Linie für die Einheit relevante Abteilungen, Arbeitsabläufe, Dokumente und Kontrollpunkte genehmigen.
Er kann auf der Übersichtsseite im Block Aktualisierungen direkt sehen, was zu genehmigen ist.
Kontrollpunktlisten
Ein Geschäftsstellenleiter erstellt Kontrollpunktlisten, also Aufgabenlisten, für die Einheit und delegiert sie an geeignete Mitarbeiter.
Klicken Sie auf die Schaltfläche „Hinzufügen“ im Menü Kontrollpunktlisten.
Geben Sie der Liste eine Namen und fügen Sie ggf. eine Beschreibung hinzu. Wählen Sie Kontrollpunkte, also Aufgabe, die in dieser Liste ausgeführt werden sollen, und klicken Sie auf An Benutzer zugewiesen, um zu definieren, welche Mitarbeiter die Aufgaben in der Liste erfüllen können.
Klicken Sie auf Speichern und starten, um die Aufgaben direkt zu aktivieren.
Personal
Die Mitarbeiter führen ihre Aufgaben im Quinyx Mitarbeiterportal oder über die mobile App aus.
Sie haben außerdem Zugang zu den damit verknüpften Routinenbeschreibungen und Dokumenten.
Werden Aufgaben nicht rechtzeitig erfüllt, werden automatisch Abweichungen generiert.
Updated
durch
Leigh Hutchens
