Fast Schema

Uppdaterad 20/3/20 av Leigh Hutchens

Den här artikeln gäller Classic.

Det finns flera sätt att schemalägga på i Quinyx. De vanligaste sätten är via Fasta scheman, Schemamallar samt ströskift och ofta kombineras dessa metoder.

Fast scheman används för att skapa ett rullande schema som följer samma mönster över en längre period. Det kan till exempel vara en Receptionist som arbetar måndag-fredag 10-18 varje vecka i Receptionen, eller en Kock som arbetar varannan vecka i Köket fre, lör sön 10-19.

När vi skapar schemat är det tre steg som vi ska gå igenom:

  1. Det ska skapas,
  2. Rullas ut i schemat, alltså aktiveras,
  3. Och slutligen publiceras, alltså synliggöras för medarbetarna.

Ett fast schema tillhör oftast en anställd men man kan även skapa ett fast schema med obemannade skift, som t.ex. ska bemannas av extrapersonal.

Skapa Fasta scheman för en anställd

  1. Gå in på fliken Schema och klicka sedan på Fasta scheman
  2. Klicka på ”Lägg till” till höger för att skapa ett nytt fast schema
  3. Välj en anställd i rullistan ”Välj anställd”
  4. Välj vilken giltighetstid som schemat ska ha. Observera att veckan som det valda datumet infaller i kommer att utgöra schemavecka 1 i schemacykeln. Detta är särskilt viktigt att tänka på om du har flera medarbetare med sina respektive schemacykler och där schemavecka 1 infaller olika kalenderveckor för de olika medarbetarna! För att sätta ett slutdatum på det fasta schemat behöver rutan till höger om den andra kalenderikonen bockas i. Ett slutdatum kan sättas om schemat t.ex. endast ska gälla under sommaren, medan ett ordinarie schema ska gälla resterande del av året. Det vanliga är dock att låta bli att sätta ett slutdatum och på så sätt låta schemat utgöra en grund.
  5. Välj för hur många veckor som schemat ska rulla. Direkt när du har valt antal schemaveckor kommer du att kunna se relevant information om medarbetarens nominella timmar under beräkningsperioden.
  6. Om du vill kan du ange en kommentar till ett fasta schema. Kommentaren är synlig enbart för dig som schemaläggare. En medarbetare kan ha flera fasta scheman. Kanske arbetar medarbetaren enligt ett schema under sommaren och enligt ett annat under resten av året. Kommentarsfältet kan i det fallet vara väldigt användbart för att du snabbt ska se vilket schema som ska rullas ut.
  7. För att lägga till ett skift klickar du på ”lägg till”
  8. Välj vecka (om det är ett rullande 2-veckors schema bygger man först vecka 1 och gör sen likadant men väljer 2 under ”vecka”) välj:
    1. Dag
    2. Skifttyp
    3. Tider och eventuell rast
    4. Kontrollera att rätt avtal står angivet
    5. Notera:  I många organisationer har medarbetaren endast ett avtal, men det förekommer att fler avtal används för samma medarbetare. De olika avtalen kan innebära olika arbetsvillkor, och det är därför viktigt att skiftet schemaläggs med rätt avtal för att rätt information ska hamna i lönefilen.
    6. Kostnadsstället kommer generellt automatiskt, så oftast behöver det inte väljas (beroende på hur Quinyx är konfiguerat).
  9. Spara skiftet
  10. Bygg vidare på samma sätt genom att klicka på plus-knappen för alla dagar som du vill skapa i det fasta schemat. Quinyx föreslår samma skifttyp och tider som föregående dag för att göra schemabyggandet snabbare, men det går självklart att justera vid behov. Det finns även en grön pil-ikon för kunna bygga fasta scheman mer effektivt. Den gröna pilen är användbar om du vill kopiera skiften från en dag till en annan eller alla pass i en vecka till en annan vecka.
  11. Spara.
  12. När det fasta schemat är klart och sparat så kan du se det i översikten.

Kopiera fast schema

Om du har mer än en anställd som arbetar samma, eller liknande, fast schema kan du kopiera det fasta schemat från en anställd till en annan:

  1. Klicka på Lägg till för att skapa ett nytt fast schema
  2. Välj en anställd i rullistan “Välj anställd” (anställd A)
  3. I rullistan “Välj vilket schema som skall kopieras” väljer du vilket existerande fast schema som ska kopieras (från anställd B).
  4. Det fasta schemat kommer att kopieras från anställd B till anställd A. Om schemat ska vara exakt likadant behöver du bara Spara. Du kan även gå in och ändra vissa skift i det fasta schemat om det skulle finnas skillnader. Du kan även ändra startdatum på det fasta schemat för att få till en “förskjutning” mellan anställd A och Bs fasta scheman.

När du bygger det fasta schemat kan du även kopiera dagar/veckor. Klicka på:

Du kan då välja att kopiera vissa veckor eller dagar, för att snabbare bygga det fasta schemat.

Skapa ett fast schema som är vakant

Man kan även skapa ett fast schema som är vakant. Denna funktion kan användas om man till exempel vill skapa ett schema ”Behov Lördagar” som senare ska bemannas. Schemat skapas då precis på samma sätt som när man gör ett fast schema för en anställd med undantag för att man inte väljer en anställd i rullistan, utan döper istället schemat till ett passande namn. Schemat rullas sen ut på samma sätt och skiften kan senare bemannas under Schemaläggning/scheman.

Fasta scheman-vyn

Vyn under fasta scheman är väldigt användbar då du vill ha en överblick över hur ditt schema kommer att se ut. Använd datumväljaren för att se hur schemat ser ut över en längre period. Du kan även kopiera eller flytta skift i de fasta scheman genom att dra och släppa i denna översiktsvy.

Rulla ut Fasta Scheman

När du vill använda ditt Fasta schema är det dags att ”rulla ut” det.

  1. Gå in på fliken Schemaläggning och rubriken Fasta Scheman
  2. Klicka på symbolen
  3. Välj det eller de scheman som du vill rulla ut genom att bocka för dessa
  4. Låt veckobaserad vara kvar
  5. Välj för vilken period du vill rulla ut schemat
  6. Kontrollera tillgänglighet - välj om tillgängligheten ska kontrolleras, annars kontrolleras bara semester och frånvaro - ibockad per default
  7. Koppla matchande stämplingar automatiskt - Det kan hända att en chef har glömt att rulla ut ett fast schema för en period där den anställde redan har hunnit stämpla. Det är då möjligt att välja om skift från fast schema ska kopplas till matchande stämplingar (även historiska) vid utrullning - ibockad per default.
  8. Återställ omtillldelade skift/lediggjorda skift - Om du gör ändringar i ett fast schema och rullar ut över det gamla eller rullar tillbaka, kan du lämna fältet urbockat (som är defaultinställningen) för att lämna ändringar som har gjorts i schemat sen det rullades ut. Om du väljer att  bocka i återställ omtilldelade/lediggjorda skift så kommer dessa skift att raderas.
  9. Klicka på ”Skapa skift för denna period”
  10. För att godkänna eventuella varningar klickar du boxen (går att välja ”välj alla”) och sen på knappen Godkänn.
    OBS! Om man rullar ut ett schema som bryter mot tidsregler eller andra typer av varningar, så kommer en ruta med dessa varningar att visas. Om skiften ska skapas trots dessa varningar måste varningarna godkännas. Om man inte godkänner varningarna kommer skiften att skapas som obemannade skift i schemat.
  11. Skiften skapas nu i Scheman och Schemalagd personal och syns nu för medarbetarna.

Rulla tillbaka

Det är möjligt att rulla tillbaka fasta scheman.

Klicka på ikonen med röd pil.


  1. Välj relevant fast schema
  2. Välj datum som du vill rulla tillbaka schemat
  3. Bocka i Återställ omtilldelade/lediggjorda skift om skift i schemat har ändrats efter utrullning och du vill radera ändringarna
  4. Klicka på knappen Rulla tillbaka skift för denna period

Publicera schema

Hur långt fram i tiden som schema visas för de anställda i personalportalen, styrs av ”Publiceringsdatum” längst ner i schemabilden. Publiceringsdatumet sätts per enhet. I och med att schemat är publicerat så visas det för medarbetaren i översikten över arbetstillfällen och i medarbetarens schema i personalportalen.


Fick du hjälp?