Avtalsmallar - Tid

Uppdaterad 18/3/20 av Leigh Hutchens

Den här artikeln gäller Classic.

I fliken Tid ställs olika typer av tid in, så som övertid, mertid, flextid, stämplingssätt med mera.

Tidrapportering kan ske genom att medarbetaren antingen stämplar sin tid eller inte. Vid stämpling används stämplingsterminal, mobiltelefon eller en webblänk.

  • I en stämplingsterminal sker stämplingen genom att medarbetaren antingen
    • Anger sitt anställningsnummer
    • Drar sitt magnetkort
    • Håller sin tagg mot terminalläsaren
    • Scannar fingeravtryck
  • Vid stämpling via mobil kan man välja om förinställda GPS-koordinater i Quinyx ska användas för platsigenkänning.
  • Webbstämpling på dator, i kassaterminal eller surfplatta är ett annat alternativ, förutsatt att internetuppkoppling finns. Medarbetaren stämplar sin tid genom att ange sitt anställningsnummer eller genom att hålla sin tagg mot terminalläsaren.

I Quinyx finns fyra olika sätt att rapportera tid. Dessa hittar du i rullistan för Typ av tider.

  • Stämpla tider och raster innebär att medarbetaren, förutom att stämpla sin in- respektive uttid, även ska stämpla in- och ut vid rast.
  • Alternativet Stämpla tider men inte raster innebär att medarbetaren stämplar sin in- respektive uttid. Eventuellt schemalagda raster i skiftet dras av automatiskt från den arbetade tiden.
    Genom att låta medarbetarna stämpla sina tider i Quinyx kan man på ett enkelt och automatiserat sätt jobba med flex- och komptid när den stämplade tiden är kortare eller längre än det schemalagda skiftet.
  • Avvikelserapportering innebär att medarbetaren inte behöver stämpla sina arbetstider. Quinyx utgår ifrån medarbetarnas schema och genererar automatiskt stämplingar som matchar de schemalagda skiftens start- och sluttid. Däremot ska eventuella avvikelser rapporteras, till exempel frånvaro, övertidsarbete eller annan tilläggstid utöver det normala.

    Avvikelserapportering kan med fördel användas om det inte är nödvändigt att spåra den arbetade tiden på minutnivå, till exempel på kontor eller i verksamheter där stämpling är praktiskt svårare, som vid arbete ute i fält.
  • Det sista tidrapporteringssättet i Quinyx är Stämpling utan schema.
    Observera att du inte kan välja det här tidrapporteringssättet om du vill att Quinyx automatiskt ska hantera flextid, avrundning etc.
  • Med rutan Auto. attest på frånvaro ibockad, innebär det att samtliga godkända frånvaron attesteras samtidigt och de kommer därmed med i lönefilen. I vårt fall har vi valt att ha rutan ibockad för att inte behöva attestera den redan godkända ledigheten separat.
  • Funktionen Automatisk utstämpling efter är bra för att ingen ska förbli instämplad i Quinyx av misstag. Genom inställningen 12 timmar innebär det att medarbetaren som har missat att stämpla ut automatiskt kommer att stämplas ut 12 timmar från instämplingstiden. Skift som blivit automatiskt utstämplade kan få en varningsram i Tid - Tid via inställningar under Tid - Parametrar. Det kan även göras obligatoriskt att en automatisk utstämpling måste korrigeras innan attestering kan göras.
    Observera att värdet för antal timmar bör justeras upp om ni har schemalagda skift på längre än 12 timmar!
  • Dygnsbryt styr brytet för beräkning av nominell arbetstid, övertid och mertid över en period.
  • Ignorera frånvaro i Webpunch 3 kan användas om medarbetare ska kunna kringgå att frånvaro skapas i Webpunch vid för sen instämpling eller tidig utstämpling. Detta kan vara användbart vid exempelvis flextid.
  • Tillåt stämpling på uppgifter kan användas om medarbetaren ska stämpla tid på uppgifter planerade på skiftet. Detta kommer att visa en extra dialog i Webpunch som tillåter den anställde att välja vilken uppgift de vill stämpla in på. 
  • OB-tid Välj om eventuell OB-tid ska utbetalas eller sparas till komp som standard.

    Enligt vissa kollektivavtal ska arbetsgivaren betala en viss ersättning till medarbetaren om denne påverkas av en sen schemaändring eller får jobba under den tänkta dygns- eller veckovilan. För att nyttja någon av dessa funktioner bockar du i avsedd ruta och väljer sedan vilken OB-typ som ska falla ut. Gränsvärden för minsta dygns- och veckovila samt minsta framförhållning för sena schemaändringar ställs in i fliken Tidsregler i avtalsmallen.
  • Lönesystem: I avtalsmallen anges korrekt lönesystem.
    Observera att lönesystem måste väljas för att medarbetarnas tider ska komma med i lönefilen och det är viktigt att välja korrekt lönesystem!
  • Uppräkningsfaktor semester: I Quinyx kan man använda en så kallad Time Tracker för semesterdagar för att hålla koll på hur många semesterdagar en anställd har förbrukat alternativt har kvar, beroende på inställning. Vid användning av Time Tracker för semester kan Quinyx automatiskt räkna upp saldot för varje dag medarbetaren har varit anställd och haft ett gällande avtal. Semestersaldot kommer då att öka med den uppräkningsfaktor per dag som du har angett i avtalsmallen. Funktionen används i huvudsak i England.

Övertid

I fliken Övertid kan du välja om flextid eller övertid ska skapas. Om Flextid/Tidbank är ibockat beräknas ingen övertid. Om övertid/mertid ska falla ut välj om den ska utbetalas eller sparas till komp, per default. Oavsett val i avtalsmallen kan du sedan manuellt justera detta per tidkort för medarbetaren.

Användare kan ignorera övertid i Webpunch: Om medarbetaren ska kunna ignorera övertid i Webpunch för att undvika att generera övertid. Stämplingen avrundas då till skiftets början/slut.

Övertid och mertidsregler konfigurerade under inställningar kan sedan väljas på relevant avtalsmall. Tänk på att ordningen av övertidstyperna i listan är viktigt då det påverkar beräkningen.

Stämplingsavvikelser

En av de stora fördelarna med Quinyx är att du med optimal bemanning och rätt användning av Quinyx ofta har möjlighet att få kontroll över lönekostnader. En användbar funktion är möjligheten att ställa in avvikelseregler.

  • Avrunda raster: Med tidrapporteringssättet Stämplar tider och raster aktiveras Avrunda raster. Med rutan ibockad sker följande:
    • Stämplad rast är kortare än schemalagd rast - Quinyx ökar den stämplade rasttiden till den schemalagda rasttiden.
      Observera att tidstämplingen i sig inte kommer att ändras vid rastavrundning. Endast löneutfallet kommer att ändras.
    • Stämplad rast är längre än schemalagd rast - Om stämplad rast är längre än den schemalagda rasten kommer inte att korta ner den stämplade rasttiden utan blir som stämplat.

      Om flera  raster stämplas under dagen, men bara en är schemalagd, summeras alla rasttider och  avrundningen baseras på den totala tiden.
    Klicka på Lägg till för att konfigurera andra regler.
  • Max avvikelse: Detta innebär att medarbetaren kan vara lite sen, eller gå lite tidigare och ändå få lön för hela skiftet. Till exempel: Medarbetaren är schemalagd mellan kl. 09:00 och 18:00. Instämpling sker kl. 09:07 och utstämpling kl. 17:52. Funktionen avvikelse, till exempel med en satt avvikelseram på 10 minuter i samband med skiftstart och skiftslut, innebär att medarbetaren har möjlighet att stämpla in upp till 10 minuter för sent och stämpla ut upp till 10 minuter för tidigt, med lön från skiftets starttid till skiftets sluttid. 
  • Avrunda till skift start/slut: Här kan du som arbetsgivare runda av så att om en medarbetare stämplar n några minuter tidigt och stannar några minuter sent, får den endast betalt för tiderna som schemalagts. Till exempel: Medarbetaren är schemalagd mellan kl. 09:00 och 18:00. Instämpling sker kl. 08:46 och utstämpling kl. 18:09. Utan funktionen avrundning aktiverad, kommer den arbetade tiden räknas från 08:46 ända till 18:09. Om medarbetaren dessutom är timavlönad, innebär detta att du som arbetsgivare får betala timlön för 23 minuter (14 + 9 minuter = 23 minuter) mer än det schemalagda skiftet.

    Avrundningsfunktionen innebär att Quinyx automatiskt kan ta bort dessa extraminuter, enligt en tidsram som du själv bestämmer. En regel på 15 minuter i samband med instämpling och lika mycket i samband med utstämpling innebär att Quinyx  automatiskt avrundar in- respektive utstämplingen till start- och sluttiden för skiftet, så länge stämplingen sker inom de satta tidsramarna på 15 minuter. I fallet ovan kommer medarbetaren att få arbetstid räknad från kl. 09:00 till 18:00, precis enligt schemat.
  • Avrunda i tidsintervaller: Det finns ytterligare en  avrundningsmetod - Avrunda i tidsintervaller. Metoden innebär att Quinyx kan avrunda in- och utstämplingar i olika tidsintervaller. Stämplingen avrundas till ett specifikt tidsintervall. Man kan avrunda upp, ner eller till närmsta intervall. Man kan också specificera om intervallsavrundningen ska appliceras utanför, innanför eller både utanför och innanför skiftets tider.

    Till exempel, 20-minutersintervall tillämpas. Om den anställde har ett skift som börjar 09:00 men stämplar in 30 minuter tidigt kommer stämplingen att avrundas till 08:40. Om avrundningsmetoden är “Ner” kommer stämplingen att avrundas till 08:20. Om avrundningsmetoden är “Närmast” kommer stämplingen att avrundas till 08:40 då den alltid avrundas uppåt om instämplingstiden är inom den definierade intervallen.

    Notera att samma logik tillämpas om du har valt skiftförhållandet “Innanför”. Den enda skillnaden är att avrundningsreglerna appliceras “innanför skiftet”.

    Om man applicerar både tidintervallsregler och avrundnings- eller maxavvikelsregler kommer avrundningsregler alltid ha förtur framför tidintervallsregler. Som ett exempel, låt oss säga att vi har applicerat både tidintervallsregler och avrundningsregler med följande inställningar:

    Tidintervaller på 6 minuter, stämpling in, avrundningsmetod upp och utanför skiftet med avrundning på 30 minuter. Om man t.ex. har ett skift som börjar 09:00 och den anställde stämplar in 08:32 kommer stämplingen att avrundas till 08:38 i enlighet med de nya tidintervallsreglerna. Men om den anställde stämplar in 08:44 kommer avrundningsregeln att appliceras, vilket innebär att instämplingstiden kommer att avrundas till 09:00. 
  • Indikator: Du ställa in en indikator, välja en färg som visas runt ett tidkort när schemat och tillhörande stämpling diffar mer än angivet antal minuter.
Observera att avrundningsregler gäller icke på manuella stämplingar, avvikelserapportering eller ändrade stämplingar.

Webpunch 3 avvikelser

Här kan du välja om en frånvaro som skapas i webpunch, när medarbetaren stämplar in eller ut skapar en frånvaroansökan som behöver godkännas av en chef. Standardinställningen är att en godkänd frånvaro skapas.


OB

Under fliken OB kan du välja om eventuell OB-tid ska utbetalas eller sparas till komp som standard.

Enligt vissa kollektivavtal ska arbetsgivaren betala en viss ersättning till medarbetaren om denne påverkas av en sen schemaändring eller får jobba under den tänkta dygns- eller veckovilan. För att nyttja någon av dessa funktioner bockar du i avsedd ruta och väljer sedan vilken OB-typ som ska falla ut. Gränsvärden för minsta dygns- och veckovila samt minsta framförhållning för sena schemaändringar ställs in i fliken Tidsregler i avtalsmallen.


Fick du hjälp?