Strategisk planering

Uppdaterad 22/1/21 av Leigh Hutchens

Översikt

Företagen använder arbetskraftsbudgettering för att fastställa sina årliga, kvartalsvisa eller veckovisa arbetskraftskostnader baserat på en förväntad arbetsbelastning. Årliga eller periodiska budgetar inkluderar vanligtvis historiska genomsnitt av försäljningen, en tillväxtfaktor och en viss prognos för arbetskraft. Det är enkelt för organisationer att beräkna kostnaden för sitt arbete genom att helt enkelt beräkna vilka arbetade timmar multiplicerat med kostnaden för varje arbetare. Men en vanlig missuppfattning är att det är enkelt att bestämma de timmar som ska arbetas samtidigt som man strategiskt bemannar långt in i framtiden. Detta är en utmaning för återförsäljare som vill överväga flera organisatoriska förändringar som kan påverka strukturen för deras nuvarande personal och i slutändan deras totala arbetsbudget. Vanliga frågor är: Vad händer om jag öppnar en ny butik? Vad händer om jag investerar i ny teknik som ändrar min arbetsstandard? Vad händer om minimilönen ökar och jag vill spara på att öka personalkostnaderna? För att beräkna hur mina bemanningstimmar ska se ut och den därmed sammanhängande kostnaden i alla potentiella framtidsscenarier behöver återförsäljare i rätt tid inblick i vad den optimala personalblandningen ska vara och vilka rekryteringsinsatser som kan behövas för att tillgodose dessa realistiska förändringar i verksamheten .

Att hantera alla beräknade framtidsscenarier kan låta som en huvudvärk, men strategisk planeringsteknik kan lösa allt på några sekunder. Att förenkla processen att förstå och planera bemanningsnivåer strategiskt är viktigt för organisationer att fungera effektivt. Att hjälpa återförsäljare att behålla lämpliga rekryteringsinsatser och bemanningsnivåer eftersom en korrekt och nödvändig inmatning i deras arbetsbudget löses enkelt med optimering, eller så kallad strategisk planeringsalgoritmer. Med denna typ av teknik kan jag (som företag) planera för framtiden med vetskap om att de rekommenderade bemanningsnivåerna bestäms med tanke på mina kostnader och organisation.

Fördelar

Hur planerar man strategiskt att få rätt mix av anställda för att möta förändrad efterfrågan under hela året? Med strategiska planeringsalgoritmer kan minskning av komplexiteten i arbetskraftsplanering lösas på några sekunder.

Teknik kan minska ineffektiviteten i manuella beräkningar genom enkla iterationer av utbytbara ingångar, vilket möjliggör skapande av "vad-om" -scenarier. Med beaktande av flera användarbaserade faktorer som optimala förhållanden, kostnader för rekryteringsinsatser och påföljder för över- eller underbemanning i förhållande till efterfrågan, beräknas dynamiska och erforderliga bemanningsnivåer vid varje vecka i den budgeterade tidsramen.

Genom att ha exakt inblick i din framtida arbetskraftspool kan du bygga din ideala arbetskraft; en som är optimerad för att minska överskott av arbetskraftskostnader, minska förlorade försäljningsmöjligheter med fluktuerande personalnivå och för att förbättra produktiviteten. Utöver att bygga den perfekta arbetskraften ger algoritmerna en mer realistisk och aktuell inmatning i arbetets budgeteringsprocess som helhet.

Hur den strategiska planeringsalgoritmen fungerar

Den strategiska planeringsalgoritmens mål är att minimera klyftan mellan erforderligt antal personer och nuvarande tillgång för varje budgeterad tidsperiod. Algoritmen tar projicerade efterfrågestimmar, anpassar dem till den aktuella utbudstiden (inklusive förfallshastighet) och optimerar anpassningen av bemanningsnivåerna med rekommendationer om när man anställer, omfördelar eller ombildar anställda för att täcka efterfrågan. Rekommendationer ges på veckonivå, vilket säkerställer att varje nivå av anställda kan täcka de beräknade topparna och dalarna på lämpligt sätt i den kommande efterfrågan.

Algoritmen tar också hänsyn till en kombination av affärsbegränsningar, inklusive kostnader för att anställa eller omutbilda specifika anställdstyper, önskat / optimalt heltids- och deltidsförhållande, effektivitet för varje anställdstyp samt viktade påföljder av över / under täckning av efterfrågekurvan (se diagram ovan). Till exempel, om det finns en säsongsbetonad efterfrågan, kommer algoritmen att rekommendera vilken typ av personal som ska anställas eller ombildas och när de ska anställas - baserat på effektivitetsfaktorer, riktad servicenivå och kostnader för att täcka kurvan. Slutmålet är att maximera täckningen och samtidigt minimera extra personalkostnader eller potentiellt förlorade intäkter.

Strategisk planering av framtida bemanningsnivåer hjälper inte bara till att spara extra arbetskraftskostnader och öka servicenivåerna, utan det hjälper också till att anpassa arbetets budgeteringsprocess. Ökad öppenhet i bemanningsnivåerna och deras respektive kostnader för organisationen möjliggör en helhetsarbetskraftsbudget - en som tar hänsyn till varje veckas personalbehov som stöds av optimering.


Fick du hjälp?