Uppgift

Uppdaterad 8/7/20 av Leigh Hutchens

Den här artikeln gäller Classic.

Översikt

Quinyx Uppgift är en helt integrerad uppgiftsmodul som även har stöd för HACCP (EU:s riktlinjer för matsäkerhet inom livsmedel och restaurang). Här kan du skapa och underhålla versionshanterad dokumentation direkt i systemet. Dokumentation, checklistor och uppgifter kan distribueras från centralt håll till enskilda enheter. Arbetsflöden för olika avdelningar/verksamhetsområden kan definieras centralt och lokala chefer kan sedan välja vilka delar av dessa flöden som gäller för enheten. Utefter dessa val genereras relevant process- och rutindokumentation och uppgifter automatiskt. Quinyx Uppgift innehåller anpassade faroanalyser på enhetsnivå och uppgifter kan delegeras till anställda. Dessa uppgifter kan schemaläggas vilket skapar avvikelser om de inte utförs i tid, som sedan kan följas upp av lokala chefer.

Undermodul

  • Undermoduler skapas centralt och behöver sedan aktiveras på varje enhet och även på den personal som ska ha tillgång.
  • Generellt räcker det med en undermodul, exempelvis Egenkontroll, som man sedan bryter ner i olika verksamhetsområden. Det kan i vissa fall vara användbart med fler om det är helt skilda ansvarsområden, dokument och kontrollpunkter.

Fördefinierade värden

Chefen registrerar fördefinierade värden för att användas i modulen.

  • Det är viktigt att välja rätt undermodul
  • Klicka på menyn Fördefinierade värden till höger
  • Produkter: anger de produkter som är aktuella för användning i modulen. (Ex Frukt, Kött, Mejeri)
  • Processteg: anger processteg som ska användas. (Ex Leverans, Packa Upp, Värma, Kyla)
  • Hälsofaror: anger eventuella hälsofaror som kan användas i faroanalyser. (Ex Bakteria, Smuts, Förorening)
  • Produktfaror: anger produktfaror som kan appliceras på enskilda produkter. (Ex Salmonella, E coli)
  • KP-kategorier: för att gruppera kontrollpunkter/uppgifter.

Verksamhetsområden och flöden

  • Arbetsflöden definieras centralt för olika verksamhetsområden/avdelningar.
  • Lokal chef väljer sedan vilka avdelningar som ska användas på enheten. Basutbud (tvingande) och Tillval (valbart).
  • Processteg är valfritt men ger möjlighet att spara dokument och rutiner till specifika steg.
  • Minst en undergrupp krävs för att koppla dokument och rutiner. Klicka på Visa undergrupper och sedan Lägg till knappen för att lägga till undergrupper.
  • Bocka i Klar för publicering och Spara för att lokala chefer ska få tillgång.

Rutiner och dokument

  • Klicka på knappen Lägg till för att skapa ett nytt dokument.
  • Ett dokument kopplas till ett verksamhetsområde och en undergrupp måste väljas.
  • Om arbetsflöden och processteg har definierats kan dokumentet kopplas till ett specifikt steg.

Leverantörer

  • Här kan leverantörer hanteras.
  • Kontaktinfo, bifoga filer och information av produkten leverantören förser.
  • Klicka på knappen Lägg till för att lägga till information.

Kontrollpunkter (uppgifter)

  • Kontrollpunkter används för att delegera uppgifter till anställda.
  • Uppgifter kan schemaläggas, och skapar avvikelser om de inte utförs i tid.
  • En central chef kan bara skapa uppgifter. En lokal chef måste sedan delegera uppgifterna via kontrollpunktslistor.
  • Klicka på knappen Lägg till för att skapa en ny.
  • Kontrollpunkter (uppgiften) kopplas till ett verksamhetsområde och undergrupp.
  • Välj hur kritisk uppgiften är. GF-grundförutsättning, CP-kontrollpunkt, CCP-kritisk kontrollpunkt, eller övrigt.
  • Information och rutindokument kan kopplas.
  • Inmatningsfält definierar vad användaren ska svara på när de utför uppgiften.
  • Uppgiften kan schemaläggas, exempelvis dagligen, utvalda veckodagar eller månader eller vid behov, och vilka åtgärder som ska tas vid avvikelse.

Publicera

  • Från Publicera kan centrala chefer publicera nya dokument och uppdateringar till lokala chefer, som behöver godkänna eller avböja uppdateringarna

Lokal chef

  • En lokal chef måste i första hand godkänna relevanta verksamhetsområden, flöden, dokument och kontrollpunkter som är aktuella för den enheten.
  • Det är enkelt för den lokala chefen att se direkt från översiktssidan vad som behöver godkännas från podden Uppdateringar.

Kontrollpunktslistor

  • En lokal chef skapar kontrollpunktslistor, uppgiftslistor, för enheten och tilldelar till relevanta medarbetare.
  • Klicka på knappen Lägg till under menyn Kontrollpunktslistor.
  • Namnge listan, och lägg till eventuell beskrivning. Välj kontrollpunkter, uppgifter som ska utföras i denna lista och klicka på Tilldelande användare för att definiera vilka medarbetare som ska kunna utföra uppgifterna i listan.
  • Klicka på knappen Spara och starta för att aktivera uppgifterna direkt.

Personal

  • Personalen utför sina uppgifter i Quinyx personalportal eller i Quinyx mobilapp.
  • Personal har även tillgång till rutinbeskrivningar och kopplade dokument.
  • Om uppgifter inte utförs i tid skapas avvikelser.



Fick du hjälp?