Uppgift
Den här artikeln gäller Classic.
Översikt
Quinyx Uppgift är en helt integrerad uppgiftsmodul som även har stöd för HACCP (EU:s riktlinjer för matsäkerhet inom livsmedel och restaurang). Här kan du skapa och underhålla versionshanterad dokumentation direkt i systemet. Dokumentation, checklistor och uppgifter kan distribueras från centralt håll till enskilda enheter. Arbetsflöden för olika avdelningar/verksamhetsområden kan definieras centralt och lokala chefer kan sedan välja vilka delar av dessa flöden som gäller för enheten. Utefter dessa val genereras relevant process- och rutindokumentation och uppgifter automatiskt. Quinyx Uppgift innehåller anpassade faroanalyser på enhetsnivå och uppgifter kan delegeras till anställda. Dessa uppgifter kan schemaläggas vilket skapar avvikelser om de inte utförs i tid, som sedan kan följas upp av lokala chefer.
Undermodul
- Undermoduler skapas centralt och behöver sedan aktiveras på varje enhet och även på den personal som ska ha tillgång.
- Generellt räcker det med en undermodul, exempelvis Egenkontroll, som man sedan bryter ner i olika verksamhetsområden. Det kan i vissa fall vara användbart med fler om det är helt skilda ansvarsområden, dokument och kontrollpunkter.
Fördefinierade värden
Chefen registrerar fördefinierade värden för att användas i modulen.
- Det är viktigt att välja rätt undermodul
- Klicka på menyn Fördefinierade värden till höger
- Produkter: anger de produkter som är aktuella för användning i modulen. (Ex Frukt, Kött, Mejeri)
- Processteg: anger processteg som ska användas. (Ex Leverans, Packa Upp, Värma, Kyla)
- Hälsofaror: anger eventuella hälsofaror som kan användas i faroanalyser. (Ex Bakteria, Smuts, Förorening)
- Produktfaror: anger produktfaror som kan appliceras på enskilda produkter. (Ex Salmonella, E coli)
- KP-kategorier: för att gruppera kontrollpunkter/uppgifter.
Verksamhetsområden och flöden
- Arbetsflöden definieras centralt för olika verksamhetsområden/avdelningar.
- Lokal chef väljer sedan vilka avdelningar som ska användas på enheten. Basutbud (tvingande) och Tillval (valbart).
- Processteg är valfritt men ger möjlighet att spara dokument och rutiner till specifika steg.
- Minst en undergrupp krävs för att koppla dokument och rutiner. Klicka på Visa undergrupper och sedan Lägg till knappen för att lägga till undergrupper.
- Bocka i Klar för publicering och Spara för att lokala chefer ska få tillgång.
Rutiner och dokument
- Klicka på knappen Lägg till för att skapa ett nytt dokument.
- Ett dokument kopplas till ett verksamhetsområde och en undergrupp måste väljas.
- Om arbetsflöden och processteg har definierats kan dokumentet kopplas till ett specifikt steg.
Leverantörer
- Här kan leverantörer hanteras.
- Kontaktinfo, bifoga filer och information av produkten leverantören förser.
- Klicka på knappen Lägg till för att lägga till information.
Kontrollpunkter (uppgifter)
- Kontrollpunkter används för att delegera uppgifter till anställda.
- Uppgifter kan schemaläggas, och skapar avvikelser om de inte utförs i tid.
- En central chef kan bara skapa uppgifter. En lokal chef måste sedan delegera uppgifterna via kontrollpunktslistor.
- Klicka på knappen Lägg till för att skapa en ny.
- Kontrollpunkter (uppgiften) kopplas till ett verksamhetsområde och undergrupp.
- Välj hur kritisk uppgiften är. GF-grundförutsättning, CP-kontrollpunkt, CCP-kritisk kontrollpunkt, eller övrigt.
- Information och rutindokument kan kopplas.
- Inmatningsfält definierar vad användaren ska svara på när de utför uppgiften.
- Uppgiften kan schemaläggas, exempelvis dagligen, utvalda veckodagar eller månader eller vid behov, och vilka åtgärder som ska tas vid avvikelse.
Publicera
- Från Publicera kan centrala chefer publicera nya dokument och uppdateringar till lokala chefer, som behöver godkänna eller avböja uppdateringarna
Lokal chef
- En lokal chef måste i första hand godkänna relevanta verksamhetsområden, flöden, dokument och kontrollpunkter som är aktuella för den enheten.
- Det är enkelt för den lokala chefen att se direkt från översiktssidan vad som behöver godkännas från podden Uppdateringar.
Kontrollpunktslistor
- En lokal chef skapar kontrollpunktslistor, uppgiftslistor, för enheten och tilldelar till relevanta medarbetare.
- Klicka på knappen Lägg till under menyn Kontrollpunktslistor.
- Namnge listan, och lägg till eventuell beskrivning. Välj kontrollpunkter, uppgifter som ska utföras i denna lista och klicka på Tilldelande användare för att definiera vilka medarbetare som ska kunna utföra uppgifterna i listan.
- Klicka på knappen Spara och starta för att aktivera uppgifterna direkt.
Personal
- Personalen utför sina uppgifter i Quinyx personalportal eller i Quinyx mobilapp.
- Personal har även tillgång till rutinbeskrivningar och kopplade dokument.
- Om uppgifter inte utförs i tid skapas avvikelser.