Vertragsvorlagen verknüpfen

Updated 20/3/20 durch Leigh Hutchens

Sie verbinden die Vertragsvorlagen mit einem Mitarbeiter unter „Personal, Vertrag/Verfügbarkeit“

In diesem Unterfenster werden sämtliche Verträge der Mitarbeiter erstellt und bearbeitet. Links befindet sich ein Suchfeld, bei dem der Name des Mitarbeiters gesucht werden kann. Neben diesem Feld ist das Drop-down-Menü, das für das Filtern einzelner Vertragsvorlagen, Mitarbeiterkategorien, Abteilungen sowie Qualifikationen verwendet werden kann. Die erste Abbildung fasst die Verträge, den Stundenlohn, die Abteilung und sonstige Informationen des Mitarbeiters zusammen.

Beachten Sie auch das aktivierte Feld „Nur aktuelle Verträge“. Deaktivieren Sie es, um ebenso ältere, nicht mehr aktuelle Verträge einsehen zu können.


Vertragsvorlagen verknüpfen

einen neuen Vertrag hinzufügen.
mehrere gleichzeitig ändern.


Sie können eine Vertragsvorlage auch tauschen oder hinzufügen, indem Sie auf einen Namen in der Liste doppelklicken. Daraufhin wird ein neues Fenster geöffnet, aufgeteilt in den Reitern nach Funktion. Hier kann der Mitarbeiter mit einer Vertragsvorlage verbunden werden oder individuelle Einstellungen bekommen.

Wenn Sie einen Vertrag verbinden, muss das Startdatum eingegeben werden, ab wann der Vertragszeitraum beginnt. Es kann außerdem eingestellt werden, ob der Vertrag ein Enddatum hat. Vertragsnamen werden angegeben, um Verträge bei der Dienstplanung identifizieren zu können. Das ist besonders nützlich, wenn der Mitarbeiter gleichzeitig mehrere gültige Verträge hat.

Individuelle Einstellungen

Sie können auch individuelle Einstellungen vornehmen, die von der Vertragsvorlage abweichen. Dies geschieht durch Deaktivieren „Vertragsvorlage verwenden.“ Das aktuelle Feld wird dann von der Vertragsvorlage getrennt. Sie können somit individuelle Einstellungen für den aktuellen Vertrag vornehmen. Beachten Sie, dass sich mögliche Änderungen, die an der Vertragsvorlage gemacht wurden, nicht auf die Felder auswirken, die Sie zum Deaktivieren des individuellen Vertrags gewählt haben.

Da diese Details im Abschnitt Vertragsvorlagen diskutiert werden, greifen wir hier die gebräuchlichsten Einstellungen, die individuelle vorgenommen werden, auf.

Gehalt

Hier können Sie den jeweiligen Monats- oder Stundenlohn eingeben sowie ab wann dieser Gültigkeit hat.

Gehaltsanpassungen

Sie können persönliche Lohnanpassungen erstellen. Diese Funktion ist nur in den individuellen Verträgen verfügbar und wird mit einem „Startdatum“ auf die gleiche Weise wie der Lohn eingerichtet. Die persönlichen Lohnanpassungen unterstützen auch die Möglichkeit, einen Minuswert hinzuzufügen, wenn sich der Lohn einer Person verringert.

Sozialabgaben

Sozialabgaben, wie Arbeitgeberanteile und Urlaubsgeld werden selten einzeln geändert, sind jedoch bei Bedarf möglich.

Beschäftigungsebene

Sie geben hier den Beschäftigungsgrad für Voll- und Teilzeitangestellte in Prozent an. Häufig wird in einer Vertragsvorlage 100 % angegeben. Arbeitet einen Person Teilzeit muss „Vertragsvorlage verwenden“ deaktiviert und 50 % durch Klicken auf Prozent angegeben werden. Sie können auch ein Start- und Enddatum eintragen sowie einen anderen Beschäftigungsgrad, der zu einem späteren Zeitpunkt gelten soll.  

Berechnungszeitraum & Arbeitsumfang

Beides wird in einem individuellen Vertrag selten geändert.

Bilanzzeitraum

Der Bilanzzeitraum wird in einem individuellen Vertrag selten geändert.



Vertrag ändern

Wenn eine Person die Beschäftigungsart oder den Beschäftigungsgrad ändert, ist ein neuer Vertrag erforderlich. Dies fügen Sie unter Personal, Vertrag/Verfügbarkeit hinzu:

Sie fügen erst das Neue hinzu und ändern dann den alten Vertrag.

Einen neuen Vertrag hinzufügen:

  1. Geben Sie dem Vertrag einen Namen, der leicht zu identifizieren ist.
  2. Aktivieren Sie „Hauptvertrag“ (wenn es so sein sollte).
  3. Person auswählen.
  4. Anfangsdatum setzen.
  5. Vertragsvorlage auswählen.
  6. Speichern.

Den alten Vertrag ändern:

Öffnen Sie den alten Vertrag. Jetzt sollte der Hauptvertrag deaktiviert sein.

  1. Aktivieren Sie das Enddatum.
  2. Richten Sie das Enddatum ein.
  3. Speichern.

Beachten Sie, dass Sie steuern können, welche Reiter in den einzelnen Verträgen über Zugriffsrechte sichtbar sind. Diese Zugriffsrechte finden Sie unter Einstellungen → Zugriffsrechte → Admin Portal → Manager/Geschäftsstellenleiter/Abteilungsleiter/Bezirksleiter → Personal → Vertrag/Verfügbarkeit → Vertrag.

Ausblenden von Reitern in einzelnen Verträgen

Es besteht die Möglichkeit zu steuern, welche Reiter in den individuellen Verträgen über Zugriffsrechte sichtbar sind, wenn zum Beispiel ein Geschäftsstellenleiter keine Änderungen vornehmen können soll. Zugriffsrechte finden Sie unter Einstellungen → Zugriffsrechte → Admin Portal → Manager/Geschäftsstellenleiter/Abteilungsleiter/Bezirksleiter → Personal → Vertrag/Verfügbarkeit → Vertrag.


Wie haben wir das gemacht?