Tabellen - Abwesenheitsursachen

Updated 30/3/20 durch Christine

Abwesenheitsgründe werden während der eigentlichen Abwesenheitsberichterstattung verwendet und sind für die Mitarbeiter und Manager an verschiedenen Stellen im System sichtbar. Anders als bei Abwesenheitstypen, die manchmal eine Gruppe von mehreren Abwesenheitsgründen darstellen, müssen Sie nicht jeden Abwesenheitsgrund separat hinzufügen. Zu jedem Abwesenheitsgrund verknüpfen Sie dann eine oder mehrere Gehaltstypen. Die Gehaltstypen müssen die Einstellungen in Ihrer Lohnbuchhaltung widerspiegeln.

Abwesenheitstypen werden unter dem Reiter „Einstellungen“ im Menü „Tabellen“ erstellt

Abwesenheitsgründe erstellen

Abwesenheitsgründe werden verwendet, um Ihnen zu ermöglichen, die Abwesenheit Ihrer Mitarbeiter in Quinyx zu melden, was in den meisten Fällen zu einer gewissen Auswirkung auf das Lohnbuchhaltungssystem führt.

Ein Beispiel dafür ist, wenn ein Mitarbeiter in Quinyx im Urlaub ist und das Lohnbuchhaltungssystem eine bestimmte Anzahl von Urlaubstagen abzieht.

Unterschiedliche Abwesenheitsgründe können für verschiedene Mitarbeitergruppen relevant sein und werden für jede Vertragsvorlage definiert.

Um einen Abwesenheitsgrund zu erstellen, drücken Sie „Hinzufügen“.

  • Abwesenheitsgrund: Name des Abwesenheitsgrunds, wie z. B. „Krankheit“ oder „Urlaub“.

  • Abkürzung: hier wird eingetragen, welche Abkürzung ein entsprechender Abwesenheitsgrund im Lohnbuchhaltungssystem hat.

  • Abwesenheitscode: Der Abwesenheitscode, der für den Abwesenheitsgrund Lohnbuchhaltungssystem verwendet wird.

  • Abwesenheitstypen: Art der Abwesenheit, z. B. Krankheit oder Urlaub.

  • Tageszählerguppe: Auch diese wird vor allem in Norwegen verwendet. Dies hat damit zu tun, wie viele Tage für verschiedene Abwesenheitsgründe berechnet werden sollen.

  • Puffer für Tage: gibt an, wie viele Tage ohne Pause vor dem Wiederbeginn der Tageszählung erfolgen sollen. Die Funktion „Puffer für Tage“ wird nur für den Abwesenheitsgrund Krankheit verwendet, sodass Quinyx keinen neuen Karenztag generiert, wenn der Mitarbeiter innerhalb von 5 Tagen erneut krank wird.

  • Nicht direkt nach: Geben Sie einen Abwesenheitsgrund an, dem keine Abwesenheit mit diesem Abwesenheitsgrund vorausgehen kann, sofern kein Stempeln innerhalb des Pufferzeitraums, wie oben angegeben, oder auf der Nummerngruppe für Abwesenheiten registriert wurde.

  • Tagen zwischen der Abwesenheit ausschließen: Mit der Funktion „Tagen zwischen den Abwesenheiten ausschließen“ werden die Tage zwischen zwei nicht zusammenhängenden Abwesenheitszeiträume der gleichen Abwesenheitsgründe nicht in die Abwesenheitszählung aufgenommen. Die Funktion wir hauptsächlich in Norwegen verwendet.

  • Nur geplante Tage zählen: wird verwendet, um die Abwesenheitstage, die zu den geplanten Tagen während des Zeitraums gezählt werden, zu beschränken. Anderenfalls wird der gesamte Zeitraum als eine Abwesenheit gezählt.

    Die Funktion beeinflusst auch den Tagespuffer, wenn dieser verwendet wird. Ein Beispiel dafür ist, wenn wir einen Tagespuffer für 5 Tagen festgelegt haben und gleichzeitig das Kontrollkästchen „Nur geplante Tage zählen“ aktiviert wurde. Daher wird dies erst nach dem 5. geplanten Tag als neuer Abwesenheitszeitraum betrachtet, anders als bei einem Puffer von 5 Tagen, ohne dass das Kontrollkästchen „Nur geplante Tage zählen“ aktiviert ist. Im letzteren Fall wird ein neuer Abwesenheitszeitraum bereits nach dem 5. Kalendertag berücksichtigt.

  • Aufrechnen der Ruf- und Bereitschaftsdienststunden gegen die max. Stunden: wird verwendet, um anzuzeigen, ob Ruf- oder Bereitschaftsstunden als Karenzgründe verwendet werden sollten oder nicht.

    Ein Beispiel hierfür ist, wenn die Einstellung für die maximale Anzahl von Karenzstunden auf 8 gesetzt ist und auf dieser Basis Krankengeld generiert wird. Wenn die Ruf- und Bereitschaftsdienstzeit ab 8 Stunden gezählt werden soll, muss das Kontrollkästchen „Aufrechnen der Ruf- und Bereitschaftsdienststunden gegen die max. Stunden“ zu den maximalen Stunden angekreuzt werden. Andernfalls lassen Sie es deaktiviert.

  • Spezielle norwegische Krankmeldung: Folgendes wird geprüft
    • Dass die Selbstmeldung nur innerhalb des Arbeitgeberzeitraums erfolgen kann
    • Dass Sie nur 3 Selbstmeldetage innerhalb des Arbeitgeberzeitraums nehmen können. Dies bedeutet, dass die „3 Tage“ innerhalb der 16-Tage-Regel, die normalerweise zu jedem Zeitraum der Eigenmeldung über Abwesenheit hinzugefügt wird, gelöscht werden müssen, da diese überflüssig sind.

  • Nach Tagesanbruch bestimmen/Schicht um Mitternacht teilen: Diese Optionsfelder beeinflussen, wie Abwesenheit durch Krankheit gezählt wird.

  • Schicht freigeben / Schicht entfernen: Auswählen, ob die Schicht während der Abwesenheit freigegeben oder entfernt werden soll.

  • Wählbar in Webpunch: Markieren Sie, ob der Abwesenheitsgrund von den Mitarbeitern in Webpunch gewählt werden kann.

  • Erinnerungen: Hinzufügen von Erinnerungsmitteilungen, die an bestimmten Tagen des Abwesenheitszeitraums angezeigt werden sollen. Beispielsweise Tag 14 als letzter Tag vor der Meldung an die Försäkringskassan. Die Nachricht wird im Systeminfo-Pod auf dem Reiter „Zusammenfassung“ im Admin Portal angezeigt und kann nur vom Manager gesehen werden.

  • Gehaltstype hinzufügen: Hinzufügen, welcher Gehaltstyp/en während des Abwesenheitszeitraums generiert werden soll/en. Sie können mehrere Zeilen hinzufügen und für jede Zeile einen Namen, einen Gehaltstyp, eine maximale Anzahl an Stunden oder eine maximale Anzahl an Tagen pro Jahr angeben (geben Sie 00:00 oder 0 für unbegrenzt ein), ob es abhängig von der Tageszählung ist, von welchem Tag bis zu welchem Tag es generiert werden soll (geben Sie 0 bis 0 ein, wenn es auf alle Tage bezogen werden soll), der zu generierende Gehaltstyp, die nach der maximalen Anzahl Tage erreicht wird sowie, ob sie AN- und/oder Überstunden generieren soll.


Geben Sie einen Namen für den Gehaltstyp an, wenn gewünscht.

Geben Sie die zu generierende Gehaltstyp ein.

Geben Sie gegebenenfalls die Max. Stunden für den Gehaltstyp für jeden einzelnen Tag oder für den gesamten Zeitraum ein.

Es ist möglich, % der nominalen Stunden pro Tag als Maß für die maximale Anzahl von Stunden hinzuzufügen, die während einer Urlaubszeit für einen bestimmten Gehaltstyp generiert werden können. Dies kann relevant sein, wenn Sie zum Beispiel die Anzahl der zu erstellenden Stunden im Krankheitsfall einschränken müssen. Wenn „Beschäftigungsgrad berücksichtigen“ aktiviert ist, wird die Anzahl maximaler Stunden proportional zum Beschäftigungsgrad. Es ist auch möglich, eine absolute Anzahl von maximalen Stunden festzulegen.

Zum Beispiel:
In einer Vertragsvorlage wird der Arbeitsumfang bei Vollzeitbeschäftigung auf 40 Stunden in 7 Tagen festgelegt, mit 5 Arbeitstagen pro Woche. Die nominalen Stunden pro Tag betragen bei Vollzeitbeschäftigung daher 8 Stunden. Wenn „Maximale Anzahl an Stunden“ auf 100% eingestellt ist, werden daher maximal 8 Stunden generiert.

Beachten Sie, dass in einigen Tarifverträgen beispielsweise angegeben ist, dass die maximale Anzahl Karenzstunden während eines Krankheitszeitraums 20% des nominalen Vollzeitarbeitsumfangs pro Woche betragen muss, was im obigen Beispiel dasselbe Ergebnis ergibt, wenn die maximale Anzahl an Stunden auf 100% des Vollzeitbeschäftigungsumfangs pro Tag festgelegt ist.

Mit der Option Abhängig von der Tagesnummer können Sie festlegen, ob der Gehaltstyp nur für bestimmte Tagesintervalle während des Abwesenheitszeitraums generiert wird, und zwar unter „Ab Abwesenheitstag“ und „Bis Abwesenheitstag“. Ein Beispiel dafür ist eine Karenz, die erst am ersten Tag
im Krankheitszeitraum beginnt. Wenn der Gehaltstyp nur für einen bestimmten Beschäftigungstag von und bis generiert werden soll, können Sie dies hier angeben, über „Ab Beschäftigungstag“ und „Bis Beschäftigungstag“. Die Funktion „ab“ und „bis“ eines bestimmten Beschäftigungstages kann z.
B. verwendet werden, wenn der Mitarbeit Anspruch auf 100% Abwesenheitsentschädigung erst nach 100 Tagen als Beschäftigter hat. Es gibt außerdem eine Funktion für Max. Tage/Jahr , die regelt, wie viele Tage pro Kalenderjahr der Gehaltstyp generiert werden kann. Nachfolgender Gehaltstyp wird verwendet, wenn Sie bspw. die Einstellung vorgenommen haben, dass der Gehaltstyp Karenz für maximal 8 Stunden generiert werden soll. Wählen Sie dann, welcher Gehaltstyp nach der 8. Stunde, gleicher Tag, generiert werden soll, z. B. Gehaltstyp für Krankengeld. Sie habe auch die Möglichkeit anzugeben, ob der Gehaltstyp
AN aus Krankheitsgründen generieren soll (Gen. AN) oder Überstundenentschädigung (Gen. ÜS) während des Abwesenheitszeitraums. Klicken Sie auf Speichern.


Hintergrundfarbe: Geben Sie an, welche Hintergrund- und Textfarbe für Abwesenheit, vorläufige Abwesenheit sowie Freistellungsanträge verwendet werden soll.

Bestätigungstext: Geben Sie an, welche Nachricht bei Antrag auf Freistellung sichtbar sein soll.

Ausgewählte Gehaltstypen in Vertragsvorlagen aktivieren: Diese Einstellung aktiviert relevante Gehaltstypen auf Vertragsvorlagen.

Klicken Sie auf Speichern.


Wie haben wir das gemacht?