Tabeller - Frånvaroorsaker
Frånvaroorsaker används vid själva frånvarorapporteringen och kommer att synas för medarbetare och chef på olika ställen i Quinyx. Till skillnad från frånvarotyperna, som ibland är en gruppering av flera frånvaroorsaker, behöver du lägga in varje frånvaroorsak för sig. Till varje frånvaroorsak kopplar du sedan en, eller flera lönearter. Lönearterna ska spegla det som är uppsatt i ert lönesystem.
Frånvarotyper skapas under fliken Inställningar och menyn Tabeller
Skapa Frånvaroorsaker
Frånvaroorsakerna är till för att du ska kunna frånvarorapportera dina medarbetare i Quinyx, i de flesta fall med ett visst utfall i lönesystemet som följd.
Ett exempel på detta är när en medarbetare semesterrapporteras i Quinyx och lönesystemet ska svara med att dra av ett visst antal semesterdagar.
Olika frånvaroorsaker kan vara aktuella för olika personalgrupper och ställs in per avtalsmall.
För att skapa en frånvaroorsak, tryck på Lägg till.
- Frånvaroorsak: namnet på frånvaroorsaken, som t.ex. ”Sjukdom” eller ”Semester”.
- Förkortning: här anger man vilken förkortning motsvarande frånvaroorsak har i lönesystemet.
- Frånvarokod: frånvarokoden som används för frånvaroorsaken i lönesystemet.
- Frånvarotyp: typ av frånvaro, exempelvis Sjukdom eller Semester.
- Dagnumreringsgrupp: Även denna används framför allt i Norge. Det har att göra med hur många dagar ska räknas på olika frånvaroorsaker.
- Dagsbuffer: anger hur många dagar utan frånvaro som måste infalla innan dagsnumreringen börjar om. Funktionen Dagsbuffer används på just sjukfrånvaroorsaken för att Quinyx inte ska generera en ny karensdag om medarbetaren återinsjuknar inom 5 dagar.
- Inte direkt efter: Ange eventuell frånvaroorsak som inte kan föregå en frånvaro med denna frånvaroorsak om ingen stämpling har registrerats inom buffertperioden som angivits ovan, eller på frånvaronumreringsgruppen.
- Exludera dagar mellan frånvaro: Med funktionen Exkludera dagar mellan frånvaron kommer dagarna mellan två osammanhängande frånvaroperioder av samma frånvaroorsak inte tas med i frånvarodagsnumreringen. Funktionen används framför allt i Norge.
- Räkna bara schemalagda dagar: används för att avgränsa frånvarodagsnumreringen till de schemalagda dagarna under perioden. I annat fall räknas hela perioden som en frånvaro.
Funktionen påverkar även dagsbuffern om en sådan används. Ett exempel på detta är om vi har ställt in en dagsbuffer på 5 dagar och samtidigt har rutan Räkna bara schemalagda dagar ibockad. Följden blir att det först efter den 5:e schemalagda dagen räknas som en ny frånvaroperiod, till skillnad från om vi har en dagsbuffer på 5 dagar utan att ha bockat i Räkna bara schemalagda dagar. Följden i det senare fallet blir att det redan efter den 5:e kalenderdagen räknas som en ny frånvaroperiod. - Räkna av jour och beredskapstimmar mot max timmar: används för att ange om jour- och beredskapstimmar ska vara karensgrundande eller inte.
Ett exempel är där inställningen max antal karenstimmar är satt till 8 och sjuklön ska falla ut efter det. Om jour- och beredskapstiden ska räknas av från de 8 timmarna ska rutan Räkna av jour och beredskapstimmar mot max timmar bockas i, i annat fall låter du den vara urbockad. - Norsk speciallogik för självanmälda sjukdagar: Följande kontrolleras
- Att egenmelding endast kan tas ut inom arbetsgivarperioden
- Att du bara kan ta ut 3 egenmelding-dagar inom arbetsgivarperioden. Detta betyder att de “3 dagar” inom 16 dagar regeln som vanligtvis läggs till i varje egenmelding-frånvaro måste tas bort då den är överflödig.
- Följ dygnsbryt/Dela skift vid midnatt: dessa radioknappar påverkar sjuknumreringen.
- Lediggör skift / Ta bort skift: välj om skift under frånvaron ska lediggöras eller tas bort.
- Valbar i Webpunch: Markera om frånvaroorsaken ska kunna väljas av medarbetare i Webpunch.
- Påminnelser: lägg till påminnelsemeddelanden som ska visas på specifika dagar i frånvaroperioden. Exempelvis dag 14 som sista dag innan anmälning till Försäkringskassan. Meddelandet visas i Systeminfo-podden under Översiktsfliken i Adminportalen och kan bara ses av chefen.
- Lägg till löneart: lägg till vilken eller vilka lönearter som ska utfalla under frånvaroperioden. Du kan lägga till flera rader och för varje rad specificeras namn, löneart, om det ska vara en maxgräns på antal timmar eller max antal dagar per år (ange 00:00 respektive 0 för obegränsat), om den ska bero på dagnumrering, från vilken dag till vilken dag den ska utfalla (ange 0 till 0 om den ska utgå för alla dagar), löneart som ska utfalla efter max antal dagar uppnåtts, samt om den ska generera OB och/eller övertid.
Ange ett Namn för lönearten om du vill.
Ange vilken löneart som ska falla ut.
Ange eventuellt Max antal timmar för lönearten för varje enskild dag eller för hela perioden.
Det är möjligt att lägga in % av nominella timmar per dag som ett mått på maximalt antal timmar som kan falla ut på en viss löneart under en frånvaro. Detta kan vara relevant exempelvis när man behöver begränsa antalet karenstimmar som ska falla ut vid sjukdom. När Ta hänsyn till anställningsgraden är ibockat blir antalet maximala timmar proportionellt mot anställningsgraden. Det går även att sätta ett absolut antal maximala timmar.
Till exempel:
På en avtalsmall är arbetstidsmåttet vid heltidsanställning satt till 40 timmar på 7 dagar, med 5 arbetsdagar per vecka. De nominella timmarna per dag vid heltidsanställning är därför 8 timmar. Sätts “Max antal timmar” till 100% kommer därför maximalt 8 timmar att falla ut.
Observera att vissa kollektivavtal anger, exempelvis, att maximala antalet karenstimmar i en sjukdomsperiod ska vara 20% av det nominella heltidsarbetstidsmåttet per vecka, vilket i exemplet ovan ger samma resultat om det maximala antalet timmarna sätts till 100% av heltidsarbetstidsmåttet per dag.
Med Beroende på dagnumrering anger om lönearten endast ska genereras för vissa dagsintervaller under frånvaroperioden, styrt av Från frånvarodag och Till frånvarodag. Ett exempel på detta är karens som endast ska falla ut den första dagen
i sjukperioden. Om lönearten endast ska genereras från och till en viss anställningsdag kan du ange det här, via Från anställningsdag och Till anställningsdag. Funktionen från och till en viss anställningsdag kan till
exempel användas om medarbetaren har rätt till 100 % frånvaroersättning först efter 100 dagar som anställd. Det finns också en funktion för Max dagar/år som styr hur många dagar per kalenderår lönearten ska kunna genereras. Löneart därefteranvänds om du exempelvis har gjort inställningen att lönearten karens ska falla ut för maximalt 8 timmar, väljer du sedan vilken löneart som ska falla ut efter den 8:e timmen, samma dag, t.ex. lönearten för sjuklön. Du har även möjlighet att ange om lönearten
ska generera sjuk-OB (Gen. OB) eller övertidsersättning (Gen. ÖT) under frånvaroperioden. Klicka på Spara.
Bakgrundsfärg: ange vilken bakgrunds- och textfärg som ska användas på frånvaro, preliminär frånvaro samt ledighetsansökningar.
Textbekräftelse: ange vilket meddelande som ska synas vid ansökan om frånvaro.
Aktivera valda lönearter på avtalsmallar: denna inställning aktiverar relevanta lönearter på avtalsmallar.
Klicka på Spara.
