Schichtarten

Updated 19/3/20 durch Leigh Hutchens

In Quinyx stehen verschiedene Möglichkeiten zu Verfügung, um Dienstpläne zu erstellen. Allen Methoden gemeinsam ist, dass Sie Schichttyp verwenden, die als Bausteine für die Erstellung des Dienstplans angesehen werden können. Für jeden Schichttyp gibt es mehrere Einstellungsoptionen, um Ihre Dienstplanung flexibel und effizient zu gestalten.

Die Schichttypen liegen unter dem Reiter „Dienstplan“ und im Untermenü „Schichttypen“.



In dieser Ansicht ist eine List mit bestehenden Schichttypen sichtbar. Der Name des Schichttyps bezieht sich oft darauf, wo und wann die Mitarbeiter arbeiten oder welche Aufgabe ausgeführt wird.

Beispiele für Schichttypen:

  • Küche
  • Rezeption
  • Morgenschicht
  • Abendschicht
  • Kasse
  • Administrator
  • Fahrer
  • Ausbildung
  • Kommissionierung
  • Arzt
  • Pfleger
  • Wellness
  • Gewerkschaftliche Tätigkeit
  • Werkstatt

Ein Schichttyp kann einer Farbe zugeordnet werden. Eine bestimmte Farbe für einen Schichttyp zu wählen, bietet dem Planer einen sehr guten Überblick für den Dienstplan. Allgemeine Start- und Endzeiten für den Schichttyp werden anzeigt, wenn sie festgelegt wurden, zusammen mit verknüpften Eigenschaften.

Einen Schichttyp erstellen

Klicken Sie auf „Hinzufügen“, um einen neuen Schichttyp zu erstellen.

  • Name: Name des Schichttyps. Das kann der Mitarbeiter im Dienstplan sehen.
  • Aktiv: Ein Schichttyp kann nicht gelöscht werden, wenn sie im Dienstplan verwendet wurde. Es ist jedoch möglich, Schichttypen inaktiv zu machen, indem Sie Aktivieren deaktivieren, wenn Sie diese nicht mehr verwenden möchten. Es ist dann nicht mehr möglich, diese bei der Dienstplanerstellung auszuwählen.
  • Reguläre Kosten/Stunde: Reguläre Kosten pro Stunde müssen nicht hinzugefügt werden, sind aber nützlich, wenn die Personalkosten in Quinyx kontrolliert werden sollen. Diese Kosten, für den Schichttyp angelegt sind, stellen eine Vorlage für nicht zugewiesene Schichten dar. Die Vergütung der Person wird übernommen, sobald diese für die Schicht vorgesehen ist. 
  • AN-Zeit Kosten/Stunde: Es ist auch möglich, Kosten je Stunde für verschiedene Ebenen für Entschädigungen von AN-Zeiten hinzuzufügen. Beachten Sie, dass Sie dann die Kosten je Stunde plus den Zuschlag hinzufügen müssen, nicht nur den Zuschlag. 
  • Rangfolge: Rangfolge wird bei automatischer Belegung einer Schicht verwendet. Der höchste Wert wird zuerst geplant. Das bedeutet, dass eine Schicht mit einer Rangnummer von 50 vor einer Schicht mit einer niedrigeren Rangnummer zugewiesen wird.
  • Autom. Zuweisung: Deaktivieren, wenn Sie eine automatische Belegung für Ihre Schicht nicht wünschen.
  • Farbige Schichten verwenden: Aktivieren Sie diese Option, um Ihrem Schichttyp eine Farbe zu geben.
    • Hintergrundfarbe: Farbe wählen
    • Textfarbe: Farbe wählen
    Standardmäßig werden Abwesenheitszeiträume in Quinyx in Schwarz angezeigt. Außerdem ist es üblich, dass nicht zugewiesene Schichten gelb dargestellt werden. Ein praktischer Tipp ist also, andere Farben als nur Schwarz und Gelb für die Anzeige Ihres Schichttyps auszuwählen.
  • Erweiterte Einstellungen: Klicken Sie auf den Abwärtspfeil, um erweiterte Einstellungen anzuzeigen.
  • Fixe Aufgabe: Überprüft, ob die Schicht eine Anzahl von Stunden enthält, die nicht geplant sind. Die Zeit für die fixe Aufgabe kann im rechten Feld angegeben werden. Eine fixe Aufgabe wird als nicht produktive Zeit gezählt.
  • Produktive Zeit: Es ist möglich, dass Schichten, die nicht als geplante Stunden gezählt werden, als produktive Zeit gezählt werden und daher in die Zusammenfassung "Belegung" aufgenommen werden, die in den Ansichten „Tagesplan“ und „Plantafel“ sichtbar sind, wenn Sie die Module Budget und Prognose verwenden. Wenn eine Schicht als produktive Zeit markiert wird, wird sie in allen „Zuweisungs“-Zusammenfassungen in den Planungsansichten und in der Prognose berücksichtigt.
    • Ja, für geplante Zeit - Stunden werden nur dann als produktiv berechnet, wenn für die Schicht „Als geplante Stunden zählen“ aktiviert ist und sie als standardmäßig ausgewählt sind.
    • Ja, immer - Der Wert „Als Stunden zählen“ wird ignoriert, die Schicht wird immer als produktive Zeit gezählt
    • Nein - Diese Auswahl kann getroffen werden, wenn der Schichttyp z. B. Verwaltung oder Schulung ist, z. B. ein Schichttyp, bei der dem Stunden für eine optimale Besetzung nicht enthalten sind. 
  • Generische Schicht: wird angewendet, um Personal „vorzubuchen“, ohne im Voraus die Arbeitsaufgaben zu definieren. Sie können zum Beispiel ein fixes Arbeitszeitschema für einen Mitarbeiter mit generischer Schicht erstellen und dieses veröffentlichen. Bei einer automatischen Zuweisung werden Mitarbeiter, die mit einer generischen Schicht eingeplant sind, den entsprechenden normalen Schichten zugewiesen.
  • Rufbereitschaftsdienst: wird aktiviert, wenn die Schicht eine Rufbereitschaft ist. Wenn dies aktiviert ist, wird die Schicht bei Personalbesetzungen nicht mit den Zeitvorgaben des Mitarbeiters verglichen. Dies liegt daran, dass Rufbereitschaftsdienste nicht durch dieselben Tarifvertragsregeln wie reguläre Schichten abgedeckt sind.
  • Bereitschaftsdienst: wird ausgewählt, wenn die Schicht ein Bereitschaftsdienst ist.
  • Überstundenschicht: funktioniert wie andere Schichten und ist in den vereinbarten Stunden enthalten, wird aber getrennt von der Standardzeit summiert.
  • Als geplante Stunden zählen: ist standardmäßig aktiviert und bedeutet, dass die Stunden des Schichttyps in den Zusammenfassungen und Berechnungen gegen die festgelegten Zeitregeln enthalten sind.
  • Als gestempelte Stunden zählen: ist standardmäßig aktiviert und bestimmt, ob Stempel, die mit dem Schichttyp verknüpft sind, in Zeitübersichten eingeschlossen werden sollen.
  • Freier Tag: „Freie-Tag-Schicht“ kann genutzt werden, um freie Tage für Mitarbeiter einzuplanen, die es Mitarbeitern gestatten, über die Funktion „Schicht tauschen“ freie Tage miteinander zu tauschen. Freie Tage werden nicht als geplante Stunden gezählt.
  • Wählbar in Webpunch: Aktivieren Sie diese Funktion, damit des Schichttyps in Webpunch verfügbar ist.
  • Abteilung: Es ist möglich, einen Schichttyp mit einer Abteilung zu verknüpfen, um einfach zu filtern.
  • Kategorie: Es ist möglich, Schichttypen unter einer Kategorie zu gruppieren, wenn das Filtern sinnvoll ist.  Legen Sie fest, ob ein Schichttyp einer Kategorie angehören soll. Die Kategorien werden unter „Kategorien“ unter dem Menü „Schichttypen“ in der Planungsreiter erstellt.
  • Konto: Wählen Sie, ob der Schichttyp einem bestimmten Konto zugeordnet werden soll
  • Kostenstelle: Wählen Sie, ob der Schichttyp einer bestimmten Kostenstelle zugeordnet werden soll
  • Projekt: Wählen Sie, ob der Schichttyp einem besonderen Projekt zugeordnet werden soll
  • Beschreibung: Die Beschreibung ist ein zusätzliches Feld zur Eingabe weiterer Informationen über Aufgaben, Verfahren und dergleichen. Die Beschreibung ist für alle Mitarbeiter sichtbar.
  • Zeit: Sie sind nicht verpflichtet, Start- und Endzeiten einem Schichttyp hinzuzufügen, aber Sie können bei der Planung viel Zeit sparen, wenn der Schichttyp normalerweise für die gleichen Zeiträume im Plan verwendet wird. Die Zeiten für den Schichttyp werden standardmäßig während der Planung vorgeschlagen, sie können jedoch angepasst werden.
  • Pause: Sie sind nicht verpflichtet, einem Schichttyp Pausen hinzuzufügen, aber Sie können viel Zeit sparen, wenn Pausen gleichzeitig geplant werden. Die Zeiten für die Pausen werden standardmäßig während der Planung vorgeschlagen, sie können jedoch angepasst werden. Je nach Einstellung können bis zu 3 Pausen hinzugefügt werden. Der Vertrag regelt, ob die Pause bezahlt wird oder nicht. Es ist auch möglich, dass Quinyx eine Pause ausgehend von der Schichtlänge berechnet, wenn die Pausenregeln definiert sind. Klicken Sie in diesem Fall auf das Taschenrechner-Symbol, um auf Basis dieser Regeln eine Pause zu berechnen.
  • Pausen anzeigen: „Pausen anzeigen“ kann deaktiviert werden, wenn die geplanten Pausen im Dienstplan angezeigt werden sollen. Das ist sinnvoll, wenn die Mitarbeiter ihre Pause nehmen, wenn Zeit ist, statt in einer festgelegten Zeit.
  • Wähle die Art der Schicht: Hier besteht auch die Möglichkeit, Aufgaben innerhalb einer Schicht zu planen. Wählen Sie in diesem Fall einen Schichttyp für die Aufgabe und Start- und Endzeit.

    Wenn Mitarbeiter beispielsweise während einer Schicht eine geplante Verwaltungszeit benötigen, würde dies im Dienstplan so aussehen.
  • Regel hinzufügen: Mit der Schaltfläche „Regel hinzufügen“ haben Sie die Möglichkeit, Regeln manuell für Gehaltstypen hinzuzufügen, die gelten, wenn ein Mitarbeiter nur mit diesem Schichttyp arbeitet.

    Ein Beispiel kann das Abziehen eines möglichen Kostenabzugs sein, nachdem jemand länger als eine bestimmte Anzahl von Stunden gearbeitet hat, oder um die Anzahl der gearbeiteten Tage zu verfolgen.
  • Qualifikation/Erfahrung: Hier kann ausgewählt werden, ob für den Schichttyp eine Qualifikation benötigt wird.

    Vielleicht muss man Schlüssel haben, wenn jemand in der Frühschicht arbeitet, oder man braucht eine bestimmte Zertifizierung, um in einer bestimmten Schichtart zu arbeiten. Wenn eine Qualifikation erforderlich ist und er Planer versucht, eine Person ohne diese Qualifikation einzuplanen, erhält der Planer einen Warnhinweis. Mitarbeiter werden nicht automatisch einer Schicht zugewiesen, wenn sie nicht über die erforderlichen Qualifikationen verfügen.
  • Klicken Sie auf „Speichern“.


Aktivieren eines Schichttyps

Ein Schichttyp kann nicht gelöscht werden, wenn sie im Dienstplan verwendet wurde. Es ist jedoch möglich, Schichttypen inaktiv zu machen, indem Sie Aktivieren deaktivieren, wenn Sie diese nicht mehr verwenden möchten. Es ist dann nicht mehr möglich, diese bei der Dienstplanerstellung auszuwählen.

Beachten Sie, dass es in Ordnung ist, einen Schichttyp zu deaktivieren, die im aktuellen Dienstplan verwendet wird. Dies wirkt sich nicht auf den erstellten Zeitplan aus. Es ist nur möglich, dass der Schichttyp in Zukunft nicht mehr ausgewählt werden kann.

Deaktivieren Sie wie folgt:

  • Öffnen Sie den Schichttyp
  • Deaktivieren Sie „Aktiv“
  • Speichern


Aktualisieren Sie den Schichttyp

Es ist möglich, Einstellungen in einem Schichttyp zu ändern und gleichzeitig den festen und den erstellten Plan mit den Änderungen zu aktualisieren. Beachten Sie, dass sie ältere Schichten nicht ändern können.

Ein Beispiel kann das Ändern von Öffnungszeiten sein.

  • Öffnen relevanter Schichttypen
  • Ändern relevanter Informationen (z. B. Startzeit)
  • Klicken Sie auf „Speichern“, wenn Sie keine Schichten im Dienstplan oder in den festen Dienstplänen beeinflussen wollen.
  • Anderenfalls aktivieren Sie Schicht und festen Dienstplan aktualisieren.
  • Wählen Sie die Datensätze aus, die von der Änderung betroffen sein sollen, indem Sie die entsprechenden Kontrollkästchen und Zeiträume aktivieren.
  • Klicken Sie auf die Schaltfläche „Prüfen, was aktualisiert wird“, um eine Liste anzuzeigen.
  • Wählen Sie die zu aktualisierenden Schichten. Beachten Sie, dass Sie die Funktion „Alle auswählen“ auf der rechten Seite verwenden wollen.
  • Klicken Sie auf die Schaltfläche „Gewählte Schicht aktualisieren“.



Regeln anwenden


Es ist möglich, Gehaltstypenregeln aus Schichttypen für historische Schichten zu aktualisieren und mehrere verschiedene Schichttypen gleichzeitig in verschiedenen Einheiten zu aktualisieren. Die Schaltfläche „Regeln anwenden“ sind in den Einstellungen für Schichttypen zu finden. Es ist möglich, die Änderung nur für Schichten anzuwenden, die keine Regeln haben.

Dies kann sinnvoll sein, wenn neue Gehaltstypenregeln mitten in einen Zeitraum in einem Schichttyp hinzukommen.

Beachten Sie: Wenn Sie einen Zeitraum aktiv durch Übertragung zur Lohnbuchhaltung sperren, ohne dass „Vorläufig“ aktiviert ist, und nachdem sie historische Schichten mit Gehaltstypenregeln vom Schichttyp aktualisiert hat, wird die Regel keinen Lohn generieren, bevor die der Zeitraum entsperrt wurde.


Regeln für die Berechnung von Pausen

Unter „Regeln für die Berechnung von Pausen“ können Sie festlegen, festlegen, wie viel Zeit gearbeitet werden muss, bevor ein Mitarbeiter eine Pause machen soll, wie lange diese sein soll, wann die Schicht geplant werden soll und an welchem Wochentag diese Regel gilt. Der Planer kann dann schnell auf den Minitaschenrechner während des Planens klicken, damit Quinyx die korrekte Pause automatisch einfügt. Regeln für jeden Wochentag können beispielsweise verwendet werden, wenn die Pausen an Sonntagen im Vergleich zu anderen Wochentagen kürzer sein sollen. Pausenberechnungsregeln für bestimmte Wochentage werden immer vor der Regel für „Alle Wochentage“ verwendet.

Pausenberechnungsregeln für bestimmte Wochentage können auch in einzelnen Verträgen und Vertragsvorlagen festgelegt werden.


Wie haben wir das gemacht?