Skifttyper
Uppdaterad
av
Leigh Hutchens
Den här artikeln gäller Classic.
I Quinyx finns olika sätt att skapa scheman. Gemensamt för samtliga tillvägagångssätt är att du använder dig av så kallade Skifttyper, som kan ses som byggstenar till schemat. På varje Skifttyp finns flera inställningsalternativ för att göra din schemaläggning smidig och effektiv.
Skifttyper ligger under fliken Schema och undermenyn Skifttyper.
I den här vyn syns en lista med existerande skifttyper. Oftast brukar skifttypens namn ha att göra med var medarbetaren arbetar, när, eller med vilken arbetsuppgift.
Exempel på skifttyper:
- Kök
- Reception
- Morgonpass
- Kvällspass
- Kassa
- Admin
- Chaufför
- Utbildning
- Plock
- Läkare
- Skötare
- Spa
- Fackligt arbete
- Verkstad
En skifttyp kan associeras med en färg. Att välja en specifik färg för en skifttyp ger schemaläggaren en väldigt bra överblick i schemat. Generella start- och sluttider för skifttypen visas om sådana är satta och kopplade färdigheter.
Skapa en skifttyp
Tryck på Lägg till för att skapa en ny skifttyp.
- Namn: Skifttypens namn. Detta är det som medarbetaren ser i schemat.
- Aktiv: Om en skifttyp har använts i schemat så går den inte att ta bort, däremot kan man göra skifttyper inaktiva om man inte längre vill använda dem genom att bocka ur aktiv. De är då inte längre möjligt att välja dem vid schemaläggning.
- Normal kostnad/tim: Normal kostnad per timme är inte nödvändigt att lägga in men användbart om personalkostnader ska spåras i Quinyx. Denna kostnad, satt på skifttypen, är en schablon för icke bemannade skift och individens ersättning tar över så fort denne är schemalagd på skiftet.
- OB-tid kostnad/tim: Det går även att lägga in kostnad per timme för olika nivåer av obekväm arbetstidsersättning. Notera att du behöver då lägga till timkostnaden plus tillägget, inte bara tillägget.
- Rankning: Ranking används vid automatisk bemanning av skift. Det högsta värdet bemannas först. Det vill säga ett skift med rankingsiffra 50 bemannas före ett med lägre rankingsiffra.
- Bemanna autom: kryssas ur när du ej önskar autobemanna dina skift.
- Använd färgade skift: bocka i för att kunna ge skifttypen en färg.
- Bakgrundsfärg: Välj färg
- Textfärg: Välj färg
Standard i Quinyx är att frånvaroperioder visas med svart färg. Utöver det, är det vanligt med inställningen att obemannade skift visas med gult, så ett bra tips är att välja andra färger än just svart och gult för dina skifttyper. - Avancerade inställningar: Klicka på pilen ner för av visa avancerade inställningar.
- Fast uppgift: kryssas i om skiftet innehåller ett antal timmar som inte är schemalagda . Tiden för den fasta uppgiften kan anges i höger ruta. En fast uppgift räknas som inte produktiv tid.
- Produktiv tid: Det är möjligt att få skift som inte räknas som schemalagda timmar att räknas som produktiv tid och på så sätt inkluderas i “Bemanning”-summeringen som är synlig i vyerna Dagschema och Schemalagd personal, om man använder modulerna Budget och Prognos. Om ett skift markeras som produktiv tid kommer den att inkluderas i alla “Bemanning”-summeringar i schemavyer och Prognos.
- Ja, för schemalagd tid - timmar kommer räknas som produktiva endast om skiftet har Räkna som schemalagda timmar ibockad, och är valt som standard.
- Ja, alltid - värdet Räkna som schemalagda timmar ignoreras, skiftet kommer alltid räknas som produktiv tid
- Nej - Detta val kan göras om skifttypen är exempelvis administration eller utbildning, en typ av skift där timmarna inte räknas med för optimal bemanning.
- Generiskt skift: används för att ”förboka” personal utan att definiera arbetsuppgift i förväg. Du kan till exempel bygga ett fast schema åt en anställd med generiska skift och publicera det. När autobemanning används kommer anställda som är schemalagda med generiska skift flyttas till matchande ordinarie skift.
- Jourskift: aktiveras ifall skiftet är ett jourskift. När detta aktiverats kontrolleras inte skiftet mot den anställdes tidsregler vid bemanning, detta på grund av att jourskift inte omfattas av samma kollektivavtalsregler som ordinarie skift.
- Beredskapsskift: väljs om skiftet är ett beredskapsskift.
- Övertidsskift: fungerar som andra skift och räknas in i avtalade timmar men kommer att summeras separat från standardtiden.
- Räkna som schemalagda timmar: är ibockat som standard och innebär att skifttypens timmar tas med i summeringar och beräkningar mot inställda tidsregler.
- Räkna som stämplade timmar: är ibockat som standard och avgör om stämplingar, kopplade till skifttypen, ska inkluderas i tidssummeringar.
- Fridag: Med fridagsskift kan man schemalägga lediga dagar för anställda, vilket tillåter anställda att byta fridagar med varandra via skiftbytesfunktionen. Fridagar räknas inte som schemalagda timmar.
- Valbar i Webpunch: Bocka i denna för att skifttypen ska vara valbar i Webpunch.
- Avdelning: Det är möjligt att koppla en skifttyp till en avdelning för att enkelt kunna filtrera.
- Kategori: Det är möjligt att gruppera skifttyper under en kategori, om det är användbart att filtrera. Välj om skifttypen ska tillhöra en kategori. Kategorierna skapas under “Kategorier” under menyn Skifttyper i Schemafliken.
- Konto: Välj om skifttypen ska spåras till ett specifikt konto
- Kostnadsställe: Välj om skifttypen ska spåras till ett specifikt kostnadsställe
- Projekt: Välj om skifttypen ska spåras till ett särskilt projekt
- Beskrivning: Beskrivningen är ett extrafält för att ange ytterligare information om arbetsuppgifter, rutiner eller dylikt. Beskrivningen är synlig för alla medarbetare.
- Tid: Det är inte tvingande att lägga in start- och sluttider i en skifttyp, men det kan spara mycket tid vid schemaläggning om skifttypen vanligen används för samma tidsperioder i schemat. Skifttypens tider föreslås som standard vid schemaläggning men går att justera.
- Rast: Det är inte tvingande att lägga in raster i en skifttyp, men det kan spara mycket tid om raster generellt schemaläggs vid samma tidpunkt. Rasternas tider föreslås vid schemaläggning som standard men går att justera. Beroende på uppsättningen kan upp till 3 raster läggas in och avtalet styr om rasten är betald eller inte. Det är även möjligt att Quinyx beräknar en rast utifrån skiftlängd om rastregler har definierats. Tryck i så fall på miniräknarikonen för att beräkna rast utifrån dessa regler.
- Visa raster: Visa raster kan bockas ur om den schemalagda rasten inte ska synas i schemat. Det är användbart om personalen tar sin rast när tid finns istället för vid en fast tid.
- Välj typ av skift: Här finns möjlighet att schemalägga uppgifter inom ett skift. Välj i så fall skifttyp för uppgiften och start och sluttid.
Exempelvis om personalen behöver schemalagd admintid i ett pass, så skulle det se ut som följande i schemat. - Lägg till regel: Med hjälp av knappen Lägg till regel finns möjlighet att lägga till manuella regler för lönearter som ska falla ut då en anställd jobbar på just denna skifttypen.
Ett exempel kan vara för att dra av ett eventuellt kostavdrag efter att man har arbetat längre än ett visst antal timmar, eller för att spåra antal arbetade dagar. - Färdighet/Erfarenhet: Här kan du välja om en färdighet ska fordras för skifttypen.
Kanske man behöver ha nycklar om man arbetar på morgonpasset, eller behöver ha en viss certifiering för att arbeta på en särskilt typ av skift. Om en färdighet krävs och schemaläggaren försöker schemalägga en person som inte har den, får schemaläggaren en varning. En medarbetare stoppas från att bli tilldelad ett skift automatiskt till ett ledigt pass om den saknar färdigheterna som krävs. - Tryck på Spara.
Avaktivera en skifttyp
Om en skifttyp har använts i schemat så går den inte att ta bort, däremot kan man göra skifttyper inaktiva om man inte längre vill använda dem genom att bocka ur aktiv. De är då inte längre möjligt att välja dem vid schemaläggning.
Notera att det är OK att avaktivera en skifttyp som används i det aktuella schemat. Det kommer ej påverka det utrullade schemat, utan bara att skifttypen inte går att välja framöver.
Avaktivera genom att göra följande steg:
- Öppna skifttypen
- Bocka ur Aktiv
- Spara
Uppdatera en skifttyp
Det finns möjlighet att ändra inställningar i en skifttyp och samtidigt välja att uppdatera det fasta och utrullade schemat med ändringarna.
Ett exempel kan vara vid ändring av öppettider.
- Öppna relevant skifttyp
- Ändra relevant information (till exempel start tid)
- Klicka på Spara.
- För att andra ändringar ska träda i kraft - välj Uppdatera skift och scheman.
- Välj de poster som du vill ska påverkas av ändringen, genom att bocka i relevanta checkboxar och period.
- Klicka på knappen kontrollera vad som uppdateras för att se en lista.
- Välj skiften som ska uppdateras. Notera att du kan använda funktionen “Välj Alla” på höger sida.
- Klicka på knappen Uppdatera valda skift.
Manuella regler för skift
Det är möjligt att definiera regler för extra lönstyper som ska genereras när en anställd stansar tid på ett skift. Dessa lönetyper kommer att markeras med en orange fyrkant i lönetypstabellen på tidskortet. Klicka på "Lägg till regel" för att lägga till en ny manual lönstypregel för den valda skifttypen. I dialogrutan som öppnas kan du definiera hur och när den extra lönstypen ska genereras samt beloppet.
Vad och när (1)
Här kan du definiera en regel för hur den extra lönstypen ska genereras. Ett antal olika regeltyper kan ställas in. I exemplen nedan hänvisar vi till de gula notationerna i bilden ovan.
- Ersatt av: Lönstyp 1 ersätts av Lönstyp 2 under den period som definieras under 2. Detta innebär att alla instanser av den typ som valts i rullgardinsmenyn Lönstyp 1 som genereras från stansar anslutna till skiftet kommer att ersättas av (eller med andra ord konverterade till) Lön typ 2.
- Lägg till: Lönstyp 2 kommer att genereras utöver alla automatiskt genererade lönetyper från stansar som är anslutna till skiftet.
- Multiplicera med: Lönstyp 1 multipliceras med Lönstyp 2 (där Lönstyp 2 är en automatiskt skapad lönstyp). En multiplikationsfaktor krävs under Värde, t.ex. 1,5 om du vill att 1,5 gånger mer av lönstyp 1 ska skapas i relation till lön typ 2.
- Ersatt helt av: Lönstyp 1 kommer att ersättas helt av Lönstyp 2, oavsett hur många timmar lönstyp 1 har genererats och vilka regler som definieras under 2.
När (2)
Här kan du välja mellan vilka tider regeln ska tillämpas, dvs om den extra lönstypen bara ska genereras om den anställde stansar tiden mellan vissa timmar på dagen, eller om de har arbetat ett visst antal timmar under det givna arbetsdag. Följande alternativ är tillgängliga:
- Tid: Regeln ska endast tillämpas om den anställde har arbetat mellan de valda timmarna på dagen.
- Inom schema: Regeln ska endast tillämpas på arbetade timmar inom det schemalagda skiftet.
- Utanför schema: Regeln ska endast tillämpas på arbetade timmar utanför det schemalagda skiftet.
- Genererade timmar: Regeln ska endast tillämpas för alla timmar som genereras av den valda lönstypen.
Belopp (3)
Här kan du definiera hur många timmar av den valda lönstypen som ska genereras från den angivna regeln. Följande alternativ är tillgängliga:
- Arbetade timmar: Lönstypen ska genereras för samma antal timmar som har arbetats
- Exakt: Ett exakt belopp av lönetypen bör skapas. Till exempel 1 måltidsavdrag oavsett hur många timmar som har arbetats.
- Minsta: Lönstypen ska genereras för samma antal timmar som har arbetats, med en lägre gräns som definieras i nästa fält.
- Maximum: Lönstypen ska genereras för samma antal timmar som har arbetats, med en övre gräns som definieras i nästa fält.
Om uttalande (4)
Här kan du definiera en regel som säger att den extra lönstypen endast ska genereras om det definierade villkoret är uppfyllt, t.ex. om regeln endast ska tillämpas om mer än 5 timmars timlön har genererats. Följande alternativ är tillgängliga:
- Mindre än: Den definierade regeln under 1, 2 och 3 gäller endast om lönstypen som valts i den vänstra rullgardinsmenyn har genererats i mindre timmar än vad som har angetts i fältet till höger.
- Mer än: Den definierade regeln under 1, 2 och 3 gäller endast om den lönetyp som valts i den vänstra rullgardinsmenyn har genererats i fler timmar än vad som har angetts i fältet till höger.
- Lika med: Den definierade regeln under 1, 2 och 3 gäller endast om den lönetyp som valts i den vänstra rullgardinsmenyn har genererats för exakt det antal timmar som har angetts i fältet till höger.
Manuella regler för skift
Det är möjligt att definiera regler för extra lönstyper som ska genereras när en anställd stansar tid på ett skift. Dessa lönetyper kommer att markeras med en orange fyrkant i lönetypstabellen på tidskortet. Klicka på "Lägg till regel" för att lägga till en ny manual lönstypregel för den valda skifttypen. I dialogrutan som öppnas kan du definiera hur och när den extra lönstypen ska genereras samt beloppet.
Vad och när (1)
Här kan du definiera en regel för hur den extra lönstypen ska genereras. Ett antal olika regeltyper kan ställas in. I exemplen nedan hänvisar vi till de gula notationerna i bilden ovan.
- Ersatt av: Lönstyp 1 ersätts av Lönstyp 2 under den period som definieras under 2. Detta innebär att alla instanser av den typ som valts i rullgardinsmenyn Lönstyp 1 som genereras från stansar anslutna till skiftet kommer att ersättas av (eller med andra ord konverterade till) Lön typ 2.
- Lägg till: Lönstyp 2 kommer att genereras utöver alla automatiskt genererade lönetyper från stansar som är anslutna till skiftet.
- Multiplicera med: Lönstyp 1 multipliceras med Lönstyp 2 (där Lönstyp 2 är en automatiskt skapad lönstyp). En multiplikationsfaktor krävs under Värde, t.ex. 1,5 om du vill att 1,5 gånger mer av lönstyp 1 ska skapas i relation till lön typ 2.
- Ersatt helt av: Lönstyp 1 kommer att ersättas helt av Lönstyp 2, oavsett hur många timmar lönstyp 1 har genererats och vilka regler som definieras under 2.
När (2)
Här kan du välja mellan vilka tider regeln ska tillämpas, dvs om den extra lönstypen bara ska genereras om den anställde stansar tiden mellan vissa timmar på dagen, eller om de har arbetat ett visst antal timmar under det givna arbetsdag. Följande alternativ är tillgängliga:
- Tid: Regeln ska endast tillämpas om den anställde har arbetat mellan de valda timmarna på dagen.
- Inom schema: Regeln ska endast tillämpas på arbetade timmar inom det schemalagda skiftet.
- Utanför schema: Regeln ska endast tillämpas på arbetade timmar utanför det schemalagda skiftet.
- Genererade timmar: Regeln ska endast tillämpas för alla timmar som genereras av den valda lönstypen.
Belopp (3)
Här kan du definiera hur många timmar av den valda lönstypen som ska genereras från den angivna regeln. Följande alternativ är tillgängliga:
- Arbetade timmar: Lönstypen ska genereras för samma antal timmar som har arbetats
- Exakt: Ett exakt belopp av lönetypen bör skapas. Till exempel 1 måltidsavdrag oavsett hur många timmar som har arbetats.
- Minsta: Lönstypen ska genereras för samma antal timmar som har arbetats, med en lägre gräns som definieras i nästa fält.
- Maximum: Lönstypen ska genereras för samma antal timmar som har arbetats, med en övre gräns som definieras i nästa fält.
Om uttalande (4)
Här kan du definiera en regel som säger att den extra lönstypen endast ska genereras om det definierade villkoret är uppfyllt, t.ex. om regeln endast ska tillämpas om mer än 5 timmars timlön har genererats. Följande alternativ är tillgängliga:
- Mindre än: Den definierade regeln under 1, 2 och 3 gäller endast om lönstypen som valts i den vänstra rullgardinsmenyn har genererats i mindre timmar än vad som har angetts i fältet till höger.
- Mer än: Den definierade regeln under 1, 2 och 3 gäller endast om den lönetyp som valts i den vänstra rullgardinsmenyn har genererats i fler timmar än vad som har angetts i fältet till höger.
- Lika med: Den definierade regeln under 1, 2 och 3 gäller endast om den lönetyp som valts i den vänstra rullgardinsmenyn har genererats för exakt det antal timmar som har angetts i fältet till höger.
Tillämpa regler
Det är möjligt att uppdatera löneartsregler från skifttyper på historiska skift och att uppdatera flera olika skifttyper i olika enheter på samma gång. Knappen “Tillämpla regler” finns i skifttypsinställningarna. Det finns möjlighet att enbart applicera ändringen på skift som saknar regler.
Detta kan vara användbart om nya löneartsregler tillkommer i en skifttyp mitt i en period.
Regler för beräkning av raster
Under regler för beräkning av raster kan du sätta upp efter hur lång tid av arbete en medarbetare ska ha rast, hur lång den ska vara, när i skiftet den ska ligga och per vilken veckodag den gäller. Schemaläggare kan sedan snabbt trycka på miniräknaren vid schemaläggning för att Quinyx ska lägga in korrekt rast automatiskt. Regler per veckodag kan exempelvis användas om raster ska vara kortare på söndagar jämfört med andra veckodagar. Rastberäkningsregler för specifika veckodagar kommer alltid att appliceras före regler för “Alla veckodagar”.
Rastberäkningsregler för specifika veckodagar kan också sättas upp i individuella avtal och avtalsmallar.
