Wie man den Schichtplanungsprozess maximiert
Updated
durch
Leigh Hutchens
Planung und Zeitplanung von Mitarbeitern kann oft überwältigend sein, besonders wenn Sie unter Zeitdruck stehen und verschiedene Variablen wie Verfügbarkeit, Fähigkeiten und Arbeitsgesetze berücksichtigen müssen. Mit dem richtigen Ansatz und ein paar wichtigen Tipps können Sie diesen Prozess in Quinyx optimieren und Ihre Planung effizienter gestalten. Hier ist, wie Sie anfangen können:
Warum effiziente Planung wichtig ist
In Quinyx steht die Planung im Mittelpunkt des Workforce-Managements. Sie hilft Managern dabei:
- Zeit zu sparen durch Automatisierung wiederkehrender Aufgaben.
- Ressourcenzuweisung zu optimieren durch Zuordnung von Mitarbeitern nach Fähigkeiten und Verfügbarkeit.
- Die Einhaltung von Arbeitsgesetzen und internen Richtlinien zu verbessern .
Lassen Sie uns einige zeitsparende Tricks erkunden, die Ihre Zeitplanung effizienter machen können.
Tricks für schnellere Zeitplanung
Hier sind einige Tipps, die Ihnen helfen können, das Beste aus den Zeitplanungstools von Quinyx zu machen:
- Nutzen Sie Schichttypen für schnelle Planung
Verwenden Sie vorkonfigurierte Schichttypen, um Mitarbeiter schnell Schichten zuzuweisen. Legen Sie Standardstart- und Endzeiten sowie Farbcodes fest, um einen schnellen Überblick über Ihren Zeitplan zu erhalten. Dies spart Zeit bei der Erstellung und gibt Ihrem Zeitplan Klarheit. Lesen Sie mehr über Schichttypen. - Verwenden Sie Massenaktionen für wiederkehrende Aufgaben
Im Rahmen unserer bevorstehenden Initiative wird Quinyx Massenaktionen in der Zeitplanansicht ermöglichen. Sie können Schichten zuweisen, Zeiten ändern und Aufgaben für mehrere Mitarbeiter gleichzeitig anpassen, um wiederholte Aktionen zu eliminieren und den Prozess zu beschleunigen. - Intelligente Filter und Suchfunktionen
Verwenden Sie Filter, wie Fähigkeiten oder Schichttypen, um schnell die richtigen Mitarbeiter für eine Schicht zu finden. Manager können nach spezifischen Kriterien suchen (z.B. Fähigkeiten, Standorte oder Rollen), um sicherzustellen, dass Sie das richtige Personal für die richtigen Schichten haben, ohne die gesamte Mitarbeiterliste durchsuchen zu müssen. - Schichtkonfigurationen kopieren
Wenn Sie oft ähnliche Schichtmuster oder Zeitpläne wiederverwenden, nutzen Sie die Kopierfunktion, um Schichten schnell zu replizieren und sich so das Erstellen von Grund auf zu ersparen. - Gemeinsame Schichten einrichten
Durch die Erstellung von gemeinsamen Schichten auf Kontoebene stellen Sie eine Konsistenz in allen Einheiten sicher. Dies kann Zeit bei der Einrichtung sparen und eine standardisierte Planungspraxis in Ihrer Organisation aufrechterhalten. - Verwenden Sie die Drag-and-Drop-Funktionalität beim Erstellen von Zeitplänen
Nutzen Sie die Drag-and-Drop-Funktionalität von Quinyx in der Zeitplanansicht, um Schichten schnell zu verschieben, zu kopieren oder neu zuzuweisen.
- Verschieben: Ziehen Sie eine Schicht, um sie zwischen Mitarbeitern neu zuzuweisen.
- Kopieren: Halten Sie die Taste STRG (Windows) oder Option (macOS) gedrückt, während Sie ziehen, um eine Kopie zu erstellen.
- Neu positionieren: Passen Sie die Schichtzeiten an, indem Sie sie innerhalb des Zeitplans ziehen.
- Integrieren Sie KI in Ihren Planungsprozess
Erwägen Sie den Kauf und die Verwendung von Quinyx's KI-Bedarfsprognose-Modul , um präzise, hyperlokale Prognosen auf Basis historischer Daten zu erstellen und die Personalstärke für eine effiziente Planung zu optimieren.
Anpassung an Daten und Ereignisse: Stellen Sie sicher, dass Prognosen Änderungen wie Öffnungszeiten oder besondere Ereignisse berücksichtigen, indem Sie den Algorithmus manuell ausführen oder auf automatische Updates warten, um genaue Personalbedarfe widerzuspiegeln. Lesen Sie mehr hier.
Vorlagen: ein leistungsstarkes Tool für langfristige Planung
Eine Vorlage in Quinyx ermöglicht es Managern, eine wiederkehrende Vorlage zu erstellen, die über einen beliebigen Zeitraum umgesetzt werden kann. Sie eignet sich perfekt für die Verwaltung von langfristigen Schichten, die einem regelmäßigen Rotationsmuster folgen. Hier erfahren Sie, wie Sie das Beste aus Vorlagen machen:
- Erstellen einer Vorlage: Navigieren Sie zum Menüpunkt "Vorlagen" unter dem "Zeitplan". Sobald Sie eine Vorlage erstellt haben, kann sie wiederholt angewendet werden, um Zeit bei zukünftigen Rollouts zu sparen.
- Zeitplan ausrollen: Nachdem Sie die Vorlage erstellt haben, müssen Sie sie ausrollen , um sie aktiv zu machen. Dadurch können Sie den Zeitplan auf bestimmte Daten und Mitarbeiter anwenden, sodass er sichtbar und funktionsfähig wird.
- Hauptfunktionen:
- Mitarbeiteranzahl: Verfolgen Sie mit dem Mitarbeiteranzahl-Tool der Vorlage, wie viele Mitarbeiter aktuell eingeplant oder abwesend sind, um genaue Personalbesetzungslevels aufrechtzuerhalten.
- Stundenanzahl pro Schicht: Sehen Sie leicht ein, wie viele Stunden jede Schicht in der Vorlage abdeckt, um Arbeitskosten zu verwalten und die Einhaltung sicherzustellen.
- Mitarbeiterstatus anzeigen: Vorlagen bieten Details zu Mitarbeitervereinbarungen, Rollen und Beschäftigungsstatus, um sicherzustellen, dass die Zeitpläne mit aktiven Verträgen konform sind.
- Wiederverwendung von Vorlagen: Vorlagen sind darauf ausgelegt, wiederverwendbar zu sein. Wählen Sie einfach die Daten aus, für die der Zeitplan gelten soll, und rollen Sie ihn für so viele Zyklen aus, wie nötig.
- Drucken des Vorlagenzeitplans: Sie können ganz einfach Vorlagenzeitpläne zur Referenz oder Mitarbeiterverteilung drucken, indem Sie die Druckfunktion von Quinyx verwenden. Diese Option ermöglicht es Ihnen, die angezeigten Informationen basierend auf Ihren Bedürfnissen anzupassen, wie z.B. Schichtkommentare, Pausenzeiten und Ansichtsmodi.
Mitarbeiterplanungs-Checkliste für Quinyx WFM
- Schichtplanung
- Erstellen und konfigurieren Sie geeignete Schichttypen (z.B. Morgen, Abend, spezifische Aufgaben wie Verwaltung, Kassierer).
- Weisen Sie Farben und Standardzeiten den Schichten zu, um eine einfache Visualisierung und Verwaltung zu ermöglichen.
- Nutzen Sie Schichtvorlagen , um die Zuweisung häufig verwendeter Schichten zu beschleunigen.
- Mitarbeiterverfügbarkeit
- Überprüfen Sie regelmäßig die Verfügbarkeit der Mitarbeiter und aktualisieren Sie sie.
- Stellen Sie sicher, dass Schichten Mitarbeitern zugewiesen werden, die verfügbar sind und über die erforderlichen Fähigkeiten verfügen.
- Überprüfen Sie eingegangene Freizeitanfragen oder genehmigten Urlaub.
- Einhaltung von Arbeitsgesetzen
- Beachten Sie lokale Arbeitsgesetze in Bezug auf maximale Arbeitsstunden, Mindestruhezeiten und Überstunden.
- Stellen Sie sicher, dass Schichttypen mit Pausen konfiguriert sind , um den gesetzlichen Anforderungen zu entsprechen.
- Verwenden Sie Warnungen Für die Planung von Mitarbeitern ohne erforderliche Fähigkeiten oder die möglicherweise gegen Compliance-Regeln verstoßen könnten.
- Vorlagen einrichten
- Erstellen oder aktualisieren Sie die Vorlagen für wiederkehrende Muster.
- Rollen Sie Vorlagen für den kommenden Zeitraum (z. B. Woche, Monat) aus, um Zeit bei der manuellen Planung zu sparen.
- Überprüfen und passen Sie regelmäßig Vorlagen an bei Änderungen in der Mitarbeiterverfügbarkeit oder Unternehmensbedürfnissen.
- Massenaktionen
- Verwenden Sie Massenaktionen (falls verfügbar) für wiederkehrende Planungsaufgaben, wie das Aktualisieren oder Entfernen von Schichten für mehrere Mitarbeiter.
- Schichtanpassungen
- Nutzen Sie Schichtbearbeitungs-Tools , um Anpassungen (Start-/Endzeit, Pausen) basierend auf aktuellen Bedürfnissen vorzunehmen.
- Wenden Sie Massenänderungen an , wenn mehrere Mitarbeiter die gleichen Anpassungen benötigen.
- Fähigkeitenabgleich
- Verwenden Sie Fähigkeitsfilter , um sicherzustellen, dass Mitarbeiter mit den erforderlichen Kompetenzen bestimmten Schichten zugewiesen werden.
- Beheben Sie Lücken in der Schichtabdeckung, in denen bestimmte Fähigkeiten fehlen.
- Überstunden- und Kostenmanagement
- Richten Sie Warnungen oder Hinweise für Überstundenlimits ein , um unnötige Arbeitskosten zu vermeiden.
- Überwachen Sie Schichtkosten , um sicherzustellen, dass die Arbeitskosten im Budget liegen, unter Verwendung von Tools zur Schichtkosten- und produktiven Stundenverfolgung.
- Kommunikation und Benachrichtigung
- Kommunizieren Sie den Zeitplan im Voraus an die Mitarbeiter über das Benachrichtigungssystem von Quinyx.
- Stellen Sie sicher, dass Mitarbeiter über etwaige Schichtänderungen oder neue Aufgaben über Qmail oder App-Benachrichtigungen informiert werden.
- Zeitplan Genehmigung
- Stellen Sie sicher, dass der Zeitplan von relevanten Stakeholdern genehmigt wurde bevor er veröffentlicht wird.
- Bestätigen Sie, dass alle geplanten Schichten ordnungsgemäß aktiviert und für das Personal sichtbar sind.
- Drucken und Verteilen
- Drucken Sie bei Bedarf oder exportieren Sie Zeitpläne für bestimmte Mitarbeiter oder Teams, um sicherzustellen, dass alle Details (Schichtzeiten, Pausen, Aufgaben) korrekt angezeigt werden.
- Überprüfen und anpassen
- Überprüfen Sie regelmäßig den Zeitplan auf Lücken oder Inkonsistenzen (z.B. unbesetzte Schichten oder Konflikte).
- Machen Sie bei Bedarf ad-hoc Anpassungen für kurzfristige Änderungen in der Verfügbarkeit oder betriebliche Anforderungen.
Häufig gestellte Fragen zum Zeitplan in Quinyx
- Was ist der schnellste Weg, verfügbare Mitarbeiter zu finden?
Verwenden Sie die Verfügbarkeits Funktion in Kombination mit der Fähigkeitsfilterung. Dies hilft Ihnen, schnell die am besten geeigneten Mitarbeiter für eine Schicht zu identifizieren. - Wie gehe ich mit komplexen Schichten mit mehreren Pausenperioden um?
Sie können mehrere Pausenperioden zu jedem Schichttyp hinzufügen, einschließlich der Einstellung von Pausen über Mitternacht. Stellen Sie sicher, dass Sie diese Schichten entsprechend Ihren Unternehmensrichtlinien oder Gewerkschaftsvorschriften konfigurieren. - Kann ich Bereitschafts- oder Standby-Schichten planen?
Ja, Quinyx unterstützt Bereitschafts- und Standby-Schichttypen, die es Ihnen ermöglichen, auf Notbesetzungsbedarf zu reagieren. Diese Schichten lösen keine Compliance-Warnungen aus und passen sich somit Ihren individuellen Vereinbarungen an. - Was ist, wenn ich Schichten für mehrere Mitarbeiter gleichzeitig ändern muss?
Die bevorstehende Funktion für Massenaktionen wird es Ihnen ermöglichen, Schichten in großem Umfang anzupassen. Dies ist besonders nützlich für kurzfristige Änderungen oder wenn ein Zeitplan für größere Teams erstellt wird.
Mit diesen Tools und Tipps können Sie Ihren Planungsprozess optimieren und Ihre Planungsbemühungen wesentlich effizienter gestalten. Mit neuen Funktionen wie Massenaktionen entwickelt sich Quinyx weiter, sodass der Zeitaufwand für die Erstellung von Zeitplänen reduziert werden kann, was Ihnen mehr Spielraum gibt, sich auf andere wichtige Managementaufgaben zu konzentrieren.
