Hur du maximerar skiftplaneringsprocessen
Uppdaterad
av
Leigh Hutchens
Planering och schemaläggning av anställda kan ofta kännas överväldigande, särskilt när du har ont om tid och behöver ta hänsyn till olika variabler som tillgänglighet, färdigheter och arbetslagar. Men med rätt tillvägagångssätt och några nyckeltips kan du effektivisera denna process i Quinyx och göra din planering mer effektiv. Här är hur du kommer igång:
Varför effektiv planering är viktigt
I Quinyx är planering kärnan i arbetskraftshantering. Det hjälper chefer att:
- Spara tid genom att automatisera repetitiva uppgifter.
- Optimera resursallokeringen genom att matcha anställdas färdigheter och tillgänglighet.
- Förbättra efterlevnaden av arbetslagar och interna policys.
Låt oss utforska några tidsbesparande knep som kan göra din schemaläggning mer effektiv.
Knep för snabbare schemaläggning
Här är några tips som kan hjälpa dig att få ut det mesta av Quinyx's schemaläggningsverktyg:
- Dra nytta av skifttyper för snabb planering
Använd förkonfigurerade skifttyper för att snabbt tilldela anställda till skift. Ange standardstart- och sluttider, samt färgkoder, för att få en snabb översikt av ditt schema. Detta sparar tid vid skapandet och ger ditt schema tydlighet. Läs mer om skifttyper. - Använd bulkåtgärder för repetitiva uppgifter
Som en del av vårt kommande initiativ kommer Quinyx att möjliggöra bulkåtgärder i Schemavyn. Du kommer att kunna tilldela skift, ändra tider och justera uppgifter för flera anställda samtidigt, vilket eliminerar repetitiva åtgärder och snabbar upp processen. - Smarta filter och sökningar
Använd filter, som färdigheter eller skifttyper, för att snabbt hitta rätt anställda för ett skift. Chefer kan söka efter specifika kriterier (t.ex. färdigheter, platser eller roller), vilket gör det enklare att se till att du har rätt personal på rätt skift utan att behöva gå igenom hela anställdelistan. - Kopiera skiftkonfigurationer
Om du ofta återanvänder liknande skiftmönster eller scheman, dra nytta av kopieringsfunktionen för att snabbt replikera skift, vilket sparar dig från att behöva börja om från början. - Skapa delade skifttyper
Genom att skapa delade skift på kontonivå säkerställer du konsistens över alla enheter. Detta kan spara tid vid konfiguration och upprätthålla en standardiserad schemaläggningspraxis över hela din organisation. - Använd dra-och-släpp-funktionalitet vid schemaläggning
Utnyttja Quinyx's dra-och-släpp-funktionalitet i Schemavyn, vilket gör det möjligt för dig att snabbt flytta, kopiera eller omplacera skift.
- Flytta: Dra ett skift för att omtilldela mellan anställda.
- Kopiera: Håll ned CTRL (Windows) eller Option (macOS) medan du drar för att duplicera.
- Omplacera: Justera skifttider genom att dra inom schemat.
- Integrera AI i din schemaläggningsprocess
Överväg att köpa och använda Quinyx AI prognosmodul. för att skapa exakta, hyperlokala prognoser med historiska data, vilket optimerar bemanningen för effektiv schemaläggning.
Anpassa till Data och Event: Se till att prognoser tar hänsyn till förändringar som öppettider eller speciella evenemang genom att manuellt köra algoritmen eller vänta på automatiserade uppdateringar för att återspegla korrekta behov av bemanning. Läs mer här.
Grundschema: ett kraftfullt verktyg för långsiktig planering
Ett grundschema i Quinyx gör det möjligt för chefer att skapa en återkommande schemamall som kan rullas ut över valfri period. Det är perfekt för hantering av långsiktiga skift som följer ett regelbundet rotationsmönster. Så här får du ut mesta möjliga av grundschema:
- Skapa ett grundschema: Navigera till alternativet "Grundschema" under menyn "Schema". När du har skapat ett grundschema kan det tillämpas upprepade gånger, vilket sparar tid för framtida utrullningar.
- Utrullning av schemat: Efter att ha skapat grundsschemat måste du rulla ut det för att göra det aktivt. Detta gör att du kan tillämpa schemat på specifika datum och anställda, vilket gör det synligt och funktionellt.
- Viktiga funktioner:
- Antal anställda: Spåra hur många anställda som för närvarande är schemalagda eller frånvarande med hjälp av verktyget för antal anställda i grundsschemat, vilket hjälper dig att upprätthålla korrekta bemanningsnivåer.
- Timantal på skift: Se enkelt hur många timmar varje skift täcker i grundsschemat, vilket hjälper dig att hantera arbetskostnader och säkerställa efterlevnad.
- Visa anställningsstatus: Grundschema ger detaljer om anställdas avtal, roller och anställningsstatus, vilket säkerställer att scheman är i enlighet med aktiva avtal.
- Återanvändning av grundschema: Grundschema är utformade för att vara återanvändbara. Välj helt enkelt de datum då du vill att schemat ska gälla och rulla ut det för så många cykler som behövs.
- Utskrift av grundschema: Du kan enkelt skriva ut grundschema för referens eller fördelning av anställda, med hjälp av utskriftsfunktionen som är inbyggd i Quinyx. Detta alternativ låter dig anpassa informationen som visas baserat på dina behov, såsom skiftkommentarer, rasttider och visningslägen.
Anställd schemaläggningschecklista för Quinyx WFM
- Skiftplanering
- Skapa och konfigurera lämpliga skifttyper (t.ex. morgon, kväll, specifika uppgifter som admin, kassör).
- Tilldela färger och standardtider till skift för enkel visualisering och hantering.
- Använd skiftmallar för att snabba upp tilldelningen av vanligt använda skift.
- Anställd tillgänglighet
- Verifiera anställdas tillgänglighet och uppdatera regelbundet.
- Se till att skift tilldelas anställda som är tillgängliga och har de nödvändiga färdigheterna.
- Kontrollera eventuella frånvaroansökningar eller godkänd ledighet.
- Efterlevnad och arbetslagar
- Följ lokala arbetslagar gällande maximala arbetstimmar, minimirestperioder och övertid.
- Se till att skifttyper är konfigurerade med raster för att uppfylla efterlevnadskraven.
- Använd varningar För att schemalägga anställda utan nödvändiga färdigheter eller som kan bryta mot efterlevnadsregler.
- Grundschema inställningar
- Skapa eller uppdatera grundscheman för återkommande mönster.
- Rulla ut grundschema för den kommande perioden (t.ex. vecka, månad) för att spara tid på manuell schemaläggning.
- Granska och justera regelbundet grundscheman för förändringar i anställdas tillgänglighet eller företagets behov.
- Bulkåtgärder
- Använd bulkåtgärder (om tillgängligt) för repetitiva schemaläggningsuppgifter, som att uppdatera eller ta bort skift för flera anställda.
- Skiftändringar
- Använd skiftredigeringsverktyg för att göra justeringar (start/slut tid, pauser) baserat på aktuella behov.
- Tillämpa massändringar om flera anställda kräver samma ändringar.
- Färdighetsmatchning
- Använd färdighetsfilter för att säkerställa att anställda med nödvändiga kompetenser tilldelas specifika skift.
- Åtgärda eventuella luckor i skifttäckning där specifika färdigheter saknas.
- Övertid och kostnadsstyrning
- Ställ in varningar eller varningar för övertidsgränser för att undvika onödiga arbetskostnader.
- Övervaka skiftkostnader för att säkerställa att arbetskraften är inom budget, genom att använda skiftkostnads- och produktivitetsspårningsverktyg.
- Kommunikation och meddelanden
- Kommunicera schemat till anställda i förväg via Quinyx's notifikationssystem.
- Se till att anställda informeras om eventuella skiftförändringar eller nya uppdrag genom Qmail eller appmeddelanden.
- Schemagodkännande
- Se till att schemat har godkänts av relevanta intressenter innan det rullas ut.
- Bekräfta att alla planerade skift är korrekt aktiverade och synliga för personalen.
- Utskrift och distribution
- Vid behov, skriv ut eller exportera scheman för specifika anställda eller team, och se till att alla detaljer (skifttider, raster, uppgifter) visas korrekt.
- Granska och justera
- Granska regelbundet schemat för eventuella luckor eller inkonsekvenser (t.ex. otilldelade skift eller konflikter).
- Gör ad hoc-justeringar vid behov för sista minuten-ändringar i tillgänglighet eller operativa behov.
Vanliga frågor om schemaläggning i Quinyx
- Vad är det snabbaste sättet att hitta tillgängliga anställda?
Använd tillgänglighetsfunktionen kombinerat med färdighetsfiltrering. Detta hjälper dig att snabbt identifiera de bäst lämpade anställda för ett skift. - Hur hanterar jag komplexa skift med flera raster?
Du kan lägga till flera raster till vilken skifttyp som helst, inklusive att sätta raster över midnatt. Se till att konfigurera dessa skift för att återspegla ditt företags policyer eller fackföreningens regler. - Kan jag schemalägga jour- eller beredskapsskift?
Ja, Quinyx stödjer jour- och beredskapsskifttyper, vilket gör att du kan hantera akuta bemanningsbehov. Dessa skift kommer inte att utlösa varningar om efterlevnad, vilket säkerställer att de passar in i dina unika avtal om arbetskraft. - Vad gör jag om jag behöver ändra skift för flera anställda samtidigt?
Den kommande funktionen för bulkåtgärder kommer att tillåta dig att justera skift i stor skala. Detta är särskilt användbart för sista minuten-ändringar eller när du rullar ut ett schema över större team.
Genom att använda dessa verktyg och tips kan du effektivisera din planeringsprocess och göra dina schemaläggningsinsatser mycket mer effektiva. När Quinyx utvecklas med nya funktioner, som bulkåtgärder, kan den tid du spenderar på schemaläggning minskas, vilket ger dig mer utrymme att fokusera på andra viktiga ledningsuppgifter.
