Gedeeld Beheer van Werknemersafwezigheid
Updated
by
Victor Jespersen
De Shared Employee Absence Management (SEAM) functionaliteit biedt extra mogelijkheden in Quinyx voor het beheer van gedeelde werknemer absenties; werken over meerdere units, waardoor het voor managers gemakkelijker wordt om actie te ondernemen en voor werknemers om verlof aan te vragen, ongeacht in welke unit ze werken. En het stelt gedeelde werknemers in staat om absentieverzoeken naar de juiste managers te sturen op basis van waar ze daadwerkelijk zijn ingepland, en voor die gedeelde unit managers om actie te ondernemen zonder andere units te beïnvloeden.
Configuratie
Activering van SEAM-module
Modulenaam: Cross-unit absentiebeheer
- Werknemers met de gedeelde units geconfigureerd kunnen nu managers uit hun gedeelde units selecteren bij het verzenden van een absentieverzoek.
- Managers van de gedeelde units van een werknemer kunnen absentieverzoeken ontvangen en verwerken, d.w.z. niet beperkt tot alleen de basisunit.
Voor werknemers om een manager uit andere gedeelde units te kunnen selecteren om het absentieverzoek door te sturen, moet de functionaliteit Selecteer manager bij absentieverzoek ook worden ingeschakeld in de Geavanceerde unitinstellingen.
Hoe het werkt
Werknemer workflow
Indienen van absentieverzoek
Met de SEAM-module geactiveerd, wanneer een gedeelde werknemer absentieverzoeken indient via de mobiele app:
- De app toont een uitgebreid dropdown-menu, waarmee werknemers kunnen kiezen naar welke manager van de gedeelde unit het absentieverzoek wordt doorgestuurd.
- Werknemers kunnen alle managers in hun gedeelde units zien en selecteren.
- Werknemers kunnen slechts één manager per absentieverzoek selecteren.
In de voorbeeld-GIF hieronder is Callum een werknemer die gedeeld is over units: Winkel 1, Winkel 2 en Winkel 3.
Manager workflow voor absentieverzoeken
Acties voor geselecteerde managers (thuis of elders)
- De gekozen manager ontvangt het absentieverzoek met volledige context.
- Kan de absentie goedkeuren of weigeren.
- Kan actie ondernemen op diensten binnen hun eigen unit.
- Diensten in andere units zijn standaard niet toegewezen.
In de voorbeeld-GIF hieronder vraagt Callum een absentie aan voor een week waarin diensten zijn ingepland in drie van zijn gedeelde units. Deze weergave toont hoe het absentieverzoek verschijnt in de planningweergave voor de geselecteerde manager d.w.z. de manager die door de werknemer is geselecteerd bij het indienen van de absentieaanvraag.
Acties voor niet-geselecteerde unitmanagers
- Kan de absentieaanvraag alleen in de planning bekijken in de roosterview.
- Kan geen actie ondernemen of beslissingen nemen over de aanvraag of bijbehorende diensten.
In de onderstaande screenshot kan de andere niet-geselecteerde unitmanager (Winkel 2) de in behandeling zijnde absentieaanvraag zien.
Basisunitmanager (indien niet geselecteerd)
- Kan de absentieaanvraag alleen in de planning bekijken in de roosterview.
- Kan geen actie ondernemen of beslissingen nemen over de aanvraag of bijbehorende diensten.
Uitkomsten van absentieaanvragen
Goedgekeurd
Wanneer de absentieaanvraag is goedgekeurd door de geselecteerde manager:
- Absentiedienst wordt aangemaakt.
- De werknemer ontvangt een in-app melding.
- Betrokken unitmanagers (d.w.z. gedeelde units die een dienst hebben gepland in de absentieperiode die wordt beïnvloed door de absentiegoedkeuring) ontvangen een melding dat hun geplande dienst is toegewezen vanwege absentiegoedkeuring.
Geweigerd
Het absentieverzoek is geweigerd door de geselecteerde manager:
- Het absentieverzoek wordt uit de planning verwijderd.
- Werknemer ontvangt een in-app melding.
Machtigingen & zichtbaarheid
Rol | Kan beslissen over het absentieverzoek | Kan handelen op eigen unit diensten | Kan handelen op diensten van andere units | Kan het absentieverzoek in de planning bekijken |
Geselecteerde manager (basis of extern) | Ja | Ja | Nee (diensten van andere units zijn standaard niet toegewezen) | Ja |
Niet-geselecteerde externe unit manager | Nee | Nee | Nee | Ja |
Basisunit manager (niet geselecteerd) | Nee | Nee | Nee (diensten van andere units zijn standaard niet toegewezen) | Ja |
