Gemeinsame Mitarbeiterabwesenheitsverwaltung
Updated
durch
Victor Jespersen
Die Funktionalität des Shared Employee Absence Management (SEAM) ermöglicht zusätzliche Funktionen in Quinyx für die Verwaltung von Abwesenheiten gemeinsamer Mitarbeiter; das Arbeiten über mehrere Einheiten hinweg erleichtert es Managern, Maßnahmen zu ergreifen, und Mitarbeitern, Urlaub zu beantragen, unabhängig davon, in welcher Einheit sie arbeiten. Es ermöglicht gemeinsamen Mitarbeitern, Abwesenheitsanfragen an die richtigen Manager zu leiten, basierend darauf, wo sie tatsächlich eingeplant sind, und für diese Manager der gemeinsamen Einheiten Maßnahmen zu ergreifen, ohne andere Einheiten zu beeinträchtigen.
Konfiguration
Aktivierung des SEAM-Moduls
Modulname: Einheitenübergreifendes Abwesenheitsmanagement
- Mitarbeiter mit konfigurierten gemeinsamen Einheiten können nun Manager aus ihren gemeinsamen Einheiten auswählen, wenn sie eine Abwesenheitsanfrage senden.
- Manager aus den gemeinsamen Einheiten eines Mitarbeiters können Abwesenheitsanfragen empfangen und bearbeiten, d.h. nicht nur auf die Heimeinheit beschränkt.
Damit Mitarbeiter einen Manager aus anderen geteilten Einheiten auswählen können, um den Abwesenheitsantrag weiterzuleiten, muss die Funktionalität Manager bei Abwesenheitsantrag auswählen ebenfalls im Erweiterte Einheiteneinstellungen.
Funktionsweise
Mitarbeiter-Workflow
Abwesenheitsantrag-Einreichung
aktiviert sein. Mit dem aktivierten SEAM-Modul, wenn ein geteilter Mitarbeiter Abwesenheitsanträge über die mobile App einreicht:
- Die App zeigt ein erweitertes Dropdown-Menü, das es den Mitarbeitern ermöglicht, auszuwählen, zu welchem Manager der geteilten Einheit der Abwesenheitsantrag weitergeleitet werden soll.
- Mitarbeiter können alle Manager in ihren geteilten Einheiten sehen und auswählen.
- Mitarbeiter können pro Abwesenheitsantrag nur einen Manager auswählen.
Im untenstehenden GIF-Beispiel ist Callum ein Mitarbeiter, der über die Einheiten Store 1, Store 2 und Store 3 geteilt ist.
Manager-Workflow für Abwesenheitsanträge
Aktionen für ausgewählte Manager (anwesend oder abwesend)
- Der ausgewählte Manager erhält den Abwesenheitsantrag mit vollständigem Kontext.
- Kann die Abwesenheit genehmigen oder ablehnen.
- Kann Maßnahmen zu Schichten innerhalb ihrer eigenen Einheit ergreifen.
- Schichten in anderen Einheiten sind standardmäßig nicht zugewiesen.
Im untenstehenden GIF-Beispiel beantragt Callum eine Abwesenheit für eine Woche, in der Schichten in drei seiner geteilten Einheiten geplant sind. Diese Ansicht zeigt, wie der Abwesenheitsantrag in der Zeitplanansicht für den ausgewählten Manager erscheint d.h., der vom Mitarbeiter bei der Einreichung des Abwesenheitsantrags ausgewählte Manager.
Aktionen für nicht ausgewählte Einheitsmanager
- Kann den Abwesenheitsantrag in der Zeitplanansicht nur zur Planung einsehen.
- Kann keine Maßnahmen ergreifen oder Entscheidungen über den Antrag oder die zugehörigen Schichten treffen.
Im untenstehenden Screenshot kann der andere nicht ausgewählte Einheitsmanager (Store 2) den ausstehenden Abwesenheitsantrag sehen.
Heimeinheitsmanager (wenn nicht ausgewählt)
- Kann den Abwesenheitsantrag in der Zeitplanansicht nur zur Planung einsehen.
- Kann keine Maßnahmen ergreifen oder Entscheidungen über den Antrag oder die zugehörigen Schichten treffen.
Ergebnisse des Abwesenheitsantrags
Genehmigt
Wenn der Abwesenheitsantrag vom ausgewählten Manager genehmigt wird:
- Abwesenheitsschicht wird erstellt.
- Der Mitarbeiter erhält eine In-App-Benachrichtigung.
- Betroffene Einheitsmanager (d.h. gemeinsame Einheiten, die eine Schicht im Abwesenheitszeitraum geplant haben, die von der Abwesenheitsgenehmigung betroffen ist) erhalten eine Benachrichtigung, dass ihre geplante Schicht aufgrund der Abwesenheitsgenehmigung nicht zugewiesen ist.
Abgelehnt
Der Abwesenheitsantrag wird vom ausgewählten Manager abgelehnt:
- Der Abwesenheitsantrag wird aus dem Zeitplan entfernt.
- Der Mitarbeiter erhält eine In-App-Benachrichtigung.
Berechtigungen & Sichtbarkeit
Rolle | Kann über den Abwesenheitsantrag entscheiden | Kann in eigenen Einheits-Schichten agieren | Kann in Schichten anderer Einheiten agieren | Kann den Abwesenheitsantrag im Zeitplan einsehen |
Ausgewählter Manager (Heim oder abwesend) | Ja | Ja | Nein (Schichten anderer Einheiten sind standardmäßig nicht zugewiesen) | Ja |
Nicht ausgewählter abwesender Einheitsmanager | Nein | Nein | Nein | Ja |
Heimeinheit-Manager (nicht ausgewählt) | Nein | Nein | Nein (Schichten anderer Einheiten sind standardmäßig nicht zugewiesen) | Ja |
