Delad hantering av frånvaro för anställda
Uppdaterad
av
Victor Jespersen
Funktionen Shared Employee Absence Management (SEAM) möjliggör ytterligare funktioner i Quinyx för hantering av frånvaro för delade anställda; arbete över flera enheter, vilket gör det enklare för chefer att vidta åtgärder och för anställda att begära ledighet, oavsett vilken enhet de arbetar i. Och kommer att möjliggöra för delade anställda att skicka frånvaroförfrågningar till rätt chefer baserat på var de faktiskt är schemalagda, och för dessa chefer på delade enheter att vidta åtgärder utan att påverka andra enheter.
Konfiguration
Aktivering av SEAM-modul
Modulnamn: Enhetsöverskridande frånvaro hantering
- Anställda med de delade enheterna konfigurerade kan nu välja chefer från sina delade enheter när de skickar en frånvaroansökan.
- Chefer från en anställds delade enheter kan ta emot och behandla frånvaroförfrågningar, dvs. inte begränsat till bara hemmaenheten.
För att anställda ska kunna välja en chef från andra delade enheter för att dirigera frånvaroansökan, måste funktionen Välj chef vid frånvaroansökan också vara aktiverad i Avancerade enhetsinställningar.
Hur det fungerar
Anställdas arbetsflöde
Inlämning av frånvaroansökan
Med SEAM-modulen aktiverad, när en delad anställd skickar in frånvaroansökan via mobilappen:
- Appen ska visa en utökad drop-down meny som gör det möjligt för anställda att välja vilken chef för delad enhet frånvaroansökan ska dirigeras till.
- Anställda kan se och välja bland alla chefer i sina delade enheter.
- Anställda kommer endast att kunna välja en chef per frånvaroansökan.
I GIF-exemplet nedan är Callum en anställd som delas över enheter: Butik 1, Butik 2 och Butik 3.
Chefens arbetsflöde för frånvaroansökan
Åtgärder för valda chefer (hemma eller borta)
- Den valda chefen får frånvaroansökan med full kontext.
- Kan godkänna eller avslå frånvaron.
- Kan vidta åtgärder på skift inom sin egen enhet.
- Skift i andra enheter är som standard oassignerade.
I GIF-exemplet nedan begär Callum frånvaro för en vecka som har skift schemalagda i tre av hans delade enheter. Denna vy visar hur frånvaroansökan visas i schemavisningen för den valda chefen dvs. den chef som valts av den anställda vid inlämning av frånvaroansökan.
Åtgärder för icke-valda enhetschefer
- Kan endast se frånvaroansökan i schemavyn för planering.
- Kan inte vidta åtgärder eller fatta beslut om ansökan eller associerade skift.
I skärmbilden nedan kan den andra icke-valda enhetschefen (Butik 2) se den väntande frånvaroansökan.
Hemmaenhetschef (Om inte vald)
- Kan endast se frånvaroförfrågan i schemavisningen för planering.
- Kan inte vidta åtgärder eller fatta beslut om förfrågan eller associerade skift.
Utfall av frånvaroansökan
Godkänd
När frånvaroansökan godkänns av den valda chefen:
- Ett frånvaroskift skapas.
- Den anställda får en notifikation i appen.
- Berörda enhetschefer (dvs. delade enheter som har ett skift schemalagt under frånvaroperioden som påverkas av frånvarogodkännandet) får en notifikation om att deras schemalagda skift är oassignerat på grund av frånvarogodkännandet.
Nekad
Frånvaroansökan nekas av den valda chefen:
- Frånvaroansökan tas bort från schemat.
- Anställd får en notifikation i appen.
Behörigheter & synlighet
Roll | Kan besluta om frånvaroansökan | Kan agera på egna enhetens skift | Kan agera på andra enheters skift | Kan se frånvaroansökan i schemat |
Vald chef (hemma eller borta) | Ja | Ja | Nej (andra enheters skift är oallokerade som standard) | Ja |
Icke-vald bortachef | Nej | Nej | Nej | Ja |
Hemmaenhetschef (inte vald) | Nej | Nej | Nej (andra enheters skift är oallokerade som standard) | Ja |
