Delad anställd frånvarohantering FAQ
Uppdaterad
av
Daniel Sjögren
Syftet med denna artikel är att försöka besvara de vanligaste frågorna angående Shared Employee Absence Management (SEAM). Med tiden kommer denna FAQ att uppdateras med fler frågor och svar.
För att bättre förstå SEAM-funktionaliteten, låt oss börja med ett exempel på en anställd, Callum Hanson, som delas och schemaläggs över tre enheter: Butik 1, Butik 2 och Butik 3 från 15 till 19 december 2025. Låt oss säga att Callum har:
- Skift i Butik 1 på måndag och onsdag
- Skift i Butik 2 på tisdag och torsdag
- Skift i Butik 3 på fredag
F: Vad händer när Callum begär frånvaro den veckan?
S: Frånvaron gäller för alla schemalagda skift under den perioden, oavsett vilken enhets chef som godkänner begäran.
F: Spelar det någon roll vilken chef från den valda enheten som godkänner frånvaron?
S: Nej. Låt oss säga att Callum väljer chefen Justin Guss från Butik 3 för att granska frånvarobegäran. I detta fall kan Justin Guss och andra chefer i Butik 3 med behörigheter från Butik 3 besluta om denna frånvarobegäran.
Även om frånvaroansökan riktas till och godkänns av endast en chef, gäller godkännandet globalt för den anställda under den begärda tidsperioden.
När det har godkänts:
- Alla skift för den anställda inom frånvaroperioden påverkas
- Detta inkluderar skift som är schemalagda i andra enheter (Butik 1 och Butik 2)
F: Vad händer med skift i de andra enheterna efter godkännande?
S: När frånvaron godkänns:
- Skift i alla berörda enheter avbokas automatiskt (i detta exempel Butik 1 och 2)
- Cheferna för de andra enheterna får en avisering, och dessa chefer förväntas vidta lämpliga åtgärder för sina skift.
Detta säkerställer att varje enhet behåller kontrollen över hur obemannade skift hanteras.
F: Kommer löneposter att beräknas korrekt över enheterna?
S: Ja.
Ur ett löne- och rapporteringsperspektiv:
- Delar systemet frånvarotimmarna baserat på var den anställda var schemalagd
- Tilldelar frånvarotimmar till rätt enhet och dag
För ovanstående exempel:
- Butik 1: skift på måndag och onsdag
- Butik 2: skift på tisdag och torsdag
- Butik 3: skift på fredag
Löneposterna kommer att korrekt registrera:
- Frånvarotimmar för Butik 1 (mån & ons)
- Frånvarotimmar för Butik 2 (tis & tor)
- Frånvarotimmar för Butik 3 (fre)
Ingen manuell justering av löneposter krävs.
Till exempel i skärmbilden nedan för butik 2 den 18:e (tor), kommer frånvarolönen att genereras för de underliggande skifttimmarna som påverkas av den frånvarogodkännandet.
F: Vad kommer chefer att se i användargränssnittet?
S: Godkännandechefer kommer endast att se effekten av frånvaron inom sin egen enhet. I vårt exempel:
- Butik 1 och 2 chefer kommer att se frånvaron påverka vissa skift i deras enhet men inte detaljerna om det.
- Butik 3 chef kommer endast att se Butik 3 skift.
Chefer ser för närvarande inte en kombinerad, enhetsöverskridande visuell representation av den anställdes frånvaro som påverkar lönen.
I skärmbilden nedan för godkännandechefen från Butik 3, kan du se frånvaron som påverkar deras enhetsskift:
Däremot kan de andra enhetscheferna, till exempel butik 2, se att frånvaroskiftet påverkar befintliga skift men ger inte detaljer och tider.
F: Är detta förväntat beteende?
S: Detta är ett designat systembeteende, och denna begränsade enhetsöverskridande synlighet av frånvaro i användargränssnittet är en känd visuell begränsning.
En förbättring för att ge bättre enhetsöverskridande synlighet för delade anställda övervägs för en framtida version.
