Goedkeuringsstroom plannen
Updated
by
Daniel Sjögren
De onderliggende zakelijke behoefte die we mogelijk maken met de planning goedkeuringsstroom is het waarborgen van geautomatiseerde communicatie tussen de planner en de toegewezen goedkeurder. Dit betekent dat handmatig geschreven Qmails als communicatiemiddel worden vervangen door geautomatiseerde Qmails en pushmeldingen tussen de planner en de toegewezen goedkeurder.
We bieden tweelaagse goedkeuring in de workflow. Deze behoefte komt voornamelijk van onze Duitse klanten, met name die met een ondernemingsraad in hun bedrijf. In hun geval zou de ondernemingsraad als tweede niveau de planning op eerlijkheid en verschillende arbeidswetregels controleren, nadat de manager goedkeuring heeft gegeven. Daarna zouden zij de definitieve goedkeuring van de planning geven.
Instellen
Activering van deze workflow bevindt zich in de geavanceerde instellingen van de unit. Onder de subsectie Misc. bevindt zich een dropdown-menu genaamd Schedule approval. Hier kunt u kiezen of u één stap of twee stappen goedkeuring wilt. Als u de tweelaagse workflow wilt activeren, selecteert u Two-step approval en wijst u rollen toe die verantwoordelijk zijn voor de goedkeuring.
In het goedkeuringsproces worden alle personen opgenomen die een rol (direct of geërfd) hebben op die unit en leestoegang hebben tot de planningstoestemming.
Planner vraagt goedkeuring en publiceert
Vanuit het perspectief van een planner blijft de workflow hetzelfde als bij de goedkeuringsworkflow met één niveau. Door te klikken op de knop Verzoek om goedkeuring en publicatie wordt een nieuw venster geopend waarin de planner de periode kan selecteren die moet worden goedgekeurd en gepubliceerd. Door te klikken op de knop Verzoek verzenden wordt de toegewezen goedkeurder van het eerste niveau op de hoogte gesteld van het in behandeling zijnde verzoek.
Feedback geven op de beoordeelde planning - eerste niveau
Vanuit het perspectief van de goedkeurder van het eerste niveau blijft de workflow hetzelfde. Het enige verschil is dat in dit geval, nadat de goedkeurder van het eerste niveau de planning heeft goedgekeurd, een melding wordt verzonden naar de goedkeurder van het tweede niveau. De planning wordt pas gepubliceerd nadat de goedkeurder van het tweede niveau zijn feedback heeft gegeven. We hebben een bericht toegevoegd onder het opmerkingenveld dat de workflow uitlegt.
Feedback geven over de beoordeelde planning - tweede niveau
De goedkeurder van het tweede niveau zal dezelfde Planningen gebruiken om de sectie binnen het meldingenpaneel goed te keuren. In dat gedeelte tonen we in behandeling zijnde aanvragen met informatie over wie de goedkeuring heeft aangevraagd, voor welke periode, wanneer die aanvraag is verzonden en in welke fase van het proces de aanvraag zich bevindt. We geven ook informatie over goedkeuring op het eerste niveau.
Na het beoordelen van de planning en ervoor te zorgen dat deze is opgesteld volgens arbeidswetten en -regels, kan de goedkeurder van het tweede niveau feedback geven aan de planner door het verzoek goed te keuren of af te wijzen. Als het verzoek wordt goedgekeurd, wordt de planning ook gepubliceerd voor de werknemers voor die geselecteerde periode. Als het verzoek wordt afgewezen, moet de goedkeurder met de planner communiceren over de noodzakelijke wijzigingen om de planning goedgekeurd te krijgen.
Communicatie tussen planners en goedkeurders wordt ondersteund met geautomatiseerde Qmails. Voor transparantiedoeleinden wordt feedback van het tweede niveau (goedkeuring of afwijzing) naar zowel de planner als de goedkeurder van het eerste niveau gestuurd.
Intrekken van in behandeling zijnde goedkeuringsverzoek voor planning
We hebben de mogelijkheid toegevoegd voor planners om in behandeling zijnde goedkeuringsverzoeken voor de planning in te trekken.
Als de planner besluit het verzoek in te trekken, worden alle toegewezen goedkeurders op de hoogte gebracht van deze actie, zodat ze kunnen stoppen met het beoordelen van de planning voor die periode. Voor de opzet met twee niveaus van goedkeuring ontvangen goedkeurders van het tweede niveau deze melding alleen als het verzoek in behandeling was voor hun beoordeling (eerste niveau goedkeuring is afgerond). De optie om het verzoek in te trekken is beschikbaar voor elke manager die toegang heeft tot de roosterview.
Bij het openen van het modal voor goedkeuring en publicatie van de planning, krijgt de manager deze opties te zien:
Door te klikken op Verzoek intrekken, wordt er een nieuw modal geopend waarin de actie moet worden bevestigd:
Na het klikken op Ja wordt het verzoek ingetrokken en wordt er automatisch een Qmail verzonden naar de goedkeurders over deze actie:
