Planen Sie den Genehmigungsablauf
Updated 1 month ago
durch
Leigh Hutchens
Die zugrunde liegende Geschäftsanforderung, die wir mit dem Plangenehmigungsablauf ermöglichen, besteht darin, die automatisierte Kommunikation zwischen dem Planer und dem zugewiesenen Genehmiger sicherzustellen. Das bedeutet, dass manuell verfasste Qmails als Kommunikationsmittel durch automatisierte Qmails und Push-Benachrichtigungen zwischen Planer und zugewiesenem Genehmiger ersetzt werden.
Wir bieten eine zweistufige Genehmigung im Workflow. Dieser Bedarf kommt von unseren deutschen Kunden, hauptsächlich von denen mit einem Betriebsrat in ihrem Unternehmen. In ihrem Fall würde der Betriebsrat als zweite Ebene nach Zustimmung des Vorgesetzten die Fairness Zeitplan und unterschiedliche arbeitsrechtliche Regelungen prüfen. Danach würden sie den Zeitplan endgültig genehmigen.
Aufstellen
Die Aktivierung dieses Workflows erfolgt in den erweiterten Einheiteneinstellungen der Einheit. Unter Sonstiges . Unterabschnitt gibt es ein Dropdown-Menü mit dem Namen Zeitplangenehmigung . Hier können Sie wählen, ob Sie eine einstufige oder zweistufige Genehmigung wünschen. Wenn Sie den zweistufigen Workflow aktivieren möchten, wählen Sie Zweistufige Genehmigung und weisen Sie für die Genehmigung verantwortliche Rollen zu.
In den Genehmigungsprozess schließen wir alle Personen ein, die eine Rolle (direkt oder geerbt) in dieser Einheit und Lesezugriff auf die Planungserlaubnis haben.
Planer beantragt Genehmigung und Veröffentlichung
Aus der Sicht eines Planers bleibt der Ablauf derselbe wie beim einstufigen Genehmigungsablauf. Durch Klicken auf Genehmigung beantragen und veröffentlichen wird ein neues Fenster geöffnet, in dem der Planer den Zeitraum auswählen kann, der genehmigt und veröffentlicht werden muss. Durch Klicken auf die Schaltfläche Anfrage senden wird der zugewiesene Genehmiger der ersten Ebene über die ausstehende Anfrage benachrichtigt.
Bereitstellung von Feedback zum überprüften Zeitplan – erste Ebene
Aus Sicht des Genehmigers der ersten Ebene bleibt der Ablauf gleich. Der einzige Unterschied besteht darin, dass in diesem Fall, nachdem der Genehmiger der ersten Ebene den Zeitplan genehmigt hat, eine Benachrichtigung an den Genehmiger der zweiten Ebene gesendet wird. Der Zeitplan wird erst veröffentlicht, wenn der Genehmiger der zweiten Ebene sein Feedback gibt. Wir haben unter dem Kommentarfeld eine Nachricht hinzugefügt, die den Ablauf erklärt.
Feedback zum überprüften Zeitplan geben – zweite Ebene
Der Genehmiger der zweiten Ebene verwendet denselben Abschnitt „Zeitpläne zum Genehmigen“ im Benachrichtigungsbereich. In diesem Abschnitt zeigen wir ausstehende Anfragen mit den Informationen an – wer die Genehmigung angefordert hat, für welchen Zeitraum und wann diese Anfrage gesendet wurde. Außerdem informieren wir Sie über die First-Level-Zulassung.
Nachdem der Zeitplan überprüft und sichergestellt wurde, dass er gemäß den Arbeitsgesetzen und -vorschriften erstellt wurde, kann der Genehmiger der zweiten Ebene dem Planer Feedback geben, indem er die Anfrage genehmigt oder ablehnt. Wenn der Antrag genehmigt wird, wird durch diese Aktion auch der Zeitplan für den ausgewählten Zeitraum für die Mitarbeiter veröffentlicht. Wenn die Anfrage abgelehnt wird, muss der Genehmiger dem Planer die notwendigen Änderungen mitteilen, damit der Zeitplan genehmigt werden kann.
Die Kommunikation zwischen Planern und Genehmigern wird durch automatisierte Qmail s unterstützt. Aus Transparenzgründen wird Feedback von der zweiten Ebene (Genehmigung oder Ablehnung) sowohl an den Planer als auch an den Genehmiger der ersten Ebene gesendet.
