Planen Sie den Genehmigungsablauf
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durch
Daniel Sjögren
Der zugrundeliegende Geschäftsbedarf, den wir mit dem Genehmigungsablauf des Zeitplans ermöglichen, ist die Sicherstellung einer automatisierten Kommunikation zwischen dem Planer und dem zugewiesenen Genehmiger. Dies bedeutet, dass manuell geschriebene Qmails als Kommunikationsmittel durch automatisierte Qmails und Push-Benachrichtigungen zwischen dem Planer und dem zugewiesenen Genehmiger ersetzt werden.
Wir bieten eine zweistufige Genehmigung im Workflow an. Dieser Bedarf kommt von unseren deutschen Kunden, hauptsächlich von denen mit einem Betriebsrat in ihrem Unternehmen. In ihrem Fall würde nach der Genehmigung durch den Manager der Betriebsrat als zweite Stufe die Fairness des Zeitplans und verschiedene Arbeitsrechtsgesetze überprüfen. Danach würden sie die endgültige Genehmigung des Zeitplans erteilen.
Einrichten
Die Aktivierung dieses Workflows befindet sich in den erweiterten Einheitseinstellungen der Einheit. Unter der Misc. Untersektion gibt es ein Dropdown-Menü namens Zeitplangenehmigung. Hier können Sie auswählen, ob Sie eine einstufige oder zweistufige Genehmigung wünschen. Wenn Sie den zweistufigen Workflow aktivieren möchten, wählen Sie Zwei-Stufen-Genehmigung und weisen Sie die für die Genehmigung verantwortlichen Rollen zu.
Im Genehmigungsprozess werden alle Personen einbezogen, die eine Rolle (direkt oder vererbt) in dieser Einheit haben und Lesezugriff auf die Zeitplanungsberechtigung haben.
Planer beantragt Genehmigung und Veröffentlichung
Aus der Sicht eines Planers bleibt der Ablauf gleich wie bei einem einstufigen Genehmigungsablauf. Durch Klicken auf die Schaltfläche Genehmigung beantragen und Veröffentlichung wird ein neues Fenster geöffnet, in dem der Planer den Zeitraum auswählen kann, der genehmigt und veröffentlicht werden soll. Durch Klicken auf die Schaltfläche Anfrage senden wird der zugewiesene Genehmiger der ersten Ebene über die ausstehende Anfrage benachrichtigt.
Feedback zum überprüften Zeitplan - erste Ebene
Aus der Sicht des Genehmigers der ersten Ebene bleibt der Ablauf gleich. Der einzige Unterschied besteht darin, dass in diesem Fall, nachdem der Genehmiger der ersten Ebene den Zeitplan genehmigt hat, eine Benachrichtigung an den Genehmiger der zweiten Ebene gesendet wird. Der Zeitplan wird erst veröffentlicht, wenn der Genehmiger der zweiten Ebene sein Feedback abgibt. Wir haben eine Nachricht unter dem Kommentarfeld hinzugefügt, die den Ablauf erklärt.
Feedback zum überprüften Zeitplan geben - zweite Ebene
Der Genehmiger der zweiten Ebene verwendet denselben Abschnitt "Zu genehmigende Zeitpläne" im Benachrichtigungsfeld. In diesem Bereich werden ausstehende Anträge mit den Informationen angezeigt, wer die Genehmigung beantragt hat, für welchen Zeitraum, wann der Antrag gesendet wurde und in welchem Stadium des Prozesses er sich befindet. Außerdem werden wir Informationen über die Genehmigung auf der ersten Ebene bereitstellen.
Nachdem der Zeitplan überprüft und sichergestellt wurde, dass er gemäß den Arbeitsgesetzen und -vorschriften erstellt wurde, kann der Genehmiger der zweiten Ebene dem Planer Feedback geben, indem er die Anfrage genehmigt oder ablehnt. Wenn die Anfrage genehmigt wird, wird dadurch auch der Zeitplan für den ausgewählten Zeitraum für die Mitarbeiter veröffentlicht. Wenn die Anfrage abgelehnt wird, muss der Genehmiger mit dem Planer die notwendigen Änderungen kommunizieren, damit der Zeitplan genehmigt werden kann.
Die Kommunikation zwischen Planern und Genehmigern wird durch automatisierte Qmails unterstützt. Aus Gründen der Transparenz wird das Feedback der zweiten Ebene (Genehmigung oder Ablehnung) sowohl an den Planer als auch an den Genehmiger der ersten Ebene gesendet.
Anfrage zur Genehmigung des Zeitplans zurückziehen
Wir haben die Möglichkeit hinzugefügt, dass Planer Anfragen zur Genehmigung des Zeitplans zurückziehen können.
Wenn der Planer sich dazu entscheidet, die Anfrage zurückzuziehen, werden alle zugewiesenen Genehmiger über diese Aktion benachrichtigt, damit sie die Überprüfung des Zeitplans für diesen Zeitraum stoppen können. Bei der Einrichtung mit zwei Ebenen der Genehmigung erhalten Genehmiger der zweiten Ebene diese Benachrichtigung nur, wenn die Anfrage ausstehend war, um von ihnen überprüft zu werden (die Genehmigung der ersten Ebene ist abgeschlossen). Die Option zum Zurückziehen der Anfrage steht jedem Manager zur Verfügung, der Zugriff auf die Zeitplanansicht hat.
Beim Öffnen des Modals zur Zeitplan-Genehmigung und Veröffentlichung wird der Manager mit folgenden Optionen präsentiert:
Durch Klicken auf Anfrage zurückziehen wird ein neues Modal geöffnet, in dem die Aktion bestätigt werden muss:
Nach dem Klicken auf Ja wird die Anfrage zurückgezogen und eine automatische Qmail an die Genehmiger über diese Aktion gesendet:
