Godkännandeflöde för publicering av scheman
Uppdaterad
av
Daniel Sjögren
Det underliggande affärsbehovet som vi möjliggör med flödet för godkännande av schemat är att säkerställa automatiserad kommunikation mellan planeraren och den tilldelade godkännaren. Detta innebär att manuellt skrivna Qmails som kommunikationsverktyg ersätts av automatiserade Qmails och push-notiser mellan planeraren och den tilldelade godkännaren.
Vi erbjuder två nivåer av godkännande i arbetsflödet. Detta behov kommer från våra tyska kunder, främst de som har ett arbetarråd i sitt företag. I deras fall skulle arbetarrådet, efter chefens godkännande, som andra nivå kontrollera att schemat är rättvist och att olika arbetsrättsliga regler följs. Därefter skulle de ge det slutliga godkännandet av schemat.
Uppstart
Aktiveringen av detta arbetsflöde sker under Kontoinställningar > Grupphantering > [vald enhet] > Avancerade enhetsinställningar > Övrigt. Här finns en rullgardinsmeny som heter Godkännande av schema. Du kan välja om du vill ha ett godkännande i ett eller två steg. Om du vill aktivera arbetsflödet i två steg väljer du Godkännande i två steg och tilldelar roller som ansvarar för godkännandet.
I godkännandeprocessen inkluderar vi alla personer som har en roll (direkt eller ärvd) på den enheten och läsbehörighet om schemaläggningstillstånd.
Planerare som begär godkännande och publicering
Ur en planerares perspektiv är flödet detsamma som i flödet för godkännande på en nivå. Genom att klicka på Begär godkännande och publicering öppnas ett nytt fönster där planeraren kan välja den period som ska godkännas och publiceras. Genom att klicka på knappen Skicka begäran meddelas den tilldelade godkännaren på första nivån om den pågående begäran.
Ge feedback på det granskade schemat - första nivån
Ur ett godkännandeperspektiv på första nivån förblir flödet detsamma. Den enda skillnaden är att i det här fallet skickas ett meddelande till den andra nivåns godkännare efter att godkännaren på första nivån har godkänt schemat. Schemat publiceras inte förrän godkännaren på andra nivån ger sin feedback. Vi har lagt till ett meddelande under kommentarsfältet som förklarar flödet.
Ge feedback på det granskade schemat - andra nivån
Godkännaren på andra nivån kommer att använda samma Scheman för att godkänna meny i meddelandepanelen. Inuti det avsnittet kommer vi att visa väntande förfrågningar med informationen - vem som begärde godkännandet, för vilken tidsperiod, när förfrågan skickades och vilket stadie det befinner sig i. Vi kommer också att tillhandahålla information om godkännande på första nivån.
Efter att ha granskat schema och sett till att det är skapat i enlighet med arbetslagar och förordningar, kan godkännaren på andra nivån ge feedback till planeraren genom att godkänna eller avslå förfrågan. Om förfrågan godkänns kommer den åtgärden också att göra att schemat publiceras för de anställda under den valda tidsperioden. Om förfrågan avslås måste godkännaren kommunicera med planeraren om nödvändiga ändringar för att schemat ska godkännas.
Kommunikation mellan planerare och godkännare stöds med automatiserade Qmail. Av transparensskäl skickas feedback från den andra nivån (godkännande eller avslag) till både planerare och godkännare på första nivån.
Att dra tillbaka väntande begäran om schemagodkännande
Om planeraren bestämmer sig för att dra tillbaka begäran kommer alla tilldelade godkännare att meddelas om den åtgärden så att de kan sluta granska schemat för den perioden. För konfigurationen med två godkännandenivåer kommer godkännare på andra nivån att få detta meddelande endast om begäran väntade på att de ska granskas (godkännande på första nivån har gjorts). Möjligheten att dra tillbaka begäran kommer att vara tillgänglig för alla chefer som har tillgång till schemavyn.
När du öppnar schemat för godkännande och publicering, kommer chefen att presenteras med dessa alternativ:
Genom att klicka på Återkalla begäran öppnas en ny ruta där åtgärden måste bekräftas:
Efter att ha klickat på Ja dras begäran tillbaka och ett automatiskt Qmail skickas till godkännare om denna åtgärd:
Eine ausstehende Zeitplan Genehmigungsanfrage zurückzuziehen
Wenn der Planer beschließt, die Anfrage zurückzuziehen, werden alle zugewiesenen Genehmiger über diese Aktion benachrichtigt, damit sie die Überprüfung des Zeitplans für diesen Zeitraum beenden können. Bei der Einrichtung mit zwei Genehmigungsebenen erhalten Genehmiger der zweiten Ebene diese Benachrichtigung nur, wenn die Anfrage für sie zur Überprüfung ausstehend war (die Genehmigung der ersten Ebene ist abgeschlossen). Die Option zum Zurückziehen der Anfrage steht jedem Manager zur Verfügung, der Zugriff auf die Zeitplan-Ansicht hat.
Beim Öffnen des Zeitplangenehmigungs- und Veröffentlichungsmodals werden dem Manager die folgenden Optionen angezeigt:
Wenn Sie auf Anfrage zurückziehen klicken, wird ein neues Modal geöffnet, in dem die Aktion bestätigt werden muss:
Nachdem Sie auf Ja geklickt haben, wird die Anfrage zurückgezogen und eine automatisierte Qmail zu dieser Aktion an die Genehmiger gesendet:
