Goedkeuringsstroom plannen
Updated 1 month ago
by
Leigh Hutchens
De onderliggende zakelijke behoefte die we mogelijk maken met de planningsgoedkeuringsstroom, is zorgen voor geautomatiseerde communicatie tussen de planner en de toegewezen goedkeurder. Dit betekent dat handmatig geschreven Qmails als communicatiemiddel worden vervangen door geautomatiseerde Qmails en push notificaties tussen de planner en toegewezen goedkeurder.
We bieden goedkeuring op twee niveaus in de workflow. Deze behoefte komt van onze Duitse klanten, voornamelijk die met een ondernemingsraad in hun bedrijf. In hun geval zou de ondernemingsraad, na goedkeuring door de manager, als tweede niveau de eerlijkheid van de werkschema's en andere arbeidsrechtelijke regels controleren. Daarna zouden ze het schema definitief goedkeuren.
Opgericht
Activering van deze workflow wordt geplaatst in de geavanceerde eenheidsinstellingen van de eenheid. Onder de Misc . subsectie is er een vervolgkeuzelijst met de naam Schema goedkeuring . Hier kunt u kiezen of u een éénstaps- of tweestapsgoedkeuring wilt. Als u de workflow op twee niveaus wilt activeren, selecteert u Tweestapsgoedkeuring en wijst u rollen toe die verantwoordelijk zijn voor de goedkeuring.
In het goedkeuringsproces nemen we alle mensen op die een rol hebben (direct of geërfd) op die unit en leestoegang op planningsrechten.
Planner vraagt goedkeuring en publicatie
Vanuit het perspectief van een planner blijft de stroom hetzelfde als bij de goedkeuringsstroom op één niveau. Door te klikken op Goedkeuring aanvragen en publiceren wordt een nieuw venster geopend waarin de planner de periode kan selecteren die moet worden goedgekeurd en gepubliceerd. Door op de knop Verzoek verzenden te klikken, wordt de toegewezen eerstelijns goedkeurder op de hoogte gebracht van het lopende verzoek.
Feedback geven op het herziene schema - eerste niveau
Vanuit het perspectief van een fiatteur op het eerste niveau blijft de stroom hetzelfde. Het enige verschil is dat in dit geval, nadat de fiatteur op het eerste niveau de planning heeft goedgekeurd, er een melding wordt verzonden naar de fiatteur op het tweede niveau. Het schema wordt pas gepubliceerd als de goedkeurder op het tweede niveau feedback geeft. We hebben een bericht toegevoegd onder het commentaarveld waarin de stroom wordt uitgelegd.
Feedback geven op het herziene rooster - tweede niveau
De goedkeurder op het tweede niveau gebruikt dezelfde sectie Schema's om goed te keuren in het meldingenvenster. In dat gedeelte zullen we lopende verzoeken weergeven met de informatie - wie de goedkeuring heeft aangevraagd, voor welke periode en wanneer dat verzoek is verzonden. We zullen ook informatie verstrekken over goedkeuring op het eerste niveau.
Na het bekijken van het rooster en ervoor te zorgen dat het is gemaakt in overeenstemming met arbeidswetten en -regelgeving, kan de goedkeurder op het tweede niveau feedback geven aan de planner door het verzoek goed te keuren of te weigeren. Als het verzoek wordt goedgekeurd, zorgt die actie er ook voor dat het rooster voor die geselecteerde periode wordt gepubliceerd aan de werknemers. Als het verzoek wordt afgewezen, moet de goedkeurder de noodzakelijke wijzigingen doorgeven aan de planner om de planning goed te keuren.
Communicatie tussen planners en goedkeurders wordt ondersteund met geautomatiseerde Qmail s. Omwille van de transparantie wordt feedback van het tweede niveau (goedkeuring of weigering) naar zowel de planner als de goedkeurder van het eerste niveau gestuurd.
Mogelijkheid om in afwachting van verzoek om goedkeuring van het schema in te trekken
Als de planner besluit het verzoek in te trekken, worden alle toegewezen goedkeurders op de hoogte gebracht van die actie, zodat ze kunnen stoppen met het herzien van de planning voor die periode. Voor de configuratie met twee goedkeuringsniveaus ontvangen fiatteurs op het tweede niveau deze melding alleen als het verzoek in behandeling was om te worden beoordeeld (goedkeuring op het eerste niveau is voltooid). De optie om het verzoek in te trekken is beschikbaar voor elke manager die toegang heeft tot het roosteroverzicht.
Bij het openen van het schema Goedkeuring en publicatie plannen, krijgt de manager de volgende opties te zien:
Door op Verzoek intrekken te klikken, wordt een nieuwe modaliteit geopend waarin de actie moet worden bevestigd:
Nadat u op Ja hebt geklikt, wordt de aanvraag ingetrokken en wordt er een geautomatiseerde Qmail naar de goedkeurders gestuurd over deze actie:
