Herinneringen
Updated
by
Victor Jespersen
- Herinneringstypen
- Ontbrekende bevestiging
- Herinneringen voor soort verlof
- Probleemoplossing en veelgestelde vragen
- V: Wat gebeurt er met de herinneringen die ik heb ingesteld in Classic?
- V: Waar ontvangen gebruikers de herinnering?
- V: Worden herinneringen naar iedereen gestuurd? Is er een manier om de ontvangergroepen te filteren?
- V: Wat betekent precies de actieve vs inactieve status?
- V: Wie kan herinneringen maken en bewerken?
- V: Wie ontvangt de herinneringen?
- V: Hoe werkt de herinneringsgeschiedenis?
- V: Kun je je eigen herinneringen maken en niet de bestaande gebruiken?
Herinneringen is een functionaliteit die is ontworpen voor managers om voorwaarden te configureren waaronder het systeem automatische berichten naar gebruikers moet sturen telkens een gebruiker voldoet aan een specifieke reeks criteria.
Bijvoorbeeld - Ida is een manager bij de lokale surf en turf taco kraam. Ze houdt van tijdregistratie, maar heeft een hekel aan het achtervolgen van haar werknemers aan het einde van elke maand om hun tijd te bevestigen. In plaats daarvan stelt ze een herinnering in, zodat:
- 5 dagen voor het einde van de maand;
- Een herinnering wordt verzonden via Qmail met een aangepast bericht;
- Aan elk werknemer die niet hebben hun tijd geregistreerd;
Deze werknemers zullen vervolgens een automatisch bericht ontvangen op het vastgestelde tijdstip, waardoor ze zich de moeite bespaart om handmatig uit te zoeken wie wel/niet hun tijd heeft geregistreerd, en achter iedereen aan te rennen.
Herinneringstypen
Met behulp van Herinneringen kunnen gebruikers geautomatiseerde herinneringen creëren op basis van verschillende criteria, naar verschillende gebruikersgroepen, om nieuwe inzichten te creëren voor u en uw bedrijf. Met Versie 1 hebben we ons eerste herinneringstype uitgebracht, maar we zullen onze herinneringssuite voortdurend uitbreiden met toekomstige iteraties van herinneringen.
Ontbrekende bevestiging
Dit type herinnering moet een herinnering sturen naar gebruikers als zij - of de werknemers die zij beheren - hun tijd niet hebben bevestigd naarmate het einde van de maand nadert.
Op deze manier kan een manager automatische herinneringen instellen om hun werknemers aan te moedigen/aan te sporen hun tijd eerder dan later te bevestigen, en te begrijpen wanneer hun werknemers hun tijd succesvol hebben bevestigd - daarmee stellen ze hen in staat om effectiever en tijdiger te zijn met hun payroll-beheer.
Binnen dit type herinnering zijn er twee subtypen:
- Werknemer Bevestiging Ontbreekt
- Manager Bevestiging Ontbreekt
Werknemer bevestiging ontbreekt
Werknemer Bevestiging Ontbreekt is de meest eenvoudige herinnering van de groep. Indien geconfigureerd, zal dit controleren op eventuele ontbrekende werknemer bevestigingen op het gedefinieerde tijdstip.
Bijvoorbeeld, u zou een herinnering kunnen instellen waar 5 dagen voor het einde van de maand het systeem automatisch een Qmail zou moeten sturen naar elke werknemer die ontbrekende bevestigingen heeft op elke klokactie of verlof.
Dit betekent dat u als manager deze reeks herinneringen zou kunnen instellen, zodat:
- 10 dagen voor het einde van de maand
- 5 dagen voor het einde van de maand
- 1 dag voor het einde van de maand
Het systeem zal automatisch controleren welke werknemers ontbrekende bevestigingen hebben op een klokactie of verlof en een herinnering sturen naar elk om hun tijd te bevestigen.
Manager Bevestiging Ontbreekt
Manager Bevestiging Ontbreekt die, indien geconfigureerd, zal controleren op eventuele ontbrekende manager bevestigingen op het gedefinieerde tijdstip.
Bijvoorbeeld, na de Werknemer Bevestiging Ontbreekt herinnering 5 dagen voor het einde van de maand, zou u een tweede Manager Bevestiging Ontbreekt herinnering kunnen instellen 3 dagen voor het einde van de maand om ook te controleren of alle managers succesvol alle diensten/afwezigheden van de werknemers van hun kant hebben goedgekeurd.
Door een combinatie van deze twee herinneringssubtypen in te stellen, kunt u als manager deze controle uitvoeren om te verifiëren dat er geen ontbrekende goedkeuringen zijn voor zowel werknemers als managers. Zo kunt u met meer vertrouwen beginnen met de voorbereiding van uw payroll.
Herinneringen voor soort verlof
In veel bedrijven, vooral die actief zijn in regio's met specifieke regelgeving met betrekking tot afwezigheid, zoals de Noordse landen, is het essentieel om de afwezigheden van werknemers bij te houden voor naleving, payroll en verzekeringsdoeleinden. Om managers te helpen deze belangrijke details bij te houden, kunt u met de functionaliteit voor herinneringen voor soort verlof automatische herinneringen laten configureren op basis van specifieke afwezigheidscriteria. Deze herinneringen kunnen worden geactiveerd door twee soorten verlofpatronen: niet-aaneengesloten en opeenvolgende absenties.
Niet-opeenvolgende herinnering voor verloftypen
De niet-opeenvolgende herinnering voor verloftypen houdt de niet-opeenvolgende absenties van werknemers bij over een bepaalde periode en stuurt meldingen naar managers wanneer bepaalde drempels worden bereikt. Dit stelt bedrijven in staat om te voldoen aan lokale voorschriften, het payroll efficiënt te beheren, en tijdig te coördineren met verzekeringsmaatschappijen. En meer nog - u kunt tijd besparen, naleving verbeteren, en ervoor zorgen dat er tijdig actie wordt ondernomen wanneer werknemers de drempels voor absentie bereiken.
In bepaalde regio's, zoals Zweden, kan na de 14e ziektedag een deel van het salaris van een werknemer worden gedekt door een externe verzekeringsmaatschappij (zoals het Zweedse Verzekeringsbureau). De niet-opeenvolgende herinnering voor verloftypen helpt ervoor te zorgen dat managers een melding ontvangen zodra Ida's absenties de kritieke drempel bereiken, zodat ze de nodige stappen kunnen ondernemen, zoals het indienen van papierwerk bij de verzekeringsmaatschappij.
Opeenvolgend verloftype herinnering
Het type herinnering voor opeenvolgend verlof houdt de opeenvolgende afwezigheden van werknemers over een bepaalde periode bij en stuurt meldingen naar managers wanneer bepaalde drempels worden bereikt. Hierdoor kunnen bedrijven voldoen aan de lokale regelgeving, de salarisadministratie efficiënt beheren en zorgen voor tijdige afstemming met verzekeringsmaatschappijen. En meer nog - u kunt tijd besparen, de naleving verbeteren en zorgen voor tijdige actie wanneer de verzuimdrempels voor werknemers worden bereikt.
In bepaalde regio's, zoals Zweden, kan je werkgever eisen dat je na de 7e ziektedag een doktersverklaring laat zien. De herinnering van het type opeenvolgend verlof zorgt ervoor dat managers een melding krijgen zodra Ida's afwezigheid de kritieke drempel bereikt, zodat ze de nodige stappen kunnen ondernemen, zoals het indienen van papierwerk bij de verzekeringsmaatschappij.
Typen ontvangers voor vakantieherinneringen
Wanneer je een vakantieherinnering configureert, heb je twee opties:
- De rapporterende manager van de betrokken werknemer: Hiermee wordt een melding gestuurd naar de betreffende manager, zoals gedefinieerd in het veld “Rapporteren aan” voor die werknemer.
- De rapporterende manager van de betrokken werknemer met fallback: Volgens hetzelfde ontwerp als de meldingslogica voor afwezigheidsaanvragen, waarbij als er geen “rapporterende aan” manager is gedefinieerd, de herinnering in plaats daarvan naar de eerstvolgende manager in de rij wordt gestuurd, volgens je instellingen.
Probleemoplossing en veelgestelde vragen
V: Wat gebeurt er met de herinneringen die ik heb ingesteld in Classic?
A: Met versie 1 gaan we verder met de nieuwe versie van Attest herinneringen (zoals we hadden in Classic). Het belangrijke om hier op te merken is echter dat:
- Quinyx (Neo) herinneringen niet achterwaarts compatibel zijn met Classic herinneringen.
- Het zal de Classic herinneringen niet verstoren, maar die zullen blijven draaien naast de Quinyx (Neo) herinneringen.
- Dit betekent dat voor elke klant die Classic herinneringen gebruikt, de vraag/verzoek kan komen om ze te verwijderen zodat er geen conflicterende of repetitieve informatie is met de nieuw gecreëerde Quinyx herinneringen.
Daarom, op korte termijn als u een oude herinnering wilt laten maken of verwijderen, neem dan contact op met uw supportcontactpersoon zoals u vandaag doet. Op lange termijn, zullen we na de eerste release een meer formeel migratieproject starten om klanten te identificeren en systematisch te benaderen die nog steeds de oude Classic herinneringen gebruiken.
V: Waar ontvangen gebruikers de herinnering?
A: In het verleden kon een gebruiker een herinnering ontvangen via SMS, e-mail of Qmail.
We hebben dit vereenvoudigd en in plaats daarvan beperkt tot het verzenden van herinneringen naar Qmail (met versie 1). Dus zodra een herinnering is verzonden, verschijnt deze in de inbox van de betreffende gebruiker met het label Herinnering.
We zullen aanvullende uitvoertypen onderzoeken in Herinneringen - Fase 2, zoals Messenger, evenals hoe herinneringen beter te visualiseren in het webportaal. Dit moet echter nog worden bevestigd.
V: Worden herinneringen naar iedereen gestuurd? Is er een manier om de ontvangergroepen te filteren?
A: Met versie 1 zijn herinneringen wereldwijd geconfigureerd.
Dit betekent dat - voor het gemak en voor een consistente ervaring binnen uw bedrijf, herinneringen worden geconfigureerd en verzonden naar uw hele bedrijf op een uniforme manier.
V: Wat betekent precies de actieve vs inactieve status?
A: Bij het maken of beheren van uw herinneringen is er de optie om een herinnering als Actief te markeren.
Dit stelt u in staat om een nieuwe herinnering op te slaan als een (bijna) "Concept" status, of u kunt een bestaande herinnering pauzeren als bijvoorbeeld - u wilt niet dat bepaalde herinneringen worden uitgevoerd tijdens de zomer of andere specifieke periodes.
De status wordt gevisualiseerd in de bewerkingsstatus en ook gemarkeerd in het overzicht, zodat u gemakkelijk kunt zien of elke herinnering is ingesteld als Actief of Inactief.
V: Wie kan herinneringen maken en bewerken?
A: Onder Accountinstellingen > Rollen kunt u definiëren welke rollen lees-, schrijf- of bewerkingsrechten moeten hebben voor verschillende werknemersgroepen.
V: Wie ontvangt de herinneringen?
A: De beschikbare ontvangers kunnen variëren op basis van het geselecteerde herinneringstype. Sommige soorten herinneringen zijn meer van toepassing op verschillende ontvangersgroepen dan andere - daarom hebben we deze schaalbare optie ontworpen om indien nodig een enkele groep toe te staan, terwijl anderen er meerdere kunnen hebben.
Hieronder vindt u een uitsplitsing van de ontvangersgroepen per type herinnering:
Type herinnering | Ontvangers | Wat betekent dit? |
Werknemer bevestiging ontbreekt | Betrokken werknemers | Wanneer de herinnering wordt geactiveerd (bijvoorbeeld om 9:00 uur op de 25e van de maand), ontvangt elke werknemer die ontbrekende bevestigingen heeft op elke klokactie of verlof. Als een werknemer hun tijd al succesvol heeft bevestigd voor de 25e van de maand, dan zullen zij niet ontvang een herinnering. |
Manager ontbrekende attest | Betrokken managers | Wanneer de herinnering wordt geactiveerd (bijvoorbeeld om 9:00 op de 25e van de maand), zal elke manager die ontbrekende attesten heeft op een klokactie of verlof een herinnering ontvangen. Als een manager zijn tijd al succesvol heeft bevestigd vóór de 25e van de maand, zal hij dan geen herinnering ontvangen. |
V: Hoe werkt de herinneringsgeschiedenis?
A: Net als bij de Newsfeed, hebben we een basis herinneringsgeschiedenis toegevoegd die informatie geeft bij het bewerken van een bestaande herinnering over wie (en wanneer) deze herinnering voor het eerst is aangemaakt evenals details over wanneer het voor het laatst is gewijzigd.
V: Kun je je eigen herinneringen maken en niet de bestaande gebruiken?
A: U kunt uw eigen herinneringen maken, maar ze moeten gebaseerd zijn op de bestaande herinneringstypen. De naamgeving en het type plaatsaanduidingen dat u wilt gebruiken, bepaalt u echter zelf.
