Erinnerungen
Updated
durch
Victor Jespersen
- Erinnerungstypen
- Fehlende Bestätigung
- Erinnerungen für Abwesenheitsarten
- Fehlerbehebung & häufig gestellte Fragen
- F: Was ist mit den Erinnerungen, die ich in der Classic-Version eingerichtet habe?
- F: Wo erhalten Benutzer die Erinnerung?
- F: Werden Erinnerungen an alle gesendet? Gibt es eine Möglichkeit, die Empfängergruppen zu filtern?
- F: Was genau bedeutet der aktive vs inaktive Status?
- eingestellt ist. Q: Wer kann Erinnerungen erstellen und bearbeiten?
- Q: Wer erhält die Erinnerungen?
- F: Wie funktioniert die Erinnerungshistorie?
- F: Können Sie Ihre eigenen Erinnerungen erstellen und nicht die vorhandenen verwenden?
Erinnerungen sind eine Funktion, die für Manager entwickelt wurde, um Bedingungen zu konfigurieren, unter denen das System automatische Nachrichten an Benutzer senden soll immer Ein Benutzer erfüllt einen spezifischen Satz von Kriterien.
Zum Beispiel - Ida ist Managerin in der örtlichen Surf- und Turf-Taco-Bude. Sie liebt die Zeiterfassung, aber hasst es, am Ende jedes Monats ihren Mitarbeitern hinterherzulaufen, um ihre Zeit zu bestätigen Stattdessen richtet sie eine Erinnerung ein, damit:
- 5 Tage vor Monatsende;
- Eine Erinnerung wird über Qmail gesendet mit einer individuellen Nachricht;
- An jeden Mitarbeiter wer nicht ihre Zeit bestätigt;
Diese Mitarbeiter erhalten dann eine automatische Nachricht Zur festgelegten Zeit, wodurch sie sich das lästige manuelle Ermitteln erspart, wer seine Zeit bestätigt hat oder nicht, und jedem einzelnen hinterherlaufen muss.
Erinnerungstypen
Mit Erinnerungen können Benutzer automatisierte Erinnerungen basierend auf verschiedenen Kriterien für verschiedene Benutzergruppen erstellen, um neue Erkenntnisse für Sie und Ihr Unternehmen zu schaffen. Mit Version 1 haben wir unseren ersten Erinnerungstyp veröffentlicht, aber wir werden unsere Erinnerungssuite kontinuierlich mit zukünftigen Iterationen von Erinnerungen ausbauen.
Fehlende Bestätigung
Dieser Erinnerungstyp sollte eine Erinnerung an Benutzer senden, wenn entweder sie - oder die Mitarbeiter, die sie verwalten - ihre Zeit nicht bestätigt haben, während sie sich dem Ende des Monats nähern.
Dadurch kann ein Manager automatische Erinnerungen einrichten, um seine Mitarbeiter zu ermutigen/drängen, ihre Zeit früher statt später zu bestätigen, und zu verstehen, wann ihre Mitarbeiter ihre Zeit erfolgreich bestätigt haben - sie dadurch in die Lage versetzen, effektiver und zeitgerechter mit ihrer Gehaltsabrechnung umzugehen.
Innerhalb dieses Erinnerungstyps gibt es zwei Unterarten:
- Fehlende Bestätigung des Mitarbeiters
- Fehlende Bestätigung des Managers
Fehlende Bestätigung des Mitarbeiters
Mitarbeiter fehlt Bestätigung ist die einfachste Erinnerung der Gruppe. Wenn konfiguriert, überprüft dies fehlende Mitarbeiterzeugnisse zum festgelegten Zeitpunkt.
Zum Beispiel könnten Sie eine Erinnerung einrichten, bei der 5 Tage vor Monatsende Das System sollte automatisch eine Qmail zu jedem Mitarbeiter die fehlende Nachweise bei jedem Stempelvorgang oder Urlaub hat.
Als Manager können Sie diese aufeinander folgende Serie von Erinnerungen einrichten, so dass:
- 10 Tage vor Monatsende
- 5 Tage vor Monatsende
- 1 Tag vor Monatsende
Das System überprüft automatisch, welche Mitarbeiter fehlende Atteste bei einem Stempelvorgang haben oder verlassen und senden Sie an jeden eine Erinnerung, um ihre Zeit zu bestätigen.
Manager fehlt Bestätigung
Manager-Attest fehlt welche, wenn konfiguriert, fehlende Manager-Atteste überprüft zum festgelegten Zeitpunkt.
Zum Beispiel, nach dem Mitarbeiter Attest Fehlen Erinnerung 5 Tage vor Monatsende, Sie könnten einen zweiten Manager für fehlende Atteste einrichten Erinnerung 3 Tage vor Monatsende Um auch zu überprüfen, ob alle Manager erfolgreich alle Schichten/Abwesenheiten der Mitarbeiter von ihrer Seite aus bestätigt haben.
Durch die Einrichtung einer Kombination dieser beiden Erinnerungsuntertypen können Sie als Manager diese Überprüfung durchführen, um sicherzustellen, dass keine fehlenden Bestätigungen für Mitarbeiter oder Manager vorliegen. So können Sie sicher sein, dass Sie bereit sind, mit der Vorbereitung Ihrer Gehaltsabrechnung zu beginnen.
Erinnerungen für Abwesenheitsarten
In vielen Unternehmen, insbesondere solchen, die in Regionen mit spezifischen Vorschriften zu Abwesenheiten, wie den Nordics, tätig sind, ist es wichtig, die Mitarbeiterabwesenheiten aus Gründen der Einhaltung, Gehaltsabrechnung und Versicherungszwecke im Auge zu behalten. Um Managern zu helfen, diese wichtigen Details im Blick zu behalten, können Sie mit der Funktion für Erinnerungen zu Abwesenheitsarten automatische Erinnerungen basierend auf spezifischen Abwesenheitskriterien konfigurieren. Diese Erinnerungen können durch zwei Arten von Abwesenheitsmustern ausgelöst werden: nicht aufeinanderfolgende und aufeinanderfolgende Abwesenheiten.
Nicht-aufeinanderfolgende Abwesenheitserinnerung
Die Nicht-aufeinanderfolgende Abwesenheitserinnerung verfolgt die nicht-aufeinanderfolgenden Abwesenheiten von Mitarbeitern über einen definierten Zeitraum und sendet Benachrichtigungen an Manager, wenn bestimmte Schwellenwerte erreicht werden. Dies ermöglicht es Unternehmen, die Einhaltung lokaler Vorschriften sicherzustellen, die Gehaltsabrechnung effizient zu verwalten und eine rechtzeitige Abstimmung mit Versicherungsanbietern sicherzustellen. Und noch mehr - Sie können Zeit sparen, die Einhaltung verbessern und sicherstellen, dass rechtzeitig Maßnahmen ergriffen werden, wenn Mitarbeiter-Abwesenheitsschwellenwerte erreicht werden.
In bestimmten Regionen, wie Schweden, kann nach dem 14. Krankheitstag ein Teil des Gehalts eines Mitarbeiters von einem externen Versicherungsanbieter (wie der Schwedischen Versicherungsagentur) übernommen werden. Die Nicht-aufeinanderfolgende Abwesenheitserinnerung hilft sicherzustellen, dass Manager eine Benachrichtigung erhalten, sobald Idas Abwesenheiten den kritischen Schwellenwert erreichen, damit sie die notwendigen Schritte unternehmen können, wie z.B. das Einreichen von Unterlagen beim Versicherungsanbieter.
Aufeinanderfolgende Abwesenheitserinnerung
Die aufeinanderfolgende Abwesenheitserinnerung verfolgt die aufeinanderfolgenden Abwesenheiten der Mitarbeiter über einen bestimmten Zeitraum und sendet Benachrichtigungen an Manager wenn bestimmte Schwellenwerte erreicht sind. Auf diese Weise können Unternehmen die lokalen Vorschriften einhalten, die Gehaltsabrechnung effizient verwalten und eine rechtzeitige Abstimmung mit den Versicherungsträgern gewährleisten. Mehr noch: Sie können Zeit sparen, die Einhaltung von Vorschriften verbessern und sicherstellen, dass bei Erreichen von Schwellenwerten für die Abwesenheit von Mitarbeitern rechtzeitig Maßnahmen ergriffen werden.
In bestimmten Regionen wie Schweden kann Ihr Arbeitgeber nach dem 7. Krankheitstag die Vorlage eines ärztlichen Attests verlangen. Die aufeinanderfolgende Abwesenheitserinnerung stellt sicher, dass der Vorgesetzte eine Benachrichtigung erhält, sobald Idas Abwesenheit den kritischen Schwellenwert erreicht, so dass er die notwendigen Schritte einleiten kann, z. B. die Einreichung der Unterlagen beim Versicherungsträger.
Empfängertypen für Urlaubserinnerungen
Wenn Sie eine Urlaubserinnerung konfigurieren, haben Sie zwei Möglichkeiten:
- Meldepflichtiger Manager des betroffenen Mitarbeiters: Dies würde eine Benachrichtigung an den entsprechenden Vorgesetzten senden, wie im Feld „Berichtspflichtig“ für diesen Mitarbeiter definiert.
- Berichtspflichtiger Manager des betroffenen Mitarbeiters mit Fallback: Nach dem gleichen Muster wie die Benachrichtigungslogik für Abwesenheitsanträge, wobei die Erinnerung an den nächsthöheren Vorgesetzten gesendet wird, wenn kein Vorgesetzter definiert ist, an den berichtet wird.
Fehlerbehebung & häufig gestellte Fragen
F: Was ist mit den Erinnerungen, die ich in der Classic-Version eingerichtet habe?
A: Mit Version 1 bringen wir die neue Version der Attest-Erinnerungen heraus (wie wir sie in der Classic-Version hatten). Wichtig ist jedoch zu beachten, dass:
- Quinyx (Neo) Erinnerungen nicht abwärtskompatibel mit Classic-Erinnerungen sind.
- Die Classic-Erinnerungen werden nicht beeinträchtigt, aber sie werden parallel zu den Quinyx (Neo) Erinnerungen weiterlaufen.
- Das bedeutet, dass für Kunden, die Classic-Erinnerungen verwenden, die Frage/anforderung aufkommen kann, diese zu entfernen, damit es keine widersprüchlichen oder wiederholten Informationen mit den neu erstellten Quinyx-Erinnerungen gibt.
Daher sollten Sie kurzfristig bei Bedarf eine alte Erinnerung erstellen oder entfernen möchten, wenden Sie sich an Ihren Supportkontakt, wie Sie es heute tun. Langfristig werden wir nach der ersten Veröffentlichung ein formelleres Migrationsprojekt starten, um Kunden zu identifizieren und systematisch zu kontaktieren, die immer noch die alten Classic-Erinnerungen verwenden.
F: Wo erhalten Benutzer die Erinnerung?
A: In der Vergangenheit konnte ein Benutzer eine Erinnerung per SMS, E-Mail oder Qmail erhalten.
Wir haben dies vereinfacht und stattdessen die Erinnerungen auf den Versand an Qmail beschränkt (mit Version 1). Sobald eine Erinnerung gesendet wird, erscheint sie im Posteingang des betroffenen Benutzers mit dem Label "Erinnerung".
Wir werden zusätzliche Ausgabetypen in Erinnerungen - Phase 2 untersuchen, wie z.B. Messenger, sowie wie Erinnerungen im Webportal besser visualisiert werden können. Dies ist jedoch noch nicht bestätigt.
F: Werden Erinnerungen an alle gesendet? Gibt es eine Möglichkeit, die Empfängergruppen zu filtern?
A: Mit Version 1 sind Erinnerungen global konfiguriert.
Das bedeutet, dass - für eine einfache Nutzung und ein konsistentes Erlebnis in Ihrem Unternehmen - Erinnerungen konfiguriert und an Ihr gesamtes Unternehmen auf einheitliche Weise gesendet werden.
F: Was genau bedeutet der aktive vs inaktive Status?
A: Beim Erstellen oder Verwalten Ihrer Erinnerungen besteht die Möglichkeit, eine Erinnerung als aktiv zu markieren.
Dies ermöglicht es Ihnen, eine neue Erinnerung als (fast) "Entwurf" zu speichern, oder Sie können eine bestehende Erinnerung pausieren, wenn Sie z.B. nicht möchten, dass bestimmte Erinnerungen im Sommer oder zu anderen ausgewählten Zeiträumen ausgeführt werden.
Der Status wird im Bearbeitungsstatus visualisiert und auch in der Übersicht markiert, sodass Sie leicht erkennen können, ob jede Erinnerung als Aktiv oder Inaktiv.
eingestellt ist. Q: Wer kann Erinnerungen erstellen und bearbeiten?
A: Unter Kontoeinstellungen > Rollen können Sie festlegen, welche Rollen Lese-, Schreib- oder Bearbeitungsberechtigungen für verschiedene Mitarbeitergruppen haben sollten.
Q: Wer erhält die Erinnerungen?
A: Die verfügbaren Empfänger können je nach ausgewähltem Erinnerungstyp variieren. Einige Erinnerungstypen sind für verschiedene Empfängergruppen relevanter als andere - daher haben wir diese skalierbare Option entwickelt, die bei Bedarf eine einzelne Gruppe zulässt, während andere möglicherweise mehrere haben.
Im Folgenden finden Sie eine Aufschlüsselung der Empfängergruppen pro Erinnerungstyp:
Erinnerungstyp | Empfänger | Was bedeutet das? |
Fehlende Mitarbeiterbestätigung | Betroffene Mitarbeiter | Wenn die Erinnerung ausgelöst wird (sagen wir um 9:00 Uhr am 25. des Monats), erhält jeder Mitarbeiter, der fehlende Bestätigungen bei jedem Stempelvorgang oder Urlaub hat, eine Erinnerung. Wenn ein Mitarbeiter seine Zeit bereits vor dem 25. des Monats erfolgreich bestätigt hat, dann wird er nicht Erinnerung erhalten. |
Manager bestätigen fehlende | Betroffene Manager | Wenn die Erinnerung ausgelöst wird (sagen wir um 9:00 Uhr am 25. des Monats), erhält jeder Manager, der fehlende Bestätigungen auf jedem Stempelvorgang oder Urlaub hat, eine Erinnerung. Wenn ein Manager seine Zeit bereits erfolgreich vor dem 25. des Monats bestätigt hat, dann wird er keine Erinnerung erhalten. |
F: Wie funktioniert die Erinnerungshistorie?
A: Ähnlich wie bei Newsfeed, haben wir eine grundlegende Erinnerungshistorie eingefügt , die Informationen gibt, wenn eine bestehende Erinnerung bearbeitet wird, wer (und wann) diese Erinnerung erstellt wurde sowie Details darüber, wann sie zuletzt geändert wurde.
F: Können Sie Ihre eigenen Erinnerungen erstellen und nicht die vorhandenen verwenden?
A: Sie können Ihre eigenen Erinnerungen erstellen, aber sie müssen auf den vorhandenen Erinnerungstypen basieren. Die Benennung und die Art der Platzhalter, die Sie verwenden, sind jedoch Ihre Entscheidung.
