Erinnerungen
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durch
Daniel Sjögren
- Erinnerungstypen
- Fehlende Bestätigung
- So konfigurieren Sie Erinnerungen
- Fehlerbehebung & häufig gestellte Fragen
- F: Was ist mit den Erinnerungen, die ich in Classic eingerichtet habe?
- F: Wo erhalten Benutzer die Erinnerung?
- Wird an alle Erinnerungen gesendet? Gibt es eine Möglichkeit, die Empfängergruppen zu filtern?
- Q: Was genau bedeutet das aktive 'vs inaktiv' Was bedeutet 'Status'?
- Wer kann Erinnerungen erstellen und bearbeiten?
- Q: Wer erhält die Erinnerungen?
Erinnerungen ist eine Funktionalität, die für Manager entwickelt wurde, um Bedingungen zu konfigurieren, unter denen das System automatische Nachrichten an Benutzer senden soll wann immer ein Benutzer einen spezifischen Kriterienkatalog erfüllt.
Zum Beispiel - Ida ist Managerin in der örtlichen Surf-und-Turf-Taco-Bude. Sie liebt die Zeiterfassung, hasst es aber, ihre Mitarbeiter am Ende jedes Monats zur Bestätigung ihrer Arbeitszeit zu jagen. Stattdessen richtet sie eine Erinnerung ein, sodass:
- 5 Tage vor Monatsende;
- eine Erinnerung via Qmail mit einer individuellen Nachricht;
- an jeden Mitarbeiter gesendet wird, der seine Zeit nicht bestätigt hat;
Diese Mitarbeiter erhalten dann eine automatische Nachricht zum festgelegten Zeitpunkt, was ihr die Mühe erspart herauszufinden, wer seine Zeit bestätigt hat/nicht bestätigt hat, und jedem Einzelnen hinterherzulaufen.
Erinnerungstypen
Mit Erinnerungen können Benutzer automatisierte Erinnerungen basierend auf verschiedenen Kriterien erstellen, an verschiedene Benutzergruppen, um neue Erkenntnisse für Sie und Ihr Unternehmen zu schaffen. Mit Version 1 haben wir unseren ersten Erinnerungstyp veröffentlicht, aber wir werden unsere Erinnerungssuite mit zukünftigen Iterationen von Erinnerungen kontinuierlich ausbauen.
Fehlende Bestätigung
Dieser Erinnerungstyp sollte eine Erinnerung an Benutzer senden, wenn entweder sie - oder die Mitarbeiter, die sie verwalten - ihre Zeit nicht bestätigt haben, wenn sie sich dem Ende des Monats nähern.
Dadurch kann ein Manager automatische Erinnerungen einrichten, um seine Mitarbeiter zu ermutigen/drängen, ihre Zeit früher statt später zu bestätigen, und zu verstehen, wann ihre Mitarbeiter ihre Zeit erfolgreich bestätigt haben - dadurch ermöglichen sie ihnen, effektiver und zeitgerechter mit ihrer Gehaltsabrechnung umzugehen.
Innerhalb dieses Erinnerungstyps gibt es zwei Unterarten:
- Fehlende Mitarbeiterbestätigung
- Fehlende Managerbestätigung
Fehlende Mitarbeiterbestätigung
Mitarbeiter Attest fehlt ist die einfachste Erinnerung der Gruppe. Wenn konfiguriert, überprüft dies fehlende Mitarbeiterbescheinigungen zum festgelegten Zeitpunkt.
Zum Beispiel könnten Sie eine Erinnerung einrichten, bei der 5 Tage vor Monatsende Das System sollte automatisch eine Qmail: Qmail zu jedem Mitarbeiter 'die fehlende Nachweise bei jedem Stempelvorgang oder Urlaub hat.
Als Manager können Sie diese aufeinander folgende Serie von Erinnerungen einrichten, so dass:
- 10 Tage vor Monatsende
- 5 Tage vor Monatsende
- 1 Tag vor Monatsende
Das System überprüft automatisch, welche Mitarbeiter fehlende Atteste bei einem Stempelvorgang haben oder verlassen und senden Sie eine Erinnerung an jeden, um ihre Zeit zu bestätigen.
Manager attest fehlt
Manager-Attest fehlt welche, wenn konfiguriert, fehlende Manager-Atteste überprüft zum festgelegten Zeitpunkt.
Zum Beispiel, nach dem Mitarbeiter Attest Fehlen Erinnerung 5 Tage vor Monatsende, Sie könnten einen zweiten Manager für fehlende Atteste einrichten Erinnerung 3 Tage vor Monatsende Um auch zu überprüfen, ob alle Manager erfolgreich alle Schichten/Abwesenheiten der Mitarbeiter von ihrer Seite aus bestätigt haben.
Durch die Einrichtung einer Kombination dieser beiden Erinnerungsuntertypen könnten Sie als Manager diese Überprüfung durchführen, um sicherzustellen, dass keine fehlenden Bestätigungen für Mitarbeiter oder Manager vorhanden sind, und somit sicherer sein können, dass Sie bereit sind, mit der Vorbereitung Ihrer Gehaltsabrechnung zu beginnen.
So konfigurieren Sie Erinnerungen
Erinnerungen sind einfach und leicht zu verwenden. Wenn Sie Erinnerungen konfigurieren, füllen Sie einfach die grundlegenden Kriterien für den ausgewählten Erinnerungstyp aus, und die definierte Empfängergruppe erhält automatische Benachrichtigungen basierend auf den definierten zeit- oder ereignisbasierten Kriterien.
Das folgende Beispiel verwendet den Erinnerungstyp Fehlende Mitarbeiterbestätigung:
- Navigieren Sie zu Kontoeinstellungen > Erweiterte Einstellungen > Erinnerungen.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Neue hinzufügen und füllen Sie die allgemeinen Informationen aus (das heißt, Informationen, die für alle Erinnerungstypen gemeinsam sind). Der ausgewählte Erinnerungstyp bestimmt, welche zusätzlichen Felder verfügbar sind, sobald Sie auf Speichern klicken und entsperren Sie das zweite Erinnerungsregeln Panel.
- Im Erinnerungsregeln Panel können Sie Regeln konfigurieren, die spezifisch für den ausgewählten Erinnertyp sind.
- Einer der letzten Schritte besteht darin zu bestimmen, ob Sie Ihren neuen Erinnerung "Aktivieren" möchten oder nicht. Wenn ja, werden die Erinnerungen live gehen, sobald Sie auf Speichern klicken. Wenn nicht ausgewählt, wird es als "Inaktiv" markiert, bis Sie es aktivieren, fast wie ein Entwurf Zustand. Ebenso, wenn Sie jemals aus irgendeinem Grund eine aktive Erinnerung pausieren möchten, können Sie dies hier tun.
- Nachdem Sie auf Speichern geklickt haben, erhalten Sie einen guten Überblick über Ihre neue Erinnerung! Wenn Sie etwas ändern möchten, können Sie es jederzeit entsprechend bearbeiten.
- Fertig! Wenn Sie zur Übersicht zurückkehren, sehen Sie eine schöne Liste aller Erinnerungen, die für Ihr Unternehmen eingerichtet wurden.
Fehlerbehebung & häufig gestellte Fragen
F: Was ist mit den Erinnerungen, die ich in Classic eingerichtet habe?
A: Mit Version 1 gehen wir mit der neuen Version der Attest-Erinnerungen (wie wir sie in Classic hatten) heraus. Das Wichtige hierbei ist jedoch zu beachten, dass:
- Quinyx (Neo) Erinnerungen nicht abwärtskompatibel mit Classic-Erinnerungen sind.
- Es wird die klassischen Erinnerungen nicht beeinträchtigen, aber diese werden weiterhin parallel zu den Quinyx (Neo) Erinnerungen ausgeführt.
- Das bedeutet, dass für jeden Kunden, der klassische Erinnerungen verwendet, die Frage/anforderung aufkommen könnte, diese zu entfernen, damit es keine widersprüchlichen oder wiederholten Informationen mit den neu erstellten Quinyx Erinnerungen gibt.
Daher, kurzfristig, wenn Sie eine alte Erinnerung erstellt oder entfernt haben möchten, wenden Sie sich an Ihren Supportkontakt, wie Sie es heute tun. Langfristig werden wir nach der ersten Veröffentlichung ein formelleres Migrationsprojekt starten, um Kunden zu identifizieren und systematisch zu kontaktieren, die immer noch die alten klassischen Erinnerungen verwenden.
F: Wo erhalten Benutzer die Erinnerung?
A: In der Vergangenheit konnte ein Benutzer eine Erinnerung per SMS, E-Mail oder Qmail erhalten.
Wir haben dies vereinfacht und die Erinnerungen stattdessen auf den Versand an Qmail beschränkt (mit Version 1). Sobald eine Erinnerung gesendet wird, erscheint sie im Posteingang des betroffenen Benutzers mit dem Label "Erinnerung".
Wir werden zusätzliche Ausgabetypen in Erinnerungen - Phase 2 untersuchen wie Messenger, sowie wie man Erinnerungen im Web-Portal besser visualisieren kann. Dies muss jedoch noch bestätigt werden.
Wird an alle Erinnerungen gesendet? Gibt es eine Möglichkeit, die Empfängergruppen zu filtern?
A: Mit Version 1 werden Erinnerungen global konfiguriert.
Das bedeutet, dass Erinnerungen für die gesamte Firma einheitlich konfiguriert und versendet werden, um die Benutzerfreundlichkeit und ein konsistentes Erlebnis im gesamten Unternehmen zu gewährleisten.
Q: Was genau bedeutet das aktive 'vs inaktiv' Was bedeutet 'Status'?
A: Beim Erstellen oder Verwalten Ihrer Erinnerungen besteht die Möglichkeit, eine Erinnerung als aktiv zu kennzeichnen.
Dies ermöglicht es Ihnen, eine neue Erinnerung als (fast) "Entwurf" zu speichern oder eine bestehende Erinnerung zu pausieren, wenn Sie beispielsweise nicht möchten, dass bestimmte Erinnerungen im Sommer oder zu anderen ausgewählten Zeiträumen ausgeführt werden.
Der Status wird im Bearbeitungszustand visualisiert und in der Übersicht markiert, sodass Sie leicht erkennen können, ob jeder Reminder als aktiv gesetzt ist oder Inaktiv.
Wer kann Erinnerungen erstellen und bearbeiten?
A: Unter Kontoeinstellungen > Rollen Sie können festlegen, welche Rollen Lese-, Schreib- oder Bearbeitungsberechtigungen für verschiedene Mitarbeitergruppen haben sollen.
Q: Wer erhält die Erinnerungen?
A: Die verfügbaren Empfänger können je nach ausgewähltem Erinnerungstyp variieren. Einige Erinnerungstypen sind für verschiedene Empfängergruppen besser geeignet als andere - daher haben wir diese skalierbare Option entworfen, um bei Bedarf eine einzelne Gruppe zu ermöglichen, während andere möglicherweise mehrere haben.
Im Folgenden finden Sie eine Aufschlüsselung der Empfängergruppen pro Erinnerungstyp:
Erinnerungstyp | Empfänger | Was bedeutet das? |
Mitarbeiter fehlende Bestätigung | Betroffene Mitarbeiter | Wenn die Erinnerung ausgelöst wird (sagen wir um 9:00 Uhr am 25. des Monats), erhält jeder Mitarbeiter, der fehlende Bestätigungen bei einem Stempelvorgang oder einer Abwesenheit hat, eine Erinnerung. Wenn ein Mitarbeiter seine Zeit bereits vor dem 25. des Monats erfolgreich bestätigt hat, erhält er dann keine Erinnerung. |
Manager fehlende Bestätigung | Betroffene Manager | Wenn die Erinnerung ausgelöst wird (sagen wir um 9:00 Uhr am 25. des Monats), erhält jeder Manager, der fehlende Bestätigungen bei einem Stempelvorgang oder einer Abwesenheit hat, eine Erinnerung. Wenn ein Manager seine Zeit bereits vor dem 25. des Monats erfolgreich bestätigt hat, erhält er dann keine Erinnerung. |
