Automatische vergrendeling en herinneringen

Updated 1 month ago by Daniel Sjögren

Automatische vergrendeling en herinneringen

Het is mogelijk om een automatische vergrendeling voor beschikbaarheid in te stellen. Quinyx kan ook herinneringen naar werknemers sturen over het indienen van de minimaal vereiste beschikbaarheidsuren.

Automatische vergrendeling

Met de functie voor automatische vergrendeling kunt u een terugkerend patroon configureren voor uw organisatie. U kunt dit gebruiken om beschikbaarheid van werknemers binnen een bepaald tijdsbestek te verzamelen. Vervolgens kunt u de tijd aan de managers (of AI) verstrekken, zodat zij een planning kunnen maken waarbij beschikbaarheid als factor wordt meegenomen.

De functie voor automatische vergrendeling vergrendelt een bepaalde periode, zodat werknemers hun ingediende beschikbaarheid niet kunnen bewerken tijdens die periode. U kunt ook een herinnering instellen om de minimaal vereiste beschikbaarheidsuren in te dienen voordat de periode wordt vergrendeld.

U kunt de configuratie voor automatische vergrendeling vinden in Accountinstellingen > Beschikbaarheid > Automatische vergrendeling:

  • Vanaf: Definieer wanneer de vergrendelingsperiode moet beginnen.
  • Tot: Definieer hoelang de vergrendelingsperiode moet duren.
  • Vergrendelingsdatum: Definieer wanneer de daadwerkelijke vergrendeling van de geconfigureerde periode moet plaatsvinden.
  • Herinnering verzenden: Stel in hoeveel dagen voor de vergrendelingsdatum een herinnering naar werknemers moet worden verzonden.

Als de automatische vergrendeling is geconfigureerd zoals in de bovenstaande afbeelding, werkt de functionaliteit als volgt:

Op 25 april (7 dagen voor de vergrendelingsperiode) vergrendelt Quinyx automatisch de periode tussen 2 mei en twee weken vooruit (van en tot). Op 30 april (2 dagen voor de vergrendelingsdatum) wordt er een herinnering naar de werknemers gestuurd.

Dit herhaalt zich vervolgens in hetzelfde interval, maar met nieuwe data volgens de automatische vergrendeling die is geconfigureerd in de bovenstaande afbeelding.

Wanneer de periode is vergrendeld, kunnen werknemers hun ingediende beschikbaarheid niet bewerken of verwijderen, maar ze mogen wel meer beschikbaarheid toevoegen.
Als de automatische vergrendeling is uitgeschakeld, wordt de beschikbaarheid voor gebruikers niet vergrendeld. U kunt echter een herinnering configureren die wordt verzonden naar werknemers die niet voldoen aan het minimum vereiste aantal beschikbaarheidsuren per week.
De functie automatische vergrendeling wordt beschouwd als een globale instelling, wat betekent dat deze wordt toegepast op alle units wanneer deze wordt gebruikt. Je kunt het bijvoorbeeld niet instellen voor individuele units.

Herinnering

Als de automatische vergrendeling ook is geconfigureerd om een herinnering te sturen naar werknemers die niet voldoen aan het minimum vereiste aantal beschikbaarheidsuren per week (geconfigureerd in hun overeenkomst), ontvangen zij een herinnering dat ze niet genoeg uren hebben ingediend voor de periode die zal worden vergrendeld. De herinnering wordt verzonden als een Qmail:

De naam van de werknemer, de periode die vergrendeld zal worden en wanneer de vergrendeling zal plaatsvinden, worden automatisch opgepikt door Quinyx en opgenomen in de herinnering.

De herinnering wordt verzonden als een Qmail om 9:00 uur lokale tijd. Werknemers die nul hebben ingesteld in het veld minimum vereiste beschikbaarheidsuren per week, ontvangen geen herinnering.


How did we do?