Automatische vergrendeling en herinneringen

Updated 2 months ago by Daniel Sjögren

Automatische vergrendeling en herinneringen

Het is mogelijk om een automatische vergrendeling in te stellen voor beschikbaarheid. Quinyx kan ook herinneringen naar werknemers sturen over het indienen van minimaal vereiste beschikbaarheidsuren.

Automatische vergrendeling

Met de automatische vergrendelingsfunctie kunt u een terugkerend patroon voor uw organisatie configureren. Hiermee kunt u binnen een bepaald tijdsbestek de beschikbaarheid van medewerkers ophalen. Vervolgens kunt u de managers (of AI) de tijd geven, zodat ze een planning kunnen maken met beschikbaarheid als factor.

De automatische vergrendelingsfunctie vergrendelt een gedefinieerde periode, zodat werknemers hun ingediende beschikbaarheid gedurende die periode niet kunnen wijzigen. U kunt ook een herinnering instellen over het indienen van de minimaal vereiste beschikbaarheidsuren die moeten worden verzonden voordat de periode wordt vergrendeld.

U kunt de configuratie voor automatisch vergrendelen vinden in Accountinstellingen > Beschikbaarheid > Automatisch vergrendelen :

  • Van : Bepaal wanneer de vergrendelingsperiode moet beginnen.
  • To : Bepaal hoe lang de vergrendelingsperiode moet duren.
  • Vergrendelingsdatum : Bepaal wanneer de daadwerkelijke vergrendeling van de geconfigureerde periode moet plaatsvinden.
  • Herinnering verzenden : Bepaal hoeveel dagen voor de vergrendelingsdatum een herinnering naar de werknemers moet worden gestuurd.

Als de automatische vergrendeling is geconfigureerd zoals in de afbeelding hierboven, werkt de functionaliteit zoals hieronder beschreven:

Op 25 april (7 dagen voor de vergrendelingsperiode) vergrendelt Quinyx automatisch de periode tussen 2 mei en twee weken vooruit (van en tot). Op 30 april (2 dagen voor de vergrendelingsdatum) wordt er een herinnering verstuurd naar de medewerkers.

Dit wordt dan in hetzelfde interval herhaald, maar met nieuwe datums volgens de automatische vergrendeling die in de bovenstaande afbeelding is geconfigureerd.

Wanneer de periode is vergrendeld, kunnen werknemers de door hen ingediende beschikbaarheid niet bewerken of verwijderen, maar ze mogen wel meer beschikbaarheid toevoegen.
Herinnering

Als de automatische vergrendeling ook is geconfigureerd om een herinnering te sturen naar werknemers die niet hebben voldaan aan de minimaal vereiste beschikbaarheidsuren per week (geconfigureerd in hun overeenkomst), ontvangen ze een herinnering dat ze niet genoeg uren hebben ingediend voor de periode die zal worden vergrendeld. De herinnering komt binnen als Qmail:

De naam van de medewerker, de periode die wordt vergrendeld en wanneer de blokkering plaatsvindt, wordt automatisch door Quinyx opgehaald en in de herinnering opgenomen.

De herinnering wordt om 09:00 uur lokale tijd als Qmail verzonden. Werknemers die nul hebben ingesteld in het veld minimaal vereiste beschikbaarheidsuren per week ontvangen geen herinnering.


How did we do?