Herinneringen
Updated
by
Daniel Sjögren
- Herinneringstypen
- Ontbrekende bevestiging
- Hoe herinneringen configureren
- Problemen oplossen & veelgestelde vragen
- V: Wat gebeurt er met de herinneringen die ik heb ingesteld in Classic?
- V: Waar ontvangen gebruikers de herinnering?
- V: Worden herinneringen naar iedereen gestuurd? Is er een manier om de ontvangergroepen te filteren?
- V: Wat betekent precies de actieve versus inactieve status?
- V: Wie kan herinneringen maken en bewerken?
- V: Wie ontvangt de herinneringen?
Herinneringen is een functionaliteit die is ontworpen voor managers om voorwaarden te configureren waaronder het systeem automatische berichten naar gebruikers moet sturen telkens een gebruiker voldoet aan een specifieke reeks criteria.
Bijvoorbeeld - Ida is een manager bij de lokale surf en turf taco kraam. Ze houdt van tijdregistratie, maar heeft een hekel aan het achtervolgen van haar werknemers aan het einde van elke maand om hun tijd te bevestigen. In plaats daarvan stelt ze een herinnering in, zodat:
- 5 dagen voor het einde van de maand;
- Een herinnering wordt verzonden via Qmail' met een aangepast bericht;
- Aan elk werknemer die niet hebben hun tijd geregistreerd;
Deze werknemers zullen vervolgens een automatisch bericht ontvangen op het vastgestelde tijdstip, waardoor ze zich de moeite bespaart om handmatig uit te zoeken wie wel/niet hun tijd heeft bevestigd, en achter iedereen aan te rennen.
Herinneringstypen
Met behulp van Herinneringen kunnen gebruikers geautomatiseerde herinneringen creëren op basis van verschillende criteria, naar verschillende gebruikersgroepen, om nieuwe inzichten te creëren voor u en uw bedrijf. Met Versie 1 hebben we ons eerste herinneringstype uitgebracht, maar we zullen onze herinneringssuite voortdurend uitbreiden met toekomstige iteraties van herinneringen.
Ontbrekende bevestiging
Dit type herinnering moet een herinnering sturen naar gebruikers als zij - of de werknemers die zij beheren - hun tijd niet hebben bevestigd naarmate het einde van de maand nadert.
Op deze manier kan een manager automatische herinneringen instellen om hun werknemers aan te moedigen/aan te sporen hun tijd eerder dan later te bevestigen, en te begrijpen wanneer hun werknemers hun tijd succesvol hebben bevestigd - daarmee stellen ze hen in staat om effectiever en tijdiger te zijn met hun payroll-beheer.
Binnen dit type herinnering zijn er twee subtypen:
- Werknemer Bevestiging Ontbreekt
- Manager Bevestiging Ontbreekt
Werknemer bevestiging ontbreekt
Werknemer Attest Ontbreekt is de meest eenvoudige herinnering van het stel. Indien geconfigureerd, zal dit controleren op ontbrekende werknemerattesten op het vastgestelde tijdstip.
Zo zou u bijvoorbeeld een herinnering kunnen instellen waarbij 5 dagen voor het einde van de maand het systeem automatisch een Qmail zal versturen naar elke werknemer die ontbrekende attesten heeft bij een klokactie of verlof.
Dit betekent dat u als manager deze opeenvolgende reeks herinneringen kunt instellen, zodat:
- 10 dagen voor het einde van de maand
- 5 dagen voor het einde van de maand
- 1 dag voor het einde van de maand
Het systeem automatisch zal controleren welke werknemers ontbrekende attesten hebben bij een klokactie of verlof en een herinnering zal sturen naar elk van hen om hun tijd te attesteren.
Manager attest ontbreekt
Manager Attest Ontbreekt die, indien geconfigureerd, zal controleren op ontbrekende managerattesten op het vastgestelde tijdstip.
Bijvoorbeeld, na de Werknemer Attest Ontbreekt herinnering 5 dagen voor het einde van de maand, zou u een tweede Manager Attest Ontbreekt herinnering 3 dagen voor het einde van de maand kunnen instellen Om ook te controleren of alle managers succesvol alle diensten/afwezigheden van hun kant hebben bevestigd.
Door een combinatie van deze twee herinneringssubtypen in te stellen, kunt u als manager deze controle uitvoeren om te verifiëren dat er geen ontbrekende bevestigingen zijn voor werknemers of managers, en dus meer vertrouwen hebben dat u klaar bent om uw payroll voor te bereiden.
Hoe herinneringen configureren
Herinneringen zijn gemakkelijk en eenvoudig te gebruiken. Bij het configureren van herinneringen vult u eenvoudig de basiscriteria in voor het geselecteerde herinnertype en de gedefinieerde ontvangersgroep ontvangt automatische meldingen op basis van de gedefinieerde tijd- of gebeurteniscriteria.
Het onderstaande voorbeeld maakt gebruik van het herinnertype Ontbrekende bevestiging werknemer:
- Ga naar Accountinstellingen > Geavanceerde instellingen > Herinneringen.
- Klik op de knop Nieuw toevoegen en vul de Algemene informatie in (dat wil zeggen, informatie die gemeenschappelijk is voor alle herinnertypen). Het geselecteerde herinnertype bepaalt welke aanvullende velden beschikbaar zijn zodra u op Opslaan klikt En ontgrendel het tweede Herinneringsregels paneel.
- In het Herinneringsregels paneel kunt u regels configureren die specifiek zijn voor het geselecteerde herinneringstype.
- Een van de laatste stappen is om te bepalen of u uw nieuwe herinnering wilt "Activeren". Als u dat doet, worden herinneringen live zodra u op Opslaan drukt. Als het niet is geselecteerd, wordt het gemarkeerd als "Inactief" totdat u ervoor kiest om het te activeren, bijna als een Concept status. Op dezelfde manier, als u ooit een actieve herinnering om welke reden dan ook wilt pauzeren, kunt u dat hier doen.
- Nadat u op Opslaan heeft gedrukt, krijgt u een mooi overzicht van uw nieuwe herinnering! Als u iets wilt wijzigen, kunt u dit altijd aanpassen.
- Klaar! Als u teruggaat naar het overzicht, kunt u een mooie lijst zien van alle herinneringen die zijn ingesteld voor uw bedrijf.
Problemen oplossen & veelgestelde vragen
V: Wat gebeurt er met de herinneringen die ik heb ingesteld in Classic?
A: Met versie 1 gaan we verder met de nieuwe versie van Attest herinneringen (zoals we die hadden in Classic). Het belangrijke om hier op te merken is echter dat:
- Quinyx (Neo) herinneringen zijn niet achterwaarts compatibel met Classic herinneringen.
- Het zal de klassieke niet breken, maar die zullen blijven draaien naast de Quinyx (Neo) versies.
- Dit betekent dat voor elke klant die gebruik maakt van klassieke herinneringen, de vraag/verzoek kan komen om ze te verwijderen zodat er geen conflicterende of repetitieve informatie is met de nieuw gecreëerde Quinyx herinneringen.
Daarom, op korte termijn als u een oude herinnering wilt laten maken of verwijderen, neem dan contact op met uw support contactpersoon zoals u vandaag doet. Op de lange termijn zullen we na de eerste release een meer formeel migratieproject starten om klanten te identificeren en systematisch te benaderen die nog steeds de oude klassieke herinneringen gebruiken.
V: Waar ontvangen gebruikers de herinnering?
A: In het verleden kon een gebruiker een herinnering ontvangen via SMS, e-mail of Qmail.
We hebben dit vereenvoudigd en in plaats daarvan beperkt tot het verzenden van herinneringen naar Qmail (met versie 1). Dus zodra een herinnering is verzonden, zal deze verschijnen in de Qmail-inbox van de betreffende gebruiker met het label Herinnering.
We zullen aanvullende uitvoertypen onderzoeken in Herinneringen - Fase 2 Zoals Messenger, evenals hoe herinneringen beter te visualiseren in het webportaal. Dit moet echter nog worden bevestigd.
V: Worden herinneringen naar iedereen gestuurd? Is er een manier om de ontvangergroepen te filteren?
A: Met versie 1 worden herinneringen wereldwijd geconfigureerd.
Dit betekent dat - voor het gemak en voor een consistente ervaring binnen uw bedrijf, herinneringen worden geconfigureerd en verzonden naar uw hele bedrijf op een uniforme manier.
V: Wat betekent precies de actieve versus inactieve status?
A: Bij het maken of beheren van uw herinneringen is er de optie om een herinnering als Actief te markeren.
Dit stelt u in staat om een nieuwe herinnering op te slaan als een (bijna) "Concept" status, of u kunt een bestaande herinnering pauzeren als u bijvoorbeeld niet wilt dat bepaalde herinneringen worden uitgevoerd tijdens de zomer of andere specifieke periodes.
De status wordt visueel weergegeven in de bewerkingsmodus, evenals gemarkeerd in het overzicht zodat u gemakkelijk kunt zien of elke herinnering is ingesteld als Actief of Inactief.
V: Wie kan herinneringen maken en bewerken?
A: Onder Accountinstellingen > Rollen kunt u definiëren welke rollen lees-, schrijf- en bewerkingsrechten moeten hebben voor verschillende werknemersgroepen.
V: Wie ontvangt de herinneringen?
A: De beschikbare ontvangers kunnen variëren op basis van het geselecteerde herinneringstype. Sommige herinneringstypen zijn meer van toepassing op verschillende ontvangersgroepen dan andere - daarom hebben we deze schaalbare optie ontworpen om indien nodig een enkele groep toe te staan, terwijl anderen er meerdere kunnen hebben.
Hieronder vindt u een uitsplitsing van de ontvangersgroepen per herinneringstype:
Herinneringstype | Ontvangers | Wat betekent dit? |
Werknemer attest ontbreekt | Betrokken werknemers | Wanneer de herinnering wordt geactiveerd (zeg om 9:00 op de 25e van de maand), elke werknemer die ontbrekende attesten heeft op elke klokactie of verlof. Als een werknemer hun tijd al succesvol heeft geattesteerd voor de 25e van de maand, dan zullen zij geen herinnering ontvangen. |
Manager attest ontbreekt | Betrokken managers | Wanneer de herinnering wordt geactiveerd (zeg om 9:00 op de 25e van de maand), elke manager die ontbrekende attesten heeft op elke klokactie of verlof. Als een manager hun tijd al succesvol heeft geattesteerd voor de 25e van de maand, dan zullen zij geen herinnering ontvangen. |
