Påminnelser
Uppdaterad
av
Daniel Sjögren
Påminnelser är en funktion som är utformad för chefer för att konfigurera villkor enligt vilket systemet ska skicka användarna automatiska meddelanden varje gång en användare uppfyller en specifik uppsättning kriterier.
Till exempel - Ida är chef på den lokala surf- och turf-taco-kiosken. Hon älskar tidsrapportering, men hatar att jaga sina anställda varje månad för att attestera deras tid. Istället ställer hon in en påminnelse så att:
- 5 dagar innan månadens slut;
- Skickas en påminnelse via Qmail med ett anpassat meddelande;
- Till varje anställd som inte har attesterat sin tid;
Dessa anställda kommer sedan att få ett automatiskt meddelande vid den angivna tiden och på så sätt spara henne besväret med att manuellt lista ut vem som har/inte har intygat sin tid och springa runt efter var och en av dem.
Påminnelsetyper
Genom att använda Påminnelser kan användare skapa automatiserade påminnelser baserat på olika kriterier, till olika användargrupper, för att skapa nya insikter för dig och ditt företag. Med Version 1 har vi släppt vår första påminnelsetyp men vi kommer kontinuerligt bygga upp vår påminnelsesvit med framtida iterationer av påminnelser.
Attest saknas
Denna påminnelsetyp bör skicka en påminnelse till användare om antingen de - eller de anställda de hanterar - inte har attesterat sin tid när det närmar sig slutet av månaden.
Genom att göra detta kan en chef ställa in automatiska påminnelser för att hjälpa till att uppmuntra/pusha sina anställda att attestera sin tid tidigare istället för senare, och förstå när deras anställda har framgångsrikt attesterat sin tid - vilket gör dem mer effektiva och tidiga med sin lönehantering.
Inom denna påminnelsetyp finns det två underkategorier:
- Anställd Attest Saknas
- Chef Attest Saknas
Anställd attest saknas
Anställd Attest Saknas är den mest okomplicerade påminnelsen av dessa. Om konfigurerad kommer den att leta efter eventuella saknade attester från anställda vid den angivna tiden.
Du kan t.ex. ställa in en påminnelse där systemet 5 dagar före månadens slut automatiskt skickar ut ett Qmail till alla anställda som saknar attest på någon stämpling eller frånvaro.
Det innebär att du som chef kan ställa in denna kaskadserie av påminnelser, så att:
- 10 dagar före månadens slut
- 5 dagar före månadens slut
- 1 dag före månadens slut
Systemet automatiskt kommer att kontrollera vilka anställda som har saknade attester på en stämpling eller ledighet och skicka en påminnelse till varje för att attestera sin tid.
Chef attest saknas
Chef Attest Saknas, om konfigurerad, kommer att kontrollera efter eventuella saknade attester från chefer vid den angivna tiden.
Till exempel, efter Anställd Attest Saknas påminnelsen 5 dagar före månadens slut, kan du ställa in en andra Chef Attest Saknas påminnelse 3 dagar före månadens slut för att även kontrollera om alla chefer har framgångsrikt attesterat alla anställdas skift/frånvaro från deras sida också.
Genom att ställa in någon kombination av dessa två påminnelse-undertyper kan du, som chef, köra denna kontroll för att verifiera att det inte saknas några attesteringar för varken anställda eller chefer, och därmed kan vara mer säker på att du är redo att börja förbereda för din lönekörning.
Hur man konfigurerar påminnelser
Påminnelser är enkla och användarvänliga. När du konfigurerar påminnelser, fyll helt enkelt i de grundläggande kriterierna för den valda påminnelsetypen så kommer den definierade mottagargruppen att få automatiska meddelanden baserade på de tids- eller händelsebaserade kriterierna som definierats.
Nedan exempel använder påminnelsetypen Anställd Attest Saknas:
- Navigera till Kontoinställningar > Avancerade inställningar > Påminnelser.
- Klicka på Lägg till ny knappen och fyll i Allmän information (det vill säga information som är gemensam för alla påminnelsetyper). Den valda påminnelsetypen kommer att avgöra vilka ytterligare fält som är tillgängliga när du klickar på Spara och låser upp den andra Påminnelseregler-panelen.
- I Påminnelseregler-panelen kan du konfigurera regler specifika för den valda påminnelsetypen.
- Ett av de sista stegen är att bestämma om du vill "Aktivera" din nya påminnelse eller inte. Om du väljer att aktivera den kommer påminnelserna att gå live så fort du trycker på Spara. Om den inte är vald kommer den att markeras som "Inaktiv" tills du väljer att aktivera den, nästan som ett utkast-tillstånd. På samma sätt, om du någonsin vill pausa en aktiv påminnelse av någon anledning, kan du göra det här.
- Efter att du har tryckt på Spara får du en bra översikt över din nya påminnelse! Om du vill ändra något kan du alltid redigera det därefter.
- Klart! Om du går tillbaka till översikten kan du se en fin lista över alla påminnelser som är inställda för ditt företag.
Felsökning & vanliga frågor
F: Vad händer med de påminnelser jag har ställt in i Classic?
S: Med version 1 går vi ut med den nya versionen av Attest-påminnelser (som vi hade i Classic). Det viktiga att notera här är dock att:
- Quinyx (Neo) påminnelser är inte bakåtkompatibla med Classic påminnelser.
- Det kommer inte att påverka de klassiska, men de kommer att fortsätta att köras parallellt med Quinyx (Neo).
- Detta innebär att för alla kunder som använder Classic påminnelser kan frågan/förfrågan komma upp att ta bort dem så att det inte uppstår någon konflikt eller upprepande information med de nyligen skapade Quinyx-påminnelserna.
Därför, på kort sikt om du vill ha en gammal påminnelse skapad eller borttagen, kontakta din supportkontakt som du gör idag. På lång sikt kommer vi att starta ett mer formellt migrationsprojekt efter den första versionen för att börja identifiera och systematiskt nå ut till kunder som fortfarande använder de gamla Classic påminnelserna.
F: Var får användarna påminnelsen?
S: Tidigare kunde en användare få en påminnelse via SMS, e-post eller Qmail.
Vi har förenklat detta och istället begränsat påminnelserna till att skickas till Qmail (med version 1). Så när en påminnelse skickas kommer den att visas i den berörda användarens Qmail-inkorg med etiketten Påminnelse.
Vi kommer att undersöka ytterligare utdataformat i Påminnelser - Fas 2 såsom Messenger, samt hur man bättre visualiserar Påminnelser i webbportalen. Detta är dock ännu inte bekräftat.
F: Skickas påminnelser till alla? Finns det ett sätt att filtrera mottagargrupperna?
S: Med version 1 är påminnelser konfigurerade globalt.
Det innebär att för enkelhetens skull och för en enhetlig upplevelse över hela ditt företag, kommer påminnelser att konfigureras och skickas till hela ditt företag på ett enhetligt sätt.
F: Vad innebär aktiv vs inaktiv status?
S: När du skapar eller hanterar dina påminnelser finns det möjlighet att markera en påminnelse som Aktiv.
Detta gör att du kan spara en ny påminnelse som ett (nästan) "Utkast", eller så kan du pausa en befintlig påminnelse om du till exempel inte vill att vissa påminnelser ska köras under sommaren eller andra utvalda perioder.
Statusen visualiseras i redigeringsläget, samt flaggas i översikten så att du enkelt kan se om varje påminnelse är inställd som Aktiv eller Inaktiv.
F: Vem kan skapa och redigera påminnelser?
S: Under Kontoinställningar > Roller kan du definiera vilka roller som ska ha läs-, skriv- och redigeringsbehörigheter för olika anställningsgrupper.
Q: Vem får påminnelserna?
A: De tillgängliga mottagarna kan variera beroende på den valda påminnelsetypen. Vissa påminnelsetyper är mer tillämpliga för olika mottagargrupper än andra - så vi har utformat detta skalbara alternativ för att tillåta en enda grupp vid behov, medan andra kan ha flera.
Nedan finns en uppdelning för mottagargrupper per påminnelsetyp:
Påminnelsetyp | Mottagare | Vad innebär detta? |
Anställd attest saknas | Berörda anställda | När påminnelsen utlöses (säg kl. 9:00 den 25:e i månaden), varje anställd som har saknade attester på någon stämpling eller ledighet. Om en anställd redan har attesterat sin tid framgångsrikt innan den 25:e i månaden, kommer de inte att få en påminnelse. |
Chefsattest saknas | Berörda chefer | När påminnelsen utlöses (säg kl. 9:00 den 25:e i månaden), varje chef som har saknade attester på någon stämpling eller ledighet. Om en chef redan har attesterat sin tid framgångsrikt innan den 25:e i månaden, kommer de inte att få en påminnelse. |
