Påminnelser
Uppdaterad
av
Victor Jespersen
- Påminnelsetyper
- Attest saknas
- Frånvaroorsakspåminnelser
- Felsökning och vanliga frågor
- F: Vad händer med de påminnelser jag har ställt in i Classic?
- F: Var får användarna påminnelsen?
- F: Skickas påminnelser till alla? Finns det ett sätt att filtrera mottagargrupperna?
- F: Vad innebär exakt aktiv vs inaktiv status?
- F: Vem kan skapa och redigera påminnelser?
- F: Vem får påminnelserna?
- F: Hur fungerar påminnelsehistoriken?
- Q: Kan man skapa egna påminnelser och inte använda de befintliga?
Påminnelser är en funktion som är utformad för chefer att konfigurera villkor enligt vilket systemet ska skicka användarna automatiska meddelanden varje gång en användare uppfyller en specifik uppsättning kriterier.
Till exempel - Ida är chef på den lokala surf & turf-taco-kiosken. Hon älskar tidsrapportering, men hatar att jaga sina anställda varje månad för att attestera deras tid. Istället ställer hon in en påminnelse så att:
- 5 dagar innan månadens slut;
- Skickas en påminnelse via Qmail med ett anpassat meddelande;
- Till varje anställd som inte har attesterat sin tid;
Dessa anställda kommer sedan att få ett automatiskt meddelande vid den angivna tiden och på så sätt spara henne besväret med att manuellt lista ut vem som har/inte har attesterat sin tid och springa runt efter var och en av dem.
Påminnelsetyper
Genom att använda påminnelser kan användare skapa automatiserade påminnelser baserat på olika kriterier, till olika användargrupper, för att skapa nya insikter för dig och ditt företag. Vi kommer kontinuerligt bygga upp vår påminnelsesvit med framtida iterationer av påminnelser.
Attest saknas
Denna påminnelsetyp bör skicka en påminnelse till användare om antingen de - eller de anställda de hanterar - inte har attesterat sin tid när de närmar sig slutet av månaden.
Genom att göra detta kan en chef ställa in automatiska påminnelser för att hjälpa till att uppmuntra/pusha sina anställda att attestera sin tid tidigare istället för senare, och förstå när deras anställda framgångsrikt har attesterat sin tid - vilket gör det möjligt för dem att vara mer effektiva och tidiga med sin lönehantering.
Inom denna påminnelsetyp finns det två underkategorier:
- Anställds attest saknas
- Chefs attest saknas
Anställds attest saknas
Anställds attest saknas är den mest direkta påminnelsen av gruppen. Om konfigurerad kommer detta att leta efter eventuella saknade anställdas attester vid den angivna tiden.
Du kan t.ex. ställa in en påminnelse där systemet 5 dagar före månadens slut automatiskt skickar ut ett Qmail till alla anställda som saknar attest på någon stämpling eller frånvaro.
Det innebär att du som chef kan ställa in en kaskadserie av påminnelser, så att:
- 10 dagar före månadens slut
- 5 dagar före månadens slut
- 1 dag före månadens slut
så kommer systemet automatiskt att kontrollera vilka anställda som har saknade attester på en stämpling eller frånvaro och skicka en påminnelse till var och en att attestera sin tid.
Chef attest saknas
Chef attest saknas kommer, om konfigurerat, att kontrollera efter eventuella saknade attester från chefer vid den angivna tiden.
Efter påminnelsen Anställds attest saknas 5 dagar före månadsslutet kan du till exempel skapa en andra påminnelse Chef attest saknas 3 dagar före månadsslutet för att kontrollera att alla chefer har attesterat alla anställdas skift/frånvaro även från sin sida.
Genom att ställa in någon kombination av dessa två påminnelse-undertyper kan du, som chef, köra denna kontroll för att verifiera att det inte saknas några attersteringar för varken anställda eller chefer. På så sätt kan du vara mer säker på att du är redo att börja förbereda för din lön.
Frånvaroorsakspåminnelser
I många företag, särskilt de som är verksamma i regioner med specifika frånvarorelaterade regler, som till exempel Norden, är det viktigt att hålla reda på de anställdas frånvaro för efterlevnad, löneutbetalning och försäkringsändamål. För att hjälpa chefer att hålla koll på dessa viktiga detaljer kan du med funktionen påminnelse om frånvaroorsak konfigurera automatiska påminnelser baserat på specifika frånvarokriterier. Dessa påminnelser kan utlösas av två typer av frånvaromönster: frånvaro som inte är sammanhängande och sammanhängande frånvaro.
Påminnelse om icke-sammanhängande frånvaro
Påminnelsen om icke-sammanhängande frånvaro spårar de anställdas icke-sammanhängande frånvaro under en definierad period och skickar meddelanden till cheferna när vissa tröskelvärden uppnås. Detta gör det möjligt för företag att följa lokala bestämmelser, hantera löner effektivt och säkerställa samordning med försäkringsgivare i rätt tid. Framför allt - du kan spara tid, förbättra efterlevnaden och säkerställa att åtgärder vidtas i tid när tröskelvärdena för anställdas frånvaro nås.
I vissa regioner, som Sverige, kan en del av den anställdes lön efter den 14:e sjukdagen täckas av en extern försäkringsgivare (t.ex. Försäkringskassan). Påminnelsen om icke-sammanhängande frånvaro hjälper till att säkerställa att cheferna får ett meddelande så snart Idas frånvaro når den kritiska tröskeln, så att de kan vidta nödvändiga åtgärder, till exempel att skicka in papper till försäkringsgivaren.
Påminnelse om sammanhängande frånvaro
Påminnelsen om sammanhängande frånvaro spårar de anställdas sammanhängande frånvaro under en definierad period och skickar meddelanden till cheferna när vissa tröskelvärden uppnås. Detta gör det möjligt för företag att följa lokala bestämmelser, hantera löner effektivt och säkerställa samordning med försäkringsgivare i rätt tid. Framför allt - du kan spara tid, förbättra efterlevnaden och säkerställa att åtgärder vidtas i tid när tröskelvärdena för anställdas frånvaro nås.
I vissa regioner, som Sverige, kan din arbetsgivare kräva att du visar upp ett läkarintyg efter den sjunde sjukdagen. Påminnelsen om sammanhängande ledighet hjälper till att säkerställa att cheferna får ett meddelande så snart Idas frånvaro når den kritiska tröskeln, så att de kan vidta nödvändiga åtgärder, till exempel att skicka in papper till försäkringsbolaget.
Nya mottagartyper för påminnelser om ledighet
När man konfigurerar en påminnelse om ledighet, har man två alternativ:
- Berörd anställds rapporterande chef: Detta skickar en notifikation till motsvarande chef, som definierats i fältet "rapporterar till" för den anställde.
- Berörd anställds rapporterande chef med fallback: Enligt samma design som frånvaroförfrågningsmeddelandelogik, där om en "rapporterande till" chef inte är definierad, kommer påminnelsen istället att skickas till nästa chef i kö, enligt din inställning.
Felsökning och vanliga frågor
F: Vad händer med de påminnelser jag har ställt in i Classic?
A: Med version 1 lanserar vi den nya versionen av Attest-påminnelser (som vi hade i Classic). Det viktiga att notera här är dock att:
- Quinyx (Neo) påminnelser är inte bakåtkompatibla med Classic-påminnelser.
- Det kommer inte att påverka de klassiska påminnelserna, men de kommer att fortsätta att köras parallellt med Quinyx (Neo) påminnelserna.
- Detta innebär att för kunder som använder Classic-påminnelser kan frågan/förfrågan komma upp att ta bort dem så att det inte uppstår konflikter eller upprepande information med de nyss skapade Quinyx-påminnelserna.
Därför, om du på kort sikt vill ha en gammal påminnelse skapad eller borttagen, kontakta din supportkontakt som du gör idag. På lång sikt kommer vi att starta ett mer formellt migrationsprojekt efter den första versionen för att börja identifiera och systematiskt nå ut till kunder som fortfarande använder de gamla Classic-påminnelserna.
F: Var får användarna påminnelsen?
S: Tidigare kunde en användare få en påminnelse via SMS, E-post eller Qmail.
Vi har förenklat detta och istället begränsat påminnelser till att skickas till Qmail (med version 1). Så när en påminnelse skickas kommer den att visas i den berörda användarens Qmail-inkorg med etiketten Påminnelse.
Vi kommer att undersöka ytterligare utdataalternativ i Påminnelser - Fas 2, såsom Messenger, samt hur man bättre kan visualisera Påminnelser i webbportalen. Detta är dock ännu inte bekräftat.
F: Skickas påminnelser till alla? Finns det ett sätt att filtrera mottagargrupperna?
S: Med version 1 är påminnelser konfigurerade globalt.
Det innebär att - för enkelhetens skull och för en enhetlig upplevelse över hela ditt företag, kommer påminnelser att konfigureras och skickas till hela ditt företag på ett enhetligt sätt.
F: Vad innebär exakt aktiv vs inaktiv status?
S: När du skapar eller hanterar dina påminnelser finns det möjlighet att markera en påminnelse som aktiv.
Detta gör att du kan spara en ny påminnelse med (nästan) ett "utkast" status, eller så kan du pausa en befintlig påminnelse om du till exempel inte vill att vissa påminnelser ska köras under sommaren eller andra utvalda perioder.
Statusen visualiseras i redigeringsläget, samt markeras i översikten så att du enkelt kan se om varje påminnelse är inställd som aktiv eller inaktiv.
F: Vem kan skapa och redigera påminnelser?
S: Under Kontoinställningar > Roller kan du definiera vilka roller som ska ha läs-, skriv- och redigeringsbehörigheter för olika anställdsgrupper.
F: Vem får påminnelserna?
S: De tillgängliga mottagarna kan variera beroende på den valda påminnelsetypen. Vissa påminnelsetyper är mer lämpliga för olika mottagargrupper än andra - så vi har utformat detta skalbara alternativ för att tillåta en enskild grupp vid behov, medan andra kan ha flera.
Nedan följer en uppdelning för mottagargrupper per påminnelsetyp:
Påminnelsetyp | Mottagare | Vad betyder detta? |
Anställd attest saknas | Berörda anställda | Påminnelsen utlöses (säg kl. 9:00 den 25:e i månaden), för varje anställd som har saknade attester på någon stämpling eller frånvaro. Om en anställd redan har lyckats attestera sin tid före den 25:e i månaden, då kommer de inte få en påminnelse. |
Chef attest saknas | Berörda chefer | Påminnelsen utlöses (säg klockan 9:00 den 25:e i månaden), för varje chef som har saknade attester på någon stämpling eller frånvaro. Om en chef redan har attesterat sin tid innan den 25:e i månaden, kommer de inte att få en påminnelse. |
F: Hur fungerar påminnelsehistoriken?
S: Likt Nyhetsflödet, har vi inkluderat en grundläggande påminnelsehistorik som ger information när du redigerar en befintlig påminnelse om vem (och när) denna påminnelse först skapades samt detaljer om när den senast ändrades.
Q: Kan man skapa egna påminnelser och inte använda de befintliga?
S: Du kan skapa dina egna påminnelser, men de måste baseras på de befintliga påminnelsetyperna. Du bestämmer dock själv hur du vill namnge dem och vilka typer av platshållare du vill använda.
