Att arbeta med Frånvaromöjligheter

Uppdaterad av Leigh Hutchens

Läs mer om att arbeta med frånvaroorsaker här.

Frånvaromöjligheter är en funktionalitet utvecklad i nära samarbete med våra kunder. Det ger chefer ett sätt att proaktivt erbjuda anställda valfri ledighet när efterfrågan oväntat minskar.

Varför det är viktigt

I branscher där efterfrågan förändras snabbt kan operativa behov skifta med kort varsel. Fram till nu var huvudalternativet att ställa in skift i sista minuten, vilket ofta leder till förlorad lön och frustrerade anställda. Frånvaromöjligheter ger anställda ett val, vilket hjälper till att upprätthålla förtroende och moral samtidigt som bemanningen anpassas till efterfrågan.

Hur det fungerar

  1. En chef identifierar överbemanning och skapar en frånvaromöjlighet för ett specifikt skift eller tidsperiod.
  2. Anställda inom ett valt skift får en avisering och kan acceptera eller avböja erbjudandet.
  3. Om det accepteras skapas en frånvaroförfrågan och skickas till chefen för godkännande.
  4. Chefen granskar och godkänner eller avslår frånvaroförfrågan, vilket är användbart när fler anställda begär än det finns tillgängliga platser.
  5. När det har godkänts, återspeglas frånvaron i schemat.

Konfigurationskrav

Innan du använder Frånvaromöjligheter, säkerställ att följande är inställt:

  1. I frånvaroorsakskonfigurationen, aktivera "Tillgänglig för att erbjuda frånvaromöjligheter" för de relevanta frånvaroorsakerna (t.ex. Frivillig ledighet). Endast frånvaroorsaker med denna inställning aktiverad kommer att visas som alternativ när du skapar en möjlighet.
  1. Säkerställ att frånvaroorsaken är tillgänglig på den anställdes avtalsmall. Anställda utan frånvaroorsaken på sitt avtal kommer inte att få erbjudandet, till exempel, om 4 anställda har ett skift men endast 3 har frånvaroorsaken på sitt avtal, kommer endast dessa 3 att bli informerade.

Hur man kommer igång

  1. I Schemavyn, klicka på trepunktsmenyn och välj "Erbjud frånvaromöjlighet".
  1. Fyll i detaljerna: datum, skifttyp, frånvaroorsak och kvantitet (antal tillgängliga platser). Lägg eventuellt till en kommentar för att informera anställda (t.ex. "2 platser öppna för frivillig ledighet idag").
  1. Klicka på "Erbjud" för att skicka möjligheten till berättigade anställda.
  2. Följ status i Notifikationspanelen under "Frånvaromöjligheter" för att se aktiva/utgångna erbjudanden och hur många som har accepterat eller avböjt.
  1. När anställda accepterar via mobilappen skapas en frånvaroförfrågan. Observera att frånvaroförfrågningar kan godkännas/nekas i Frånvaroförfrågningar, inte Frånvaromöjligheter.

Bra att veta

  • Möjligheter kan vara för en hel dag eller del av ett skift, frånvaroförfrågan kommer alltid att matcha den anställdes tilldelade skift.
  • Anställda accepterar eller avböjer via mobilappen.
  • Chefer behåller full kontroll över godkännanden, så om fler anställda accepterar än det finns tillgängliga platser, bestämmer du vem som får ledigt

Detta är vår första version. Som en del av kontinuerlig upptäckt skulle vi gärna höra din feedback för att hjälpa oss att förbättra den ytterligare.

Fick du hjälp?