Arbeiten mit Abwesenheitsmöglichkeiten
Updated
durch
Leigh Hutchens
Abwesenheitsmöglichkeiten ist eine Funktionalität, die in enger Zusammenarbeit mit unseren Kunden entwickelt wurde. Sie bietet Managern die Möglichkeit, Mitarbeitern proaktiv optionale Freizeit anzubieten, wenn die Nachfrage unerwartet sinkt.
Warum es wichtig ist
In Branchen, in denen sich die Nachfrage schnell ändert, können sich betriebliche Anforderungen kurzfristig verschieben. Bisher war die Hauptoption, Schichten in letzter Minute abzusagen, was oft zu Lohnausfällen und frustrierten Mitarbeitern führt. Abwesenheitsmöglichkeiten geben den Mitarbeitern eine Wahlmöglichkeit, was hilft, Vertrauen und Moral zu erhalten, während die Personalplanung weiterhin an die Nachfrage angepasst wird.
Wie es funktioniert
- Ein Manager identifiziert eine Überbesetzung und erstellt eine Abwesenheitsmöglichkeit für eine bestimmte Schicht oder einen bestimmten Zeitraum.
- Ausgewählte Mitarbeiter erhalten eine Benachrichtigung und können das Angebot annehmen oder ablehnen.
- Bei Annahme wird eine Abwesenheitsanfrage erstellt und zur Genehmigung an den Manager gesendet.
- Der Manager überprüft und genehmigt oder lehnt die Abwesenheitsanfrage ab, was nützlich ist, wenn mehr Mitarbeiter anfragen, als Plätze verfügbar sind.
- Nach Genehmigung wird die Abwesenheit im Zeitplan berücksichtigt.
Konfigurationsanforderungen
Bevor Sie Abwesenheitsmöglichkeiten nutzen, stellen Sie sicher, dass Folgendes eingerichtet ist:
- Aktivieren Sie in der Abwesenheitstypkonfiguration "Verfügbar für das Anbieten von Abwesenheitsmöglichkeiten" für die relevanten Abwesenheitstypen (z.B. Freiwilliger Urlaub). Nur Abwesenheitstypen mit dieser Einstellung werden als Optionen angezeigt, wenn eine Möglichkeit erstellt wird.
- Stellen Sie sicher, dass der Abwesenheitstyp in der Vereinbarungsvorlage des Mitarbeiters verfügbar ist. Mitarbeiter ohne den Abwesenheitstyp in ihrer Vereinbarung erhalten das Angebot nicht, zum Beispiel, wenn 4 Mitarbeiter eine Schicht haben, aber nur 3 den Abwesenheitstyp in ihrer Vereinbarung haben, werden nur diese 3 benachrichtigt.
Erste Schritte
- In der Zeitplanansicht klicken Sie auf das Drei-Punkte-Menü und wählen Sie "Abwesenheitsmöglichkeit anbieten".
- Füllen Sie die Details aus: Datum, Schichttyp, Abwesenheitstyp und Menge (Anzahl der verfügbaren Plätze). Optional können Sie einen Kommentar hinzufügen, um die Mitarbeiter zu informieren (z.B. "Heute sind 2 Plätze für freiwilligen Urlaub offen").
- Klicken Sie auf "Anbieten", um die Möglichkeit an berechtigte Mitarbeiter zu senden.
- Verfolgen Sie den Fortschritt im Benachrichtigungsbereich unter "Abwesenheitsmöglichkeiten", sehen Sie aktive/abgelaufene Angebote, wie viele angenommen oder abgelehnt wurden und welche Mitarbeiter das Angebot erhalten haben.
- Wenn Mitarbeiter über die mobile App akzeptieren, wird eine Abwesenheitsanfrage erstellt. Überprüfen und genehmigen oder ablehnen nach Bedarf.
Gut zu wissen
- Gelegenheiten können für einen ganzen Tag oder einen Teil einer Schicht sein, die Abwesenheitsanfrage wird immer der zugewiesenen Schicht des Mitarbeiters entsprechen.
- Mitarbeiter akzeptieren oder lehnen über die mobile App ab.
- Manager behalten die volle Kontrolle über Genehmigungen, sodass Sie entscheiden, wer die freie Zeit erhält, wenn mehr Mitarbeiter akzeptieren als verfügbare Plätze vorhanden sind
Dies ist unsere erste Veröffentlichung. Im Rahmen der kontinuierlichen Entdeckung würden wir uns über Ihr Feedback freuen, um es weiter zu verbessern.
