Werken met absentieplanningen
Updated
by
Daniel Sjögren
Wat is een absentieplanning?
Absentieplanningen worden gecreëerd om toekomstige absenties te beheren, om te helpen organiseren en plannen voor absentiediensten, en om ervoor te zorgen dat de juiste uitbetalingen en configuraties worden toegepast zodat een werknemer correct wordt vergoed. Bijvoorbeeld, een absentie wordt soms ruim van tevoren ingevoerd voordat er een dienst is voor de periode. In dergelijke gevallen wordt er geen salarisgebaseerde dienst gecreëerd tijdens de absentie. Dit betekent dat de werknemer geen verlofcompensatie zal ontvangen. Om dit tegen te gaan, hebben we ondersteuning voor de absentieplanning die, eenvoudig gezegd, bestaat uit wekelijkse sjablonen die kunnen worden geselecteerd in het absentiedialoog om salarisgebaseerde vervangende diensten te creëren tijdens de absentie.
Voordelen van het creëren van absentieplanningen
Het gebruik van absentieplanningen creëert een reeks "spookdiensten" wanneer een toekomstige absentie ruim van tevoren wordt vereist/aangevraagd voordat het werkrooster is gecreëerd en uitgerold. Dit geeft managers iets om goed te keuren en omheen te plannen - en biedt ook een "container/placeholder" voor Quinyx om verschillende uitbetalingsregels en configuraties toe te kennen.
Deze Absentieplanningen kunnen vervolgens fungeren als een wekelijks sjabloon, dat kan worden geselecteerd in de absentiedialoog om op salaris gebaseerde vervangende diensten/containers te creëren.
Voorbeeld van een absentieplanning
Ouderschapsverlof is een goed voorbeeld van wanneer een absentieplanning kan worden gebruikt. Neem bijvoorbeeld een werknemer die van mei tot september volgend jaar betaald ouderschapsverlof moet krijgen. Het bedrijf plant geen diensten zo ver van tevoren en heeft het rooster nog niet uitgerold voor volgend jaar, dus in plaats daarvan kunt u een absentieplanning maken om rekening te houden met deze aankomende periode. U kunt ook een sjabloon maken van onderliggende diensten met gedefinieerde uitbetalingen voor de periode.
Configuratie van een absentieplanning
Bij het toevoegen van een absentieplanning wordt u gevraagd om selecties te maken in de volgende configuratieopties:
Naam | Geef uw absentieplanning een naam. |
Diensttype | Kies het type dienst dat moet worden gegenereerd. |
Pas dienstlengte aan op basis van parttime percentage, nominale uren, geen aanpassing, of op basis van "minijobber" - gemiddelde uren/dag | Opties om de dienstlengte aan te passen op basis van parttime percentage, nominale uren, geen aanpassing, of op basis van "minijobber" - gemiddelde uren/dag. |
Deze Absentieplanning zou |
|
Creëer op feestdagen | Controleer of het absentieschema moet worden gegenereerd op dagen die als feestdagen zijn gedefinieerd. |
Opmerking | Gebruik dit veld als u een opmerking/beschrijving voor dit absentieschema wilt geven. |
Zodra u uw nieuw gecreëerde absentieschema heeft opgeslagen, moet u op het kalenderpictogram in de Acties kolom in uw lijst met absentieschema's klikken. Deze knop brengt u naar de dag- en tijdsmodal.
Dag- en tijdsmodal
De aanpassingsopties die u heeft geselecteerd bij het toevoegen van uw absentieschema zullen op verschillende manieren interageren met de dagen en tijden die u in deze modal configureert - de onderstaande tabel beschrijft hoe:
Aanpassingsoptie | Interactie met Dag en tijd modal |
Part-time percentage | Absentiediensten zullen worden gecreëerd voor de geselecteerde dagen. De starttijd van genoemde absentiediensten zal die zijn die is gedefinieerd in het veld starttijd als de absentie die tijd overlapt. Als de absentie later begint binnen het start-eindtijd kader, dan zal de starttijd van de absentiedienst gelijk zijn aan die van de absentie - zolang de absentie niet begint na het einde van genoemd tijdsbestek, in welk geval er geen absentiedienst zal worden gecreëerd. De eindtijd van de absentiediensten zal die zijn van de hierboven beschreven eindtijd voor fulltime werknemers en aangepast volgens het part-time percentage voor parttime werknemers. Indien van toepassing, worden feestdagreductie en dag-voor-feestdagreductie in overweging genomen. Let op, een Absentie dienst kan nooit eindigen na het einde van de Absentie. De huidige part-time percentage optie werd voorafgegaan door een legacy optie, waar u meer over kunt lezen hier. |
Nominaal aantal uren | Absentie diensten zullen worden aangemaakt voor de geselecteerde dagen. De starttijd van deze Absentie diensten zal worden gedefinieerd in het starttijd veld als de Absentie overlapt met die tijd. Als de Absentie later begint binnen het start-eindtijdskader, dan zal de starttijd van de Absentie dienst gelijk zijn aan die van de Absentie - zolang de Absentie niet begint na het einde van dat tijdsbestek, in welk geval er geen Absentie dienst zal worden aangemaakt. De eindtijd van de Absentie diensten zal overeenkomen met de nominale uren van de werknemer. Indien van toepassing, worden feestdagvermindering en vermindering van de dag voor de feestdag in overweging genomen. Let op, een Absentie dienst kan nooit eindigen na het einde van de Absentie. |
Geen aanpassing | Absentie diensten zullen worden aangemaakt voor de geselecteerde dagen. De starttijd van deze Absentie diensten zal zijn zoals gedefinieerd in het starttijd veld als de Absentie overlapt met die tijd. Als de Absentie later begint binnen het start-eindtijdskader, dan zal de starttijd van de Absentie dienst gelijk zijn aan die van de Absentie - zolang de Absentie niet begint na het einde van dat tijdsbestek, in welk geval er geen Absentie dienst zal worden aangemaakt. De eindtijd van de Absentie diensten zal worden gedefinieerd in het eindtijd veld. Feestdagverminderingen en verminderingen van de dag voor de feestdag worden niet Overweging. De eindtijd van een absentiedienst kan nooit verder gaan dan het einde van de afwezigheid. |
Mini-jobber | Absentiediensten worden aangemaakt voor de geselecteerde dagen. De starttijd van deze absentiediensten wordt bepaald in het veld starttijd als de afwezigheid overlapt met die tijd. Als de afwezigheid later begint binnen het start-eindtijdskader, dan zal de starttijd van de absentiedienst gelijk zijn aan die van de afwezigheid - zolang de afwezigheid niet begint na het einde van het genoemde tijdsbestek, in welk geval er geen absentiedienst zal worden aangemaakt. We zijn momenteel bezig met het voorbereiden van mogelijke wijzigingen in de bedrijfslogica voor deze aanpassingsoptie. Huidige klanten die deze optie gebruiken zijn al op de hoogte gebracht, maar als u van plan bent om deze optie te gaan gebruiken, wees dan op de hoogte hiervan. Neem contact op met uw Quinyx-contactpersoon als u meer wilt weten over wat de mogelijke verandering met zich mee zal brengen. |
Berekening van absentie-uren voor "mini-jobbers"
Mini-job (Duits: geringfügige Beschäftigung) is een Duitse term voor parttime werknemers die onregelmatige uren en dagen per week werken. Voor deze werknemers is het parttime percentage en/of het nominale aantal uren normaal gesproken nul, en hoeveel ze gemiddeld per dag werken verandert voortdurend.
Om de absentieplanning voor deze werknemers te gebruiken om het juiste aantal verlofuren te ontvangen, is er op de overeenkomst en/of overeenkomstsjabloon de mogelijkheid om deze berekening te definiëren en "activeren" voor gebruik met de absentieplanning.
De definitie voor de berekening wordt gedaan vanuit Overeenkomst > Overeenkomstsjabloon > Overeenkomstdetails > Werkuren en periodes > Geavanceerde berekening voor parttime werknemers > Berekenen voor "minijobbers" gem. uren/dag.
U kunt kiezen hoeveel weken terug in de tijd de berekening voor tijd/dagen moet zijn. In het onderstaande voorbeeld zal het 16 weken terug in de tijd berekenen vanaf de week voordat de absentieplanning wordt toegepast.
Een optie is toegevoegd aan de configuratie van Absentieplanningen Gebruik "minijobber" gem. uren/dag die de absentieplanning zal aanpassen in relatie tot de bovenstaande berekening in plaats van het parttime percentage, nominale uren, of geen aanpassing.
Correctie optie voor aanpassing van de absentieplanning voor minijobbers
Let op, in Versie 0184, als gevolg van feedback van sommige klanten die deze optie voor absentieplanning gebruiken, hebben we enkele kleine correcties aangebracht om te zorgen voor een meer correcte generatie van absentiediensten voor het specifieke geval van Duitse minijobbers. Klik hierom meer te lezen over de kleine correctie van de optie voor aanpassing van de absentieplanning voor minijobbers.
- Als het gemiddelde aantal werkuren van de betreffende werknemer 0 is, wordt er geen absentiedienst gegenereerd.
- Tot nu toe heeft de optie voor aanpassing van de absentieplanning rekening gehouden met feestdagvermindering (afhankelijk van de accountconfiguratie). Op basis van de aard van het Duitse overeenkomsttype minijobbers, leidt het niet rekening houden met feestdagvermindering tot een meer correcte absentievergoeding - om die reden houdt dit type optie voor aanpassing van de absentieplanning geen rekening meer met feestdagvermindering, of het nu gaat om feestdagen voor de dag voor feestdagen.
Absentieplanningen worden geconfigureerd onder Accountinstellingen > Absentiebeheer > Absentieplanningen > Absentieplanning toevoegen / bewerken.
Wanneer deze absentieplanning wordt gebruikt in combinatie met een afwezigheid, zal dit het gemiddelde aantal uren per dag voor de werknemer produceren.
Gebruikersverhalen
Als accountmanager met schrijftoegang tot accountinstellingen:
- Ik kan naar een pagina navigeren waar ik alle bestaande absentieplanningen kan zien.
- Ik kan alle bestaande absentieplanningen bewerken.
- Ik kan een nieuwe absentieplanning toevoegen.
- Ik kan een bestaande absentieplanning verwijderen.
Als accountmanager met leestoegang tot accountinstellingen:
- Ik kan naar een pagina navigeren waar ik alle bestaande absentieplanningen kan zien.
- Ik kan de instellingen voor elke individuele absentieplanning zien.
- Ik kan een bestaande absentieplanning bewerken.
- Ik kan een bestaande absentieplanning verwijderen.
