Working with absence schedules

Updated by Leigh Hutchens

Afwezigheidsschema's zijn optioneel.
Houd er rekening mee dat verzuimschema's niet werken bij deeltijdverzuim.
Klik hier om meer te lezen over het toevoegen van een afwezigheidsschema in Quinyx en bekijk hier een korte video-tutorial!

Wat is een verzuimrooster?

Verzuimschema's worden gemaakt als een middel om toekomstige afwezigheden te beheren, om afwezigheidsdiensten te helpen organiseren en plannen, en om ervoor te zorgen dat de juiste uitbetalingen en configuraties worden toegepast, zodat een werknemer correct wordt vergoed.

Voordelen van het maken van afwezigheidsschema's

Het gebruik van afwezigheidsschema's creëert een reeks "fantoomdiensten" wanneer een toekomstige afwezigheid vereist/aangevraagd is lang voordat het werkschema is gemaakt en uitgerold. Dit geeft managers iets om goed te keuren en te plannen - en biedt ook een "container/placeholder" voor Quinyx om verschillende uitbetalingsregels en configuraties toe te kennen.

Deze afwezigheidsschema's kunnen dan werken als een wekelijkse sjabloon, die kan worden geselecteerd in het afwezigheidsdialoogvenster om op salaris gebaseerde vervangende diensten/containers te maken.

Voorbeeld van een verzuimschema

Ouderschapsverlof is een goed voorbeeld van het gebruik van een verzuimrooster. Neem bijvoorbeeld een werknemer die volgend jaar van mei tot september betaald ouderschapsverlof zou moeten krijgen. Het bedrijf plant diensten niet zo ver van tevoren in en heeft het rooster voor volgend jaar nog niet uitgerold, dus in plaats daarvan kun je een afwezigheidsschema maken om rekening te houden met deze aankomende periode. U kunt ook een sjabloon maken van onderliggende diensten met gedefinieerde uitbetalingen voor de periode.

Een afwezigheidsschema configureren

Bij het toevoegen van een afwezigheidsrooster wordt u gevraagd om selecties te maken in de volgende configuratie-opties:

Naam

Geef je afwezigheidsrooster een naam.

Soort ploegendienst

Kies het diensttype dat moet worden gegenereerd.

Pas de lengte van de dienst aan op basis van de arbeidsparticipatie

Opties om de duur van de dienst aan te passen op basis van arbeidsparticipatie, nominale uren, geen aanpassing, of op "minijobber" - gemiddelde uren/dag.

Dit verzuimrooster moet in de plaats komen

  • Geplande dagen: Afwezigheidsroosters met deze optie zullen diensten genereren volgens de (resterende) afwezigheidsroosterinstellingen, maar alleen op kalenderdagen waarop minstens één dienst begint of eindigt; dit is wat bedoeld wordt met geplande dagen.
Merk op dat als een afwezigheidsrooster met deze optie wordt toegepast op dagen die geen geplande dagen zijn, Quinyx een afwezigheid aanmaakt zonder afwezigheidsdiensten. Dagen met als enige dienst(en) de geavanceerde dienstinstelling "Vrije dag" ingesteld op waar, worden niet beschouwd als ingeroosterde dagen.
  • Vrije dagen: Afwezigheidsroosters met deze optie zullen diensten genereren volgens de (resterende) afwezigheidsroosterinstellingen, maar alleen op kalenderdagen waarop geen dienst begint of eindigt; dit is wat bedoeld wordt met vrije dagen.
Merk op dat als een afwezigheidsrooster met deze optie wordt toegepast op dagen die geen vrije dagen zijn, Quinyx de feitelijke dienst(en) zal omzetten in afwezigheidsdienst(en), ervan uitgaande dat men een afwezigheid creëert die minstens een minuut overlapt met deze dienst(en). Dagen waarvan de enige dienst(en) de geavanceerde dienstinstelling "Vrije dag" op waar heeft staan, worden ook als vrije dagen beschouwd.
  • Alle dagen: Afwezigheidsroosters met deze optie zullen, wanneer ze gebruikt worden, verschuivingen genereren volgens de (resterende) instellingen van het afwezigheidsrooster, ongeacht of de kalenderdagen waarop de afwezigheid gecreëerd wordt ingeroosterd of vrij zijn (zie definities hierboven).

Maak op feestdagen

Controleer of het afwezigheidsschema moet worden gegenereerd op dagen die zijn gedefinieerd als feestdagen.

Opmerking

Gebruik dit veld als je een opmerking/beschrijving wilt geven voor dit afwezigheidsrooster.

Zodra u uw nieuw gemaakte afwezigheidsschema heeft opgeslagen, moet u op het kalenderpictogram klikken in de kolom "Acties" in uw lijst met afwezigheidsschema's. Deze knop brengt je naar het Dag en tijd modaal.

Modaal dag en tijd

De aanpassingsopties die u hebt geselecteerd bij het toevoegen van uw afwezigheidsschema, werken op verschillende manieren samen met de dagen en tijden die u configureert in deze modaliteit - de onderstaande tabel beschrijft hoe:

Aanpassingsmogelijkheid

Interactie met "Dag en tijd" modaal

Werkgelegenheidsgraad

Afwezigheidsdiensten worden aangemaakt voor de geselecteerde dagen. De starttijd van genoemde afwezigheidsdiensten is die welke is gedefinieerd in het starttijdveld als de afwezigheid die tijd overlapt. Als de afwezigheid later begint binnen het tijdsbestek van begin tot eind, dan is de begintijd van de afwezigheidsdienst gelijk aan die van de afwezigheid - zolang de afwezigheid niet begint na het einde van het tijdsbestek, in welk geval geen afwezigheid verschuiving zal ontstaan. De eindtijd van de verzuimdiensten is die van de hierboven beschreven eindtijd voor voltijdse werknemers, aangepast aan de arbeidsparticipatie van deeltijdse werknemers. Indien van toepassing wordt rekening gehouden met verlaging van feestdagen en verlaging van de feestdag vóór de feestdag.

Merk echter op dat de eindtijd van een afwezigheidsdienst nooit verder kan gaan dan de eindtijd van de afwezigheid.
Merk op dat de huidige werkgelegenheidsgraad optie werd voorafgegaan door een oude optie, waarover je hier meer kunt lezen.

Nominale uren

Afwezigheidsdiensten worden aangemaakt voor de geselecteerde dagen. De starttijd van genoemde afwezigheidsdiensten is die welke is gedefinieerd in het starttijdveld als de afwezigheid die tijd overlapt. Als de afwezigheid later begint binnen het tijdsbestek van begin tot eind, dan is de begintijd van de afwezigheidsdienst gelijk aan die van de afwezigheid - zolang de afwezigheid niet begint na het einde van het tijdsbestek, in welk geval geen afwezigheid verschuiving zal ontstaan. De eindtijd van de verzuimdiensten zal overeenkomen met de nominale uren van de werknemer. Indien van toepassing wordt rekening gehouden met verlaging van feestdagen en verlaging van de feestdag vóór de feestdag.

Merk echter op dat de eindtijd van een afwezigheidsdienst nooit verder kan gaan dan de eindtijd van de afwezigheid.

Geen aanpassing

Afwezigheidsdiensten worden aangemaakt voor de geselecteerde dagen. De starttijd van genoemde afwezigheidsdiensten is die welke is gedefinieerd in het starttijdveld als de afwezigheid die tijd overlapt. Als de afwezigheid later begint binnen de begin-tot-eindtijd, dan is de begintijd van de afwezigheidsdienst gelijk aan die van de afwezigheid - zolang de afwezigheid niet begint na het einde van de genoemde tijd, in welk geval geen afwezigheidsdienst wordt aangemaakt. De eindtijd van de afwezigheidsdiensten wordt gedefinieerd in het eindtijdveld. Kortingen op feestdagen en kortingen op een feestdag vóór de feestdag worden niet in aanmerking genomen.

Merk op dat de eindtijd van een afwezigheidsdienst nooit verder kan gaan dan de eindtijd van de afwezigheid.

Mini-jobbers

Voor de geselecteerde dagen worden afwezigheidsdiensten aangemaakt. De begintijd van deze afwezigheidsdiensten is de tijd die is gedefinieerd in het veld begintijd, als de afwezigheid die tijd overlapt. Als de afwezigheid later begint binnen het tijdschema van begin tot einde, dan is de begintijd van de verzuimdienst gelijk aan die van de afwezigheid - zolang de afwezigheid niet begint na het einde van het genoemde tijdschema, in welk geval geen verzuimdienst wordt gecreëerd.

Wij bereiden ons momenteel voor om de bedrijfslogica voor deze aanpassingslogica-optie mogelijk te wijzigen. Huidige klanten die deze optie gebruiken zijn al op de hoogte, maar als je van plan bent om deze optie te gaan gebruiken, wees je hier dan van bewust. Neem contact op met uw Quinyx contactpersoon als u meer wilt weten over wat de verandering inhoudt.
Wanneer u een afwezigheid aanmaakt met behulp van een afwezigheidsschema op een sectie en het afwezigheidsschema maakt gebruik van ploegendiensten waarbij de ploegsectiewaarde null is, zal de afwezigheid automatisch de ploegsectiewaarde toevoegen aan zijn afwezigheidsploegen. Dit komt overeen met wat er gebeurt als je een ploeg toevoegt van een ploegtype zonder sectiewaarde op sectieniveau.

Berekening van verzuimuren voor "mini-jobbers"

Mini job (Duits: geringfügige Beschäftigung) is een Duitse vorm van parttime werknemers die onregelmatige uren en dagen per week werken. Voor deze werknemers is de arbeidsparticipatie en/of de nominale uren normaliter nul en hoeveel ze gemiddeld per dag werken verandert voortdurend.

Om het verzuimrooster te kunnen gebruiken om deze werknemers het juiste aantal verlofuren te laten ontvangen, is er nu een mogelijkheid op de overeenkomst en/of het overeenkomstsjabloon om deze berekening te definiëren en te "activeren" voor gebruik met het verzuimrooster.

De definitie voor berekening wordt gedaan vanuit Overeenkomst/Overeenkomsttemplate > Overeenkomstdetails > Werktijden > Uitgebreide berekening deeltijdmedewerkers > Berekenen voor "minijobbers" gem. uur/dag.

U kunt kiezen hoeveel weken terug in de tijd de berekening voor tijd/dagen moet zijn. In het onderstaande voorbeeld wordt 16 weken terug in de tijd berekend vanaf de week voordat het afwezigheidsschema wordt toegepast.

Er is een nieuwe optie toegevoegd aan de configuratie van afwezigheidsschema's Gebruik "minijobber" gem. uren/dag die het verzuimschema aanpassen ten opzichte van bovenstaande berekening in plaats van arbeidsparticipatie, nominale uren of geen aanpassing.

Afwezigheidsschema's worden geconfigureerd onder Accountinstellingen > Afwezigheidsbeheer > Afwezigheidsschema's > Afwezigheidsschema toevoegen/bewerken :

Wanneer dit verzuimrooster vervolgens wordt gebruikt in combinatie met een verlof levert dit het gemiddelde aantal uren per dag op voor de werknemer.

Verhalen van gebruikers

Als accountmanager met schrijfrechten op accountinstellingen:

  • Ik kan naar een pagina navigeren waar ik alle bestaande verzuimschema's kan zien.
  • Ik kan alle bestaande afwezigheidsschema's bewerken.
  • Ik kan een nieuw afwezigheidsschema toevoegen.
  • Ik kan een bestaand afwezigheidsschema verwijderen.

Als accountmanager met leesrechten op accountinstellingen:

  • Ik kan naar een pagina navigeren waar ik alle bestaande verzuimschema's kan zien.
  • Ik kan de instellingen per verzuimschema zien.
  • Ik kan een bestaand afwezigheidsschema bewerken.
  • Ik kan een bestaand afwezigheidsschema verwijderen.


How did we do?