Arbeta med frånvaroscheman

Uppdaterad av Leigh Hutchens

Frånvaroscheman är valfria. Om du är ny på Quinyx, rådfråga din projektledare innan du ställer in några frånvaroscheman.
Observera att frånvaroscheman inte fungerar med deltidsfrånvaro.
Klicka här för att läsa mer om hur du lägger till ett frånvaroschema i Quinyx och titta på en kort videohandledning här !

Vad är ett frånvaroschema?

Frånvaroscheman skapas som ett sätt att hantera framtida frånvaro, för att hjälpa till att organisera och planera för frånvaroskift och för att säkerställa att rätt utbetalningar och konfigurationer tillämpas så att en anställd ersätts korrekt.

Fördelar med att skapa frånvaroscheman

Genom att använda frånvaroscheman skapas ett antal "fantomskift" när en framtida frånvaro krävs/efterfrågas långt innan arbetsschemat har skapats och rullats ut. Detta ger chefer något att godkänna och planera runt - liksom att tillhandahålla en "container/platshållare" för Quinyx att tillskriva olika utbetalningsregler och konfigurationer.

Dessa frånvaroscheman kan sedan fungera som en veckomall, som kan väljas i frånvarodialogen för att skapa lönebaserade ersättningsskift/containrar.

Exempel på frånvaroschema

Föräldraledighet är ett bra exempel på ett frånvaroschema. Ta till exempel att en anställd ska få betald föräldraledighet från maj till september nästa år. Företaget schemalägger inte skift så långt i förväg och har inte rullat ut schemat ännu för nästa år, så istället kan du skapa ett frånvaroschema för att redogöra för den kommande perioden. Du kan också skapa en mall för underliggande skift med definierade utbetalningar för perioden.

Konfigurera ett frånvaroschema

När du skapar ett frånvaroschema så kommer du att bli tillfrågad att göra följande inställningar:

Namn

Ge ditt frånvaroschema ett namn.

Skifttyp

Välj skifttyp som ska genereras.

Anpassa skiftlängden efter sysselsättningsgrad

Möjlighet att anpassa skiftlängden efter sysselsättningsgrad, nominellt antal timmar, ingen anpassning, eller efter "minijobbare" - medeltimmar/dag.

Detta frånvaroschema bör ersätta

Välj mellan Schemalagda dagar, Fria dagar eller Alla dagar.

Skapa på helgdagar

Kontrollera om frånvaroschemat ska genereras på dagar som definieras som helgdagar.

När du har sparat ditt nyskapade frånvaroschema behöver du klicka på kalenderikonen i "Händelser" kolumnen i listsan av frånvaroschceman. Denna knapp tar dig till Dag och tid-modulen.

Dag och tid

De justeringsalternativ som du valde när du lade till ditt frånvaroschema kommer att interagera på olika sätt med de dagar och tider som du konfigurerar i den här modulen - nedanstående tabell beskriver hur:

Justeringsalternativ

Interaktion med Dag och tid

Sysselsättningsgrad

Frånvaroskift skapas för de valda dagarna. Starttiden för dessa frånvaroskift kommer att vara den som anges i fältet för starttid om frånvaron överlappar den tiden. Om frånvaron börjar senare inom tidsramen för start till slut kommer frånvaroskiftets starttid att vara lika med frånvarons starttid - så länge som frånvaron inte börjar efter slutet av tidsramen, i vilket fall inget frånvaroskift kommer att skapas.

Frånvaroskiftets sluttid kommer att motsvara den sluttid som beskrivs ovan för heltidsanställda och justeras i enlighet med sysselsättningsgraden för deltidsanställda. I förekommande fall beaktas inställningarna Minska anställdas nom. timmar på helgdagen med och Minska anställdas nominella timmar på dagen före denna helgdag med.

Observera dock att ett frånvaroskifts sluttid aldrig kan sträcka sig längre än frånvarons sluttid.

Nominella timmar

Frånvaroskift skapas för de valda dagarna. Starttiden för dessa frånvaroskift kommer att vara den som anges i fältet för starttid om frånvaron överlappar den tiden. Om frånvaron börjar senare inom tidsramen för start till slut kommer frånvaroskiftets starttid att vara lika med frånvarons starttid - så länge som frånvaron inte börjar efter slutet av tidsramen, i vilket fall inget frånvaroskift kommer att skapas.

Frånvaroskiftets sluttid kommer att motsvara den sluttid som beskrivs ovan för heltidsanställda och justeras i enlighet med sysselsättningsgraden för deltidsanställda. I förekommande fall beaktas inställningarna Minska anställdas nom. timmar på helgdagen med och Minska anställdas nominella timmar på dagen före denna helgdag med.

Observera dock att ett frånvaroskifts sluttid aldrig kan sträcka sig längre än frånvarons sluttid.

Ingen justering

Frånvaroskift skapas för de valda dagarna. Starttiden för dessa frånvaroskift kommer att vara den som anges i fältet för starttid om frånvaron överlappar den tiden. Om frånvaron börjar senare inom tidsramen för start till slut kommer frånvaroskiftets starttid att vara lika med frånvarons starttid - så länge som frånvaron inte börjar efter slutet av tidsramen, i vilket fall inget frånvaroskift kommer att skapas.

Frånvaroskiftets sluttid kommer att motsvara den sluttid som beskrivs ovan för heltidsanställda och justeras i enlighet med sysselsättningsgraden för deltidsanställda. I förekommande fall beaktas inte inställningarna Minska anställdas nom. timmar på helgdagen med och Minska anställdas nominella timmar på dagen före denna helgdag med.

Observera dock att ett frånvaroskifts sluttid aldrig kan sträcka sig längre än frånvarons sluttid.

Mini-jobbers

Frånvaroskift skapas för de valda dagarna. Starttiden för dessa frånvaroskift kommer att vara den som anges i fältet för starttid om frånvaron överlappar den tiden. Om frånvaron börjar senare inom tidsramen för start till slut kommer frånvaroskiftets starttid att vara lika med frånvarons starttid - så länge som frånvaron inte börjar efter slutet av tidsramen, i vilket fall inget frånvaroskift kommer att skapas.

Vi förbereder oss för närvarande för att eventuellt ändra affärslogiken för detta alternativ för justeringslogik. Nuvarande kunder som använder detta alternativ är redan informerade, men om du planerar att börja använda detta alternativ, vänligen var medveten om detta. Kontakta din Quinyx-kontakt om du vill veta mer om vad förändringen kan komma att innebära.
När du skapar en frånvaro med hjälp av ett frånvaroschema på en avdelning och detta frånvaroschema använder sig av skifttyper där värdet för skiftavdelningen är noll så kommer frånvaron att automatiskt att lägga till värdet för skiftavdelningen till sina frånvaroskift. Detta stämmer överens med vad som händer när du lägger till ett skift av en skifttyp utan avdelningssvärde på avdelningsnivå.

Beräkning av frånvarotimmar för "mini jobbers"

Mini job (German: geringfügige Beschäftigung) är en typ av anställning som används i Tyskland där medarbetare arbetar oregelbundet antal dagar och timmar. För dessa medarbetare är nominella timmar eller anställningsgrad normalt noll. Hur många timmar de arbetar i snitt per dag ändras kontinuerligt och således även den ersättning de är berättigade till vid frånvaro

För att möjliggöra användandet av frånvaroschema för dessa medarbetare finns det nu en möjlighet att på avtalet eller avtalsmallen definiera och "aktivera" beräkning av snitt timmar/dag.

Definitionen för beräkning görs från Avtal/Avtalsmall Avtal→ Arbetstimmar och perioder Arbetstidsmått  Avancerad beräkning av deltidsanställda  Beräkna för "minijobbers" snitt tim/dag

Valmöjlighet finns för hur många veckor bakåt i tiden som beräkningen för timmar/dagar skall göras på. I exemplet nedan kommer beräkningen att göras 16 veckor bakåt i tiden med start från veckan innan frånvaroschemat appliceras på.

Ett nytt val har lagts till i konfigureringen av frånvaroschema Använd "minijobbers" snitt tim/dag som kommer justera frånvaroschemat i relation till ovan beräkning istället för anställningsgrad, nominella timmar eller ingen justering.

Frånvaroscheman konfigureras under Kontoinställningar  Frånvarohantering→ Frånvaroscheman → Lägg till/ Redigera frånvaroschema

När detta frånvaroschema används kommer skiften att justeras till medarbetarens snitt timmar/dag.

Läs mer om Quinyx frånvaroschema här och om avtalsinställningar här

Användarberättelser

Som Account owner/manager med skrivbehörighet på kontoinställningar kan jag:

  • Navigera till en sida där jag kan se alla befintliga frånvaroscheman.
  • Redigera alla befintliga frånvaroscheman.
  • Lägga till ett nytt frånvaroschema.
  • Ta bort ett befintligt frånvaroschema.

Som Account owner/manager med läsbehörighet på kontoinställningar kan jag:

  • Navigera till en sida där jag kan se alla befintliga frånvaroscheman.
  • Se inställningarna för varje enskilt frånvaroschema.
  • Redigera ett befintligt frånvaroschema.
  • Ta bort ett befintligt frånvaroschema.


Fick du hjälp?