Att arbeta med frånvaroscheman
Uppdaterad
av
Daniel Sjögren
Vad är ett frånvaroschema?
Frånvaroscheman skapas för att hantera framtida frånvaro, för att hjälpa till att organisera och planera för frånvaroskift, och för att säkerställa att korrekta utbetalningar och konfigurationer tillämpas så att en anställd ersätts korrekt. Till exempel läggs en frånvaro ibland in långt in i framtiden innan det finns ett skift för perioden. I sådana fall skapas inget lönebaserat skift under frånvaron. Detta innebär att den anställde inte kommer att få någon ledighetsersättning. För att motverka detta har vi stöd för frånvaroschemat som, enkelt uttryckt, består av veckomallar som kan väljas i frånvarodialogen för att skapa lönebaserade ersättningsskift under frånvaron.
Fördelar med att skapa frånvaroscheman
Användning av frånvaroscheman skapar en serie "spökskift" när en framtida frånvaro krävs/begärs långt innan arbetsschemat har skapats och rullats ut. Detta ger chefer något att godkänna och planera runt - samt ger en "behållare/platsreservering" för Quinyx att tilldela olika utbetalningsregler och konfigurationer.
Dessa frånvaroscheman kan sedan fungera som en veckovis mall, som kan väljas i frånvarodialogen för att skapa lönebaserade ersättningsskift/behållare.
Exempel på ett frånvaroschema
Föräldraledighet är ett bra exempel på när man kan använda ett frånvaroschema. Ta till exempel en anställd som ska få betald föräldraledighet från maj till september nästa år. Företaget schemalägger inte skift så långt i förväg och har ännu inte rullat ut schemat för nästa år, så istället kan du skapa ett frånvaroschema för att ta hänsyn till denna kommande period. Du kan också skapa en mall av underliggande skift med definierade utbetalningar för perioden.
Konfigurera ett frånvaroschema
När du lägger till ett frånvaroschema ombeds du att göra val i följande konfigurationsalternativ:
Namn | Ge ditt frånvaroschema ett namn. |
Skifttyp | Välj den skifttyp som ska genereras. |
Justera skiftlängd efter anställningsgrad, nominella timmar, ingen justering, eller efter "minijobber" - genomsnittliga timmar/dag | Alternativ för att justera skiftlängden efter anställningsgrad, nominella timmar, ingen justering, eller efter "minijobber" - genomsnittliga timmar/dag. |
Denna frånvaroschema ska ersätta |
|
Skapa på helgdagar | Markera om frånvaroschemat ska genereras på dagar som är definierade som helgdagar. |
Kommentar | Använd detta fält om du vill lämna en kommentar/beskrivning för detta frånvaroschema. |
När du har sparat ditt nyss skapade frånvaroschema måste du klicka på kalenderikonen i Åtgärder-kolumnen i din lista över frånvaroscheman. Denna knapp tar dig till dag-och tidmodalen.
Dag- och tidmodal
Justeringsalternativen du valde när du lade till ditt frånvaroschema kommer att interagera på olika sätt med de dagar och tider du konfigurerar i denna modal - tabellen nedan beskriver hur:
Justeringsalternativ | Interaktion med Dag- och tid modal |
Anställningsgrad | Frånvaroskift kommer att skapas för de valda dagarna. Starttiden för dessa frånvaroskift kommer att vara den som är definierad i starttidsfältet om frånvaron överlappar den tiden. Om frånvaron börjar senare inom start-till-slut-tidsramen kommer frånvaroskiftets starttid att vara densamma som frånvaron - så länge frånvaron inte börjar efter slutet av den tidsramen, i vilket fall inget frånvaroskift kommer att skapas. Frånvaroskiftens sluttid kommer att vara densamma som sluttiden beskriven ovan för heltidsanställda och justeras enligt anställningsgraden för deltidsanställda. Om tillämpligt beaktas helgdagsreduktion och reducering för dagen före helgdag. Observera dock att ett frånvaroskifts sluttid aldrig kan sträcka sig längre än frånvarons sluttid. Den nuvarande anställningsgradsinställningen föregicks av en äldre inställning, som du kan läsa mer om här. |
Nominella timmar | Frånvaroskift kommer att skapas för de valda dagarna. Starttiden för dessa frånvaroskift kommer att definieras i starttidsfältet om frånvaron överlappar den tiden. Om frånvaron börjar senare inom tidsramen för start till slut, kommer frånvaroskiftets starttid att vara densamma som frånvarons - så länge frånvaron inte börjar efter tidsramens slut, i vilket fall inget frånvaroskift kommer att skapas. Frånvaroskiftets sluttid kommer att återspegla den anställdes nominella timmar. Om tillämpligt, beaktas helgdagsreduktion och reducering för dagen före helgdag. Observera dock att ett frånvaroskifts sluttid aldrig kan sträcka sig längre än frånvarons sluttid. |
Ingen justering | Frånvaroskift kommer att skapas för de valda dagarna. Starttiden för dessa frånvaroskift kommer att vara den som är definierad i starttidsfältet om frånvaron överlappar den tiden. Om frånvaron börjar senare inom tidsramen för start till slut, kommer frånvaroskiftets starttid att vara densamma som frånvarons - så länge frånvaron inte börjar efter tidsramens slut, i vilket fall inget frånvaroskift kommer att skapas. Frånvaroskiftets sluttid kommer att definieras i sluttidsfältet. Helgdagsreduktioner och reduceringar för dagen före helgdag beaktas inte Betraktas. En frånvaroskifts sluttid kan aldrig sträcka sig längre än frånvarons sluttid. |
Mini jobber | Frånvaroskift kommer att skapas för de valda dagarna. Starttiden för dessa frånvaroskift kommer att definieras i starttidsfältet om frånvaron överlappar den tiden. Om frånvaron börjar senare inom start-till-slut-tidsramen kommer frånvaroskiftets starttid att vara densamma som frånvarons - så länge frånvaron inte börjar efter tidsramens slut, i vilket fall inget frånvaroskift kommer att skapas. Vi förbereder för närvarande för att eventuellt ändra affärslogiken för denna justeringslogik. Nuvarande kunder som använder denna option är redan informerade, men om du planerar att börja använda denna option, var medveten om detta. Kontakta din Quinyx-kontakt om du vill ta reda på mer om vad förändringen potentiellt kommer att innebära. |
Beräkning av frånvarotimmar för "mini jobbers"
Mini jobb (tyska: geringfügige Beschäftigung) är en tysk term för deltidsanställda som arbetar oregelbundna timmar och dagar per vecka. För dessa anställda är anställningsgraden och/eller de nominella timmarna normalt noll, och hur mycket de arbetar i genomsnitt per dag förändras kontinuerligt.
För att använda frånvaroschemat för dessa anställda för att få rätt antal ledighetstimmar finns det en möjlighet på avtalet och/eller avtalsmallen att definiera och "aktivera" denna beräkning för användning med frånvaroschemat.
Definitionen för beräkning görs från Avtal > Avtalsmall > Avtalsdetaljer > Arbetstimmar och perioder > Avancerad beräkning för deltidsanställda > Beräkna för "minijobbers" genomsnittliga timmar/dag.
Du kan välja hur många veckor bakåt i tiden beräkningen för tid/dagar ska vara. I exemplet nedan kommer den att beräkna 16 veckor bakåt i tiden från veckan innan frånvaroschemat tillämpas.
Ett alternativ har lagts till i konfigurationen av frånvaroscheman Använd "minijobber" genomsn. timmar/dag som kommer att justera frånvaroschemat i förhållande till ovanstående beräkning istället för anställningsgrad, nominella timmar eller ingen justering.
Korrigering av frånvaroschemajustering för minijobber
Observera, i Version 0184, som ett resultat av feedback från vissa kunder som använder detta frånvaroschemaalternativ, har vi gjort vissa mindre korrigeringar för att säkerställa en mer korrekt generering av frånvaroskift för det specifika fallet med tyska minijobber Klicka här för att läsa mer om den mindre korrigeringen av frånvaroschemajusteringen för minijobber.
- Om den anställdes genomsnittliga arbetstimmar är 0 kommer inget frånvaroskift att genereras.
- Hittills har frånvaroschemajusteringen övervägt helgdagsreduktion (beroende på kontokonfiguration). På grund av den tyska avtalstypen för minijobbare ger det en mer korrekt frånvarolön att inte ta hänsyn till reducering av helgdagar - av den anledningen tar detta typ av alternativ för justering av frånvaroschema inte längre hänsyn till reducering av helgdagar, oavsett om det gäller helgdagar för dagen före helgdagar.
Frånvaroscheman konfigureras under Kontoinställningar > Frånvarohantering > Frånvaroscheman > Lägg till / Redigera frånvaroschema.
När detta frånvaroschema används i kombination med en frånvaro, kommer det att producera det genomsnittliga antalet timmar per dag för den anställde.
Användarberättelser
Som en kontohanterare med skrivbehörighet till kontoinställningar:
- Kan jag navigera till en sida där jag kan se alla befintliga frånvaroscheman.
- Kan jag redigera alla befintliga frånvaroscheman.
- Kan jag lägga till ett nytt frånvaroschema.
- Kan jag ta bort ett befintligt frånvaroschema.
Som en kontohanterare med läsrättigheter till kontoinställningar:
- Kan jag navigera till en sida där jag kan se alla befintliga frånvaroscheman.
- Kan jag se inställningarna för varje individuellt frånvaroschema.
- Kan jag redigera ett befintligt frånvaroschema.
- Kan jag ta bort ett befintligt frånvaroschema.
