Valideringar i Grundschema
Uppdaterad
av
Victor Jespersen
För att kunna hantera skiftvarningar i förväg när du skapar ett skifte så görs både preliminära och slutgiltiga valideringar i grundschemat. Skiften kommer att godkännas preliminärt mot den anställdes huvudavtal samt mot det aktuella datumet. När skiften väl rullas ut i schemat så valideras de för en andra gång men då mot den faktiska tidsperiod de rullas ut för.
Preliminära valideringar loggas inte men samma valideringar loggas när de väl upprepas vid utrullning av grundschemat.
Detta system med dubbla valideringar är exempelvis lämpligt om en anställd har ett avtal som är giltigt 1 januari -1 juli och därefter ett annat avtal som är giltigt 2 juli - 31 december. De två avtalen kan ha olika regler avseende maximal bryttid, max timmar per dag etc. I det här scenariot, om grundschemat skapas och rullas ut den 1 januari, så kan de preliminära valideringarna resultera i en annan mängd och/eller andra valideringsmeddelanden än den slutgiltiga valideringen. Se nedan för en lista över befintliga valideringsmeddelanden i Quinyx.
Preliminära valideringar hanterar du medan du i takt med att du lägger till skift i ditt grundschema. Nedan följer ett avsnitt avseende hantering av slutgiltiga valideringar.
Hantering av slutgiltiga valideringar
Slutgiltiga valideringar görs vid utrullning. Flödet är som följer:
- Börja med att skapa ditt Grundschema
- Klicka på Rulla ut i övre högra hörnet, gör de val du behöver för att kunna rulla ut. Klicka sen på Rulla ut längst ned i sidopanelen.
- När valideringsprocessen är i gång så kommer du att förflyttas till översiktssidan där alla dina Grundscheman finns. Under "Status" kommer du att se om det är några skift som inte har blivit utrullade på grund av att de bryter mot en eller fler avtalsregler. För att se varningarna, klicka på grundschemat i fråga. Du hittar även varningarna under "klock-ikonen".
- Varningarna i sidopanelen är grupperade per anställd och skift. Du kan välja att åtgärda följande urval av valideringar:
- Alla valideringar i grundschemat
- Alla varningar per anställd
- Alla valideringar per enskilt skift.
I de flesta fall får du tre alternativ och dessa indikeras av följande ikoner:
Alternativen är som följer, från vänster till höger i bilden ovan:
- Godkänn valideringen/-arna och rulla ut skiftet/-en
- Rulla inte ut skiftet/-en
- Rulla ut skiftet/-en, men gör det/dem obemannade
När du väl har gjort ditt val så klickar du på Rulla ut längst ned i sidopanelen för att rulla ut skiftet/-en i fråga. Detta innebär också att dina nuvarande varningar inte kommer uppdateras förrän du rullar ut grundschemat igen - vi kommer förbättra logiken för detta senare i år.
Valideringsmeddelanden
Nedan listas samtliga valideringsmeddelanden som för närvarande finns i Quinyx.
Valideringsmeddelande | Beskrivning | Alternativ/inställningar som påverkar beräkningen | Åsidosätt |
Rasten uppfyller inte minimitiden | Rasten är för kort enligt definitionen i avtalet/avtalsmallen.  |
| Ja |
Minsta sammanhängande vilotid är inte uppfylld under den utrullande 7 dagarsperioden | Den minsta sammanhängande vilotid som anges i avtalsmallen under en period av 7 dagar har inte uppfyllts. Om inställningen är aktiv, utförs vilan per vecka på en rullande basis. Som exempel, om du schemalägger ett skift från kl. 8-17 på en onsdag för en anställd som har 24 timmar som minsta sammanhängande vila, då:
 |
När det gäller konfigurationsalternativ för schemaobjekt, gäller följande för ovanstående validering:
| Ja |
Anställd har ingen roll | Du försöker schemalägga en anställd före hans/hennes startdatum, startdatum för avtal eller startdatum för rollen. Alternativt försöker du schemalägga en anställd före hans/hennes slutdatum, slutdatum för avtal eller slutdatum för rollen. Observera att Quinyx kommer att kräva att du antingen tar bort eller tar bort tilldelningen av skiftet. |
| Nej |
Anställd inte tillgänglig | Anställd inte tillgänglig enligt definitionen i avtalet/avtalsmallen. |
| Ja |
Anställd saknar färdighet(er) | Anställd saknar en eller flera färdigheter som har definierats som krävs för denna skifttyp i skifttypsinställningar.  |
| Ja |
Anställd saknar färdighet(er) på uppgiftsnivå | Anställd saknar en eller flera färdigheter som har definierats som krävs för en uppgift i skifttypsinställningar. |
| Ja |
Anställds nominella timmar för schemaperioden har överskridits | Den anställdes nominella timmar för schemaperioden har överskridits. När Quinyx avgör om de nominella timmarna har överskridits eller inte, överväger Quinyx:
Allt ovanstående gäller oavsett om skiftet i fråga (frånvaroskift inkluderat) är i det förflutna eller i framtiden, så länge det är inom den aktuella schemaperioden.  |
| Ja |
Medarbetarens [namn på Time Tracker] Time Tracker-saldo är lägre än vad som behövs för att generera frånvaropass för det aktuella frånvarotillfället | Om du rullar ut ett basschemapass över en befintlig frånvaro men något av de frånvaropass som skapas som ett resultat av denna utrullning skulle leda till att de maximala eller minimala värden som konfigurerats på tidsregistreraren överskrids, är det förväntade beteendet att Quinyx kommer att utlösa denna varning Detta kräver att du har konfigurerat Time Trackers och periodiseringsdrivrutiner i enlighet med detta. | Nej | |
Anställningen upphörde | Användare är inte markerad som anställd. |
| Nej |
Överskridande av lönegräns för anställds kostnadsperiod | Skiftet du lägger till överskrider lönegränsen som ställts in på kostnadsperioden. Denna funktion används främst för att stödja schemaläggning av minijobbare i Tyskland. |
| Ja |
Överskrider arbetstiden utan rast | Maximal arbetstid utan rast överskrids enligt avtal/avtalsmall.  |
| Ja |
Max timmar per dag | Anställd är schemalagd fler timmar per dag än vad som är tillåtet enligt avtals-/avtalsmall. När Quinyx avgör om timmarna har överskridits eller inte, överväger Quinyx:
Allt ovanstående gäller oavsett om skiftet i fråga är i det förflutna eller i framtiden, så länge det är på dagen i fråga.  |
| Ja |
Kravet på minsta dygnsvila inte uppfyllt | Anställd har ingen sammanhängande viloperiod denna dag som matchar, eller är längre än det minimum som definieras i avtalet/avtalsmallen. |
| Ja |
Kravet på minsta veckovila är inte uppfyllt | Anställd har ingen sammanhängande viloperiod denna vecka som är matchande eller längre än det minimum som definieras i avtalet/avtalsmallen. |
| Ja |
Antalet skiftuppehåll överstiger det maximalt tillåtna | Gränsen för antalet raster per skift som definierats i enhetsinställningar överskrids.  |
| Nej |
Överlappande skift | Två eller flera skift överlappar varandra.  |
| Beror på inställning till vänster |
Utrullning misslyckades | Vissa skift rullas ibland inte ut korrekt. När detta händer rekommenderar vi att du accepterar varningen och rullar ut ditt grundschema igen för samma tidsperiod för att se om utrullningen av skiften fortfarande misslyckas. Om skiftet/skiften fortfarande misslyckas efter ytterligare 4 försök, kontakta Supporten. | NA | NA |
Schemalagd maximalt antal dagar i rad | Den anställde har schemalagts mer än det maximala antalet sammanhängande dagar i rad enligt definitionen i avtals-/avtalsmallen. Denna validering kommer att räkna skift över dygnsbryt som att en dag har schemalagts.  |
| Ja |
Schemalagd mer än ( x ) dagar med mer än ( y ) timmar i ( z ) dagar | Denna varning förklaras bäst med ett exempel. Till exempel, om avtalsfälten är ifyllda som i bilden nedan, och den anställda du försöker lägga till ett skift för redan har >10 timmars skift på 2 dagar under en given 5-dagarsperiod, när du då försöker lägga till det för tredje dagen, kommer du att få följande varning: Överskrider 2 dagar som innehåller maximalt antal 10 timmar under 5 dagar (frånvaroskift inkluderat).  |
| Ja |
Skiftuppehållstiden överskrider det maximalt tillåtna | Den totala tiden för rasten/rasterna överskrider det maximala tillåtna enligt definitionen i avtals-/avtalsmallen. |
| Ja |
Skiftlängden är mindre än den minsta skiftlängden | Skiftet är kortare än tillåtet enligt definition i avtals-/avtalsmallen.  |
| Ja |
Anställde har inget giltigt avtal | Det finns inget avtal för den anställde på valt datum. | NA | Nej |
Skiftet har planerats på en helgdag | Den anställde har schemalagts på ett datum som har konfigurerats som en helgdag på antingen global nivå, enhetsgrupps- eller avtalsmallnivå. |
| Ja |
Skiftet överlappar med en frånvaro | Skiftet du försöker schemalägga överlappar med en frånvaro. |
| Beror på inställning till vänster |
Detta datum kan inte schemaläggas i samband med de andra valda datumen. | Detta datum har konfigurerats så att det inte går att schemalägga för den anställde om det finns ett skift på en viss helgdag för samma anställd. |
| Ja |
Denna dag har planerats två år i rad | Den anställde i fråga var planerad till samma kalenderdatum föregående år. Det kalenderdatumet konfigurerades även som en helgdag i Quinyx. |
| Ja |
Stämplingen för det här skiftet är godkänd | Om du rullar över ett skift som har en attesterad stämpling sedan senaste utrullning får du en varning som säger "Stämplingen för det här skiftet är godkänd". För stunden är valen "Obemanna" och "Rulla inte ut" tillgängliga. | NA | Ja |
Varningspanel
Varningspanelen kan du enkelt se antalet skift jämfört med de som saknas. Detta ger dig en tydligare överblick över effekten av åtgärder som att skapa, redigera, kopiera och flytta flera skift samtidigt.
