Valideringar i Grundschema

Uppdaterad 1 month ago av Daniel Sjögren

Nedan artikel avser redigering av ditt schema i gränssnittet, inte när du redigerar ditt schema via våra API:er.

För att kunna hantera skiftvarningar i förväg när du skapar ett skifte så görs både preliminära och slutgiltiga valideringar i grundschemat. Skiften kommer att godkännas preliminärt mot den anställdes huvudavtal samt mot det aktuella datumet. När skiften väl rullas ut i schemat så valideras de för en andra gång men då mot den faktiska tidsperiod de rullas ut för.

Preliminära valideringar loggas inte men samma valideringar loggas när de väl upprepas vid utrullning av grundschemat.

Detta system med dubbla valideringar är exempelvis lämpligt om en anställd har ett avtal som är giltigt 1 januari -1 juli och därefter ett annat avtal som är giltigt 2 juli - 31 december. De två avtalen kan ha olika regler avseende maximal bryttid, max timmar per dag etc. I det här scenariot, om grundschemat skapas och rullas ut den 1 januari, så kan de preliminära valideringarna resultera i en annan mängd och/eller andra valideringsmeddelanden än den slutgiltiga valideringen. Se nedan för en lista över befintliga valideringsmeddelanden i Quinyx.

Preliminära valideringar hanterar du medan du i takt med att du lägger till skift i ditt grundschema. Nedan följer ett avsnitt avseende hantering av slutgiltiga valideringar.

Om det avtal som tillämpas av Quinyx när ett grundschema rullas ut senare sätts till ogiltigt för den aktuella perioden, kommer det schemalagda jobbet som körs mer än två timmar efter ändringen av avtalets giltighetsperiod att överföra de utrullade timmarna från det nu ogiltiga avtalet till ersättningsavtalet.

Hantering av slutgiltiga valideringar

Slutgiltiga valideringar görs vid utrullning. Flödet är som följer:

  1. Börja med att skapa ditt Grundschema
  2. Klicka på "Rulla ut" i övre högra hörnet, gör de val du behöver för att kunna rulla ut. Klicka sen på "Rulla ut" längst ned i sidopanelen.
  3. När valideringsprocessen är i gång så kommer du att förflyttas till översiktssidan där alla dina Grundscheman finns. Under "Status" kommer du att se om det är några skift som inte har blivit utrullade på grund av att de bryter mot en eller fler avtalsregler. För att se varningarna, klicka på grundschemat i fråga. Du hittar även varningarna under "klock-ikonen".​

  1. Varningarna i sidopanelen är grupperade per anställd och skift. Du kan välja att åtgärda följande urval av valideringar:
    1. Alla valideringar i grundschemat
    2. Alla varningar per anställd
    3. Alla valideringar per enskilt skift.

I de flesta fall får du tre alternativ och dessa indikeras av följande ikoner:

Alternativen är som följer, från vänster till höger i bilden ovan:

  1. Godkänn valideringen/-arna och rulla ut skiftet/-en
  2. Rulla inte ut skiftet/-en
  3. Rulla ut skiftet/-en, men gör det/dem obemannade

När du väl har gjort ditt val så klickar du på "Rulla ut" längst ned i sidopanelen för att rulla ut skiftet/-​en i fråga.​ Detta innebär också att dina nuvarande varningar inte kommer uppdateras förrän du rullar ut grundschemat igen - vi kommer förbättra logiken för detta senare i år.

Notera: Du måste hantera alla varningar innan du kan göra några ändringar i grundschemat.
Notera: Du behöver inte hantera varningarna på en gång. Klicka på klockikonen i Grundschemat för att se varningarna vid ett senare tillfälle.

Valideringsmeddelanden

Nedan listas samtliga valideringsmeddelanden som för närvarande finns i Quinyx.

Valideringsmeddelande
Beskrivning
Alternativ/inställningar som påverkar beräkningen
Åsidosätt

Rasten uppfyller inte minimitiden

Rasten är för kort enligt definitionen i avtalet/avtalsmallen.

  • Avtals-/avtalsmall > Rastregler och schemaförändringar > Minsta rastlängd (minuter)

Ja

Anställd har ingen roll

Du försöker schemalägga en anställd före hans/hennes startdatum, startdatum för avtal eller startdatum för rollen. Alternativt försöker du schemalägga en anställd före hans/hennes slutdatum, slutdatum för avtal eller slutdatum för rollen. Observera att Quinyx kommer att kräva att du antingen tar bort eller tar bort tilldelningen av skiftet.

  • Kontoinställningar > Organisation > [Gruppens namn] / Personer > Roller

Nej

Anställd inte tillgänglig

Anställd inte tillgänglig enligt definitionen i avtalet/avtalsmallen.

  • Avtal / Avtalsmall > Tillgänglighet

Ja

Anställd saknar färdighet(er)

Anställd saknar en eller flera färdigheter som har definierats som krävs för denna skifttyp i skifttypsinställningar.

  • Kontoinställningar / Gruppinställningar > Skifttyper > Färdigheter
  • Personer > Medarbetaruppgifter > Färdigheter

Ja

Anställd saknar färdighet(er) på uppgiftsnivå

Anställd saknar en eller flera färdigheter som har definierats som krävs för en uppgift i skifttypsinställningar.

  • Kontoinställningar / Gruppinställningar > Skifttyper > Färdigheter
  • Personer > Medarbetaruppgifter > Färdigheter

Ja

Anställds nominella timmar för schemaperioden har överskridits

Den anställdes nominella timmar för schemaperioden har överskridits. När Quinyx avgör om de nominella timmarna har överskridits eller inte, överväger Quinyx:

  • Arbetade timmar för de skift som har en stämpling.
  • Schemalagda timmar för skift som inte har någon stämpling.
  • Quinyx överväger för närvarande inte stämplingar utan skift/uppgifter.

Allt ovanstående gäller oavsett om skiftet i fråga är i det förflutna eller i framtiden, så länge det är inom den aktuella schemaperioden.

  • Avtal / Avtalsmall > Schemaperiod och arbetstider
  • Avtal > Avbrottsregler och schemaändringar > Beräkna raster som arbetstid
  • A) skifttyp > avancerade inställningar, eller B) skift > avancerade inställningar > Räkna som schemalagda timmar
  • A) skifttyp > avancerade inställningar, eller B) skift > avancerade inställningar > Räkna som arbetade timmar - Obs: endast för skift som har en stämpling.
  • A) skifttyp > avancerade inställningar, eller B) skift > avancerade inställningar > Fridag
  • Tabeller > Typ frånvaroorsak > Räknas som arbetade timmar
  • Enhetsinställningar / Avtalsinställningar > Tidsregler > Dygnsvila (som beskrivs här).
  • Avtal / Avtalsmall > Tid > Generera lön på uppgift

Ja

Anställningen upphörde

Användare är inte markerad som anställd.

  • Personer > Medarbetarinformation > Status

Nej

Överskridande av lönegräns för anställds kostnadsperiod

Skiftet du lägger till överskrider lönegränsen som ställts in på kostnadsperioden. Denna funktion används främst för att stödja schemaläggning av minijobbare i Tyskland.

  • Avtalsmall > "Arbetstimmar och perioder" > Kostnadsperioder.

Ja

Överskrider arbetstiden utan rast

Maximal arbetstid utan rast överskrids enligt avtal/avtalsmall.

  • A) skifttyp > avancerade inställningar, eller B) skift > avancerade inställningar > Räkna som schemalagda timmar
  • A) skifttyp > avancerade inställningar, eller B) skift > avancerade inställningar > Fridag
  • Avtals-/avtalsmall > Avancerade inställningskategorier > Rastsregler och Schemaförändringar > Maximal skiftlängd utan raster (h)
  • Avtal / Avtalsmall > Tid > Generera lön på uppgift

Ja

Max timmar per dag

Anställd är schemalagd fler timmar per dag än vad som är tillåtet enligt avtals-/avtalsmall. När Quinyx avgör om timmarna har överskridits eller inte, överväger Quinyx:

  • Arbetade timmar för de skift som har en stämpling.
  • Schemalagda timmar för skift som inte har någon stämpling.
  • Quinyx överväger för närvarande inte stämplingar utan skift/uppgifter.

Allt ovanstående gäller oavsett om skiftet i fråga är i det förflutna eller i framtiden, så länge det är på dagen i fråga.

  • Avtal > Avancerade inställningskategorier > Rastregler & Schemaförändringar > Beräkna raster som arbetstid
  • A) skifttyp > Avancerade inställningar, eller B) skift > Avancerade inställningar >Raster räknas som arbetstid.
  • A) skifttyp > Avancerade inställningar, eller B) skift > Avancerade inställningar > Räkna som arbetade timmar - Obs: endast för skift som har en stämpling.
  • A) skifttyp > Avancerade inställningar, eller B) skift > Avancerade inställningar > Fridag
  • Kontoinställningar > Frånvarohantering > Hantera frånvarotyper > Räknas som arbetade timmar
  • Enhetsinställningar / Avtalsinställningar > Tidsregler > Dygnsvila (som beskrivs här).
  • Avtal / Avtalsmall > Tid > Generera lön på uppgift

Ja

Kravet på minsta dygnsvila inte uppfyllt

Anställd har ingen sammanhängande viloperiod denna dag som matchar, eller är längre än det minimum som definieras i avtalet/avtalsmallen.

  • Avtals-/avtalsmall > Tidregler > Checkrutan Min vila. - Obs: Om checkrutan är markerad, måste resten passera gryningens dygnsvila.
  • Avtal / Avtalsmall > Regler för timmar > Min res fält
  • A) skifttyp > Avancerade inställningar, eller B) skift > Avancerade inställningar > Fridag
  • Skifttyp > Avancerade inställningar > "Beredskapsskift" > Ordinarie, Kvalificerad, Extra räknas alla som vila.
  • Kontoinställningar > Frånvarohantering > Hantera frånvarotyper > Räknas som arbetade timmar
  • Enhetsinställningar / Avtalsinställningar > Tidsregler > Dygnsvila (som beskrivs här).
  • Avtal / Avtalsmall > Tid > Generera lön på uppgift

Ja

Kravet på minsta veckovila är inte uppfyllt

Anställd har ingen sammanhängande viloperiod denna vecka som är matchande eller längre än det minimum som definieras i avtalet/avtalsmallen.

  • Avtal / Avtalsmall > Tidregler > Minsta vila/vecka
  • A) skifttyp > Avancerade inställningar, eller B) skift > Avancerade inställningar > Fridag
  • skifttyp > Avancerade inställningar > "Beredskapsskift" > Ordinarie, Kvalificerad, Extra räknas alla som vila.
  • Kontoinställningar > Frånvarohantering > Hantera frånvarotyper > Räknas som arbetade timmar
  • Enhetsinställningar / Avtalsinställningar > Tidsregler > Dygnsvila (som beskrivs här).
  • Avtal / Avtalsmall > Tid > Generera lön på uppgift

Ja

Antalet skiftuppehåll överstiger det maximalt tillåtna

Gränsen för antalet raster per skift som definierats i enhetsinställningar överskrids.

  • Kontoinställningar > Grupphantering > [Enhetens namn] > Avancerade enhetsinställningar > Övrigt > Raster per skift

Nej

Överlappande skift

Två eller flera skift överlappar varandra.

  • Avtal/avtalsmall > Tidregler > Tillåt godkännande vid överlappande skift

Beror på inställning till vänster

Utrullning misslyckades

Vissa skift rullas ibland inte ut korrekt. När detta händer rekommenderar vi att du accepterar varningen och rullar ut ditt grundschema igen för samma tidsperiod för att se om utrullningen av skiften fortfarande misslyckas. Om skiftet/skiften fortfarande misslyckas efter ytterligare 4 försök, kontakta Supporten.

NA

NA

Schemalagd maximalt antal dagar i rad

Den anställde har schemalagts mer än det maximala antalet sammanhängande dagar i rad enligt definitionen i avtals-/avtalsmallen.

Denna validering kommer att räkna skift över dygnsbryt som att en dag har schemalagts.

  • Avtal / Avtalsmall > Tidregler > Max dagar
  • A) skifttyp > Avancerade inställningar, eller B) skift avancerade inställningar - "Räkna som schemalagda timmar" (ja/nej)
  • A) skifttyp > Avancerade inställningar, eller B) skift > Avancerade inställningar > Fridag
  • Kontoinställningar > Frånvarohantering > Hantera frånvarotyper > Räknas som arbetade timmar
  • Enhetsinställningar / Avtalsinställningar > Tidsregler > Dygnsvila (som beskrivs här).
  • Avtal / Avtalsmall > Tid > Generera lön på uppgift

Ja

Schemalagd mer än ( x ) dagar med mer än ( y ) timmar i ( z ) dagar

Denna varning förklaras bäst med ett exempel. Till exempel, under vilka 10 dagar som helst, kan den anställde endast 3 dagar med mer än 9 timmar schemalagda.

  • Avtal / Avtalsmall < Tidregler > Under dagar + Maxdagar + Med över timmar
  • A) skifttyp > Avancerade inställningar, eller B) skift avancerade inställningar - "Räkna som schemalagda timmar" (ja/nej)
  • skifttyp > Avancerade inställningar, eller B) skift > Avancerade inställningar > Fridag
  • Kontoinställningar > Frånvarohantering > Hantera frånvarotyper > Räknas som arbetade timmar
  • Enhetsinställningar / Avtalsinställningar > Tidsregler > Dygnsvila (som beskrivs här).
  • Avtal / Avtalsmall > Tid > Generera lön på uppgift

Ja

Skiftuppehållstiden överskrider det maximalt tillåtna

Den totala tiden för rasten/rasterna överskrider det maximala tillåtna enligt definitionen i avtals-/avtalsmallen.

  • Avtals-/avtalsmall > Tidregler > Rastregler > Max rast (minuter)

Ja

Skiftlängden är mindre än den minsta skiftlängden

Skiftet är kortare än tillåtet enligt definition i avtals-/avtalsmallen

  • A) skifttyp > Avancerade inställningar, eller B) skift avancerade inställningar - "Räkna som schemalagda timmar" (ja/nej)
  • skifttyp > Avancerade inställningar, eller B) skift > Avancerade inställningar > Fridag
  • Avtal / Avtalsmall > Tidsregler > Minsta skiftlängd (h)
  • Avtal / Avtalsmall > Tid > Generera lön på uppgift

Ja

Anställde har inget giltigt avtal

Det finns inget avtal för den anställde på valt datum.

NA

Nej

Skiftet har planerats på en helgdag

Den anställde har schemalagts på ett datum som har konfigurerats som en helgdag på antingen global nivå, enhetsgrupps- eller avtalsmallnivå.

  • Avtal/avtalsmall > Tidsregler > Schemalägg helgdagar
  • Enhetsinställningar / Avtalsinställningar > Tidsregler > Dygnsvila (som beskrivs här).

Ja

Skiftet överlappar med en frånvaro

Skiftet du försöker schemalägga överlappar med en frånvaro.

  • Avtal/avtalsmall > Tidregler > Tillåt godkännande vid överlappande skift

Beror på inställning till vänster

Detta datum kan inte schemaläggas i samband med de andra valda datumen.

Detta datum har konfigurerats så att det inte går att schemalägga för den anställde om det finns ett skift på en viss helgdag för samma anställd.

  • Kontoinställningar / Avtalsmall > Helgdagar > Uteslutna datum för schemaläggning
  • Quinyx dygnsbryt beaktas: ingen, endast kalenderdatum.

Ja

Denna dag har planerats två år i rad

Den anställde i fråga var planerad till samma kalenderdatum föregående år. Det kalenderdatumet konfigurerades även som en helgdag i Quinyx.

  • Kontoinställningar / Avtalsmall > [Namn på helgdag] > Kan schemaläggas två år i rad
  • Quinyx dygnsbryt beaktas: ingen, endast kalenderdatum.

Ja

Stämplingen för det här skiftet är godkänd

Om du rullar över ett skift som har en attesterad stämpling sedan senaste utrullning får du en varning som säger "Stämplingen för det här skiftet är godkänd". För stunden är valen "Obemanna" och "Rulla inte ut" tillgängliga.

NA

Ja

Om du får ett valideringsmeddelande vid utrullning, t.ex. "Den anställde har inget giltigt avtal" och sedan går till Personer för att ge den anställde ett aktivt avtal så måste du fortfarande obemanna eller ta bort de skift som du försökte rulla ut för den anställde. Du kan däremot efteråt rulla ut ditt grundschema på nytt, varpå skiften för den anställde kommer att rullas ut.


Fick du hjälp?