Valideringar i Grundschema

Uppdaterad 14/10/20 av Oscar Combes

Nedan artikel avser redigering av ditt schema i gränssnittet, inte när du redigerar ditt schema via våra API:er.

För att kunna hantera skiftvarningar i förväg när du skapar ett skifte så görs både preliminära och slutgiltiga valideringar i grundschemat. Skiften kommer att godkännas preliminärt mot den anställdes huvudavtal samt mot det aktuella datumet. När skiften väl rullas ut i schemat så valideras de för en andra gång men då mot den faktiska tidsperiod de rullas ut för.

Preliminära valideringar loggas inte men samma valideringar loggas när de väl upprepas vid utrullning av grundschemat.

Detta system med dubbla valideringar är exempelvis lämpligt om en anställd har ett avtal som är giltigt 1 januari -1 juli och därefter ett annat avtal som är giltigt 2 juli - 31 december. De två avtalen kan ha olika regler avseende maximal bryttid, max timmar per dag etc. I det här scenariot, om grundschemat skapas och rullas ut den 1 januari, så kan de preliminära valideringarna resultera i en annan mängd och/eller andra valideringsmeddelanden än den slutgiltiga valideringen. Se nedan för en lista över befintliga valideringsmeddelanden i Quinyx.

Preliminära valideringar hanterar du medan du i takt med att du lägger till skift i ditt grundschema. Nedan följer ett avsnitt avseende hantering av slutgiltiga valideringar.

Hantering av slutgiltiga valideringar

Slutgiltiga valideringar görs vid utrullning. Flödet är som följer:

  1. Börja med att skapa ditt Grundschema
  2. Klicka på "Rulla ut" i övre högra hörnet, gör de val du behöver för att kunna rulla ut. Klicka sen på "Rulla ut" längst ned i sidopanelen.
  3. När valideringsprocessen är i gång så kommer du att förflyttas till översiktssidan där alla dina Grundscheman finns. Under "Status" kommer du att se om det är några skift som inte har blivit utrullade på grund av att de bryter mot en eller fler avtalsregler. För att se varningarna, klicka på grundschemat i fråga. Du hittar även varningarna under "klock-ikonen".​

  1. Varningarna i sidopanelen är grupperade per anställd och skift. Du kan välja att åtgärda följande urval av valideringar:
    1. Alla valideringar i grundschemat
    2. Alla varningar per anställd
    3. Alla valideringar per enskilt skift.

I de flesta fall får du tre alternativ och dessa indikeras av följande ikoner:

Alternativen är som följer, från vänster till höger i bilden ovan:

  1. Godkänn valideringen/-arna och rulla ut skiftet/-en
  2. Rulla inte ut skiftet/-en
  3. Rulla ut skiftet/-en, men gör det/dem obemannade

När du väl har gjort ditt val så klickar du på "Rulla ut" längst ned i sidopanelen för att rulla ut skiftet/-​en i fråga.​ Detta innebär också att dina nuvarande varningar inte kommer uppdateras förrän du rullar ut grundschemat igen - vi kommer förbättra logiken för detta senare i år.

Notera: Du måste hantera alla varningar innan du kan göra några ändringar i grundschemat.
Notera: Du behöver inte hantera varningarna på en gång. Klicka på klockikonen i Grundschemat för att se varningarna vid ett senare tillfälle.

Valideringsmeddelanden

Nedan listas samtliga valideringsmeddelanden som för närvarande finns i Neo.

Valideringsmeddelande
Beskrivning

Anställning avslutad

Medarbetaren har inte satts till anställd i Personer > Medarbetaruppgifter > Status.

Antalet raster överstiger det max tillåtna

Gränsen för antal raster per skift som definierats i Kontoinställningar < Grupphantering < [enhetens namn] < Avancerade enhetsinställningar < Raster/skift överskrids.

Max antal timmar per dag

Medarbetaren har schemalagts till att arbeta fler timmar per dag än vad som är tillåtet enligt avtalet/avtalsmallen.

Max schemalagda timmar per vecka har överskridits

Medarbetaren har schemalagts till att arbeta fler timmar per vecka än vad som är tillåtet enligt avtalet/avtalsmallen.

Medarbetaren har ingen roll

Du har rullat ut grundschemat över en period som ligger innan medarbetarens startdatum, avtalets startdatum eller rollens startdatum. Alternativt så har du rullat ut grundschemat över en period som ligger efter medarbetarens slutdatum, avtalets slutdatum eller rollens slutdatum. Notera att Quinyx kräver att du antingen raderar skiftet eller att du gör det obemannat.

Medarbetaren har inget giltigt avtal

Det saknas ett giltigt avtal för medarbetaren på valt datum.

Medarbetarens nominella timmar i perioden har överskridits

Medarbetarens nominella timmar har överskridits. Detta visas i nuläget på skiftet som orsakar överskridandet av timmar samt på samtliga påföljande skift, men det beteendet kommer förbättras.

Medarbetaren saknar färdighet(er)

Medarbetaren saknar en eller flera färdigheter som har definierats som krav för den här skifttypen i inställningarna för skifttyper.

Medarbetaren är inte tillgänglig

Medarbetaren är inte tillgänglig enligt avtalet/avtalsmallen.

Minimumkrav för veckovila uppnås ej

Medarbetaren har schemalagts till att arbeta fler timmar per vecka än vad som är tillåtet enligt avtalet/avtalsmallen.

Rasten uppfyller inte minimikravet på rastlängd

Rasten är för kort enligt avtalet/avtalsmallen.

Rastlängd överstiger max tillåtna

Total längd för rasten överstiger den maximalt tillåtna längden enligt avtalet/avtalsmallen.

Schemalagd maximalt antal dagar i rad

Medarbetaren har schemalagts mer än det maximala antalet dagar i rad enligt avtalet/avtalsmallen.

Skiftet har schemalagts på en helgdag

Medarbetaren har schemalagts på ett datum som har konfigurerats som helgdag i Classic, antingen i Tid < OB-tid/Helgdagar eller i Helgdagar på avtalet. Observera att för den här valideringen ska ske så bör inställningen "Schemalägg helgdagar" vara urbockad i Tidregler på avtalet/avtalsmallen.

Skiftets längd är kortare är minimikravet på skiftlängd

Skiftet är kortare än vad som är tillåtet enligt avtalet/avtalsmallen.

Utrullningen misslyckades

Vid enstaka tillfällen misslyckas utrullningen av vissa skift. Detta kan exempelvis bero på anslutningsproblem mellan schemat och vår databas. När detta händer så rekommenderar vi att du accepterar varningen och rullar ut ditt grundschema på nytt över samma tidsperiod för att se om skift(en) fortfarande inte rullas ut. Om utrullningen för skift(en) består efter ytterligare 4 utrullningar så ber vi dig kontakta vår Support. Obs! Vi ämnar åtgärda detta problem helt och hållet under slutet av 2020.

Överlappande shift

Två eller fler skift överlappar med varandra

Överskrider maximal arbetstid utan rast

Den maximala arbetstiden en medarbetare får arbeta utan rast överskrids enligt avtalet/avtalsmallen.


Fick du hjälp?