Rollhantering
Uppdaterad
av
Daniel Sjögren
Du kan använda rollhantering till:
- Lägga till/redigera/ ta bort roller
- Definiera behörigheter för funktionsgrupper för varje roll
- Ändra nivå på roller
- Lägga till/ta bort nivåer
När du klickar på rollhantering ser du fem stycken standardroller:
- Chef - Har tillgång till adminportalen och är den högsta rollen i Quinyx
- Regionchef - Har tillgång till adminportalen och är chef över en specifik region (flera enheter)
- Lokal Chef - Har tillgång till adminportalen och är chef över en enhet
- Avdelningschef - Har tillgång till adminportalen, men har begränsad tillgång till att administrera sin egna avdelning på en enhet, man har alltså inte tillgång till hela enheten.
- Personal - Tillgång till Personalportalen och kan bara administrera sina egna tider, ansöka om frånvaro, byta skift m.m i personalportalen.
Det är fördefinierade roller med fördefinierade behörigheter. De kan döpas om, redigeras eller raderas (med undantag för rollen "anställd"). De kan också kopieras och användas som mall för en ny roll.
Nivåer
Varje standardroll placeras på en "nivå". Nivån används för att definiera vilka roller som borde eller borde inte ha tillgång till känslig information. Standardregeln för nivåer är att chefer med samma roll inte ser data för kollegor som ligger på samma nivå eller ovanstående nivå men de kommer att se data för kollegor på en nivå nedan.
Just nu gäller regeln för nivåer endast för två funktionsgrupper (klicka här för att läsa mer om de befintliga funktionsgrupperna):
- Lön
- Personer
Exempel: Chefen som har en roll på nivå 3 kommer att kunna se kostnadsdetaljer och persondetaljer om anställda med roller på nivåer nedanför (4, 5, 6). Den kommer inte se kostnadsdetaljer och persondetaljer för anställda med roller på samma nivå eller högre (3, 2, 1).
Det är möjligt att lägga till fler nivåer än de standardiserade. Klicka bara på Lägg till nivå, ge nivån ett namn och flytta den uppåt eller nedåt med hjälp av knapparna Flytta nivå upp eller Flytta nivå ner. Genom att göra det kan du till exempel ha två roller för lokala chefer men på olika nivåer. Den som är högre upp i hierarkin kommer att kunna se lön och personuppgifter för den nedan och vice versa.
Lägg till / ändra roller
Du kan redigera befintliga rättigheter för de fördefinierade rollerna eller sätta behörigheter på roller du skapar.
För att redigera en roll - klicka på Ändra roll.
För att lägga till en ny roll - klicka på Lägg till roll.
- Om du klickar på Lägg till ny roll visas en pop-up där du ger din nya roll ett namn och väljer vilken mall du vill kopiera från.
- Därefter öppnas en panel på höger sida
- Här ställer du in behörigheterna för varje funktionsgrupp:
Den första rubriken är moduler.
Här kan du definiera om rollen ska ha tillgång till schema och / eller personer i menyraden högst upp. Om du avmarkerar en av modulerna ser inte användaren med den här rollen den avmarkerade modulen i menyn högst upp. Om båda modulerna är kryssade ser den översta menyn ut så här:
Nästa rubrik är behörigheter.
För varje funktionsgrupp (du kan läsa mer om funktionsgrupper här) kan du välja en av tre olika behörigheter:
- Ingen behörighet: Rollen kommer inte att se några data inom den här funktionsgruppen.
- Läsrättighet: Rollen kommer att kunna visa men inte redigera data inom den här funktionsgruppen.
- Skrivrättighet: Rollen kommer att kunna visa och redigera data inom den här funktionsgruppen.
När du har definierat behörigheter för varje funktionsgrupp trycker du på spara och din nya roll är klar att användas.
Kom ihåg att behörigheterna du ser när du hanterar roller är beroende av andra behörigheter (och moduler).
Exempel:
Om du sätter behörigheten Personer till "ingen behörighet", så kommer du inte se behörigheterna för "medarbetaravtal" och "medarbetaruppgifter" eftersom dessa två är beroende av att du har minst läsrättighet på behörigheten Personer:
Behörighet för Personer inställt på ingen behörighet:
Behörighet för Personer inställt på läsrättighet:
Behörigheterna som du kan se beror nu också på vilka Quinyx-moduler du har köpt. Så om du inte har köpt vår prognosmodul ser du inte behörigheten för prognos.
Om Stämplingar är inställt som ingen behörighet, kommer behörigheten för manuella lönearter att döljas för den rollen.
Om Schemaläggning är inställt som ingen behörighet, kommer behörigheter för frånvaro, lås schema, stämplingar och manuella lönearter att döljas för den rollen.Alla andra behörigheter är oberoende.
Rollöversikt
Delad ikon
Det är nu möjligt att se om en anställd är delad från en annan enhet när du tittar på rollöversikten för den anställde. Rollerna som den anställde har på de enheter den är delad till kommer att markeras med en blå ikon som säger "delad":
Visa grupper med ärvda roller
Det är nu möjligt att välja om du vill se ärvda roller eller inte när du tittar på rollöversikten för en anställd. Genom att markera checkboxen visa grupper med ärvda roller så kommer de grupper som den anställde har en ärvd roll på visas och rollen indikeras med en ikon som säger "ärvd":
Synlighet i Schema och Grundschema
Vissa användare, t.ex. högre chefer eller administratörer, kanske inte nödvändigtvis behöver vara synlig i schemat på de enheter och avdelningar som de har en roll på.
Vi skiljer på om en person är "chef" (d.v.s schemaläggare på en enhet eller avdelning) eller är "anställd" (schemaläggningsbar, kan stämpla in/ut, ansöka om frånvaro mm.) genom att kolla på om de har rollen "anställd" på den enheten/avdelningen.
Logik
Detta innebär:
- endast personer med roll "anställd" kommer att vara synliga i schemat i en viss grupp.
- endast personer med roll "anställd" kan schemaläggas på skift.
Arvslogik
Precis som chefsrollen så följer medarbetarrollen samma arvslogik, vilket innebär att om en person har rollen "anställd" på en enhet, kommer hen också att ha ett ärvt medlemskap på grupperna nedanför enheten och därför vara synlig på avdelningar. Om det inte är önskat beteende, bör den anställda istället läggas till de specifika avdelningarna där hen ska vara synlig.
Vad du behöver göra
För att underlätta förändringen för våra användare och kunder så kommer vi att se till att alla personer med chefsroller i systemet också får rollen "anställd" när vi släpper denna funktion:
- Om du inte vill att en person ska vara synlig i schemat och grundschemat, ta bort rollen anställd från gruppen. Personer med bara chefsroll kan fortfarande hantera gruppen, men de kan inte schemaläggas.
- När en ny chef läggs in i Quinyx och tilldelas en chefsroll behöver de också ha rollen anställd i gruppen för att kunna schemaläggas.
Synlighetslogik per schemaobjekt
Skift och uppgifter
En chef med chefsroll i en viss grupp kan:
- Se personer i schema / grundschema med rollen anställd.
- Tilldela skift / uppgifter till personer med rollen anställd.
Frånvaroansökan och frånvaro
En chef på en avdelning kan:
- Se ansökningar om ledighet och frånvaro från medlemmar av avdelningen och med rollen anställd och vars hemmaenhet är enheten som avdelningen tillhör.
- Lägga till frånvaro för medlemmar av gruppen med rollen anställd.
En chef på en enhet kan:
- Se ansökningar om ledighet och frånvaro från anställda med rollen anställd och vars hemmaenhet är nuvarande enhet
- Lägga till frånvaro för medlemmar med rollen anställd på enheten.
Stämplingar
En chef med chefsroll i en viss grupp kan:
- Se personer med roll anställd i schemat.
- Lägga till / redigera stämplingar för personer med rollen "anställd".
- Attestera tid för personer med rollen anställd. Notera att vem som helst med en chefsroll kan attestera en annan chefs stämplingar / frånvaro förutsatt att de har skrivrättigheter på "Stämplingar". Rollnivåerna tas inte i beaktning här.
Intresseanmälan
En chef med chefsroll i en viss grupp kan:
- Se intresseanmälan från personer med rollen anställd.
Otillgänglighet i schema och grundschema
En chef med chefsroll i en viss grupp kan:
- Se otillgänglighet för personer med rollen anställd.
Vad vi inte stöder (men kommer att stödja i en release inte långt borta)
- Det är inte möjligt i den här releasen att radera en framtida roll.
- Det är inte möjligt i den här releasen att lägga till samma roll som personen redan har haft.
Roller som har passerat slutdatum
Men den här releasen gör vi en ändring så att det nu är möjligt att ge en ny roll till en person som tidigare har haft en roll där slutdatumet är passerat.
När man går till Organisation, klickar på en grupp och sen på lägg till medlem så kommer man nu även att se personer vars tidigare roll har ett slutdatum som är passerat och kan därifrån ge personen en ny giltig roll.
