Salarisacties

Updated 2 weeks ago by Daniel Sjögren

In de weergave Tijd heeft elke medewerker een selectievakje. Afhankelijk van de instelling Alleen volledig goedgekeurde tijden overdragen op de werkelijke status van een werknemer, kunt u een bepaald selectievakje aanvinken waarmee de onderstaande salarisacties mogelijk zijn. Lees meer over het tabblad Tijd .

Voorlopig dossier

Het voorlopige bestand stelt u in staat om een "dry run" van uw salarisbestand uit te voeren om ervoor te zorgen dat er geen problemen ontstaan zodra het bestand uw salarissysteem bereikt. Op die manier kun je, als zich een probleem voordoet, dit in Quinyx oplossen en hetzelfde bestand opnieuw uitvoeren. Om deze reden vergrendelt een voorlopig bestand de daadwerkelijk overgedragen items niet, wat betekent dat je die items nog steeds in Schedule kunt bewerken, zelfs nadat je het voorlopige bestand hebt uitgevoerd (tenzij als de planningsperiode is vergrendeld natuurlijk).

Volg de onderstaande stappen om een voorlopig loonbestand aan te maken:

  1. Maak uw selecties in het paneel Weergave aanpassen van het tabblad Tijd en zorg ervoor dat u één en slechts één salarisbestand selecteert.
  1. Klik op Toepassen onderaan het paneel.
  2. Wacht terwijl Quinyx uw verzoek verwerkt.
  3. Vink in de meest linkse kolom van de lijst die verschijnt de selectievakjes aan van de werknemers die u wilt overboeken naar payroll. Gebruik het koptekstvak als u alle werknemers wilt selecteren - hiermee worden alle werknemers geselecteerd die door uw verzoek zijn opgehaald, met andere woorden, u hoeft niet te scrollen om alle werknemers weer te geven voor het selectievakje Alles selecteren om alle werknemers op te nemen.
  1. Klik op de knop Voorlopig bestand die naast de knop Weergave aanpassen verschijnt als gevolg van het aanvinken van een selectievakje.
  1. In de modal die verschijnt, verschijnt een samenvatting van wat wordt overgedragen:
  • Aantal loonposten dat in het dossier wordt opgenomen.
  • Aantal salarisitems dat wordt genegeerd omdat er een werknemer- en/of managerattest ontbreekt.
  • Aantal loonlijstitems dat wordt genegeerd omdat ze punch missen.
  • Aantal salarisitems dat wordt genegeerd omdat ze klaar zijn voor salarisadministratie, maar de werknemer niet (merk op dat deze rij alleen verschijnt als u werknemers heeft geselecteerd die klaar zijn voor salarisadministratie in combinatie met ten minste één werknemer die nog niet klaar is, maar ten minste één item dat al is overgeboekt naar de loonlijst).
  • Aantal salarisitems dat wordt genegeerd omdat ze al zijn overgezet naar salarisadministratie.
  • Het aanvinken van het selectievakje Schema vergrendelen tot en met betekent dat, terwijl u doorgaat met het genereren van bestanden, het schema wordt vergrendeld tot de aangegeven datum voor alle eenheden en secties waarvan ten minste één salarisitem wordt overgedragen naar de salarisadministratie.

Let daar op:

  • De optie om het groepsschema te vergrendelen is niet beschikbaar als de “Tot date” die u heeft geselecteerd in het paneel Weergave aanpassen is ingesteld op de datum van vandaag of later. Dit komt overeen met de functie vergrendelingsschema in Schema.
  • Het schema wordt niet vergrendeld voor groepen waarvan de huidige blokkeringsdatum later is dan de "Tot datum" van de geselecteerde periode. Het doel hiervan is dat gebruikers niet per ongeluk datums ontgrendelen die ze met opzet hebben vergrendeld in Schedule.

In termen van machtigingen hebt u schrijftoegang nodig op de machtiging Vergrendelschema om dit te doen. Als u geen toegang en/of leestoegang heeft tot een van de eenheden of secties waarvoor u ten minste één salarisitem naar de salarisadministratie overzet, wordt een foutmelding weergegeven waarin staat dat u geen toegang heeft om deze actie uit te voeren voor alle geselecteerde groepen.

  • Als u het selectievakje Stuur mij naar bestandsarchief aanvinkt , wordt u doorgestuurd naar het bestandsarchief nadat u op OK hebt geklikt.
  • Wacht in het bestandsarchief tot het genereren van uw bestand is voltooid.

Salarisbestand aanmaken

Het loondossier voert de loonadministratie definitief uit voor de geselecteerde groepen en medewerkers.

Vergeleken met het uitvoeren van een voorlopig loonbestand, zal de overdracht naar de loonlijst ook:

  • Vergrendel alle overgedragen loonlijstitems zodat ze niet kunnen worden bewerkt doordat ze grijs worden weergegeven in Schema - alleen door terug te keren kunt u die items opnieuw bewerken.
  • Werk de status van de overgedragen salarisitems bij van Gereed voor overboeking naar Overgeboekt naar salarisadministratie .

Om een definitief loonbestand aan te maken, volg je dezelfde stappen als voor het voorlopig dossier (zie hierboven), maar zodra je de werknemers hebt geselecteerd die je wilt overplaatsen, klik je op de knop Salarisbestand aanmaken die naast de knop Voorlopig dossier verschijnt zodra ten minste één selectievakje is aangevinkt. De rest van het proces werkt hetzelfde als voor het voorlopige dossier.

Quinyx waarschuwt en stopt u als u probeert een definitief loonbestand over te dragen terwijl de loonlijst al wordt overgedragen voor ten minste één van de werknemers die in uw selectie zijn opgenomen door een andere Quinyx-gebruiker in uw organisatie - ervan uitgaande dat er overlap is met betrekking tot de geselecteerde periode. Het doel van deze functionaliteit is om te voorkomen dat u per ongeluk twee keer salaris overboekt voor dezelfde salarispost(en).
Het bestand overbrengen naar uw sFTP-server

Klanten met een sFTP-server die is ingesteld op hun Quinyx-account, kunnen een salarisbestand naar die sFTP-server overbrengen, naast het overbrengen naar het bestandsarchief.

Wanneer u op de knop Salarisbestand maken klikt die verschijnt nadat u ten minste één selectievakje hebt aangevinkt, heeft het modale venster dat wordt weergegeven twee extra opties als u een sFTP-server hebt ingesteld:

  • Upload bestand naar bestandsarchief.
    • Dit is het standaard en enige gedrag voor accounts zonder dat er een sFTP-server is ingesteld.
  • Upload bestand naar bestandsarchief en naar sFTP-server
Om veiligheidsredenen is deze optie niet beschikbaar bij het overzetten van voorlopige bestanden.

Salaris details rapport

U kunt een rapport met salarisgegevens uitvoeren vanuit de weergave Tijd.

Als u ten minste één selectievakje in Tijd aanvinkt , verschijnt er een knop Salarisgegevensrapport. Net zoals wanneer u op de knop hebt geklikt voor het uitvoeren van een voorlopig of definitief salarisbestand, verschijnt er nu een modaal met het aantal salarisitems dat zal worden opgenomen, genegeerd omdat ze attest missen, genegeerd omdat ze punch missen, en genegeerd omdat ze al zijn overgeboekt naar de loonlijst.

Dezelfde optie om het schema te vergrendelen is hier beschikbaar als voor voorlopige en definitieve bestanden - zie verderop voor een gedetailleerde beschrijving van deze functie. U kunt er ook voor kiezen om doorgestuurd te worden naar het bestandsarchief met behulp van de checkbox voor dat doel.

De opties Alleen goedgekeurde time-punches , Alleen totalen en Inclusief salaristypen die niet worden overgedragen naar salarisadministratie die beschikbaar zijn in de Analytics-interface, zijn allemaal ingesteld op false/uitgevinkt wanneer u dit rapport uitvoert vanuit de Time-interface.

Terugdraaien

Zoals hierboven beschreven, wanneer u een definitief salarisbestand aanmaakt (met behulp van de knop Salarisbestand aanmaken ), wordt de status van de salarisitems in dat bestand bijgewerkt naar "Overgedragen naar salarisadministratie" in Tijd, en die items worden vergrendeld zodat ze niet kunnen worden bewerkt in Schema. Als u de items terugzet, verandert hun status weer in "Klaar voor salarisadministratie" en kunnen ze opnieuw worden bewerkt in Schema.

Hoewel de hierboven beschreven itemvergrendeling ongedaan is gemaakt, maakt het terugzetten de vergrendelingsdatum van het schema die mogelijk is bijgewerkt met behulp van het schema Vergrendelen tot en met het selectievakje niet ongedaan.

U kunt een overgeboekte salarispost terugboeken. Vink gewoon de medewerker van uw keuze aan die minimaal één salarispost heeft. Onder de meerdere knoppen die in de rechterbovenhoek van de weergave verschijnen, is er een met de naam Revert .

Als u op de knop terugzetten klikt, wordt een modaal weergegeven met een samenvatting van het aantal geselecteerde items dat op het punt staat te worden teruggedraaid, evenals welke dat niet zullen zijn omdat ze nog niet zijn overgedragen. Als u een werknemer selecteert die klaar is voor salarisadministratie maar die geen overgedragen items heeft, wordt de knop Terugkeren nog steeds weergegeven, maar de samenvatting in de modal geeft aan dat 0 items worden teruggedraaid. Als u alleen een subset van de items van een bepaalde werknemer wilt terugzetten, gebruik dan de filteropties van het paneel Weergave aanpassen om specifiek alleen die items voor die werknemer in de weergave te laden.

Als u doorgaat met het daadwerkelijk terugzetten van items, wordt een voortgangsbalk weergegeven terwijl uw verzoek wordt verwerkt. Terwijl dit verzoek wordt uitgevoerd, wordt het paneel Weergave aanpassen gesloten en wordt de functionaliteit binnen de tijdweergave uitgeschakeld, maar u kunt de weergave verlaten terwijl het verzoek wordt uitgevoerd en later terugkomen.

Zodra uw verzoek is gedaan, komt u in dezelfde weergave terecht, met dezelfde gegevens als voorheen. U kunt nu Planning openen en de teruggedraaide items bewerken. Als u de huidige status van de teruggedraaide items wilt weergeven, klikt u op Toepassen in het paneel Weergave aanpassen .

Wat wordt er overgedragen?

In Quinyx geldt het volgende:

  • Als u bij het aanpassen van de weergave wijzigingen heeft aangebracht in het systeem, dan worden die wijzigingen meegenomen bij de overboeking naar de salarisadministratie.
  • Als een werkelijke salarispost geen salaris genereert, bijvoorbeeld omdat het salaristype dat door het item wordt gegenereerd niet is aangevinkt in de overeenkomstsjabloon van de werknemer, dan wordt dat item weergegeven op het tabblad Tijd, maar wordt het niet opgenomen in de salaris bestand.
  • Wanneer u op Toepassen klikt in het paneel Weergave aanpassen in Tijd, haalt Quinyx salarisitems op waarvan de starttijd binnen de dageraadslimieten van de geselecteerde datums valt, zoals gedefinieerd in:

    Accountinstellingen > Groepsbeheer > [Eenheid invoegen] > Geavanceerde eenheidsinstellingen > Regels voor uren > Daybreak .

Bij het overstappen naar de loonlijst houdt Quinyx echter alleen rekening met het aanbreken van de dag van de huidige eenheid . Dus als het aanbreken van de dag van de huidige eenheid afwijkt van die van een of meer eenheden van de geselecteerde loonposten, dan kan dat gevolgen hebben voor welke loonposten in uw loonbestand worden opgenomen.

De items die in het bestand worden opgenomen of genegeerd, zijn afhankelijk van een aantal tijdinstellingen , waaronder alleen volledig goedgekeurde tijden overdragen, hiërarchische goedkeuring en manager kan werknemer goedkeuren . In combinatie met deze instellingen wordt ook het opnemen van transacties die niet door de medewerker zijn goedgekeurd in het salarisbestand gebruikt.

Bestandsstatussen

Nadat u hebt gekozen om een voorlopig, definitief loonbestand of loonrapport aan te maken, wordt u naar het archief van het bestand geleid. Terwijl u wacht tot uw bestand klaar is om te downloaden, zijn er verschillende payroll-statussen. Hieronder vindt u de verschillende statussen:

Status

Beschrijving

In de wachtrij

Uw bestand staat in de wachtrij en wacht om aangemaakt te worden.

Verwerken

Uw bestand wordt aangemaakt.

Transactievergrendeling

Uw bestand is al gegenereerd en het resultaat is correct. U kunt het downloaden, maar het proces van vergrendeling van salarissen in de database is nog gaande.

Download

Uw bestand is klaar en kan worden gedownload.

Mislukt

Uw bestand is mislukt. Dit kan verschillende oorzaken hebben, zoals ontbrekende gegevens, PHP-fouten, enz. Als dit gebeurt, probeer het dan opnieuw te genereren, en als het nog steeds niet lukt, neem dan contact op met onze klantenservice.

API's

Lees hier meer over het gebruik van API's met betrekking tot overboeking naar salarisadministratie.


How did we do?