Payroll-acties

Updated 19/3/21 by Leigh Hutchens

In de tijdweergave heeft elke medewerker een selectievakje. Afhankelijk van de klassieke parameterinstelling "Alleen volledig goedgekeurde tijden overdragen" en van de huidige status van een werknemer, kun je een bepaald selectievakje aanvinken om de onderstaande loonadministratie-acties mogelijk te maken. Lees meer over het tabblad Tijd .

Aanbreken van de dag

Vanaf versie 0095 hebben we de logica van de dageraad gewijzigd in de tijd en bij de overgang naar de loonlijst. We hebben dit gedaan om klanten met 24-uursactiviteiten in staat te stellen over te stappen van Classic naar Neo. Wanneer u op “Toepassen” klikt in het Aanpassen weergavepaneel in Tijd, haalt Quinyx nu loonlijstitems op waarvan de starttijd binnen de ochtendgrenzen van de geselecteerde datums valt. Vóór versie 0095 waren we op zoek naar het aanbreken van de dag in plaats van het aanbreken van de dag.

  • Aanbreken van de werkdag : Stel in Groepsbeheer> Eenheid> Geavanceerde apparaatinstellingen> Misc. > Aanbreken van de werkdag.
  • Daybreak : momenteel nog ingesteld in Classic in Unit-instellingen> Regels voor uren> Daybreak.
Het salarisitem wordt nog steeds weergegeven op de kalenderdag (ongeacht het aanbreken van de dag geconfigureerd in Quinyx), de wijziging van de logica bepaalt alleen welke items we ophalen .

Zolang de dageraad van uw bedrijf hetzelfde is als uw dageraad, heeft dit geen gevolgen voor u en uw organisatie. Als u, om verschillende redenen, een of meerdere units heeft met een andere dag aanbreken dan uw werkdag, dan bent u waarschijnlijk een klant die Classic in het verleden heeft gebruikt. In dat geval zorgt de bovenstaande wijziging ervoor dat u geen verschil ervaart wanneer u beheert de salarisadministratie van Neo in vergelijking met het runnen van Classic.

Schema en basisschema kijken nog steeds naar het aanbreken van de werkdag. We onderzoeken ook zorgvuldig het veranderen van de logica.

Voorlopig dossier

Het voorlopige dossier stelt u in staat om uw salarisdossier "droog te draaien" om er zeker van te zijn dat er geen problemen optreden zodra het dossier uw salarissysteem bereikt. Op die manier kunt u, als er een probleem optreedt, dit oplossen in Quinyx en hetzelfde bestand opnieuw uitvoeren. Om deze reden vergrendelt een voorlopig bestand de feitelijk overgedragen items niet, wat betekent dat je die items nog steeds in Planning kunt bewerken, zelfs nadat je het voorlopige bestand hebt uitgevoerd (tenzij de planningsperiode natuurlijk is vergrendeld).

Volg de onderstaande stappen om een voorlopig salarisdossier uit te voeren:

  • Maak uw keuzes in het venster Aanpassen weergave van het tabblad Tijd en zorg ervoor dat u slechts één salarisbestand selecteert.
  • Klik op "Toepassen" onderaan het paneel.
  • Wacht terwijl Quinyx uw verzoek verwerkt.
  • Vink in de meest linkse kolom van de lijst die verschijnt de selectievakjes aan van de werknemers die u naar de loonlijst wilt overboeken. Gebruik het koptekstvak als u alle werknemers wilt selecteren - hiermee worden alle werknemers geselecteerd die door uw verzoek zijn opgehaald, met andere woorden, u hoeft niet te scrollen om alle werknemers weer te geven voor het selectievakje alles selecteren om alle werknemers op te nemen.
  • Klik op de knop "Voorlopig bestand" die verschijnt naast de knop "Weergave aanpassen" als gevolg van het aanvinken van een selectievakje.
  • In het modal dat verschijnt, verschijnt een samenvatting van wat er wordt overgedragen:
    • Aantal salarisposten dat in het bestand wordt opgenomen.
    • Aantal salarisposten dat wordt genegeerd omdat er een medewerker- en / of managerattest ontbreekt.
    • Aantal payroll-items dat wordt genegeerd omdat ze geen punch hebben.
    • Aantal payroll-items dat wordt genegeerd omdat ze wel klaar zijn voor payroll maar de werknemer niet (let op: deze rij verschijnt alleen als je medewerkers hebt geselecteerd die klaar zijn voor payroll in combinatie met minimaal één medewerker die nog niet klaar is maar wel een item dat al naar de loonlijst is overgebracht).
    • Aantal salarisposten dat wordt genegeerd omdat ze al zijn overgeboekt naar de salarisadministratie.
  • Als u het aankruisvakje "Vergrendel schema tot en met" aanvinkt, betekent dit dat, terwijl u doorgaat met het genereren van bestanden, het schema wordt vergrendeld tot de aangegeven datum voor alle eenheden en secties waarvan ten minste één salarisitem wordt overgedragen naar de loonlijst.
    Let daar op:
    • De optie om het schema van de groepen te vergrendelen is niet beschikbaar als de "Tot op heden" die je hebt geselecteerd in het deelvenster Weergave aanpassen is ingesteld op de datum van vandaag of later. Dit komt overeen met de vergrendelingsschemafunctie in Schedule.
    • Het schema wordt niet vergrendeld voor groepen waarvoor de huidige datum van de schemavergrendeling later is dan de "Tot-datum" van de geselecteerde periode. Het doel hiervan is dat gebruikers niet per ongeluk datums ontgrendelen die ze opzettelijk hebben vergrendeld uit Planning.
    Wat machtigingen betreft, hebt u schrijftoegang nodig op de machtiging Vergrendelschema om dit te doen. Als u geen toegang en / of leestoegang heeft tot een van de eenheden of secties waarvoor u ten minste één salarisitem naar de salarisadministratie overbrengt, verschijnt er een foutmelding dat u geen toegang heeft om deze actie uit te voeren voor alle geselecteerde groepen.
  • Als u het selectievakje "Stuur mij naar bestandsarchief" aanvinkt, wordt u doorgestuurd naar het bestandsarchief als u op "OK" klikt.
  • Eenmaal in het bestandsarchief wacht u tot het genereren van uw bestand voltooid is.

Maak een salarisbestand aan

Het salarisbestand voert definitief de salarisadministratie uit voor de geselecteerde groepen en medewerkers.

In vergelijking met het uitvoeren van een voorlopig salarisdossier, zal de overdracht naar de salarisadministratie ook:

  • Vergrendel overgeboekte loonlijstitems zodat ze niet kunnen worden bewerkt doordat ze grijs worden weergegeven in Planning - alleen door terugdraaien kunt u die items opnieuw bewerken.
  • Werk de status van de overgedragen salarisadministratieposten bij van "Klaar voor overdracht" naar "Overgeboekt naar salarisadministratie".

Om een definitief salarisbestand uit te voeren, volgt u dezelfde stappen als voor het voorlopige bestand (zie hierboven), maar zodra u de werknemers heeft geselecteerd die u wilt overzetten, klikt u op de knop 'Salarisbestand maken' die verschijnt naast 'Voorlopig bestand "-knop zodra minstens één selectievakje is aangevinkt. De rest van het proces werkt hetzelfde als voor het voorlopige dossier.

Quinyx waarschuwt en houdt u tegen als u probeert een definitief salarisbestand over te dragen terwijl de salarisadministratie al wordt overgedragen voor ten minste een van de werknemers die in uw selectie zijn opgenomen door een andere Quinyx-gebruiker in uw organisatie - ervan uitgaande dat er overlapping is met betrekking tot de geselecteerde periode. Het doel van deze functionaliteit is om te voorkomen dat u de salarisadministratie per ongeluk twee keer overmaakt voor dezelfde salarispost (en).
Overbrengen van het bestand naar uw sFTP-server

Klanten met een sFTP-server die is ingesteld op hun Quinyx-account, kunnen een loonlijstbestand naar die sFTP-server overbrengen, naast dat het wordt overgedragen naar het bestandsarchief.

Wanneer u op de knop "Salarisbestand maken" klikt die verschijnt nadat u ten minste één selectievakje hebt aangevinkt, heeft het weergegeven modal twee extra opties als u een sFTP-server hebt ingesteld:

  • Upload bestand naar bestandsarchief.
    • Dit is het standaardgedrag en het enige gedrag voor accounts zonder dat een sFTP-server is ingesteld.
  • Upload het bestand naar het bestandsarchief en naar de sFTP-server
Om veiligheidsredenen is deze optie niet beschikbaar bij het overdragen van voorlopige bestanden.

Salaris details rapport

U kunt een rapport met salarisgegevens uitvoeren vanuit de weergave Tijd. Voor klanten die overstappen van Classic wordt dit rapport ook wel het Excel-rapport genoemd dat beschikbaar is via de interface Overboeken naar salarisadministratie in Classic.

Als u minimaal één selectievakje in Tijd aanvinkt, verschijnt een knop Salarisgegevensrapport. Net zoals wanneer je op de knop hebt geklikt om een voorlopig of definitief salarisbestand uit te voeren, verschijnt er nu een modal met het aantal salarisitems dat zal worden opgenomen, genegeerd omdat ze een attest missen, genegeerd omdat ze de punch missen, en genegeerd omdat ze al op de loonlijst staan.

Dezelfde optie om het schema te vergrendelen is hier beschikbaar als voor het voorlopige en definitieve bestand - zie verderop voor een gedetailleerde beschrijving van deze functie. U kunt er ook voor kiezen om doorgestuurd te worden naar het bestandsarchief door het selectievakje voor dat doel te gebruiken.

De opties "Alleen goedgekeurde tijdstempels", "Alleen totalen" en "Inclusief salaristypen die niet naar de salarisadministratie worden overgedragen" die beschikbaar zijn in de Analytics-interface, zijn allemaal ingesteld op onwaar / niet aangevinkt wanneer u dit rapport uitvoert vanuit de Tijdinterface.

Terugdraaien

Zoals hierboven beschreven, wanneer u een definitief salarisbestand aanmaakt (met behulp van de knop 'Salarisbestand maken'), wordt de status van de salarisitems in dat bestand bijgewerkt naar 'Overgeboekt naar salarisadministratie' in de tijd, en worden deze items vergrendeld voor wordt bewerkt in Schedule. Als u de items terugdraait, wordt hun status teruggezet naar "Gereed voor salarisadministratie" en kunnen ze opnieuw in Schedule worden bewerkt.

Hoewel de hierboven beschreven itemvergrendeling ongedaan wordt gemaakt, maakt het terugdraaien de geplande vergrendelingsdatum niet ongedaan die mogelijk is bijgewerkt met het selectievakje 'Schema vergrendelen tot en met'.

U kunt elke overgedragen salarispost terugdraaien. Kruis gewoon de medewerker van uw keuze aan die minimaal één salarispost heeft. Onder de vele knoppen die in de rechterbovenhoek van de weergave verschijnen, is er nu een genaamd "Revert".

Als u op de knop Terugzetten klikt, wordt een modaal weergegeven met een overzicht van het aantal geselecteerde items dat op het punt staat te worden teruggedraaid, evenals welke dat niet zullen zijn omdat ze nog niet zijn overgedragen. Als u een werknemer selecteert die klaar is voor salarisadministratie maar geen overgedragen items heeft, wordt de knop Terugzetten nog steeds weergegeven, maar in het overzicht in het modal staat dat 0 items worden teruggedraaid. Als u alleen een subset van de items van een bepaalde werknemer wilt terugdraaien, maak dan gebruik van de filteropties van het paneel Weergave aanpassen om specifiek alleen die items voor die werknemer in de weergave te laden.

Als u doorgaat met het daadwerkelijk terugzetten van items, wordt een voortgangsbalk weergegeven terwijl uw verzoek wordt verwerkt. Terwijl dit verzoek wordt uitgevoerd, wordt het paneel Weergave aanpassen gesloten en wordt de functionaliteit in de weergave Tijd uitgeschakeld, maar u kunt de weergave verlaten terwijl het verzoek wordt uitgevoerd en later terugkomen.

Zodra uw verzoek is gedaan, komt u in dezelfde weergave terecht, met dezelfde gegevens als voorheen. U kunt nu Planning invoeren en de teruggezette items bewerken. Als u de huidige status van de teruggezette items wilt weergeven, klikt u op "Toepassen" in het weergavepaneel Aanpassen.

Wat wordt er overgedragen?

Het volgende is van toepassing in Quinyx, zowel in Classic als Neo:

  • Als u wijzigingen in het systeem heeft aangebracht bij het aanpassen van de weergave, wordt met deze wijzigingen rekening gehouden bij de overgang naar de loonlijst.
  • Als een feitelijk salarisitem geen salaris oplevert, bijvoorbeeld omdat het salaristype dat door het item wordt gegenereerd niet is aangevinkt in het sjabloon van de werknemersovereenkomst, dan wordt dat item weergegeven op het tabblad Tijd, maar niet in het salarisbestand .
  • We veranderen de logica van de dageraad in de tijd en bij de overgang naar de loonlijst. Dit is om klanten met 24-uurs operaties in staat te stellen over te stappen van Classic naar Neo. Wanneer u op “Toepassen” klikt in het Aanpassen weergavepaneel in Tijd, haalt Quinyx nu loonlijstitems op waarvan de starttijd binnen de ochtendgrenzen van de geselecteerde datums valt. Tot deze release waren we op zoek naar het aanbreken van de dag in plaats van het aanbreken van de dag.
De items die in het bestand zijn opgenomen versus genegeerd, zijn afhankelijk van een aantal klassieke parameterinstellingen , waaronder 'Alleen volledig goedgekeurde tijden overbrengen' en 'Transacties opnemen die niet zijn goedgekeurd door werknemer in salarisbestand' in combinatie met 'Hiërarchische goedkeuring' en 'Manager kan werknemer goedkeuren ".


How did we do?