Lohnabrechnung

Updated 27/1/21 durch Leigh Hutchens

In der Zeitansicht verfügt jeder Mitarbeiter über ein Kontrollkästchen. Abhängig von der klassischen Parametereinstellung „Nur vollständig genehmigte Zeiten übertragen“ und dem tatsächlichen Status eines Mitarbeiters können Sie ein bestimmtes Kontrollkästchen aktivieren, mit dem die folgenden Abrechnungsaktionen aktiviert werden. Lesen Sie mehr über die Registerkarte Zeit .

Tageswechsel

Ab Version 0095 haben wir die Tageswechsel Logik in der Zeit und bei der Übertragung an Lohn geändert. Wir haben dies getan, um Kunden mit 24-Stunden-Betrieb den Übergang von Classic zu Neo zu ermöglichen. Wenn Sie im Fenster "Ansicht anpassen" in "Zeit" auf "Übernehmen" klicken, ruft Quinyx jetzt Abrechnungsposten ab, deren Startzeit innerhalb der Tageswechsel Grenzen der ausgewählten Zeitperiode liegt. Vor Version 0095 haben wir uns auf den kaufmännischen Tageswechsel statt den Tageswechsel bezogen.

  • Kaufmännischen Tageswechsel: Stellen Sie unter Gruppenverwaltung> Einheit> Erweiterte Einheiteneinstellungen> Sonstiges ein. > Tageswechsel
  • Tageswechsel: Wird derzeit noch in Classic unter Einheiteneinstellungen> Stundenregeln> Tageswechsel eingestellt.
Die Abrechnungsposten werden weiterhin zum Kalendertag angezeigt (unabhängig von dem in Quinyx konfigurierten Tageswechsel). Die Änderung der Logik bestimmt nur, welche Positionen wir abrufen.

Solange Ihr kaufmännischer Tageswechsel mit Ihrem Tageswechsel identisch ist, hat dies keine Auswirkungen auf Sie und Ihr Unternehmen. Wenn Sie aus verschiedenen Gründen eine oder mehrere Einheiten mit einem Tageswechsel haben, der sich von Ihrem Tageswechsel unterscheidet, haben Sie wahrscheinlich Classic in der Vergangenheit verwendet. In diesem Fall stellt die obige Änderung sicher, dass Sie keinen Unterschied feststellen, wann Sie die Gehaltsabrechnung von Neo durchführen.

Zeitplanung und Vorlagen beziehen sich weiterhin auf den Tageswechsel. Wir untersuchen sorgfältig die Änderung der Logik.

Vorläufige Datei

Mit der vorläufigen Datei können Sie einen "Trockenlauf" Ihrer Lohnabrechnung durchführen, um sicherzustellen, dass keine Probleme auftreten, sobald die Datei Ihr Abrechnungssystem erreicht. Auf diese Weise können Sie bei Problemen ein Problem in Quinyx beheben und dieselbe Datei erneut ziehen. Aus diesem Grund sperrt eine vorläufige Datei die tatsächlich übertragenen Elemente nicht. Dies bedeutet, dass Sie diese Elemente auch nach dem Ausführen der vorläufigen Datei im Zeitplan bearbeiten können (es sei denn, der Zeitplanzeitraum ist gesperrt).

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um eine vorläufige Abrechnungsdatei zu ziehen:

  • Treffen Sie Ihre Auswahl im Bereich Ansicht auf der Registerkarte Zeit und stellen Sie sicher, dass Sie nur ein Abrechnungsdatei-Format auswählen.
  • Klicken Sie unten im Bedienfeld auf "Übernehmen".
  • Warten Sie, während Quinyx Ihre Anfrage bearbeitet.
  • Aktivieren Sie in der Spalte ganz links in der angezeigten Liste die Kontrollkästchen der Mitarbeiter, die Sie in die Personalabrechnung übernehmen möchten. Verwenden Sie das Header-Feld, wenn Sie alle Mitarbeiter auswählen möchten. Dadurch werden alle Mitarbeiter ausgewählt, die von Ihrer Anfrage abgerufen wurden. Mit anderen Worten, Sie müssen nicht scrollen, um alle Mitarbeiter anzuzeigen. Das Kontrollkästchen Alle auswählen enthält alle Mitarbeiter.
  • Klicken Sie auf die Schaltfläche "Vorläufige Datei", die neben der Schaltfläche "Ansicht anpassen" angezeigt wird, wenn Sie ein Kontrollkästchen aktivieren.
  • In dem angezeigten Bereich wird eine Zusammenfassung dessen angezeigt, was übertragen wird:
    • Anzahl der Abrechnungsposten, die in die Datei aufgenommen werden.
    • Anzahl der Abrechnungsposten, die ignoriert werden, weil Mitarbeiter- und / oder Managerbestätigungen fehlen.
    • Anzahl der Abrechnungsposten, die ignoriert werden, weil der Stempel fehlt.
    • Anzahl der Abrechnungsposten, die ignoriert werden, weil sie für die Abrechnung bereit sind, der Mitarbeiter jedoch nicht (beachten Sie, dass diese Zeile nur angezeigt wird, wenn Sie Mitarbeiter ausgewählt haben, die für die Abrechnung bereit sind, in Kombination mit mindestens einem Mitarbeiter, der nicht bereit ist, aber mindestens ein Posten vorhanden ist, der bereits in die Personalabrechnung übernommen wurde).
    • Anzahl der Abrechnungsposten, die ignoriert werden, weil sie bereits an die Abrechnung übertragen wurden.
  • Wenn Sie das Kontrollkästchen "Zeitplan bis einschließlich .. einfrieren" aktivieren, wird die Zeitplanung während der Dateierstellung bis zum angegebenen Datum für alle Einheiten und Abschnitte gesperrt, von denen mindestens eine Abrechnungsposition in die Abrechnung übertragen wird.

Beachten Sie, dass:

  • Die Option zum Sperren des Zeitplans für Gruppen nicht verfügbar ist, wenn das im Bedienfeld „Ansicht anpassen“ ausgewählte „Bis Datum“ auf das heutige Datum oder später eingestellt ist. Dies steht im Einklang mit der Funktion zum Sperren des Zeitplans in Zeitplan.
  • Der Zeitplan wird für keine Gruppe gesperrt, für die das aktuelle Zeitplan-Sperrdatum nach dem „Bis-Datum“ des ausgewählten Zeitraums liegt. Dies dient dazu, dass Benutzer nicht versehentlich Daten entsperren, die sie absichtlich aus dem Zeitplan gesperrt haben.
  • In Bezug auf die Berechtigungen benötigen Sie dazu Schreibzugriff auf die Berechtigung zum Sperren des Zeitplans. Wenn Sie keinen Zugriff und / oder Lesezugriff auf eine der Einheiten oder Abschnitte haben, für die Sie mindestens eine Abrechnungsposition in die Abrechnung übertragen, wird eine Fehlermeldung angezeigt, die besagt, dass Sie für alle ausgewählten Einheiten keinen Zugriff haben, um diese Aktion auszuführen Gruppen.
  • Wenn Sie das Kontrollkästchen "An Dateiarchiv senden" aktivieren, werden Sie nach Klicken auf "OK" zum Dateiarchiv weitergeleitet.
  • Warten Sie im Dateiarchiv, bis die Generierung Ihrer Datei abgeschlossen ist.

Erstellen Sie eine Lohnabrechnungsdatei

In der Abrechnungsdatei wird die Abrechnung für die ausgewählten Gruppen und Mitarbeiter endgültig ausgeführt.

Im Vergleich zum Ausführen einer vorläufigen Abrechnungsdatei wird die Übertragung auf die Abrechnung auch Folgendes bewirken:

  • Sperren Sie, dass übertragene Abrechnungsposten bearbeitet werden, indem sie im Zeitplan ausgeblendet werden. Nur durch Umkehren können Sie diese Posten erneut bearbeiten.
  • Aktualisieren Sie den Status der übertragenen Abrechnungsposten von "Übertragungsbereit" auf "Auf Abrechnung übertragen".

Befolgen Sie zum Ausführen einer endgültigen Abrechnungsdatei die gleichen Schritte wie für die vorläufige Datei (siehe oben). Wenn Sie jedoch die Mitarbeiter ausgewählt haben, die Sie übertragen möchten, klicken Sie auf die Schaltfläche "Abrechnungsdatei erstellen" neben "Vorab" Datei Schaltfläche, sobald mindestens ein Kontrollkästchen aktiviert ist. Der Rest des Prozesses funktioniert genauso wie für die vorläufige Datei.

Quinyx warnt und stoppt Sie, wenn Sie versuchen, eine endgültige Abrechnungsdatei zu übertragen, während die Abrechnung für mindestens einen der Mitarbeiter, die von einem anderen Quinyx-Benutzer in Ihrer Organisation in Ihre Auswahl aufgenommen wurden, bereits übertragen wird - vorausgesetzt, es gibt Überschneidungen hinsichtlich des ausgewählten Zeitraums. Mit dieser Funktion soll verhindert werden, dass Sie versehentlich zweimal die Abrechnung für dieselbe Abrechnungsposition übertragen.
Übertragen der Datei auf Ihren FTP-Server

Kunden mit einem FTP-Server, der in ihrem Quinyx-Konto eingerichtet ist, können eine Abrechnungsdatei auf diesen FTP-Server übertragen und zusätzlich in das Dateiarchiv übertragen.

Wenn Sie auf die Schaltfläche "Abrechnungsdatei erstellen" klicken, die angezeigt wird, nachdem mindestens ein Kontrollkästchen aktiviert wurde, hat das angezeigte Modal zwei zusätzliche Optionen, wenn Sie einen FTP-Server eingerichtet haben:

  • Datei in Dateiarchiv hochladen.
    • Dies ist das Standard- und einzige Verhalten für Konten ohne eingerichteten FTP-Server.
  • Laden Sie die Datei in das Dateiarchiv und auf den FTP-Server hoch
Aus Sicherheitsgründen ist diese Option beim Übertragen vorläufiger Dateien nicht verfügbar.

Gehaltsdetails Bericht

Sie können einen Gehaltsdetailbericht in der Zeitansicht anfordern. Kunden, die von Classic kommen, kennen diesen Bericht auch als Excel-Bericht , der in Classic über die Benutzeroberfläche Übertragen an die Personalabrechnung verfügbar ist.

Wenn Sie im Bereich Zeit mindestens ein Kontrollkästchen aktivieren, wird eine Schaltfläche zum Bericht über Gehaltsdetails angezeigt. Genau wie wenn Sie auf die Schaltfläche zum Ausführen einer vorläufigen oder endgültigen Abrechnungsdatei geklickt haben, wird jetzt ein Bereich angezeigt, in dem die Anzahl der Abrechnungsposten aufgeführt ist, die aufgenommen werden, die ignoriert werden weil die Bestätigung fehlt und die ignoriert werden, weil sie bereits an die Gehaltsabrechnung übertragen wurden.

Hier steht die gleiche Option zum Sperren des Zeitplans zur Verfügung wie für die vorläufige und endgültige Datei. Eine ausführliche Beschreibung dieser Funktion finden Sie weiter oben. Sie können sich auch dafür entscheiden, über das Kontrollkästchen zu diesem Zweck in das Dateiarchiv umgeleitet zu werden.

Die in der Analytics-Oberfläche verfügbaren Optionen "Nur genehmigte Zeitstempel", "Nur Summen" und "Gehaltsarten einschließen, die nicht auf die Personalabrechnung übertragen werden" sind alle auf "Falsch / Deaktiviert" gesetzt, wenn Sie diesen Bericht über die Zeitoberfläche ausführen.

Übertrag umkehren

Wie oben beschrieben, wird beim Erstellen einer endgültigen Abrechnungsdatei (über die Schaltfläche "Abrechnungsdatei erstellen") der Status der in dieser Datei enthaltenen Abrechnungsposten in der Zeitplanung auf "An die Abrechnung übertragen" aktualisiert, diese Positionen werden für eine Bearbeitung im Zeitplan gesperrt. Durch das Umkehren der Übertragung der Elemente wird ihr Status wieder auf "Bereit für die Abrechnung" geändert und sie können erneut im Zeitplan bearbeitet werden.

Während die oben beschriebene Elementsperre rückgängig gemacht wird, wird durch das Zurücksetzen nicht das möglicherweise aktualisierte Datum der Zeitplansperre rückgängig gemacht, indem das Kontrollkästchen "Zeitplan bis einschließlich einschließen" aktiviert wird.

Sie können jede übertragene Abrechnungsposition zurücksetzen. Kreuzen Sie einfach den Mitarbeiter Ihrer Wahl an, der mindestens eine Abrechnungsposition hat. Unter den mehreren Schaltflächen in der oberen rechten Ecke der Ansicht befindet sich jetzt eine mit der Bezeichnung "Umkehren".

Wenn Sie auf die Schaltfläche "Umkehren" klicken, wird ein Bereich angezeigt, in dem die Anzahl der ausgewählten Elemente, die zurückgesetzt werden sollen, sowie die Anzahl der Elemente, die nicht wiederhergestellt werden sollen, zusammengefasst werden, da sie noch nicht übertragen wurden. Wenn Sie einen Mitarbeiter auswählen, der für die Abrechnung bereit ist, aber keine übertragenen Elemente hat, wird die Schaltfläche Zurücksetzen weiterhin angezeigt. In der Zusammenfassung im Bereich wird jedoch angegeben, dass 0 Elemente zurückgesetzt werden. Wenn Sie nur eine Teilmenge der Elemente eines bestimmten Mitarbeiters zurücksetzen möchten, verwenden Sie die Filteroptionen des Ansichtsfensters "Ansicht anpassen", um nur die Elemente für diesen Mitarbeiter in der Ansicht zu laden.

Wenn Sie fortfahren, um Elemente tatsächlich zurückzusetzen, wird ein Fortschrittsbalken angezeigt, während Ihre Anforderung verarbeitet wird. Während diese Anforderung ausgeführt wird, wird das Fenster "Ansicht anpassen" geschlossen und die Funktionalität in der Zeitansicht wird deaktiviert. Sie können die Ansicht jedoch verlassen, während die Anforderung ausgeführt wird, und später zurückkehren.

Sobald Ihre Anfrage abgeschlossen ist, landen Sie in derselben Ansicht mit denselben Daten wie zuvor. Sie können jetzt Zeitplan eingeben und die zurückgesetzten Elemente bearbeiten. Wenn Sie den aktuellen Status der zurückgesetzten Elemente anzeigen möchten, klicken Sie im Bedienfeld „Ansicht anpassen“ auf „Übernehmen“.

Was wird übertragen?

In Quinyx gilt Folgendes, sowohl in Classic als auch in Neo:

  • Wenn Sie beim Anpassen der Ansicht Änderungen im System vorgenommen haben, werden diese Änderungen bei der Übertragung in die Personalabrechnung berücksichtigt.
  • Wenn eine tatsächliche Abrechnungsposition kein Gehalt generiert, z. B. weil die von der Position generierte Gehaltsart nicht in der Vertragsvorlage des Mitarbeiters aktiviert ist, wird diese Position auf der Registerkarte Zeit angezeigt, jedoch nicht in die Abrechnungsdatei aufgenommen.
  • Wir ändern die Tagesanbruchlogik in der Zeit und bei der Übertragung auf die Gehaltsabrechnung. Dies ermöglicht Kunden mit 24-Stunden-Betrieb den Übergang von Classic zu Neo. Wenn Sie im Fenster "Ansicht anpassen" in "Zeit" auf "Übernehmen" klicken, ruft Quinyx jetzt Abrechnungsposten ab, deren Startzeit innerhalb der Tagesanbruchgrenzen der ausgewählten Daten liegt. Bis zu dieser Veröffentlichung haben wir uns auf Tageswechsel statt Erste Stunden in der Übersicht konzentriert.
Die in der Datei enthaltenen und ignorierten Elemente hängen von einer Reihe klassischer Parametereinstellungen ab , darunter "Nur vollständig genehmigte Zeiten übertragen" sowie "Nicht vom Mitarbeiter genehmigte Transaktionen in die Abrechnungsdatei aufnehmen" in Kombination mit "Hierarchische Genehmigung" und "Manager kann Mitarbeiter genehmigen".


Wie haben wir das gemacht?