Lohnaktionen

Updated 2 weeks ago durch Daniel Sjögren

In der Ansicht „Zeit“ verfügt jeder Mitarbeiter über ein Kontrollkästchen. Abhängig von den Parameter-Einstellungen Nur vollständig genehmigte Zeiten übertragen im aktuellen Status eines Mitarbeiters können Sie ein bestimmtes Kontrollkästchen aktivieren, das die folgenden Lohn- und Gehaltsabrechnungsaktionen aktiviert. Lesen Sie mehr über die Registerkarte „Zeit“.

Vorläufige Datei

Mit der vorläufigen Datei können Sie einen „Trockenlauf“ Ihrer Lohn- und Gehaltsabrechnungsdatei durchführen, um sicherzustellen, dass keine Probleme auftreten, sobald die Datei Ihr Abrechnungssystem erreicht. Auf diese Weise können Sie, falls ein Problem auftritt, dieses in Quinyx beheben und die gleiche Datei erneut ausführen. Deshalb sperrt eine vorläufige Datei die tatsächlich übertragenen Posten nicht, d. h. Sie können diese Posten auch nach der Ausführung der vorläufigen Datei noch im Zeitplan bearbeiten (es sei denn, der Zeitplanzeitraum ist gesperrt).

Um eine vorläufige Lohn- und Gehaltsabrechnungsdatei auszuführen, gehen Sie wie folgt vor:

  1. Treffen Sie Ihre Auswahl im Bereich Ansicht anpassen in der Registerkarte „Zeit“ und stellen Sie sicher, dass Sie eine – wirklich nur eine – Lohn- und Gehaltsabrechnungsdatei auswählen.
  1. Klicken Sie auf Anwenden am unteren Rand des Bereichs.
  2. Warten Sie, während Quinyx Ihre Anfrage verarbeitet.
  3. Klicken Sie in der linken Spalte der angezeigten Liste auf die Kontrollkästchen der Mitarbeiter, die Sie in die Lohnbuchhaltung übertragen möchten. Verwenden Sie das Header-Feld, wenn Sie alle Mitarbeiter auswählen möchten – dies wählt alle Mitarbeiter aus, die von Ihrer Anfrage abgerufen werden. Mit anderen Worten: Sie müssen nicht scrollen, um alle Mitarbeiter anzuzeigen, damit das Kontrollkästchen „Alle auswählen“ alle Mitarbeiter einschließt.
  1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Vorläufige Datei, die neben der Schaltfläche Ansicht anpassen eingeblendet wird, wenn Sie ein Kontrollkästchen aktiviert haben.
  1. In dem daraufhin erscheinenden Modal wird eine Zusammenfassung der zu übertragenden Daten angezeigt:
  • Anzahl der Lohn- und Gehaltsabrechnungsposten, die in die Datei aufgenommen werden.
  • Anzahl der Lohn- und Gehaltsabrechnungsposten, die ignoriert werden, weil sie keine Bescheinigung des Mitarbeiters und/oder des Managers enthalten.
  • Anzahl der Lohn- und Gehaltsabrechnungsposten, die ignoriert werden, weil ihnen die Stempel fehlen.
  • Anzahl der Lohn- und Gehaltsabrechnungsposten, die ignoriert werden, weil sie zwar abrechnungsreif sind, der Mitarbeiter aber nicht (Hinweis: Diese Zeile erscheint nur, wenn Sie abrechnungsreife Mitarbeiter in Kombination mit mindestens einem Mitarbeiter ausgewählt haben, der nicht abrechnungsreif ist, aber mindestens über einen Posten verfügt, der bereits an die Lohnbuchhaltung übermittelt wurde).
  • Anzahl der Lohn- und Gehaltsabrechnungsposten, die ignoriert werden, weil sie bereits in die Lohnbuchhaltung übertragen wurden.
  • Wenn Sie das Kontrollkästchen Zeitplan sperren bis einschließlich aktivieren, wird der Zeitplan während der Dateierstellung für alle Einheiten und Abschnitte, von denen mindestens ein Lohn- und Gehaltsabrechnungsposten an die Lohnbuchhaltung übermittelt wird, bis zum angegebenen Datum gesperrt.

Beachten Sie, dass:

  • Die Option zum Sperren des Zeitplans der Gruppen ist nicht verfügbar, wenn das „Bis-Datum“, das Sie im Bereich Ansicht anpassen ausgewählt haben, auf das heutige Datum oder später eingestellt ist. Dies steht im Einklang mit der Funktion „Zeitplan sperren“ in „Zeitplan“.
  • Der Zeitplan wird für keine Gruppe gesperrt, für die das aktuelle Sperrdatum des Zeitplans nach dem „Bis-Datum“ des ausgewählten Zeitraums liegt. Damit soll verhindert werden, dass Benutzer versehentlich Daten freischalten, die sie absichtlich im Zeitplan gesperrt haben.

Sie benötigen dazu Schreibzugriff auf die Berechtigung „Zeitplan sperren“. Wenn Sie keinen Zugriff und/oder Lesezugriff auf einzelne Einheiten oder Abschnitte haben, für die Sie mindestens einen Lohn- und Gehaltsabrechnungsposten in die Lohnbuchhaltung übertragen, wird eine Fehlermeldung angezeigt. Diese besagt, dass Sie keinen Zugriff haben, um diese Aktion für alle ausgewählten Gruppen durchzuführen.

  • Wenn Sie das Kontrollkästchen Weiter zum Dateiarchiv aktivieren, werden Sie nach dem Klicken auf OK zum Dateiarchiv weitergeleitet.
  • Wenn Sie sich im Dateiarchiv befinden, warten Sie, bis die Erstellung Ihrer Datei abgeschlossen ist.

Lohn- und Gehaltsabrechnungsdatei erstellen

Abschließend führt die Lohn- und Gehaltsabrechnungsdatei die Lohn- und Gehaltsabrechnung für die ausgewählten Gruppen und Mitarbeiter durch.

Im Vergleich zu einer vorläufigen Abrechnungsdatei wird die Übertragung in die Lohnbuchhaltung ebenfalls durchgeführt:

  • Sperren Sie alle übertragenen Lohn- und Gehaltsabrechnungsposten gegen die Bearbeitung, indem Sie sie im Zeitplan ausgegraut darstellen – nur durch eine Stornierung können Sie diese Posten wieder bearbeiten.
  • Aktualisieren Sie den Status der übertragenen Lohn- und Gehaltsabrechnungsposten von Bereit für die Übertragung auf Übertragen in die Lohnbuchhaltung.

Um eine endgültige Lohn- und Gehaltsabrechnungsdatei auszuführen, folgen Sie denselben Schritten wie bei der vorläufigen Datei (siehe oben). Sobald Sie jedoch die Mitarbeiter ausgewählt haben, die Sie übertragen möchten, klicken Sie auf die Schaltfläche Lohn- und Gehaltsabrechnungsdatei erstellen (neben der Schaltfläche Vorläufige Datei), sobald mindestens ein Kontrollkästchen aktiviert ist. Der restliche Ablauf funktioniert genauso wie bei der vorläufigen Datei.

Quinyx warnt und stoppt Sie beim Versuch, eine endgültige Lohn- und Gehaltsabrechnungsdatei zu übertragen, während die Lohn- und Gehaltsabrechnung für mindestens einen der in Ihrer Auswahl enthaltenen Mitarbeiter bereits von einem anderen Quinyx-Benutzer in Ihrer Organisation übertragen wird – sofern es Überschneidungen in Bezug auf den ausgewählten Zeitraum gibt. Mit dieser Funktion soll verhindert werden, dass Sie versehentlich dieselbe Lohn- und Gehaltsabrechnung zweimal für denselben/dieselben Lohn- und Gehaltsabrechnungsposten übertragen.
Übertragen der Datei auf Ihren sFTP-Server

Kunden, die einen sFTP-Server in ihrem Quinyx-Konto eingerichtet haben, können eine Lohn- und Gehaltsabrechnungsdatei nicht nur in das Dateiarchiv, sondern auch auf diesen sFTP-Server übertragen.

Wenn Sie auf die Schaltfläche Lohn- und Gehaltsabrechnungsdatei erstellen klicken, die nach der Aktivierung von mindestens einem Kontrollkästchen eingeblendet wird, enthält das angezeigte Modal zwei zusätzliche Optionen, wenn Sie einen sFTP-Server eingerichtet haben:

  • Datei in das Dateiarchiv hochladen.
    • Dies ist die Standardeinstellung und das einzige Verhalten für Konten, für die kein sFTP-Server eingerichtet ist.
  • Datei in das Dateiarchiv und in den sFTP-Server hochladen
Diese Option ist aus Sicherheitsgründen bei der Übertragung von vorläufigen Dateien nicht verfügbar.

Detailbericht zum Lohn/Gehalt

Sie können einen Detailbericht zum Lohn/Gehalt in der Ansicht „Zeit“ ausführen.

Wenn Sie mindestens ein Kontrollkästchen in „Zeit“ aktivieren, wird eine Schaltfläche Detailbericht zum Lohn/Gehalt eingeblendet. Genau wie beim Anklicken der Schaltfläche für die Ausführung einer vorläufigen oder endgültigen Lohn- und Gehaltsabrechnungsdatei erscheint nun ein Modal, in dem die Anzahl der Lohn- und Gehaltsabrechnungsposten aufgelistet wird, die berücksichtigt werden, ignoriert werden, weil sie keine Bescheinigung haben, ignoriert werden, weil sie keinen Stempel haben, und ignoriert werden, weil sie bereits an die Lohn- und Gehaltsabrechnung übertragen worden sind.

Auch hier besteht die Möglichkeit, den Zeitplan zu sperren, wie bei den vorläufigen und endgültigen Dateien – siehe weiter oben für eine detaillierte Beschreibung dieser Funktion. Über das entsprechende Kontrollkästchen können Sie auch wählen, ob Sie zum Dateiarchiv weitergeleitet werden möchten.

Die in der Schnittstelle „Analyse“ verfügbaren Optionen Nur genehmigte Zeitstempel, Nur Gesamtsummen und Lohn- und Gehaltsarten einbeziehen, die nicht in die Lohn- und Gehaltsabrechnung übertragen werden sind alle auf falsch/deaktiviert gesetzt, wenn Sie diesen Bericht über die Schnittstelle „Zeit“ ausführen.

Revertieren

Wenn Sie, wie oben beschrieben, eine endgültige Lohn- und Gehaltsabrechnungsdatei erstellen (über die Schaltfläche Lohn- und Gehaltsabrechnungsdatei erstellen), wird der Status der in dieser Datei enthaltenen Lohn- und Gehaltsabrechnungsposten in „Zeit“ auf „Übertragen in die Lohnbuchhaltung“ aktualisiert. Außerdem werden diese Posten für die Bearbeitung in „Zeitplan“ gesperrt. Wenn Sie die Posten zurücksetzen, wird ihr Status wieder auf „Bereit zur Lohn- und Gehaltsabrechnung“ gesetzt und sie können wieder im Zeitplan bearbeitet werden.

Während die oben beschriebene Postensperre rückgängig gemacht wird, hebt das Rückgängigmachen das Sperrdatum des Zeitplans nicht auf. Das Datum der Zeitplansperre wurde möglicherweise mit dem Kontrollkästchen Zeitplan sperren bis einschließlich aktualisiert.

Sie können jeden übertragenen Lohn- und Gehaltsabrechnungsposten zurücksetzen. Markieren Sie einfach den Mitarbeiter Ihrer Wahl, der mindestens einen Lohn- oder Gehaltsabrechnungsposten hat. Unter den zahlreichen Schaltflächen, die in der oberen rechten Ecke der Ansicht erscheinen, gibt es eine mit der Bezeichnung Zurücksetzen.

Durch Klicken auf die Schaltfläche „Zurücksetzen“, wird ein Modal angezeigt, in dem die Anzahl der ausgewählten Elemente, die zurückgesetzt werden sollen, sowie die Elemente, die nicht zurückgesetzt werden, da sie noch nicht übertragen wurden, zusammengefasst sind. Wenn Sie einen Mitarbeiter auswählen, der zur Lohn- und Gehaltsabrechnung bereit ist, aber keine übertragenen Posten hat, wird die Schaltfläche Zurücksetzen zwar immer noch angezeigt, aber in der Zusammenfassung im Modal wird angegeben, dass 0 Posten zurückgesetzt werden. Wenn Sie nur eine Teilmenge der Posten eines bestimmten Mitarbeiters zurücksetzen möchten, verwenden Sie die Filteroptionen des Fensters Ansicht anpassen, um gezielt nur die Posten für diesen Mitarbeiter in der Ansicht zu laden.

Wenn Sie mit dem Zurücksetzen von Posten fortfahren, wird während der Bearbeitung Ihrer Anfrage ein Fortschrittsbalken angezeigt. Während diese Anfrage läuft, wird das Fenster Ansicht anpassen geschlossen und die Funktionen in der Ansicht Zeit werden deaktiviert. Sie können die Ansicht jedoch verlassen, während die Anfrage läuft, und später zurückkommen.

Sobald Ihre Anfrage abgeschlossen ist, landen Sie in der gleichen Ansicht mit denselben Daten wie zuvor. Sie können nun in den Zeitplan wechseln und die zurückgesetzten Posten bearbeiten. Wenn Sie den aktuellen Status der zurückgesetzten Posten anzeigen möchten, klicken Sie im Bereich Ansicht anpassen auf Anwenden.

Was wird übertragen?

In Quinyx gilt Folgendes:

  • Wenn Sie beim Anpassen der Ansicht Änderungen im System vorgenommen haben, werden diese Änderungen bei der Übertragung in die Lohnbuchhaltung berücksichtigt.
  • Wenn ein tatsächlicher Lohn- und Gehaltsabrechnungsposten keinen Lohn/kein Gehalt generiert, z. B. weil die durch den Posten generierte Lohn-/Gehaltsart in der Vereinbarungsvorlage des Arbeitnehmers nicht markiert ist, wird dieser Posten zwar in der Registerkarte „Zeit“ angezeigt, aber nicht in die Lohn- und Gehaltsabrechnungsdatei aufgenommen.
  • Wenn Sie im Bereich Ansicht anpassen in Zeit auf Anwenden klicken, ruft Quinyx Lohn- und Gehaltsabrechnungsposten ab, deren Startzeit innerhalb der Grenzen des Tageswechsels der ausgewählten Daten liegt, wie definiert in:

    Kontoeinstellungen > Gruppenverwaltung > [Einheit einfügen] > Erweiterte Einstellungen für Unternehmenseinheiten > Regeln für Stunden > Tageswechsel.

Bei der Übertragung in die Lohnbuchhaltung berücksichtigt Quinyx jedoch nur den Tageswechsel der aktuellen Einheit. Wenn also der Tageswechsel der aktuellen Einheit von dem einer oder mehrerer Einheiten der ausgewählten Lohn- und Gehaltsabrechnungsposten abweicht, kann dies Auswirkungen darauf haben, welche Lohn- und Gehaltsabrechnungsposten in Ihrer Abrechnungsdatei enthalten sind.

Welche Posten in die Datei aufgenommen bzw. ignoriert werden, hängt von einer Reihe von Zeiteinstellungen ab, wie z. B. Nur vollständig genehmigte Zeiten übertragen, Hierarchische Genehmigung und Manager kann Mitarbeiter genehmigen. In Kombination mit diesen Einstellungen wird auch die Option Vom Mitarbeiter nicht genehmigte Transaktionen in die Lohn- und Gehaltsabrechnungsdatei aufnehmen verwendet.

Dateistatus

Nachdem Sie sich für die Erstellung einer vorläufigen oder endgültigen Abrechnungsdatei oder eines Abrechnungsberichts entschieden haben, werden Sie zum Dateiarchiv weitergeleitet. Während Sie darauf warten, dass Ihre Datei zum Download bereit ist, gibt es verschiedene Abrechnungsstatus. Nachfolgend finden Sie die verschiedenen Status:

Status

Beschreibung

In der Warteschlange

Ihre Datei befindet sich in der Warteschlange und wartet darauf, erstellt zu werden.

Wird bearbeitet

Ihre Datei wird gerade erstellt.

Transaktionssperre

Ihre Datei ist bereits erstellt und das Ergebnis ist korrekt. Sie können sie herunterladen, aber der Prozess, dass die Gehälter in der Datenbank gesperrt werden, ist noch nicht abgeschlossen.

Herunterladen

Ihre Datei ist fertig und kann heruntergeladen werden.

Fehlgeschlagen

Ihre Datei ist fehlgeschlagen. Dies kann verschiedene Ursachen haben, z. B. fehlende Daten, PHP-Fehler usw. Versuchen Sie in diesem Fall, die Datei erneut zu generieren. Sollte dies immer noch nicht gelingen, wenden Sie sich bitte an unser Support-team, wenn Sie ein Support-Kontakt sind.

APIs

Lesen Sie hier mehr über die Verwendung von APIs im Zusammenhang mit der Übertragung in die Lohnbuchhaltung.


Wie haben wir das gemacht?