Optimale personeelsbezetting en arbeidsnormen NIEUW

Je moet de module Prognosemodule hebben aangeschaft om deze oplossing te kunnen configureren en gebruiken.

Introductie

Wilt u optimale personeelsbezetting en arbeidsnormen instellen in Quinyx? Hieronder vindt u instructies over hoe u dit kunt doen.

Wat zijn arbeidsnormen?

Arbeidsnormberekening is de berekening die de voorspelde vraag van een vraagstuurprogramma (aantal bezoekers, verkoop, enz.) vertaalt naar een vereiste personeelsbezettingscurve per rol op basis van productiviteitsnormen.

Over het algemeen kunnen arbeidsnormen worden geconfigureerd voor specifieke personeelsbezetting variabelen, voor specifieke groepen (districten, units of secties) en voor specifieke tijdsperioden. De tijdsperiode is ook belangrijk, omdat het kan zijn dat de productiviteit van teams toeneemt (bijvoorbeeld als u een nieuwe koffiemachine aanschaft, kunt u verwachten dat uw barista's sneller koffie bereiden) en dat moet ook worden weerspiegeld in bijgewerkte arbeidsnormen. Dergelijke veranderingen in productiviteit worden meegenomen in de personeelsbezetting berekening zodra de wijzigingen zijn toegepast.

Het resultaat van de arbeidsnorm berekening is een optimale personeelsbezetting curve die kan worden gebruikt als basis voor handmatige planning, basisplanning en in de toekomst ook voor automatische planning om een planning te maken die overeenkomt met de vraag.

Vereisten

Om uw optimale personeelsbezetting te berekenen met behulp van arbeidsnormen, is de volgende stap vereist:

• Het maken van een prognose (handmatig, extern of Quinyx Demand Forecasting) op een interval van 15, 30 of 60 minuten.

Het maken van de variabele Optimale personeelsbezetting

U kunt uw optimale personeelsbezetting maken onder Variabele instellingen.

Nadat u bent ingelogd op uw account, klikt u op de pijl naar beneden naast de rechterbovenhoek van de pagina en selecteert u vervolgens Optimalisatie instellingen. Eenmaal in de Variabele instellingen, klikt u op Toevoegen.

Klik op Toevoegen > Optimale personeelsbezetting en arbeidsnormen NIEUW. De Optimale personeelsbezetting stelt gebruikers nog steeds in staat om optimale personeelsbezetting te blijven gebruiken en toe te voegen die wordt berekend via statische en dynamische regels.

Vervolgens moet u de relevante algemene informatie van de optimale personeelsbezetting invullen.

• Naam optimale personeelsbezetting*: In dit veld kunt u de naam invoeren die u aan uw optimale personeelsbezetting wilt geven. Dit kan bijvoorbeeld de functie van kassamedewerker of manager zijn waarvoor u de personeelsbezettingsberekening toevoegt.
• Selecteer diensttype*: Dit veld is bedoeld om het specifieke diensttype te kiezen voor deze optimale personeelbezetting. Bijvoorbeeld, u kunt kiezen voor Avonddienst 17:00 - 23:00, Kassamedewerker, Schoonmaker, of Ochtenddienst 9:00 - 12:00, afhankelijk van uw diensttypes, etc. U moet een diensttype kiezen omdat u in de visualisatie in het rooster statistieken en prognose tabblad de optimale personeelbezetting kunt vergelijken met de geplande personeelsbezetting voor die specifieke rol/personeelsbezetting.

• Aggregatietype: Het aggregatietype bepaalt hoe gegevens worden weergegeven in de dagelijkse, wekelijkse en maandelijkse weergaven. Houd er rekening mee dat het aggregatietype standaard is ingesteld op Gemiddelde.
• Toevoegen aan Weergavegroepen: Selecteer de relevante weergavegroep. Variabelen van dezelfde weergavegroep worden samen weergegeven in de prognose en rooster statistieken.

Nadat de algemene gegevens van uw optimale personeelsbezetting variabele zijn ingevuld, klikt u op Opslaan.

Het creëren van de Arbeidsnormen met Lineaire Regels

Bij het instellen van lineaire arbeidsregels in uw arbeidsnormen voor uw specifieke optimale personeelsbezetting variabele, heeft u twee opmaakopties om uit te kiezen:

• Gegevens per uur: Bijvoorbeeld, als een kassamedewerker 2 minuten per transactie nodig heeft en we voorspellen 60 transacties tussen 10.00 en 11.00 uur, hebben we 2 kassamedewerkers nodig tussen 10.00 en 11.00 uur.
• Minuten per gegevens: Bijvoorbeeld, als een chef-kok 5 minuten nodig heeft om een hamburger te bereiden en we voorspellen 24 hamburgerbestellingen tussen 10.00 en 11.00 uur, hebben we 2 koks nodig tussen 10.00 en 11.00 uur. Maar omdat we ook voorspellen dat klanten 30 porties friet zullen bestellen en het 2 minuten kost om friet te bereiden, hebben we in totaal 3 koks nodig tussen 10.00 en 11.00 uur.

U kunt verschillende arbeidsnormregels instellen voor verschillende eenheden. Volg hiervoor de onderstaande stappen.

Nadat u de algemene informatie over de optimale personeelsbezetting heeft geconfigureerd, ziet u de volgende pagina waarin u op de + knop naast Arbeidsnormen klikt.

U ziet dan de volgende pagina.

Vul vervolgens het volgende in:

• Naam arbeidsnorm* Dit is de naam waarmee u de arbeidsnorm wilt aanduiden. Dit is relevant wanneer u verschillende arbeidsnormen heeft voor verschillende groepen (districten, eenheden) en u ervoor wilt zorgen dat u onderscheid kunt maken tussen deze verschillende productiviteitsnormen.
• Rounding Methode* U heeft drie opties: Omhoog, Dichtstbijzijnde en Omlaag. Dit geeft aan of, wanneer het resultaat van de berekening van het aantal medewerkers een decimaal getal oplevert, het aantal medewerkers naar boven, naar beneden of naar het dichtstbijzijnde gehele getal moet worden afgerond. Decimale waarden eindigend op .5 worden altijd naar boven afgerond wanneer Dichtstbijzijnde is geselecteerd.
• Selecteer groepen toevoegen* Met deze optie kunt u uit uw hiërarchie selecteren op welke groepen u deze arbeidsstandaard wilt toepassen. De reden waarom deze optie verplicht is, is dat u de mogelijkheid heeft om enkele of alle units in uw hiërarchie te kiezen. U kunt de hele organisatie selecteren of specifieke districten, units of secties per arbeidsstandaardconfiguratie selecteren, omdat u mogelijk meer dan één arbeidsstandaard wilt maken voor verschillende units. Zodra een groep is toegevoegd aan een specifieke arbeidsstandaardconfiguratie, kunt u die groep niet selecteren binnen een andere arbeidsstandaardconfiguratie; deze wordt in plaats daarvan grijs weergegeven.

Voeg vervolgens een arbeidsregel toe. De arbeidsregel bevat de specifieke details van de productiviteitsberekening die u wilt toepassen op uw geselecteerde groep. Klik op de knop Arbeidsregel toevoegen + knop, dan ziet u het volgende.

Er wordt geen consistente indeling gebruikt voor het definiëren van productiviteitsniveaus in verschillende sectoren bij het gebruik van de lineaire methode. Sommige sectoren geven de voorkeur aan Minuten per gegevens terwijl anderen de voorkeur geven aan Gegevens per uur. 

Hier heeft u de flexibiliteit om het formaat te kiezen dat u bekend is om ervoor te zorgen dat de configuratie zo eenvoudig mogelijk te onderhouden is.

Voor Gegevens per uur zoals te zien is in de onderstaande afbeelding, selecteert u het formaat en klikt u vervolgens op Configuratie toevoegen waarmee u uw prognosegegevens kunt selecteren en het vereiste bedrag kunt invoeren.

Voor Minuten per gegevens (zoals te zien is in de onderstaande afbeelding) moet u ook het formaat selecteren en vervolgens op Configuratie toevoegen klikken, zodat u uw prognosegegevens kunt selecteren en de benodigde tijd kunt invoeren.

Wanneer het vereiste formaat is geselecteerd en de vereiste informatie is ingevoerd, klikt u op de knop Opslaan .

U kunt de ingevulde versies van beide formaten van de arbeidsregel hieronder zien.

Gegevens per uur

In dit voorbeeld hebben we geselecteerd dat het aantal kassamedewerkers afhangt van het aantal verkochte koffie, waarbij één kassamedewerker in één uur 12 koffies kan maken. Dit betekent dat wanneer de prognose van verkochte koffie voorspelt dat er 24 koffies worden verkocht binnen een specifiek uur, we 2 kassamedewerkers nodig hebben om aan die vraag te voldoen.

Minuten per gegevens

In dit voorbeeld hebben we geselecteerd dat het aantal kassamedewerkers afhangt van het aantal verkochte koffies, waarbij één kassamedewerker 5 minuten nodig heeft om een enkele koffie te bereiden. Dit betekent dat wanneer de prognose van verkochte koffies voorspelt dat er 24 koffies worden verkocht binnen een specifiek uur, we 2 kassamedewerkers nodig zouden hebben om aan die vraag te voldoen.

Als u de verplichte velden niet invult onder een van de twee formaten en op Opslaan klikt, ziet u het volgende waarschuwingsbericht verschijnen onder alle of geselecteerde verplichte velden.

U kunt ook meerdere configuraties toevoegen aan een geselecteerd formaat. Dit kunt u doen door meerdere keren op Toevoegen configuratie te klikken nadat u uw initiële prognosegegevens en productiviteitsniveau hebt ingevoerd. Hieronder kunt u zien hoe dit eruit zal zien op het platform.

Zodra u meer dan één configuratie hebt toegevoegd, kunt u deze configuraties zien in een lijstweergave zoals te zien is in de onderstaande afbeelding.

Hier kunt u uw arbeidsregels opgeslagen zien.

Hieronder ziet u wat u zult zien zodra alle relevante velden zijn ingevuld en de arbeidsnormen zijn opgeslagen. Het samenvattingsgedeelte van de arbeidsnormen zorgt voor een gemakkelijk overzicht van de geconfigureerde arbeidsregels en geeft aan voor hoeveel districten, units en secties deze van toepassing zijn.

U kunt ook meer dan één arbeidsstandaard toevoegen, zoals te zien is in de onderstaande afbeelding. Dit is relevant wanneer verschillende groepen verschillende productiviteitsniveaus hebben en daarom apart geconfigureerd moeten worden.

Als u meerdere arbeidsstandaarden heeft, kunt u de samenvatting als volgt bekijken.

Het creëren van de arbeidsstandaarden met minimum/maximum regels

Wat zijn minimum- en maximumregels?

Minimum- en maximumregels zijn beperkingen die geconfigureerd kunnen worden voor uw optimale personeelbezetting om aan te geven wat het minimum- of maximumaantal personeel is dat nodig is voor die specifieke functie/diensttype. Bijvoorbeeld, het kan zijn dat u ervoor moet zorgen dat er altijd minimaal 1 manager ingeroosterd is. Aan de andere kant, zorg ervoor dat u nooit meer dan 6 kassamedewerkers tegelijkertijd inroostert, hoewel de vraag dit misschien vereist vanwege de fysieke beperkingen van de unit.

Minimum- en maximumregels kunnen gebruikt worden voor informatieve doeleinden bij handmatige planning, of om de Automatische planning te beperken zodat het resulterende rooster niet voldoet aan de ingestelde minimum- of maximumvereisten.

Hoe configureert u minimum- en maximumregels?

Om minimum- en maximumregels te configureren, moet u eerst de stappen volgen die eerder in dit artikel zijn genoemd rond het creëren van uw optimale personeelbezettingsvariabele, evenals het invoeren van de initiële arbeidsstandaardregels. U kunt uw minimum- en maximumregels toevoegen aan dezelfde arbeidsstandaard als uw andere regels (bijv. lineaire regels) of u kunt een andere arbeidsstandaard creëren als deze nieuwe minimum- en maximumregels van toepassing zijn op een andere groep.

Zodra uw arbeidsnormen zijn gecreëerd, kunt u uw specifieke minimum- en maximumregels toevoegen.

1. Selecteer Arbeidsregel toevoegen

1. Selecteer Min/max regel

Selecteer in de dropdown of u een minimum- of maximumregel toevoegt, en voer het specifieke minimum- of maximum personeelsvereiste in dat van toepassing is voor de specifieke rol/diensttype.

Minimum- en maximumregels kunnen per tijdstip van de dag worden geconfigureerd. Dit kan worden gedaan door de specifieke tijdsframes in te voeren of te selecteren op een niveau van 15 minuten.

Het is ook mogelijk om de minimum- en maximumregels te koppelen aan uw openingstijden, bijvoorbeeld u heeft minimaal 1 manager nodig 15 minuten voor openingstijd tot 15 minuten na openingstijd. Lees hier meer over hoe u uw openingstijden kunt instellen: Openingstijden - standaard en speciale uren.

Min/max-regels op basis van openingstijden kunnen worden geconfigureerd door de optie Inclusief openingstijden te selecteren en de relatieve vereisten ten opzichte van de openingstijden in te voeren.

Minimum- en maximumregels kunnen ook per dag van de week worden geconfigureerd. Door specifieke weekdagen wel of niet te selecteren in de sectie Selecteer weekdagen*, kunt u bepalen op welke dagen deze specifieke regels van toepassing zijn.

Voeg extra regels toe door Configuratie toevoegen te selecteren en voeg eventuele extra minimum- of maximumregels toe op basis van het tijdstip van de dag en de dag van de week.

Zodra alle regels zijn opgeslagen, kunt u de specifieke minimum- en maximumregels zien in het overzicht van de arbeidsnormen.

Beperkingen voor minimum- en maximumregels

1. U kunt geen conflicterende minimum- en maximumregels toevoegen.
2. Als u meerdere minimum- of maximumregels toevoegt voor dezelfde periode en dezelfde dag, zal Quinyx de strengste regel gebruiken (d.w.z. de hoogste minimumvereiste en de laagste maximumvereiste).

Het verwijderen van de Arbeidsnormen

Er zijn drie niveaus van het verwijderen van arbeidsnormen.

1. Het verwijderen van de variabele voor de optimale personeelbezetting zou alle onderliggende arbeidsnormen verwijderen en de variabele uit alle weergavegroepen verwijderen. Dit kunt u doen op de pagina met Variabele instellingen.
2. Het verwijderen van arbeidsnormen binnen de variabele voor de optimale personeelbezetting kan worden gedaan door het prullenbak-icoon te selecteren naast de relevante arbeidsnorm. Dit zal de arbeidsregels voor de specifieke geselecteerde groepen in de configuratie van de arbeidsnorm verwijderen.
3. Het verwijderen van specifieke regels binnen een specifieke arbeidsnorm kan worden gedaan door het prullenbak-icoon te selecteren bij het bewerken van de arbeidsnorm. Dit zal de specifieke arbeidsregel uit de arbeidsnorm verwijderen. Als een arbeidsregel is geconfigureerd op basis van een prognoseconfiguratie (bijv. transacties) en de prognoseconfiguratie wordt verwijderd, dan worden de arbeidsregels gebaseerd op die verwijderde prognoseconfiguratie ook verwijderd. Arbeidsregels gebaseerd op andere prognoseconfiguraties die niet zijn verwijderd, zullen niet worden verwijderd.

Het berekenen van de optimale personeelbezetting op basis van de Arbeidsnormen

Zodra de variabelen voor de optimale personeelbezetting met de gedefinieerde arbeidsnormen en lineaire arbeidsregels zijn opgeslagen, zal die variabele zichtbaar zijn op de pagina met variabele instellingen. De volgende stap is om de variabelen voor de personeelbezetting toe te voegen aan eventuele extra weergavegroepen, naast de arbeidsweergavegroep, en zichtbaarheid toe te voegen op de planning- en prognosepagina.

De optimale personeelsbezetting voor de variabele optimale personeelsbezetting wordt berekend op basis van de relevante prognose en de gedefinieerde arbeidsregels. Zodra er wijzigingen worden aangebracht in de prognose of de arbeidsregels, worden de wijzigingen onmiddellijk toegepast en wordt de optimale personeelsbezetting opnieuw berekend.

Visualisatie optimale personeelsbezetting - Arbeid Displaygroep

De visualisatie van het aantal werknemers van de Optimale personeelsbezetting en arbeidsnormen functionaliteit wordt vastgelegd door de standaard displaygroep: Arbeid. 

De Arbeid displaygroep wordt automatisch aangemaakt wanneer er een optimale personeelsbezetting variabele wordt aangemaakt via de Optimale personeelsbezetting en arbeidsnormen NIEUW functionaliteit. De optimale personeelsbezetting variabele, evenals eventueel later aangemaakte optimale personeelsbezetting variabelen, worden automatisch toegevoegd aan de nieuw aangemaakte Labor displaygroep met zichtbaarheid zowel in Planning als in Prognose. U kunt uiteraard later de zichtbaarheid van de variabelen wijzigen.

Labor Display Group - Grafiek

In de weergavegroep Arbeid kunt u de totale optimale personeelsbezetting bekijken, wat een optelling is van alle optimale personeelsbezettingsvariabelen in de eenheid die u bekijkt, evenals de optimale personeelsbezetting per individuele optimale personeelsbezettingsvariabele via onze nieuwe filtermogelijkheid die alleen beschikbaar is in de weergavegroep Arbeid .

Standaard ziet u de totale optimale personeelsbezetting.

Door gebruik te maken van de filterfunctionaliteit kunt u ervoor kiezen om alleen de optimale personeelsbezetting te bekijken voor bijvoorbeeld de kassamedewerker personeelsbezettingsvariabele.

U kunt ook de optimale personeelsbezetting vergelijken met de geplande personeelsbezetting in totaal, evenals per individuele optimale personeelsbezettingsvariabele. Dit helpt u te controleren of u voldoende personeel heeft ingepland om aan de vereiste personeelsbezetting te voldoen en zo voor een nauwkeurigere planning te zorgen. Dit kan worden gedaan door zowel Gepland als Optimaal te selecteren in het Aanpassen-weergave paneel.

In de grafiek wordt de geplande personeelsbezetting weergegeven door de lijn met de gearceerde achtergrond, terwijl de optimale personeelsbezetting wordt weergegeven door de donkerblauwe lijn.

U kunt ook de optimale personeelsbezetting op basis van prognosegegevens vergelijken met de optimale personeelsbezetting op basis van werkelijke gegevens in totaal, evenals per optimale personeelsbezettingsvariabele. Dit helpt u om het verschil te verifiëren tussen de optimale personeelsbezetting op basis van prognosegegevens ("hoeveel mensen moet ik plannen op basis van mijn prognose?"), de optimale personeelsbezetting op basis van werkelijke gegevens ("hoeveel mensen had ik moeten plannen op basis van mijn werkelijke niveaus?") en de geplande personeelsbezetting. Verschillen in deze twee variabelen kunnen wijzen op mogelijke prognose- of arbeidsnormproblemen.

De optimale (werkelijke) personeelsbezettingscurve is alleen zichtbaar in het verleden, waar werkelijke gegevens beschikbaar zijn.

In de grafiek wordt de geplande personeelsbezetting weergegeven door de lijn met de gearceerde achtergrond, terwijl de optimale (voorspelde) personeelsbezetting wordt weergegeven door de donkerblauwe lijn. De paarse lijn vertegenwoordigt de optimale (werkelijke) personeelsbezetting.

U kunt selecteren welke personeelsbezettingsvariabelen u wilt bekijken in het Aanpassen-weergave paneel.

Terwijl de optimale personeelsbezetting wordt berekend op basis van de berekeningsregels die zijn geconfigureerd voor de specifieke variabele en de specifieke eenheid in de Optimale personeelsbezetting en arbeidsnormen NIEUW configuratie, het geplande personeelsbestand wordt berekend op basis van het aantal geplande diensten met het diensttype dat overeenkomt met het geconfigureerde diensttype op de optimale personeelsbezetting variabele in de variabele instellingen. Er kan slechts één diensttype worden geselecteerd per optimale personeelsbezetting variabele.

In het Prognose tabblad visualiseren we momenteel alleen de optimale personeelsbezetting per elke optimale personeelsbezetting variabele zonder de filtermogelijkheden en visualisatie van het geplande personeelsbestand.

Labor Display Group - Tabel

De optimale prognose, optimale werkelijke, en geplande personeelsbezetting kunnen ook worden bekeken in de tabelweergave. Wanneer Totaal personeelsbestand is geselecteerd, visualiseert Quinyx elke optimale personeelsbezetting variabele afzonderlijk, met weergave van optimaal en personeelsbestand.

Door naar de onderkant van de tabel te scrollen, telt Quinyx het totale optimale en geplande personeelsbestand op als alle variabelen zijn geselecteerd in het Aanpassen weergave paneel.

Door te filteren op optimale personeelsbezetting variabele, of door het deselecteren van zowel optimaal als gepland in het Aanpassen weergave paneel, kunt u de tabel aanpassen en alleen de gegevens bekijken waarin u geïnteresseerd bent.

V&A

Wat wordt er als volgende aangepakt binnen de nieuwe functionaliteit van Optimale Personeelsbezetting & Arbeidsnormen?

Met het plan om volledig in staat te zijn om de huidige Statische en Dynamische regel configuratie te vervangen, evenals Pythia (AI-Optimalisatie) arbeidsnorm berekeningen, zullen we doorgaan met het ontwikkelen van aanvullende manieren om arbeidsbehoeften te definiëren om meer uitgebreide arbeidsnorm definities mogelijk te maken. Dit omvat het overzetten van functionaliteiten van huidige statische en dynamische regels, evenals arbeidsregels in Pythia (AI-Optimalisatie). Blijf op de hoogte!

Wat moet ik doen als ik momenteel statische en dynamische regels gebruik om mijn arbeidsbehoeften te definiëren?

Nog niets. Na verloop van tijd zullen we functionaliteiten van statische en dynamische regels overzetten, waarbij u uiteindelijk zult moeten overstappen naar het gebruik van de nieuwe statische en dynamische functionaliteiten. Meer details volgen. Tot die tijd kunt u uw arbeidsbehoeften blijven definiëren en gebruiken via de huidige statische en dynamische regels, evenals de nieuwe arbeidsnormen.

Wat moet ik doen als ik momenteel Arbeidsnorm Berekeningen in Pythia gebruik om mijn arbeidsbehoeften te definiëren?

Als u Auto Planning gebruikt om uw planningen te maken, moet u wachten tot het algoritme deze nieuwe optimale personeelsbezettingwaarden kan beschouwen als invoer om deze functionaliteit correct te kunnen gebruiken. Tot die tijd kunt u uw arbeidsbehoeften configureren in Quinyx, maar ze worden nog niet meegenomen in onze Auto Planning-oplossing. Houdt u alstublieft in de gaten wanneer en hoe dit mogelijk zal zijn.