Een afwezigheid toevoegen

Updated 1 day ago by Daniel Sjögren

U moet het zijpaneel Afwezigheid toevoegen openen om een afwezigheid toe te voegen. U kunt dit op twee verschillende manieren doen. U kunt er naartoe navigeren door op het + pictogram > Afwezigheid te klikken

of u kunt op de dienst van een werknemer klikken in het rooster en vervolgens klikken op Meer opties > Afwezigheid toevoegen :

Beide methoden openen het zijpaneel Afwezigheid toevoegen waar u alle relevante afwezigheidsinformatie voor een werknemer kunt invoeren.

Verplichte velden zijn aangegeven met een sterretje *

Om een afwezigheid toe te voegen:

  1. Selecteer de werknemer voor wie u een afwezigheid wilt toevoegen.
  2. Voeg de datum en tijden van de afwezigheid toe. Vink het vakje Hele dag aan als de afwezigheid één hele dag, 24 uur duurt.
  3. Selecteer een afwezigheidstype.
  4. U kunt selecteren of de afwezigheid moet worden geattesteerd door de werknemer, de manager of beide. Afhankelijk van uw instellingen kan het zijn dat de werknemer op wie de afwezigheid betrekking heeft, de afwezigheid moet attesteren voordat de manager dit kan doen.
  5. U kunt de Time Trackers zien die voor de medewerker zijn ingesteld. Lees hier meer over Time Trackers.
  6. Voer eventueel een afwezigheidsschema in. Lees hier meer over verzuimroosters.
  7. Voeg een optionele opmerking toe.
  8. Klik op Opslaan.
Het is mogelijk om een afwezigheid toe te voegen nadat de einddatum van een medewerker is verstreken.

Voorbeeld: Vandaag is het 3 september. De laatste werkdag van werknemer X was 2 september. Het is mogelijk om naar een datum te gaan waarop de werknemer nog in dienst was en een afwezigheid toe te voegen.
Het is mogelijk om het verzuimtype te wijzigen bij een verzuim waarbij gebruik wordt gemaakt van verzuimplanning. Het is niet mogelijk om het verzuimschema van een bestaand verzuim te wijzigen (in dat geval dient u een nieuw verzuim aan te maken).
Werknemers worden op de hoogte gebracht wanneer de datum of tijd van een bestaande afwezigheid wordt gewijzigd (op voorwaarde dat de manager de meldingen niet heeft onderbroken).

Het is mogelijk om een verzuim aan te maken met een duur van maximaal 24 maanden.

Managercommentaar bij het aanvragen/weigeren van verzuimaanvragen

U kunt het opmerkingenveld van de manager eenvoudig bekijken in het paneel voor de afwezigheidsapplicatie.

Met deze functie kan een manager een opmerking toevoegen bij het afwijzen of goedkeuren van afwezigheidsaanvragen. Wanneer bij het goedkeuren van een verzuimaanvraag een opmerking wordt toegevoegd, is die opmerking vervolgens zichtbaar in het managercommentaarveld van diezelfde afwezigheid, maar wordt de afwezigheid als Qmail naar die medewerker gestuurd. Als in plaats daarvan een opmerking wordt toegevoegd aan een afgewezen afwezigheidsaanvraag, wordt die opmerking via Qmail naar de werknemer gestuurd.

Deze functie is om meerdere redenen nuttig:

  • Hiermee kunt u als leidinggevende op een eenvoudige manier aan uw medewerker laten weten waarom zijn afwezigheidsaanvraag is goedgekeurd of afgewezen.
  • Het kan nuttig zijn voor u als manager omdat het u helpt herinneren waarom u een afwezigheidsdag, weken of maanden nadat u deze hebt goedgekeurd, hebt goedgekeurd.
  • In een later stadium kunt u in de toekomstige auditlogboeken van Quinyx de opmerking zien die aan de werknemer in kwestie uitlegt waarom een afwezigheidsverzoek werd goedgekeurd of geweigerd, dagen, weken of maanden nadat u het had goedgekeurd.

Wijzig afwezigheidstype bij het goedkeuren van afwezigheidsaanvragen

Een manager kan het verzuimtype bijwerken bij het goedkeuren van verzuimaanvragen.

Wanneer een verzuimtype wordt bijgewerkt en de verzuimaanvraag wordt goedgekeurd, wordt dat verzuimtype vervolgens zichtbaar in het veld verzuimtype van datzelfde verzuim. Als in plaats daarvan een verzuimtype wordt bijgewerkt op een verzuimverzoek dat wordt geweigerd, wordt die wijziging nergens doorgevoerd.

De standaardwaarde van dit veld is het verzuimtype dat door de werknemer is geselecteerd bij het aanmaken van het verzuimverzoek. Bij het selecteren van de afwezigheidssoort zal de lijst met mogelijke afwezigheidssoorten dezelfde zijn als de manager kan zien wanneer hij de afwezigheid voor dezelfde werknemer handmatig toevoegt.

Deze functie is handig omdat u als manager het verzuimtype kunt bijwerken in gevallen waarin er een miscommunicatie met de werknemer is geweest en het verzuimtype moet worden bijgewerkt om een correct Time Tracker-saldo en de loonstrook van de werknemer te hebben.

Parttime afwezigheid

Bij het kiezen van de optie deeltijdverzuim biedt Quinyx twee mogelijkheden om bestaande diensten op te splitsen. U kunt de afwezigheid splitsen per dienst of splitsen per dag.

Opmerking: Als u wilt dat uw deeltijdverzuim voor de rest van de dag wordt toegepast, laat u het veld Tot-datum en -tijd zoals het is, aangezien 00:00 verwijst naar het begin van de dag na de afwezigheid.
Verdeeld per dienst

In onderstaand voorbeeld voegen we voor de eenvoud een deeltijdverzuim toe voor een werknemer die een enkele dienst heeft:

Wanneer je een afwezigheid toevoegt en een deeltijdpercentage invoert, krijg je de optie Splitsen per dienst te zien:

Nadat je ervoor hebt gekozen om per ploeg te splitsen, worden deze opties weergegeven in de vervolgkeuzelijst waar je selecteert wat er met de ploeg(en) moet gebeuren:

U kunt vervolgens selecteren of de afwezigheid aan het begin van de dienst of aan het einde moet zijn en wat er met de dienst(en) gebeurt tijdens de afwezigheid van de medewerker (verwijderen, toewijzen ongedaan maken).

Begin van de dag behouden : De afwezigheid wordt aan het einde van de dag toegevoegd aan de dienst(en) op basis van het geselecteerde percentage.

Einde van de dag behouden : De afwezigheid wordt aan het begin van de dag toegevoegd aan de dienst(en) op basis van het geselecteerde percentage.

Verdeeld per dag

In het onderstaande voorbeeld voegen we een deeltijdverzuim toe voor een werknemer die twee diensten per dag heeft op drie dagen:

Wanneer u een afwezigheid toevoegt en een deeltijdpercentage invoert, krijgt u ook de optie Splitsen per dag te zien:

Als je ervoor hebt gekozen om de diensten per dag te splitsen, worden deze opties weergegeven in de vervolgkeuzelijst waar je selecteert wat er met de diensten moet gebeuren:

Behoud het begin van de dag : De afwezigheid wordt aan het einde van de dag toegevoegd aan de diensten op basis van het geselecteerde percentage.

Einde van de dag behouden : De afwezigheid wordt aan het begin van de dag toegevoegd aan de diensten op basis van het geselecteerde percentage.

Zodra je een van de bovenstaande opties hebt geselecteerd en opgeslagen, wordt de afwezigheid toegevoegd en wordt je dienst overeenkomstig verdeeld:

Bij het selecteren van splitsen per dag is het niet mogelijk om verschillende acties voor verschillende dagen te kiezen. Alle dagen worden hetzelfde verdeeld.
Houd er rekening mee dat Quinyx geen opties voor behouden en opnieuw toewijzen ondersteunt bij het splitsen van een dienst per dag voor parttime afwezigheid.

Snel toevoegen

U kunt snel een afwezigheid toevoegen in de Schemaweergave door op het + -pictogram naast de datum van een dienst te klikken en vervolgens op Afwezigheid toevoegen .

Afwezigheden en werkdag

Wanneer een afwezigheid wordt toegevoegd, kijkt Quinyx naar de instellingen voor het aanbreken van de werkdag van de thuiseenheid van de werknemer om te controleren of de afwezigheid niet eindigt nadat de werknemer het bedrijf heeft verlaten en dat deze niet begint voordat de werknemer bij het bedrijf is gekomen.

U kunt de instellingen voor het aanbreken van de werkdag voor uw units configureren in Accountinstellingen > Groepsbeheer > [Geselecteerde unit] > Geavanceerde unitinstellingen > Diversen. > Dageraad .

Afwezigheid gevisualiseerd in Schema

Afwezigheid in Rooster wordt anders gevisualiseerd in het werkelijke rooster, afhankelijk van het feit of een ploeg al dan niet door de afwezigheid wordt beïnvloed.

Wanneer een sectie is geselecteerd in de groepskiezer, dan zijn de enige afwezigheden en afwezigheidsaanvragen die worden weergegeven die van werknemers die een rol hebben (lid/overgeërfd lid) op de sectie en van wie de thuiseenheid ook de eenheid is van de betreffende sectie .

Afwezigheid met een verzuimdienst

Een afwezigheid met een afwezigheidsdienst toont zowel de afwezigheid als de eerder ingeplande dienst:

Het bovenstaande gedrag is alleen van toepassing wanneer de afwezigheidsploeg zich bevindt op de eenheid die momenteel is geselecteerd in de Quinyx-groepkiezer. Als de afwezigheidsploeg zich op een andere unit bevindt, wordt die afwezigheidsploeg momenteel alleen als onbeschikbaar weergegeven - zowel op de huidige unit als op de andere unit.
De salarisgegevens van afwezigheidsdiensten op andere eenheden worden weergegeven op de tijdkaart van de eenheid waarop ze de facto plaatsvinden.

Afwezigheid zonder verzuimdienst

Een afwezigheid zonder afwezigheidsploeg toont alleen het type afwezigheid:

Toekomstige afwezigheden

Er zijn bepaalde situaties waarin toekomstige afwezigheden anders worden weergegeven. Toekomstige afwezigheden worden grijs weergegeven wanneer:

  • Een werknemer heeft geen actieve overeenkomst.
  • Attesteren in de toekomst staat uit.
Bekijk hier een korte video-tutorial over verzuimmanagement!
Lees hier meer over het gebruik van API's met betrekking tot Punches & Payroll-gegevens.


How did we do?