Een afwezigheid toevoegen
Updated 3 weeks ago
by
Leigh Hutchens
U moet het zijpaneel Absentie toevoegen openen om een absentie toe te voegen. Dit kan op twee verschillende manieren. U kunt er naartoe navigeren door op het + icoon > Absentie.
te klikken, of u kunt op de dienst van een werknemer in de planning klikken en vervolgens op Meer opties > Absentie toevoegen.
Beide methoden openen het zijpaneel Absentie toevoegen , waar u alle relevante absentie-informatie voor een werknemer kunt invoeren.
Om een absentie toe te voegen:
- Selecteer de werknemer voor wie u een absentie wilt toevoegen.
Voeg de datum en tijden van de absentie toe. Vink het vakje Hele dag aan als de absentie voor een volledige dag, 24 uur, is. Het vakje Hele dag zal worden:
- Aangevinkt wanneer u de Absentie toevoegen paneel door op een cel in de planning te klikken.
- Aangevinkt wanneer u het Absentie toevoegen paneel invoert door op het + te klikken in de rechterbovenhoek van de planning.
- Niet aangevinkt wanneer u het Absentie toevoegen paneel invoert via de knop onderaan het Dienst bewerken paneel.
In gevallen 1 en 2 hierboven, als dezelfde datum is geselecteerd als start- en einddatum, bijvoorbeeld 2022-04-25, blijven de start- en einddatum hetzelfde wanneer u het selectievakje uitvinkt, terwijl de start- en eindtijden van de absentie een interval van één uur zullen zijn. Dit interval van één uur vindt plaats 12 uur na het begin van uw werkdag, dus als de akelijke ochtendgloren geconfigureerd in uw instellingen voor unit 2 uur is, zouden de standaard absentietijden 14.00-15.00 uur zijn.
In gevallen 1 en 2 hierboven, als meerdere data zijn geselecteerd als start- en einddata, bijvoorbeeld 2022-04-25 - 2022-04-30, blijven diezelfde data hetzelfde wanneer u het selectievakje uitvinkt, terwijl de start- en eindtijden van de absentie van begin tot begin van de werkdag zullen zijn. Als voorbeeld, als het begin van de werkdag geconfigureerd in uw instellingen voor unit 2 uur is, zouden de standaard absentietijden 2 uur - 2 uur zijn.
In geval 3 hierboven is er niets veranderd ten opzichte van voorheen; de standaarddatums en -tijden zullen overeenkomen met de dienst waarvoor u de absentie invoert.
- Selecteer een absentietype.
- U kunt selecteren of de absentie moet worden bevestigd door de werknemer, manager of beide. Afhankelijk van uw instellingen kan het zijn dat de werknemer aan wie de absentie gerelateerd is de absentie moet bevestigen voordat de manager dit kan doen.
- U kunt het huidige saldo van de Tijdtracker voor de werknemer bekijken. Lees meer over Tijdtrackers hier.
- Voer indien nodig een absentieplanning in. Lees meer over absentieplanningen hier.
- Voeg een optioneel commentaar toe.
- Klik op Opslaan.
Voorbeeld: Vandaag is het 3 september. De laatste werkdag van werknemer X was op 2 september. Het is mogelijk om naar een datum te gaan waarop de werknemer nog in dienst was en een absentie toe te voegen.
Het is mogelijk om een absentie te creëren met een duur van maximaal 24 maanden.
Manager commentaar bij het aanvragen/weigeren van absentieverzoeken
U kunt gemakkelijk het veld Manager commentaar bekijken in het absentie aanvraagpaneel.
Met deze functie kan een manager een opmerking toevoegen bij het afwijzen of goedkeuren van absentieverzoeken. Wanneer een opmerking wordt toegevoegd bij het goedkeuren van een absentieverzoek, zal die opmerking vervolgens zichtbaar zijn in het veld manager commentaar van diezelfde absentie, maar de absentie wordt als een Qmail naar die werknemer gestuurd. Als er daarentegen een opmerking wordt toegevoegd aan een absentieverzoek dat wordt geweigerd, zal die opmerking via Qmail naar de werknemer worden gestuurd.
Deze functie is om meerdere redenen handig:
- Het stelt u als manager in staat om uw werknemer op een eenvoudige manier te informeren over waarom hun afwezigheidsverzoek is goedgekeurd of geweigerd.
- Het kan handig zijn voor u als manager, omdat het u helpt herinneren waarom u een afwezigheidsdag heeft goedgekeurd, weken of maanden nadat u het heeft goedgekeurd.
- Op een later tijdstip kunt u in de toekomstige auditlogs van Quinyx zien welke opmerking de werknemer uitlegt waarom een afwezigheidsverzoek dagen, weken of maanden nadat u het heeft goedgekeurd, is goedgekeurd of geweigerd.
Wijzig het type afwezigheid bij het goedkeuren van afwezigheidsverzoeken
Een manager kan het type afwezigheid bijwerken bij het goedkeuren van afwezigheidsverzoeken.
Wanneer het type afwezigheid wordt bijgewerkt en het afwezigheidsverzoek wordt goedgekeurd, zal dat type afwezigheid vervolgens zichtbaar zijn in het veld voor het type afwezigheid van dezelfde afwezigheid. Als daarentegen het type afwezigheid wordt bijgewerkt op een afwezigheidsverzoek dat wordt geweigerd, zal die wijziging nergens worden weergegeven.
De standaardwaarde van dit veld is het type afwezigheid dat door de werknemer is geselecteerd bij het aanmaken van het afwezigheidsverzoek. Bij het selecteren van het type afwezigheid zal de lijst met mogelijke afwezigheidstypes hetzelfde zijn als degene die de manager kan zien bij het handmatig toevoegen van de afwezigheid voor dezelfde werknemer.
Deze functie is handig omdat het u als manager in staat stelt om het type afwezigheid bij te werken in gevallen waarin er sprake is van miscommunicatie met de werknemer en waarin het type afwezigheid moet worden bijgewerkt om een correcte balans van de tijdtracker en het salaris van de werknemer te hebben.
Deeltijd afwezigheid
Bij het selecteren van de optie deeltijd afwezigheid biedt Quinyx twee mogelijkheden voor het verwerken van de splitsing van bestaande diensten. U kunt de afwezigheid per dienst splitsen of per dag splitsen.
Splitsen per dienst
In het onderstaande voorbeeld voegen we voor eenvoudigheid een deeltijd afwezigheid toe voor een werknemer die een enkele dienst heeft.
Wanneer u een afwezigheid toevoegt en een deeltijdpercentage invoert, krijgt u de optie Splitsen per dienst te zien.
Nadat u hebt gekozen om per dienst te splitsen, worden deze opties weergegeven in het vervolgkeuzemenu waar u kunt selecteren wat er met de dienst(en) moet gebeuren.
U kunt vervolgens selecteren of de afwezigheid aan het begin van de dienst of aan het einde moet plaatsvinden en wat er moet gebeuren met de dienst(en) tijdens de afwezigheid van de werknemer (verwijderen, niet toewijzen).
Houd het begin van de dag aan: De afwezigheid wordt toegevoegd aan de dienst(en) aan het einde van de dag op basis van het geselecteerde percentage.
Houd het einde van de dag aan: De afwezigheid wordt toegevoegd aan de dienst(en) aan het begin van de dag op basis van het geselecteerde percentage.
Opsplitsen per dag
In het onderstaande voorbeeld voegen we een deeltijd afwezigheid toe voor een werknemer die twee diensten per dag heeft op drie dagen.
Wanneer u een afwezigheid toevoegt en een deeltijdspercentage invoert, krijgt u ook de optie om op te splitsen per dag.
Wanneer u ervoor kiest om de diensten per dag op te splitsen, worden deze opties weergegeven in het vervolgkeuzemenu waar u selecteert wat er met de diensten moet gebeuren.
Houd het begin van de dag aan: De afwezigheid wordt toegevoegd aan de diensten aan het einde van de dag op basis van het geselecteerde percentage.
Houd het einde van de dag aan: De afwezigheid wordt toegevoegd aan de diensten aan het begin van de dag op basis van het geselecteerde percentage.
Zodra u een van de bovenstaande opties hebt geselecteerd en opgeslagen, wordt de absentie toegevoegd en wordt uw dienst dienovereenkomstig gesplitst.
Snelle toevoeging
U kunt snel een absentie toevoegen in de roosterview door te klikken op het + icoon naast de datum van een dienst en vervolgens Absentie toevoegen.
Absenties en bedrijfsdagbreuk
Wanneer een absentie wordt toegevoegd, kijkt Quinyx naar de instellingen voor bedrijfsdagbreuk van de basisunit van de werknemer om te controleren dat de absentie niet eindigt nadat de werknemer het bedrijf heeft verlaten en dat deze niet begint voordat de werknemer bij het bedrijf is gekomen.
U kunt de instellingen voor bedrijfsdagbreuk van uw unit configureren in Accountinstellingen > Groepsbeheer > [Geselecteerde unit] > Geavanceerde unitinstellingen > Diversen > Dagbreuk.
Absentie weergegeven in planning
Absentie in de planning wordt anders weergegeven, afhankelijk van of een dienst wordt beïnvloed door de absentie of niet.
Wanneer een sectie is geselecteerd in de groepselector, worden alleen de afwezigheden en afwezigheidsaanvragen weergegeven van werknemers die een rol (lid/overgenomen lid) hebben in de sectie en waarvan de basisunit ook de unit van de betreffende sectie is.
Afwezigheid met een afwezigheidsdienst
Een afwezigheid met een afwezigheidsdienst toont zowel de afwezigheid als de eerder geplande dienst.
Afwezigheid zonder afwezigheidsdienst
Een afwezigheid zonder afwezigheidsdienst toont alleen het type afwezigheid.
Toekomstige afwezigheden
Er zijn bepaalde situaties waarin toekomstige afwezigheden anders worden weergegeven. Toekomstige afwezigheden worden grijs weergegeven wanneer:
- Een werknemer heeft geen actieve overeenkomst.
- Attestatie in de toekomst is uitgeschakeld.
