Het toevoegen van een afwezigheid
Updated
by
Daniel Sjögren
Het aanmaken van absenties in de Quinyx Planning weergave is eenvoudig, en dit artikel zal u begeleiden over hoe u dit kunt doen.
Toegang tot het zijpaneel Absentie
U moet het zijpaneel Absentie toevoegen openen om een absentie toe te voegen. Dit kan op twee verschillende manieren. U kunt er naartoe navigeren door op het + icoon > Absentie.
of u kunt op een dienst van een werknemer in de planning klikken en vervolgens op Meer opties > Absentie toevoegen.
Beide methoden openen het zijpaneel Absentie toevoegen, waar u alle relevante absentie-informatie voor een werknemer kunt invoeren.
Een absentie toevoegen
Om een absentie toe te voegen:
- Selecteer de werknemer voor wie u een absentie wilt toevoegen.
Voeg de datum en tijden van de absentie toe. Vink de hele dag aan Vakje als de afwezigheid de hele dag, 24 uur duurt. Het vakje de hele dag zal zijn:
- Aangevinkt wanneer u het paneel Afwezigheid toevoegen invoert door op een cel in het rooster te klikken.
- Aangevinkt wanneer u het paneel Afwezigheid toevoegen invoert door op de + in de rechterbovenhoek van het rooster te klikken.
- Niet aangevinkt wanneer u het paneel Afwezigheid toevoegen invoert via de knop onderaan het paneel Dienst bewerken.
In gevallen 1 en 2 hierboven, als dezelfde datum is geselecteerd als start- en einddatum, bijvoorbeeld 2022-04-25, blijven de start- en einddatum hetzelfde wanneer u het vakje uitvinkt, terwijl de start- en eindtijden van de afwezigheid een interval van één uur zullen zijn. Dit interval van één uur vindt plaats 12 uur na het begin van uw werkdag, dus als de zakelijke ochtendgloren geconfigureerd is in uw eenheidsinstellingen om 2 uur 's ochtends, dan zouden de standaard afwezigheidstijden 2 uur 's middags - 3 uur 's middags zijn.
In gevallen 1 en 2 hierboven, als meerdere data zijn geselecteerd als start- en einddata, bijvoorbeeld 2022-04-25 - 2022-04-30, blijven diezelfde data hetzelfde wanneer u het vakje uitvinkt, terwijl de start- en eindtijden van de afwezigheid van het begin van de werkdag tot het begin van de werkdag zullen zijn. Als voorbeeld, als het begin van de werkdag geconfigureerd in uw eenheidsinstellingen 2 uur 's ochtends is, dan zouden de standaard afwezigheidstijden 2 uur 's ochtends - 2 uur 's ochtends zijn.
In geval 3 hierboven is er niets veranderd ten opzichte van voorheen; de standaarddatums en -tijden zullen overeenkomen met de dienst waarvoor u de absentie invoert.
- Selecteer een absentietype.
- U kunt selecteren of de absentie moet worden goedgekeurd door de werknemer, manager of beide. Afhankelijk van uw instellingen kan het zijn dat de werknemer aan wie de absentie gerelateerd is de absentie moet goedkeuren voordat de manager dit kan doen.
- Je kunt het Tijdtracker-saldo van de werknemer vanaf de huidige datum bekijken. Lees meer over Tijdtrackers hier.
- Voer indien nodig een absentieplanning in. Lees meer over absentieplanningen hier.
- Voeg een optionele opmerking toe.
- Klik op Opslaan.
Voorbeeld: Vandaag is het 3 september. De laatste werkdag van werknemer X was op 2 september. Het is mogelijk om naar een datum te gaan waarop de werknemer nog in dienst was en een afwezigheid toe te voegen.
Het is mogelijk om een afwezigheid te creëren met een duur van maximaal 24 maanden.
Deeltijd afwezigheid
Bij het selecteren van de optie deeltijd afwezigheid biedt Quinyx twee mogelijkheden voor het splitsen van bestaande diensten. U kunt de afwezigheid per dienst splitsen of per dag.
Splitsen per dienst
In het onderstaande voorbeeld zullen we voor de eenvoud een deeltijdse absentie toevoegen voor een werknemer die een enkele dienst heeft.
Wanneer u een absentie toevoegt en een deeltijdpercentage invoert, krijgt u de optie om te Splitsen per dienst.
Nadat u heeft gekozen om te splitsen per dienst, worden deze opties gepresenteerd in het dropdown-menu waar u selecteert wat er met de dienst(en) moet gebeuren.
U kunt dan selecteren of de absentie aan het begin van de dienst of aan het einde moet zijn en wat er zal gebeuren met de dienst(en) tijdens de tijden dat de werknemer afwezig is (verwijderen, niet toewijzen).
Behoud het begin van de dag: De absentie wordt toegevoegd aan de dienst(en) aan het einde van de dag op basis van het geselecteerde percentage.
Behoud het einde van de dag: De absentie wordt toegevoegd aan de dienst(en) aan het begin van de dag op basis van het geselecteerde percentage.
Splitsen per dag
In het onderstaande voorbeeld zullen we een deeltijdse absentie toevoegen voor een werknemer die twee diensten per dag heeft op drie dagen.
Wanneer u een absentie toevoegt en een deeltijdspercentage invoert, krijgt u ook de optie om per dag te splitsen.
Wanneer u ervoor kiest om de diensten per dag te splitsen, worden deze opties weergegeven in het vervolgkeuzemenu waar u kunt selecteren wat er met de diensten moet gebeuren.
Behoud het begin van de dag: De absentie wordt aan het einde van de dag aan de diensten toegevoegd op basis van het geselecteerde percentage.
Behoud het einde van de dag: De absentie wordt aan het begin van de dag aan de diensten toegevoegd op basis van het geselecteerde percentage.
Nadat u een van de bovenstaande opties heeft geselecteerd en opgeslagen, wordt de absentie toegevoegd en wordt uw dienst dienovereenkomstig gesplitst.
Opmerking van de werknemer bij het goedkeuren/afwijzen van afwezigheidsverzoeken
Als manager kun je de optionele opmerking van de werknemer in het afwezigheidsverzoek bekijken als er een is toegevoegd.
Met deze functie kan een werknemer meer context geven rondom het afwezigheidsverzoek dat door hun manager goedgekeurd moet worden.
Manageropmerking bij het aanvragen/afwijzen van absentieverzoeken
U kunt het veld Manageropmerking eenvoudig bekijken in het paneel voor het aanvragen van absentie.
Met deze functie kan een manager een opmerking toevoegen bij het afwijzen of goedkeuren van absentieverzoeken. Wanneer een opmerking wordt toegevoegd bij het goedkeuren van een absentieverzoek, zal die opmerking vervolgens zichtbaar zijn in het veld voor manageropmerkingen van diezelfde absentie, maar de absentie wordt als een Qmail naar die werknemer gestuurd. Als er daarentegen een opmerking wordt toegevoegd aan een absentieverzoek dat wordt afgewezen, wordt die opmerking via Qmail naar de werknemer gestuurd.
Deze functie is om meerdere redenen nuttig:
- Het stelt u, als manager, in staat om uw werknemers op een eenvoudige manier te informeren waarom hun absentieverzoek is goedgekeurd of afgewezen.
- Het kan voor u als manager nuttig zijn omdat het u helpt herinneren waarom u een absentiedag heeft goedgekeurd, weken of maanden nadat u deze heeft goedgekeurd.
- In een later stadium zult u in de toekomstige auditlogs van Quinyx de opmerking kunnen zien die aan de betreffende werknemer uitlegt waarom een absentieverzoek dagen, weken of maanden nadat u het heeft goedgekeurd, is goedgekeurd of afgewezen.
Wijzig het type absentie bij het goedkeuren van absentieverzoeken
Een manager kan het type afwezigheid bijwerken bij het goedkeuren van afwezigheidsaanvragen.
Wanneer een afwezigheidstype wordt bijgewerkt en de afwezigheidsaanvraag wordt goedgekeurd, zal dat afwezigheidstype vervolgens zichtbaar zijn in het veld afwezigheidstype van dezelfde afwezigheid. Als echter een afwezigheidstype wordt bijgewerkt op een afwezigheidsaanvraag die wordt geweigerd, zal die wijziging nergens worden weergegeven.
De standaardwaarde van dit veld is het afwezigheidstype dat door de werknemer is geselecteerd bij het maken van de afwezigheidsaanvraag. Bij het selecteren van het afwezigheidstype zal de lijst met mogelijke afwezigheidstypes hetzelfde zijn als degene die de manager kan zien bij het handmatig toevoegen van de afwezigheid voor dezelfde werknemer.
Deze functie is handig omdat het u als manager in staat stelt om het afwezigheidstype bij te werken in gevallen waarin er sprake is geweest van miscommunicatie met de werknemer en waarin het afwezigheidstype moet worden bijgewerkt om een correcte balans van de tijdtracker en loonstrook van de werknemer te hebben.
Afwezigheden en werkdaginstellingen
Wanneer een afwezigheid wordt toegevoegd, kijkt Quinyx naar de werkdaginstellingen van de basisunit van de werknemer om te controleren dat de afwezigheid niet eindigt na De werknemer heeft het bedrijf verlaten en het mag niet beginnen voordat de werknemer bij het bedrijf is begonnen.
U kunt de instellingen voor de start van de werkdag van uw unit configureren in Accountinstellingen > Groepsbeheer > [Geselecteerde unit] > Geavanceerde unitinstellingen > Diversen > Start werkdag.
Absentie weergegeven in Planning
Absentie in de planningsweergave wordt anders weergegeven in de daadwerkelijke planning, afhankelijk van of een dienst wordt beïnvloed door de afwezigheid.
Wanneer een sectie is geselecteerd in de groepsselector, worden alleen de afwezigheden en afwezigheidsaanvragen weergegeven van werknemers die een rol (lid/overgenomen lid) hebben in de sectie en waarvan de basisunit ook de unit van de betreffende sectie is.
Afwezigheid met een afwezigheidsdienst
Een afwezigheid met een afwezigheidsdienst toont zowel de afwezigheid als de eerder geplande dienst.
Afwezigheid zonder afwezigheidsdienst
Een afwezigheid zonder afwezigheidsdienst toont alleen het type afwezigheid.
Toekomstige afwezigheden
Er zijn bepaalde situaties waarin toekomstige afwezigheden anders worden weergegeven. Toekomstige afwezigheden worden grijs weergegeven wanneer:
- Een werknemer geen actieve overeenkomst heeft.
- Attestatie in de toekomst is uitgeschakeld.
Een afwezigheid verwijderen
Een afwezigheid verwijderen:
- Ga met de muis over een afwezigheid.
- Selecteer het prullenbakpictogram.
- Kies Verwijderen.
Zodra je de knop Verwijderen hebt geselecteerd, vraagt Quinyx wat je wilt doen met de dienst onder de afwezigheid.
In het laatste venster kun je kiezen of je de dienst eronder opnieuw wilt toewijzen aan de medewerker of dat je de dienst eronder wilt verwijderen zodra de afwezigheid is verwijderd. Als je Ja kiest, wordt de dienst opnieuw toegewezen aan de medewerker en als je Nee kiest, wordt de dienst verwijderd.
