Hoe u uw configuratie kunt opruimen
Updated
by
Leigh Hutchens
Na verloop van tijd kan uw Quinyx-omgeving verouderde diensttypes, inactieve werknemers of oude kostenplaatsen verzamelen. Het opschonen van deze gegevens zorgt ervoor dat uw systeem gemakkelijk navigeerbaar blijft en voorkomt fouten in de planning en rapportage.
Beheer van historische gegevens: verwijderen, inactiveren en archiveren
Afhankelijk van het item heeft u drie primaire manieren om ongebruikte gegevens te beheren: Verwijderen, Inactiveren of Archiveren.
Uw opties begrijpen
De juiste actie kiezen hangt af van of u historische gegevens moet bewaren voor naleving of rapportage.
Verwijderen
Waarschuwing: Het verwijderen van een item is permanent. Wanneer een item wordt verwijderd, worden alle bijbehorende gegevens (zoals overeenkomsten, planningen en historische gegevens) uit het systeem verwijderd en kunnen deze niet worden teruggehaald.
- Beste voor: Items die per ongeluk zijn aangemaakt en nooit zijn gebruikt.
- Beperking: Veel items kunnen niet worden verwijderd als er historische gegevens aan zijn gekoppeld.
Inactiveren
Het inactiveren van een item verwijdert het uit de huidige weergave en toekomstige planning zonder de geschiedenis te verwijderen.
- Beste voor: Diensttypes of werknemers die niet langer actief zijn, maar waarvoor historische gegevens moeten worden bewaard.
- Effect: Gebruikers kunnen het item niet selecteren voor toekomstige planningen, maar alle historische gegevens blijven beschikbaar in rapporten.
Archiveren
Archiveren werkt vergelijkbaar met inactivering en wordt gebruikt voor specifieke organisatorische structuren zoals kostenplaatsen en basisroosters.
- Beste voor: Organisatorische opschoning van units of langetermijnplanningen.
- Effect: Historische gegevens worden bewaard, maar het item is verborgen in actieve dropdowns en menu's.
Voor basisroosters, diensttypen, kostenplaatsen en projecten kunt u ofwel de archieffunctie gebruiken of het vinkje bij "Actief" uitvinken om het item te inactiveren.
Best practices voor beperkte items
Sommige items in Quinyx kunnen niet worden geïnactiveerd of gearchiveerd vanwege systeemafhankelijkheden. Als u een item dat historisch is gebruikt niet kunt verwijderen, raden we een "soft-hide" benadering aan:
- Hernoem het item: Voorzie de naam van het voorvoegsel
XX_DO_NOT_USE_[Original Name]. - Waarom dit werkt: Dit plaatst het item onderaan alfabetische lijsten en geeft duidelijk aan andere managers aan dat het item is stopgezet. Houd altijd de originele naam in de string om ervoor te zorgen dat u het kunt identificeren voor historische rapportage.
Gegevensbeheer mogelijkheden per item
Gebruik de onderstaande tabel om te bepalen welke actie beschikbaar is voor specifieke systeemitems.
Item | Aanbevolen actie | Kan worden verwijderd? |
Absentietypen | N.v.t | Ja, als er geen historische gegevens bestaan. |
Overeenkomstsjablonen | Hernoem naar | Ja, als ze niet worden gebruikt. |
Basisroosters | Archiveren | Concepten kunnen worden verwijderd; actieve moeten worden gearchiveerd. |
Kostenplaatsen | Archiveren | Ja, als ze niet langer aan actieve gegevens zijn gekoppeld. |
Districten | Uitschakelen of units verplaatsen | Ja, nadat units naar een ander district zijn verplaatst. |
Mobiele en personeelsportal permissies | Ja, als ze niet worden gebruikt | |
Overwerkmethoden | Ja, als ze niet worden gebruikt | |
Personen | Inactiveren of passief maken om geschiedenis te behouden | Ja. Let op dat alle historische gegevens worden verwijderd. Zie speciale opmerking onderstaand. |
Projecten | Archiveren | Ja, als ze niet langer aan actieve gegevens zijn gekoppeld. |
Rollen | N.v.t | Ja, als ze momenteel niet aan gebruikers zijn toegewezen. |
Secties | Archiveren | Ja, maar dit kan invloed hebben op historische rapporten. |
Diensttypen | Inactiveren | Ja, als ze nooit zijn gebruikt. |
Time Trackers | Associaties verwijderen | Ja, als ze niet aan sjablonen/salaristypen zijn gekoppeld. |
Units | Archiveren | Ja, maar alle bijbehorende gegevens gaan verloren. |
Vaardigheden | Verwijderen | Ja, kan worden verwijderd zonder een systeemwaarschuwing. |
Speciale opmerking over het beëindigen van een dienstverband
Wanneer u een dienstverband beëindigt (een gebruiker inactief maakt):
- Het systeem behoudt alle historische gegevens.
- Alle toekomstige diensten die aan die gebruiker zijn toegewezen, worden automatisch niet-toegewezen.
- U kunt de gebruiker later opnieuw activeren als ze terugkeren naar het bedrijf.
Als u ervoor kiest om een gebruiker te Verwijderen worden alle historische gegevens die aan die werknemer zijn gekoppeld permanent uit het systeem verwijderd.
