Shifts

Updated 2 weeks ago by Daniel Sjögren

Er zijn verschillende manieren om diensten toe te voegen.

Dienst toevoegen

  1. Klik op een rij in de Roosterview om snel een dienst toe te voegen.
  2. Selecteer een diensttype. Als u meer details wilt toevoegen, selecteert u Meer opties.
Verplichte velden worden aangegeven met een asterisk *
Je kunt diensten toevoegen aan secties of eenheden in Quinyx. Het is niet mogelijk om diensten (of stoten) toe te voegen op regionaal of klantniveau.
  1. U kunt ook op het + icoon klikken dat verschijnt in de rechterbovenhoek van de app.
  2. Klik op Dienst toevoegen.
  3. Selecteer de werknemer voor wie u een dienst wilt toevoegen.
  4. Selecteer een diensttype. Als u meer details wilt toevoegen, selecteert u Meer opties.

Snelle bewerking

Om dienstbewerking sneller en gemakkelijker te maken, kunt u "snel bewerken" in de planning en het basisrooster. Klik op een dienst en het snel bewerken paneel wordt geopend. U wilt dit misschien doen om de dienst van een werknemer te wijzigen, de kostenplaats te wijzigen of correcties aan te brengen.

Vanaf hier kunt u:

  • De dienst verwijderen: Klik op het prullenbakpictogram.
  • De dienst toewijzen aan een andere werknemer: Selecteer een andere werknemer in de vervolgkeuzelijst.
  • Het diensttype wijzigen: Selecteer een ander diensttype in de vervolgkeuzelijst.
  • De dienst verplaatsen naar een andere dag: Selecteer een nieuwe datum in de datumkiezer.
  • De start- en eindtijd wijzigen: Bewerk de start- en eindtijd.

Als u extra wijzigingen wilt aanbrengen, bijvoorbeeld het wijzigen van de kostenplaats of de pauzetijd, klikt u gewoon op Meer opties en het detailpaneel wordt geopend aan de rechterkant.

Werknemer

Selecteer uit de lijst met werknemers aan wie u de dienst wilt toewijzen.

Diensttype

Als u tijdens het maken van een nieuwe dienst wisselt tussen diensttypes, zullen de diensttijden en eventuele pauzes altijd overeenkomen met die van het laatst geselecteerde diensttype. Als u echter tijdens het bewerken van een bestaande dienst wisselt tussen diensttypes, zullen de diensttijden en eventuele pauzes niet worden bijgewerkt om overeen te komen met die van het laatst geselecteerde diensttype.

Datum en tijd

Selecteer de datum en tijd van de dienst die u wilt toevoegen.

Pauze(s)
  • U kunt meerdere pauzes toevoegen aan dezelfde dienst. Als u geen pauzeregels heeft ingesteld, resulteert het toevoegen van een pauze standaard in een pauze van 30 minuten in het midden van uw dienst. Voor een dienst van 9:00-11:00 uur wordt de pauze geplaatst van 9:45-10:15 uur, maar u kunt dit naar wens aanpassen. Als uw dienst korter is dan 30 minuten, wordt de pauze standaard even lang als de dienst waarin deze valt.
  • De recyclingknop naast de Pauzes kop vervangt alle bestaande pauzes van de dienst door wat is geconfigureerd in gedeelde/lokale, overeenkomstsjabloon-, of overeenkomstniveau pauzeberekeningen. U kunt ook handmatig extra pauzes toevoegen nadat u uw pauzeberekeningsregels heeft toegepast. Lees meer over pauzeberekeningsregels hier.
Taken

Taken zijn in wezen hetzelfde als een dienst, omdat ze zijn opgebouwd uit diensttypes. Op een taak moet u het diensttype en de start- en eindtijd definiëren. U voegt een taak rechtstreeks toe aan een dienst. U kunt alleen een taak toevoegen binnen het tijdsbestek van de hoofddienst.

Het plannen van een taak over een pauze betekent alleen dat de werknemer aan de betreffende taak zal werken zowel vóór als na zijn/haar pauze; om te voorkomen dat de werknemer pauze neemt, moet u de pauze volledig uit de dienst verwijderen.
Dienstinformatie
  • Sectie: Selecteer in welke sectie van de unit de dienst moet worden geplaatst.
  • Kostenplaats: Selecteer de relevante kostenplaats voor de dienst.
  • Project: Selecteer elk project waarmee u de dienst wilt associëren.
Overeenkomst

Het overeenkomstveld wordt toegevoegd aan het formulier zodra u een werknemer aan de betreffende dienst toewijst.

  • Bij het toevoegen van een dienst bepaalt de overeenkomstinstelling Toestaan overschrijven bij overlappende diensten of een nieuwe dienst kan overlappen met een bestaande dienst van de werknemer.
    • Deze instelling kan worden ingesteld in het overeenkomstsjabloon (Accountinstellingen > Overeenkomsten > Overeenkomstsjablonen > [overeenkomstsjabloon invoegen] > Regels voor uren) en in de persoonlijke overeenkomst (Personen > [werknemer invoegen] > Overeenkomst > Geavanceerde instellingencategorieën > Regels voor werktijd).
Lees meer over werken met overeenkomstsjablonen hier.
Opmerking

De opmerkingen bij de dienst zijn zichtbaar in zowel de dag- als de weekweergave.

Salaristyperingsregels

Salaristyperingsregels stellen u in staat om regels te definiëren voor extra salaristypen die worden gegenereerd wanneer een werknemer tijd registreert voor een specifieke dienst. Deze regels kunnen worden gedefinieerd voor individuele diensten in de planning (maar niet in het basisrooster) en voor diensttype.

Lees meer over salaristyperingsregels hier.
Zodra u een bestaande dienst kopieert naar een nieuwe werknemer, wordt de kostenplaats van de gekopieerde dienst de standaard kostenplaats voor de personeelskaart. U kunt de kostenplaats van de nieuw gekopieerde dienst wijzigen door de dienst te bewerken.

Kopieer een dienst

U kunt een dienst op verschillende manieren kopiëren. Om een bestaande dienst te kopiëren, klikt u op de dienst en klikt u op het selectie (hand) icoon.

Navigeer naar waar u de + wilt toevoegen om de dienst te kopiëren.

Belangrijk om te onthouden!

  • De handmatige salarisregel wordt gekopieerd, ongeacht of de dienst wordt gekopieerd naar dezelfde werknemer, een andere werknemer of geen werknemer. Dit geldt momenteel alleen voor individueel gekopieerde diensten.
  • Als de oorspronkelijke dienst niet geldig is op de datum waarop de overeenkomst is gekopieerd, dan wordt de overeenkomstselectielogica toegepast en selecteert Quinyx een overeenkomst voor de gekopieerde dienst op basis daarvan. Dit geldt alleen als de dienst wordt gekopieerd naar dezelfde werknemer. Dit is ook hoe u diensten kopieert in het basisrooster.
  • Als u handmatig een kostenplaats wijzigt op een dienst waarvan de kostenplaats oorspronkelijk is overgenomen van het diensttype en vervolgens die dienst kopieert naar een andere dag voor dezelfde werknemer, dan heeft de gekopieerde dienst dezelfde kostenplaats als de dienst waarvan deze is gekopieerd.

Geavanceerde instellingen

Geavanceerde instellingen worden overgenomen van het diensttype van uw dienst, maar u kunt deze overschrijven op het niveau van de dienst onderaan de bewerkingspagina venster onder de Geavanceerde instellingen sectie.

U kunt de volgende geavanceerde instellingen configureren op het dienstniveau.

Productieve uren

Het is mogelijk dat diensten die niet worden meegeteld als geplande uren, worden meegeteld als productieve tijd en dus worden opgenomen in de samenvatting van het Personeelsbestand die u kunt zien in het dagelijkse rooster en de geplande personeelsweergave als u de Prognose-module gebruikt. Als een dienst is gemarkeerd als productieve tijd, wordt deze opgenomen in alle samenvattingen van het Personeelsbestand in geplande weergaven en Prognose:

  • Nee: Deze optie kan worden geselecteerd als het diensttype wordt gebruikt voor taken die niet bijdragen aan de verkoop en nooit moeten worden opgenomen in het personeelsbestand in vergelijking met optimale personeelsbezetting, bijvoorbeeld administratie of training.
  • Ja, voor geplande uren: Uren worden alleen als productief berekend als de dienst is aangevinkt als Geplande uren tellen en standaard is geselecteerd.
  • Ja, altijd: De waarde Geplande uren tellen wordt genegeerd en de dienst wordt altijd als Productieve tijd geteld.
Geplande uren tellen

Geplande uren tellen bepaalt of de uren van de dienst meetellen voor Geplande uren. Let op de afhankelijkheid van deze instelling en die van Productieve uren.

Tellen als gewerkte uren

Tellen als gewerkte uren bepaalt of de klokactie die aan deze dienst is gekoppeld meetelt voor Gewerkte uren.

Vrije dag

Door aan te vinken dat een dienst een vrije dag is, geeft u aan dat de toegewezen persoon van deze dienst niet hoort te werken tussen het begin- en eindtijdstip van de dienst. Meestal wordt deze instelling aangevinkt in combinatie met het uitvinken van de opties Tellen als geplande uren en Tellen als gewerkte uren.

Als u wijzigingen aanbrengt op dienstniveau en vervolgens een nieuw diensttype selecteert voor uw dienst, zullen de geavanceerde instellingen van dat nieuw geselecteerde diensttype de instellingen op dienstniveau vervangen die u hebt ingesteld.

Correctieve acties

Wanneer een dienst is gekoppeld aan ten minste één klokactie, verschijnt er extra functionaliteit in het detailpaneel van de dienst.

Klokactie splitsen

Met deze functionaliteit worden alle segmenten van de klokactie die buiten de gekoppelde dienst vallen, opgesplitst in afzonderlijke klokacties. Na de splitsing worden alle gesplitste klokacties gekoppeld aan de oorspronkelijke dienst, maar ze kunnen ook worden gekoppeld aan een andere dienst en andere overeenkomsten, kostenplaatsen en projecten.

Een typisch voorbeeld van gebruik is wanneer een werknemer meerdere overeenkomsten heeft, waarvan er één flexibele werktijden toestaat en één die overwerk toestaat. Met deze functie kan een manager (of werknemer) de verschillende segmenten verbinden met de juiste overeenkomst, afhankelijk van of de werknemer flexibel heeft gewerkt of overwerk heeft verricht.

Correcte pauzes

Dit kan handig zijn als de werknemer verkeerd heeft ingeklokt of uitgeklokt voor een pauze, of als de werknemer helemaal niet heeft uitgeklokt voor een pauze. Wanneer u Correcte pauzes selecteert, wordt de laatste invoer die is gekoppeld aan de dienst naar voren of naar achteren verplaatst, zodat de totale geklokte tijd van de pauze overeenkomt met de totale geplande tijd van de pauze. Als er geen pauzes zijn bij het klokken, zal de functionaliteit Correcte pauze pauzes voor u aanmaken.

Wanneer een gebruiker de functionaliteit Correcte pauzes toepast, geldt de volgende logica:

  • Eén geplande pauze, geen geklokte pauze: Er wordt een pauze toegevoegd op dezelfde tijd en duur als de geplande pauze en de klokactie wordt gesplitst
  • Eén geplande pauze, één geklokte pauze die korter is dan de geplande pauze: De starttijd van de tweede klokactie wordt verplaatst zodat de totale pauzetijd gelijk is aan de geplande pauzetijd.
  • Eén geplande pauze, één geklokte pauze die langer is dan de geplande pauze: De starttijd van de tweede klokactie wordt verplaatst zodat de totale pauzetijd gelijk is aan de geplande pauzetijd.
  • Twee geplande pauzes (of meer), twee geklokte pauzes (of meer) waarbij het totaal van de geplande pauze-uren langer is dan het totaal van de geklokte pauzes: De start van de laatste klokactie wordt verplaatst zodat de totale pauzetijd gelijk is aan de geplande pauzetijd.
  • Twee geplande pauzes (of meer), twee geklokte pauzes (of meer) waarbij het totaal van de geplande pauze-uren korter is dan het totaal van de geklokte pauzes: De start van de laatste klokactie wordt verplaatst zodat de totale pauzetijd gelijk is aan de geplande pauzetijd. (let op dat geklokte pauzes volledig kunnen worden verwijderd)

Een werknemer toewijzen aan een dienst

Bij het toewijzen van een werknemer aan een dienst ziet u een lijst met potentiële werknemers om in te plannen. Wanneer een werknemer beschikbaar is, ziet u de beschikbaarheid weergegeven als een "badge" bij de naam van de werknemer.

Indien een werknemer niet beschikbaar is, wordt de "rij" enigszins grijs weergegeven.

Hoe een dienst toewijzen

  1. Maak een nieuwe dienst aan of bewerk een bestaande dienst.
  2. Selecteer een diensttype.
  3. Selecteer de datum en tijd van de dienst.
  4. Klik op de vervolgkeuzelijst om een werknemer te kiezen die op de dienst moet worden ingepland.
  5. De werknemerslijst verschijnt en werknemers worden gesorteerd op relevantie.
Wat betekent Gesorteerd op relevantie?
  1. Werknemers die beschikbaar of niet beschikbaar zijn volgens hun overeenkomst en Beschikbaarheid hebben ingediend (als beschikbaarheid niet wordt gebruikt, is dit deel niet van toepassing):
    1. Basisunit
    2. Uitgezonden unit
  2. Beschikbare werknemers (volgens de hoofdovereenkomst, geen absentie of dienst):
    1. Basisunit
    2. Uitgezonden unit
  3. Niet-beschikbare werknemers (volgens de hoofdovereenkomst, hebben een absentie of een dienst):
    1. Basisunit
    2. Uitgezonden unit

In de sorteerlogica houdt Quinyx ook rekening met hoeveel vaardigheden tussen het diensttype en de werknemer overeenkomen. Als werknemers exact aan dezelfde criteria voldoen, worden ze gesorteerd in alfabetisch oplopende volgorde.

Visuele indicaties

Vaardigheden
  • Grijze tekst: Overeenkomende vaardigheden tussen werknemer en diensttype.
  • Rode tekst: Ontbrekende vaardigheden tussen werknemer en diensttype.
Grijze stip op de profielfoto van de werknemer
  • Onbeschikbaarheid volgens overeenkomst.
  • Absentie
  • Werknemer heeft op hetzelfde moment een dienst.
Groene stip op de profielfoto van de werknemer
  • Beschikbaarheid
Om zoveel mogelijk informatie in de lijst te krijgen, selecteert u de datum, tijd en diensttype voordat u een werknemer selecteert.
De visuele informatie in de gesorteerde lijst is gebaseerd op de volledige dag.

Voorbeeld: Als een werknemer het eerste deel van de dag afwezig is, zal hij/zij een visuele indicatie (grijze stip) hebben met de tekst Absentie bestaat en onderaan de lijst worden gesorteerd, zelfs als de dienst die op het punt staat toegewezen te worden het tweede deel van de dag is.
Smartlist controleert vaardigheden op taken

De slimme lijst controleert vaardigheden op taken bij het suggereren welke werknemer de beste match is voor een dienst.

Voorbeeld

In het onderstaande voorbeeld hebben we een persoon toegewezen aan een dienst met een taak. De dienst vereist Vaardigheid 1, en de taak vereist Vaardigheid 2.

  • Elin Olsson heeft beide vaardigheden, dus zij wordt beschouwd als de beste match.
  • Andreas Olsson heeft Skill 1 (vereist voor de dienst) maar mist Skill 2 (vereist voor de taak), dus hij wordt beschouwd als de op één na beste match.
  • Björn Gustafsson mist beide vaardigheden, dus hij wordt beschouwd als de op twee na beste match.

Welke werknemers kan ik inplannen?

Als je de juiste machtigingen hebt ingesteld, kun je alle werknemers inplannen die lid zijn van een bepaalde groep en een geldige rol, een geldige overeenkomst en een startdatum van het dienstverband hebben. Als planner moet je ook lid zijn van dezelfde groep.

Batch kopiëren, verplaatsen en verwijderen van diensten

Batch diensten kopiëren

Je kunt diensten in batch kopiëren van het rooster van de ene werknemer naar de andere.

  1. Klik op de werknemer in de linkermarge en selecteer Diensten kopiëren.
  2. Selecteer de werknemer voor wie je de diensten wilt kopiëren.
  3. Selecteer de periode waarvoor je de diensten wilt kopiëren.
Je ontvangt waarschuwingen als er problemen zijn met de diensten die je kopieert. Als je het selectievakje aanvinkt, worden de diensten toegevoegd ondanks de waarschuwing. Je kunt alle diensten of alleen specifieke diensten selecteren. De diensten worden pas gekopieerd nadat je de waarschuwingen hebt geaccepteerd of afgewezen.
U kunt geen diensten in batches kopiëren tussen units.
  1. De diensten zijn nu gekopieerd.

Verplaats diensten in batches

U kunt diensten in batches verplaatsen van de ene werknemer naar de andere.

  1. Klik op de werknemer in de linkermarge en selecteer Diensten verplaatsen.
  2. Selecteer de werknemer naar wie u de diensten wilt verplaatsen.
U ontvangt waarschuwingen als er problemen zijn met de diensten die u verplaatst. Als u op het vinkje klikt, worden de dienst(en) verplaatst ondanks de waarschuwing. De diensten worden niet verplaatst totdat u de waarschuwingen accepteert of afwijst.
U kunt geen diensten in batches verplaatsen tussen units.

Verwijder diensten in batches uit werknemersrij

U kunt een volledige werknemersrij in de planning verwijderen.

  1. Klik op de werknemer in de linkermarge en selecteer Diensten verwijderen.
  2. Vink de optie Klokacties opnemen aan als u alle klokacties die bij de diensten horen wilt verwijderen.
  3. Klik op Verwijderen.
Als u Afwijkingen rapporteren heeft ingesteld als het type tijdregistratie voor de betreffende werknemer, worden klokacties automatisch verwijderd.
Het verwijderen in batches is gebaseerd op uw weergave. Dit betekent dat als u naar een week kijkt, alle diensten worden verwijderd, en als u de maandweergave gebruikt, worden al die diensten verwijderd.

Batch verwijderen van diensten met behulp van filteropties

Het is mogelijk om alle momenteel zichtbare diensten te verwijderen, wat betekent dat eventuele filterselecties die u heeft gemaakt in aanmerking worden genomen. Dit betekent dat u bijvoorbeeld alle diensten voor een bepaalde werknemer, unit, enz. kunt verwijderen uit een planning. U kunt dit op verschillende manieren doen.

Voorbeeld 1

  1. Begin door naar het gewenste tijdsbestek te navigeren en pas eventuele filters toe. In dit geval hebben we een bepaalde werknemer geselecteerd.
  2. Klik vervolgens op de ellips naast de naam van de werknemer, gevolgd door Diensten verwijderen zoals hieronder weergegeven. Er verschijnt een pop-up waarin het aantal te verwijderen diensten wordt weergegeven en u de mogelijkheid heeft om ook bijbehorende klokacties te verwijderen.
  3. Klik op Verwijderen en de diensten voor die werknemer worden verwijderd.

Voorbeeld 2

  1. Begin door naar het gewenste tijdsbestek te navigeren en pas eventuele filters toe. In dit geval hebben we een bepaald diensttype geselecteerd.
  2. Klik vervolgens op de ellips in de rechterbovenhoek, gevolgd door Diensten verwijderen zoals hieronder weergegeven.
  3. Klik op Verwijderen en het diensttype voor de getoonde periode wordt verwijderd.
Het verwijderen van diensten houdt rekening met filters, dus als u bijvoorbeeld gefilterd heeft op een diensttype, worden alleen diensten van dat type verwijderd.
Houd er rekening mee dat als u Afwijkingenrapportage heeft ingesteld als het type tijdsregistratie voor de betreffende werknemer, klokacties automatisch worden verwijderd.
Als u geen filters toepast bij het uitvoeren van de bovenstaande stappen, worden alle diensten in de periode die u bekijkt verwijderd.
Historische diensten verwijderen

Soms krijgen we de vraag of het mogelijk is om historische diensten van medewerkers automatisch te verwijderen na een bepaalde periode. Twee dingen zijn in dit geval van toepassing:

  • Er is op dit moment geen functie in de manager portal die het automatisch verwijderen van historische shifts mogelijk maakt. Het kan echter wel gedaan worden met een externe flow die gebruik maakt van de API's en shifts verwijderen. Merk op dat dit over het algemeen niet wordt geadviseerd omdat om juridische redenen bijna alle klanten terug willen kunnen gaan.
  • Als je het dienstverband van een medewerker met een dienst beëindigt, worden deze diensten automatisch niet meer toegewezen na een einddatum als je niet de nodige stappen uitvoert om de diensten opnieuw toe te wijzen of te verwijderen.

Gebruik van API's

Lees meer over het gebruik van API's met betrekking tot Planningen hier.


How did we do?