Groep management

Updated 1 month ago by Daniel Sjögren

U kunt Groepsbeheer gebruiken om districten, secties en eenheden toe te voegen/bewerken/verwijderen.

districten

Als je districten gebruikt, moet je één district instellen voordat je eenheidsinstellingen op de hoofdeenheid uitvoert. U kunt geen wijzigingen aan de eenheid opslaan als u geen district op de eenheid hebt gedefinieerd.

Wijken toevoegen

Navigeer naar Accountinstellingen > Groepsbeheer en klik op het domein. Er wordt een zijpaneel geopend waar u op districten toevoegen kunt klikken:

  • Stel een naam in voor het district (verplicht).
  • Selecteer een beheerder voor het district (niet verplicht).
  • Wilt u meerdere wijken tegelijk toevoegen, klik dan op toevoegen en herhaal bovenstaande stappen.
  • Als u klaar bent, klikt u op OK en de districten worden aangemaakt.

Wijken bewerken

Navigeer naar Accountinstellingen > Groepsbeheer en klik op een wijk. Er wordt een zijpaneel geopend waar u de naam en manager voor het district kunt bewerken. Klik op Opslaan als u klaar bent met uw wijzigingen:

Merk op dat als uw organisatie geen districten gebruikt, u de knop districten toevoegen niet ziet wanneer u op het domein klikt. In plaats daarvan kun je vanaf die plaats eenheden toevoegen

Wijken verwijderen

Navigeer naar Accountinstellingen > Groepsbeheer en klik op een wijk. Er wordt een zijpaneel geopend en onderaan het paneel ziet u een verwijderknop:

Nadat u op verwijderen hebt geklikt, ziet u een bevestigingsvenster. Klik op OK als u wilt doorgaan met verwijderen.

Er verschijnt een bericht in de rechterbovenhoek dat aangeeft of het verwijderen is gelukt.

Merk op dat het niet mogelijk is om een district te verwijderen als eenheden verbonden zijn met dat district. Koppel de eenheden los van het district voordat u doorgaat met verwijderen.

Secties

Voeg secties toe

Navigeer naar Accountinstellingen > Groepsbeheer en klik op de unit waar je secties wilt aanmaken. Er wordt een zijpaneel geopend waar u secties kunt toevoegen:

  • Stel een naam in voor de sectie (verplicht).
  • Selecteer een beheerder voor het district (niet verplicht).
  • Selecteer een kostenplaats voor de secties (niet verplicht).
  • Groepsintegratiesleutels toevoegen.
  • Voeg sectie-integratiesleutels toe. Als u meer dan één integratiesleutel voor een sectie wilt toevoegen, klikt u gewoon op het plusteken en er verschijnt een nieuw veld waarin u extra integratiesleutels kunt invoeren (niet verplicht).
  • Als u meerdere secties tegelijk wilt toevoegen, klikt u op toevoegen en herhaalt u de bovenstaande stappen (niet verplicht).
  • Als u klaar bent, klikt u op OK en de secties worden gemaakt.

Bewerk secties

Navigeer naar Accountinstellingen > Groepsbeheer en klik op een wijk. Er wordt een zijpaneel geopend waar u de naam, manager, kostenplaats en groeps- en sectie-integratiesleutels voor de sectie kunt bewerken.

Als u een bestaande integratiesleutel wilt bewerken, hoeft u alleen maar de sleutel te wijzigen voordat u de sectie opslaat. Als u een bestaande integratiesleutel wilt verwijderen, verwijdert u de ingevoerde sleutel uit het veld voordat u de sectie opslaat.

Als uw organisatie geen integratiesleutels gebruikt, worden deze velden grijs weergegeven en kunt u ze niet bewerken. Als je integratiesleutels wilt gebruiken, neem dan contact op met ons geweldige ondersteuningsteam voor informatie over hoe je deze kunt activeren.

Sla op wanneer u klaar bent met uw wijzigingen.

Secties verwijderen

Navigeer naar Accountinstellingen > Groepsbeheer en klik op een sectie. Er wordt een zijpaneel geopend en onderaan het paneel ziet u een verwijderknop.

Nadat u op verwijderen hebt geklikt, ziet u een bevestigingsvenster. Klik op OK als u wilt doorgaan met verwijderen. Er verschijnt een bericht in de rechterbovenhoek dat aangeeft of het verwijderen is gelukt.

Eenheden

Voeg eenheden toe

Navigeer naar Accountinstellingen > Groepsbeheer en klik op een wijk. Er wordt een zijpaneel geopend waarin u eenheden kunt toevoegen:

  • Stel een naam in voor de eenheid (verplicht).
  • Selecteer een manager voor de unit (niet verplicht).
  • Selecteer een kostenplaats voor de eenheid (niet verplicht).
  • Als u meerdere eenheden tegelijk wilt toevoegen, klikt u op toevoegen en herhaalt u de bovenstaande stappen.
  • Wanneer u klaar bent, klikt u op OK om de eenheden te maken.
Merk op dat als uw organisatie geen districten gebruikt, u de knop eenheden toevoegen ziet wanneer u op het domein klikt.

Eenheden bewerken

Merk op dat als u wijzigingen aanbrengt op de eenheidskaart nadat u alle eenheden hebt gemaakt, u de wijziging in alle eenheden moet aanbrengen. U kunt dit handmatig of met API-scripts doen.

Navigeer naar Accountinstellingen > Groepsbeheer en klik op een eenheid. Er wordt een zijpaneel geopend waar u de meest gebruikelijke instellingen voor het apparaat kunt bewerken. Sla op wanneer u klaar bent met het wijzigen van een van de instellingen in het zijpaneel:

Geavanceerde instellingen

Als u extra instellingen voor de unit wilt bewerken, klikt u op Geavanceerde unitinstellingen onderaan het zijpaneel:

Er wordt een paginavullend formulier geopend met alle beschikbare instellingen voor het apparaat.

Algemeen

Geef de unit een naam, de eerste unit moet een hoofdunit zijn. De instellingen in de hoofdunit zijn dan hetzelfde voor andere volgende units die worden gemaakt.

Voor restaurants in Zweden moet het bedrijfsnummer (org.nr) worden toegevoegd om het aanwezigheidsrapport geldig te laten zijn. Lees hier meer over het genereren van rapporten.

Naam is het enige verplichte veld in de algemene instellingen. Als uw organisatie echter de aanvullende module voor Scrive heeft gekocht om elektronische ondertekening van documenten mogelijk te maken, moet u mogelijk de informatie in de aanvullende velden invullen, zodat deze wordt ingevuld in de gegenereerde overeenkomst. Lees hier meer over het configureren van e-signing op een overeenkomstsjabloon en meer over het verzenden van een document naar een werknemer om te e-signeren hier .

Informatie

Als de unit geen hoofdunit is, voert u de bedrijfsinformatie in, inclusief het bedrijfsregistratienummer. Dit is van belang om rapportages te kunnen maken (bijvoorbeeld als personeelsregisters voor de horeca).

Deze informatie moet worden toegevoegd als u de e-signing PDF-functionaliteit Scrive wilt gebruiken, aangezien een deel van de informatie voor de PDF wordt toegewezen aan de eenheidskaart.

Diversen

  • Selecteer kostenplaats : Selecteer een standaard kostenplaats.
  • Kostenplaats overschrijven in Webpunch : Vink aan om kostenplaats te overschrijven bij het ponsen in Webpunch.
  • Volgend badgenummer : Selecteer het badgenummer waarmee u wilt starten bij het aanmaken van een nieuwe medewerker
  • Aantal UT-periodes : Selecteer hoeveel periodes van asociale uren moeten worden gebruikt. Het is mogelijk om maximaal 8 onregelmatige uren te selecteren.
  • Aanbreken van de werkdag : selecteer het uur waarop de weergave moet beginnen in de weergave Schema.
  • Pauzes/ploegen : Selecteer het maximum aantal pauzes per dienst. Maximaal 4.
  • Schema automatisch publiceren : Selecteer of het schema automatisch moet worden gepubliceerd en met welke frequentie; opties zijn Uitgeschakeld, Dagen, Weken, Maanden.
  • Schemagoedkeuring : Selecteer om de goedkeuring van schema's door niet-scheduling persona's voor beoordeling in te stellen. Standaard staat dit op "Geen", wat betekent dat het niet geactiveerd is. Door "Eenstapsgoedkeuring" te selecteren, activeert u deze en kunt u de rol toewijzen die verantwoordelijk is voor de goedkeuring.

Instellingen

Onder Instellingen kunt u de eerste dag van de week, tijdzone, valuta, minuten voor automatisch uitloggen en SSO-aanmelding toestaan.

Eerste dag van de week : Welke dag als eerste dag moet worden weergegeven wanneer u naar de wekelijkse weergave in Schema kijkt

Tijdzone : Dezelfde functionaliteit als op de eerste pagina van de eenheidskaart

Taal : Welke taal u kiest, kan van invloed zijn op sommige instellingen.

Daybreak : Welke dageraad heeft uw bedrijf en geef aan wanneer de dag begint in de planningsweergave.

Valuta : Voor salaris- en kostenberekeningen. In welke valuta moet worden weergegeven

Minuten om automatisch uit te loggen : Dezelfde functionaliteit als op de eerste pagina van de unitkaart

Sta alleen SSO login toe : Als inloggen bij Quinyx alleen beschikbaar zou moeten zijn op SSO. SSO moet dan in Quinyx worden geconfigureerd voor uw account.

Berichten

Stel in onder welke omstandigheden u wilt dat medewerkers berichten ontvangen.

Als Nieuwe ploeg melden , Ploeg verwijderd melden en Ploegwijzigingen melden zijn ingeschakeld en de werknemer heeft de overeenkomstinstelling " Taken toestaan " , dan krijgt de werknemer een melding wanneer een taak wordt gewijzigd in zijn ploeg in een gepubliceerde periode .

De werknemer ontvangt in de volgende gevallen een melding (enkel geldig in gepubliceerde periodes):

  • Wanneer een taak is toegewezen aan een medewerker.
  • Wanneer tijd of datum wordt gewijzigd.
  • Wanneer een taak wordt verwijderd.
Meldingen zijn afhankelijk van de instellingen die een medewerker op zijn telefoon heeft als het gaat om het toestaan van meldingen.

functionaliteit

U kunt de instellingen van de mobiele app configureren onder Functionaliteit:

  • Ploegenboekingen automatisch goedkeuren : Vink aan als u ploegenboekingen voor personeel wilt toestaan, op voorwaarde dat aan alle vereisten voor het boeken van de ploeg wordt voldaan.
  • Ploegenwisseling automatisch goedkeuren : Vink aan als u wilt dat personeel van ploeg kan wisselen wanneer aan alle vereisten is voldaan.
  • Ploegentoewijzing op afwezigheidseenheid vereist goedkeuring :
  • Anonieme diensten : Selecteer of de diensten getoond onder "Mijn rooster" anoniem moeten zijn, of dat de namen van medewerkers getoond moeten worden.
  • Sta overlappende bladeren toe : Selecteer of het mogelijk is om overlappende bladeren te hebben.
  • Selecteer manager bij verlofaanvraag : Selecteer of de manager van de werknemer automatisch wordt geselecteerd, of dat de werknemer een manager uit een lijst mag selecteren.
  • Bericht van interesse verwijderen bij het boeken van een dienst : Selecteer of blijken van belangstelling moeten worden verwijderd bij het boeken van een dienst.
  • Pincode in mobiele app : Vereist dat de gebruiker elke keer dat hij de app opent een pincode invoert. Bij de eerste keer inloggen wordt de gebruiker gevraagd een pincode aan te maken.
  • Alleen punch-out toestaan binnen coördinaten : Sta punch-out alleen toe als de werknemer zich binnen de coördinatenradius bevindt die voor de eenheid is gedefinieerd. Als ze de coördinaatradius verlaten zonder uit te klokken, worden ze automatisch uitgeklokt in overeenstemming met de instellingen voor automatisch uitklokken voor de overeenkomst of het overeenkomstsjabloon.

Regels voor uren

U kunt regels voor werktijd instellen die voor werknemers gelden. De regels die je instelt, helpen dan tijdens het plannen. Quinyx genereert waarschuwingen wanneer de regels worden overtreden. Als er regels zijn ingesteld in de werknemersovereenkomst, hebben deze voorrang op de regels die zijn ingesteld op de eenheid.

De regels voor uren zijn ook geconfigureerd in de Overeenkomstsjablonen. De regels in de sjablonen overschrijven de regels op de unit voor de werknemer die aan de sjabloon is gekoppeld.

Voorbeeld:

  • Maak een niet-toegewezen shift = unit instellingsregels.
  • Maak een dienst aan voor een medewerker met afspraaksjabloon = sjablonen instellingen.

Regels voor werktijd

Stel specifieke werktijden in:

  • Max uur/dag : Het maximum aantal uren dat de medewerker per dag ingepland mag worden, voordat Quinyx een waarschuwing geeft.
  • Per week : In dit geval hebben we gespecificeerd dat de ingeroosterde tijd per week maximaal 48 uur mag bedragen.
  • Min rust :: De minimale rusttijd, dagelijkse rust, is in het voorbeeld ingesteld op 11 uur. Het vakje aan de rechterkant bepaalt of de rustperiode langer mag zijn dan de dagelijkse pauze (in welk geval het vakje is aangevinkt) of dat de totale rustperiode binnen de vooraf ingestelde periode van 24 uur moet vallen (in welk geval het vakje niet is aangevinkt). In het laatste geval (als het vakje niet is aangevinkt), is er geen behoefte aan 11 uur rust tussen ploegendiensten, maar de rustperiode kan op elk moment tijdens de periode van 24 uur worden genomen, maar mag niet verder gaan dan de dagelijkse pauze.
  • Minimum uren/week : De minimum limiet voor het aantal geplande uren per week.
  • Vrije dagen : Het minimum aantal aaneengesloten vrije dagen waarop de werknemer recht heeft na het werken van de maximale periode vermeld in het bovenstaande veld.
  • Max dagen : Het maximum aantal aaneengesloten dagen dat ingeroosterd mag worden voor dezelfde medewerker. Quinyx genereert een waarschuwing als de medewerker langer dan deze aaneengesloten dagen is ingepland.
  • Minimale rust/week : Net als bij de dagelijkse rust kunt u aangeven hoeveel uren aaneengesloten wekelijkse rust de werknemer moet hebben. Bijvoorbeeld 35 uur. Quinyx zal in dit geval ook een waarschuwing genereren als het minimale wekelijkse rustquotum niet wordt gehaald.
  • Feestdagen plannen : als de overeenkomstsjabloon betrekking heeft op mensen die werken in een eenheid die bijvoorbeeld voor elke feestdag sluit, zoals een hoofdkantoor, kan dit vakje worden uitgeschakeld. U krijgt dan een waarschuwing dat u probeert werknemers in te plannen voor dagen die in Quinyx als feestdagen zijn ingevoerd.
  • Daybreak dagelijkse rust :: Dit verwijst naar de tijd voor het dagelijks aanbreken van de dag. Deze waarde die hier wordt ingesteld, heeft invloed op de minimale dagelijkse rusttijd, de minimale wekelijkse rusttijd, het maximale aantal uren per dag en het maximale aantal uren per week.
  • Minimum vrije weekenden/jaar : Dit veld kan gebruikt worden als de werknemer recht heeft op een bepaald aantal vrije weekenden per jaar.
  • Eerste dag van de week : Specificeer de eerste dag in een periode van 7 dagen. Deze periode is gespecificeerd zodat Quinyx kan monitoren binnen welke periode van 7 dagen de wekelijkse rustquote wordt gehaald.
  • UT-drempel : In sommige cao's staat dat werknemers een bepaald aantal uren per week of rekenperiode moeten werken om recht te hebben op onregelmatige tijdscompensatie. Deze vergoeding wordt in dat geval gebaseerd op de betreffende onregelmatige tijdvakken. Onsociale tijdcompensatie wordt alleen gegenereerd wanneer de opgegeven tijdslimiet is bereikt. Bij het bereiken van de termijn geldt deze vergoeding ook met terugwerkende kracht voor de gehele periode.
  • Tijdens dagen/Maximum dagen/Met meer dan uren : Deze drie velden worden in combinatie met elkaar gebruikt en zijn slechts relevant voor enkele CAO's. In deze cao's is een regel opgenomen dat er gedurende een bepaalde periode een grens is aan het aantal dagen dat de werknemer meer uren in ploegendienst mag werken. De regel zou bijvoorbeeld kunnen zijn dat gedurende een periode van 10 dagen maximaal 3 door de werknemer gewerkte dagen diensten van meer dan 10 uur mogen bevatten. Er wordt een waarschuwing gegenereerd in Quinyx als de regel die in deze drie velden is opgegeven, wordt overtreden.
  • Minimale dienstlengte : Klik op "Toevoegen" om regels toe te voegen over de minimale dienstduur waarvoor een werknemer kan worden ingeroosterd. Een voorbeeld zou zijn dat de dienst minimaal 6 uur moet zijn als de dienst begint tussen 19:00 en 03:00 uur.

Regels voor pauzes

Configureer hier regels voor pauzes:

  • Pauzes berekenen als werktijd : Gebruik dit als u maaltijdpauzes (betaalde lunchpauzes) toepast op de werkplek. Dit vakje moet aangevinkt zijn.
  • Maximale werkuren zonder pauzes (u) : Hiermee kunt u het maximaal toegestane aantal werkuren zonder pauzes aangeven.
  • Minimale pauze (minuten)/ Maximale pauze (minuten) : Hiermee kunt u de lengte van de kortste en langste pauze aangeven. Er wordt een waarschuwing gegenereerd als u een dienst inschakelt met een pauze die korter of langer is dan het minimum of maximum.
  • Vergrendelen voor schemawijzigingen : stel de duur van de planningsvergrendeling in maanden, weken of dagen in. Hierdoor krijg je een waarschuwing als je binnen deze periode een medewerker probeert in te plannen.

Sms/coördinaten

Configureer SMS en coördinaten in deze sectie:

  • Landcode : Voer de landcode voor de locatie in.
  • Applicatie-ID : Applicatie-ID.
  • SMS-provider : Selecteer de SMS-provider.
  • Standaard SMS-instellingen ophalen : Klik hierop om de volgende velden automatisch te laten invullen.
  • Service-ID : Service-ID.
  • Gebruikersnaam : Voer een bedrijfsspecifieke gebruikersnaam in.
  • Wachtwoord : Voer een uniek wachtwoord in.
  • Tweerichtings-sms-nummer : Tweerichtings-sms-nummer.
  • SMS-afzender : Voer de SMS-afzender in.
  • Coördinaten : u kunt hier de breedtegraad, lengtegraad en straal handmatig configureren. Deze worden gedefinieerd in meters en 1 meter = 3,2808399 voet. Als de coördinaat zich rond een specifieke locatie bevindt, kan het goed zijn om de locatienaam en het adres toe te voegen waarvan u weet wat er is ingesteld.
Klik op Standaard SMS-instellingen ophalen als u wilt dat Quinyx de velden automatisch vult.

Verschuiving

U kunt hier ploegtypes configureren:

  • Standaard ploegtype : selecteer het standaard ploegtype dat moet worden aangemaakt als de werknemer inschakelt zonder ingepland te zijn
  • Type X dagdienst : Eerste vrije dag.
  • Type V dagdienst : Tweede vrije dag.
X- en V-dagen zijn voornamelijk van toepassing op de Finse beroepsbevolking - voornamelijk in de hotel- en restaurantsector. Eenvoudig uitgelegd, in Finland, als een werknemer minstens 5 dagen in een week heeft gewerkt, verdient de werknemer twee vrije dagen - respectievelijk een X-dag en een V-dag genoemd.

Verwijder eenheden

Navigeer naar Accountinstellingen > Groepsbeheer en klik op een eenheid. Er wordt een zijpaneel geopend en onder aan het paneel ziet u een verwijderknop:

Nadat u op verwijderen hebt geklikt, ziet u een bevestigingsvenster. Klik op OK als u wilt doorgaan met verwijderen:

Er verschijnt een bericht in de rechterbovenhoek dat aangeeft of het verwijderen is gelukt.

Merk op dat het niet mogelijk is om de hoofdeenheid van uw account te verwijderen. Als u dat probeert, verschijnt er een waarschuwing die voorkomt dat u het verwijdert.
Zodra een eenheid is verwijderd, is alle informatie (roosters, werknemers enz.) verdwenen en is het niet mogelijk om die gegevens te herstellen

Bij het verwijderen van een eenheid die alle werknemers en verbonden gegevens bevat, handelt Quinyx dit af als een achtergrondproces. Dit betekent dat het, afhankelijk van de grootte van het toestel en de aangesloten gegevens, even kan duren voordat deze daadwerkelijk verwijderd zijn uit het systeem:

Onthoud dat het verwijderen van een eenheid onomkeerbaar is en dat ook werknemers en al hun bijbehorende gegevens worden verwijderd. Gebruik deze functionaliteit verstandig.

How did we do?