Groep management

Updated 14/7/21 by Leigh Hutchens

U kunt Groepsbeheer gebruiken om districten, secties en eenheden toe te voegen / bewerken / verwijderen.

Districten

Als u districten gebruikt, moet u één district instellen voordat u eenheidinstellingen op de hoofdeenheid uitvoert. U kunt geen wijzigingen aan de unit opslaan als u geen district op de unit heeft gedefinieerd.

Voeg districten toe

Navigeer naar Accountinstellingen> Groepsbeheer en klik op het domein. Er wordt een zijpaneel geopend waar u kunt klikken op districten toevoegen:

  • Stel een naam in voor het district (verplicht).
  • Selecteer een manager voor het district (niet verplicht).
  • Als u meerdere wijken tegelijk wilt toevoegen, klikt u op toevoegen en herhaalt u bovenstaande stappen.
  • Als u klaar bent, klikt u op OK en de districten worden gemaakt.

Bewerk districten

Navigeer naar Accountinstellingen> Groepsbeheer en klik op een district. Er wordt een zijpaneel geopend waarin u de naam en manager voor het district kunt bewerken. Klik op Opslaan als u klaar bent met uw wijzigingen:

Merk op dat als uw organisatie geen districten gebruikt, u de knop districten toevoegen niet zult zien wanneer u op het domein klikt. In plaats daarvan kun je vanaf die plek eenheden toevoegen

Verwijder districten

Navigeer naar Accountinstellingen> Groepsbeheer en klik op een district. Een zijpaneel wordt geopend en aan de onderkant van het paneel ziet u een verwijderknop:

Nadat u op verwijderen heeft geklikt, ziet u een bevestigingsvenster. Klik op OK als u door wilt gaan met het verwijderen.

In de rechterbovenhoek wordt een bericht weergegeven dat aangeeft of het verwijderen is gelukt.

Merk op dat het niet mogelijk is om een district te verwijderen als er eenheden zijn verbonden met dat district. Koppel de eenheden los van het district voordat u doorgaat met verwijderen.

Secties

Voeg secties toe

Navigeer naar Accountinstellingen> Groepsbeheer en klik op de eenheid waar u secties wilt maken. Er wordt een zijpaneel geopend waar u op secties kunt klikken:

  • Stel een naam in voor de sectie (verplicht).
  • Selecteer een manager voor het district (niet verplicht).
  • Selecteer een kostenplaats voor de secties (niet verplicht).
  • Toevoegen Integratiesleutel voor externe groepen (niet verplicht).
  • Toevoegen Integratiesleutel voor externe afdelingen (niet verplicht).
  • Als u meerdere secties tegelijkertijd wilt toevoegen, klikt u op toevoegen en herhaalt u de bovenstaande stappen.
  • Als u klaar bent, klikt u op OK en de secties worden gemaakt.

Bewerk secties

Navigeer naar Accountinstellingen> Groepsbeheer en klik op een district. Er wordt een zijpaneel geopend waar u de naam, kostenplaats en manager voor de sectie kunt bewerken. Klik op Opslaan als u klaar bent met uw wijzigingen.

 Als uw organisatie geen gebruikmaakt van integratiesleutels, worden deze velden grijs weergegeven en kunt u ze niet bewerken. Als je integratiesleutels wilt gebruiken, neem dan contact op met ons geweldige ondersteuningsteam voor informatie over hoe je het kunt activeren.

Verwijder secties

Navigeer naar Accountinstellingen> Groepsbeheer en klik op een sectie. Er wordt een zijpaneel geopend en aan de onderkant van het paneel ziet u een verwijderknop.

Nadat u op verwijderen heeft geklikt, ziet u een bevestigingsvenster. Klik op OK als u door wilt gaan met het verwijderen. In de rechterbovenhoek wordt een bericht weergegeven dat aangeeft of het verwijderen is gelukt.

Eenheden

Voeg eenheden toe

Navigeer naar Accountinstellingen> Groepsbeheer en klik op een district. Er wordt een zijpaneel geopend waarmee u eenheden kunt toevoegen:

  • Stel een naam in voor de eenheid (verplicht).
  • Selecteer een manager voor de eenheid (niet verplicht).
  • Selecteer een kostenplaats voor de eenheid (niet verplicht).
  • Als u meerdere eenheden tegelijk wilt toevoegen, klikt u op toevoegen en herhaalt u de bovenstaande stappen.
  • Als u klaar bent, klikt u op OK om de eenheden te maken.
Merk op dat als uw organisatie geen districten gebruikt, u de knop eenheden toevoegen zult zien wanneer u op het domein klikt.

Bewerk eenheden

Merk op dat als u wijzigingen aanbrengt op de eenheidskaart nadat u alle eenheden heeft gemaakt, u de wijziging in alle eenheden moet aanbrengen. U kunt dit handmatig doen of met API-scripts.

Navigeer naar Accountinstellingen> Groepsbeheer en klik op een eenheid. Er wordt een zijpaneel geopend waar u de meest gebruikelijke instellingen voor het apparaat kunt bewerken. Sla op als u klaar bent met het wijzigen van een van de instellingen in het zijpaneel:

Geavanceerde instellingen

Als u aanvullende instellingen voor de unit wilt bewerken, klikt u op Geavanceerde unit-instellingen onder aan het zijpaneel:

Er wordt een paginavullend formulier geopend met alle instellingen die voor het apparaat beschikbaar zijn.

Algemeen

Geef de eenheid een naam, de eerste eenheid moet een hoofdeenheid zijn. De instellingen in de hoofdeenheid zullen dan hetzelfde zijn voor andere volgende aangemaakte eenheden.

Informatie

Als het apparaat geen hoofdapparaat is, voer dan bedrijfsinformatie in, inclusief het bedrijfsregistratienummer. Dit is van belang bij het maken van rapportages (bijvoorbeeld als personeelsregistratie voor de horeca).

Diversen

  • Selecteer kostenplaats : Selecteer een standaard kostenplaats.
  • Kostenplaats overschrijven in Webpunch : schakel deze optie in om kostenplaats te overschrijven bij het ponsen in Webpunch.
  • Volgend badgenummer : Selecteer het badgenummer waarmee u wilt beginnen bij het aanmaken van een nieuwe medewerker
  • Aantal UT-perioden : selecteer hoeveel periodes van niet-sociale uren moeten worden gebruikt. Het is mogelijk om maximaal 8 periodes van niet-sociale uren te selecteren.
  • Aanbreken van de werkdag : Selecteer het uur waarop de weergave moet beginnen in de schemaweergave.
  • Pauzes / ploegen : Selecteer het maximale aantal pauzes per ploeg. Maximaal 4.
  • Schema automatisch publiceren : selecteer of het schema automatisch moet worden gepubliceerd en met welke frequentie; opties zijn Uitgeschakeld, Dagen, Weken, Maanden.

Instellingen

Onder Instellingen kunt u de eerste dag van de week, tijdzone, valuta, minuten voor automatisch uitloggen en SSO-login toestaan.

Berichten

Configureer onder welke omstandigheden u wilt dat medewerkers berichten ontvangen.

Als "Melden nieuwe ploeg", "Melden ploeg verwijderd" en "Melden ploegwisselingen" zijn ingeschakeld, en de werknemer heeft de overeenkomstinstelling "Sta ponsen op taken toe", dan zal de werknemer op de hoogte worden gebracht wanneer een taak tijdens zijn dienst wordt gewijzigd in een gepubliceerde periode.

De werknemer krijgt in de volgende gevallen een melding (alleen geldig in gepubliceerde periodes):

  • Wanneer een taak is toegewezen aan medewerker.
  • Wanneer tijd of datum wordt gewijzigd.
  • Wanneer een taak wordt verwijderd.
Meldingen zijn ook afhankelijk van de instellingen die de medewerker op zijn telefoon heeft als het gaat om het toestaan van meldingen.

Functionaliteit

U kunt instellingen voor mobiele apps configureren onder Functionaliteit:

  • Ploegboekingen automatisch goedkeuren : Kruis dit aan als u ploegenboekingen voor personeel wilt toestaan, op voorwaarde dat aan alle vereisten voor het boeken van de ploeg is voldaan.
  • Wisselen van ploegendienst automatisch goedkeuren: schakel dit selectievakje in als u wilt dat personeel van ploeg kan wisselen wanneer aan alle vereisten is voldaan.
  • Ploegentoewijzing op afwezigheidseenheid vereist goedkeuring :
  • Anonieme ploegen : selecteer of de ploegen die worden weergegeven onder "Mijn rooster" anoniem moeten zijn, of dat de namen van het personeel worden weergegeven.
  • Overlappende bladeren toestaan : selecteer of het mogelijk is om overlappende bladeren te hebben.
  • Selecteer manager met verlof applicatie : Selecteer of de manager van de medewerker automatisch wordt geselecteerd, of dat de medewerker een manager uit een lijst mag selecteren.
  • Kennisgeving van interesse verwijderen bij het boeken van een ploeg : selecteer of blijken van belangstelling te worden verwijderd bij het boeken van ploegendiensten.
  • Pincode in mobiele app : vereist dat de gebruiker een pincode invoert telkens wanneer hij de app opent. De gebruiker wordt gevraagd om een pincode aan te maken wanneer hij voor de eerste keer inlogt.
  • Sta punch-out alleen toe binnen coördinaten : Sta alleen punch-out toe als de werknemer zich binnen de coördinaatradius bevindt die voor de eenheid is gedefinieerd. Als ze de coördinatenradius verlaten zonder af te klokken, worden ze automatisch afgeklokt in overeenstemming met de instellingen voor automatisch uitklokken voor de overeenkomst of overeenkomstsjabloon.

Regels voor uren

U kunt regels voor werktijd opstellen die van toepassing zijn op werknemers. De regels die u instelt, helpen dan bij het plannen. Quinyx genereert waarschuwingen wanneer de regels worden overtreden. Als er regels zijn ingesteld op de werknemersovereenkomst, zullen deze de regels overschrijven die op de unit zijn ingesteld.

Regels voor werktijd

Stel specifieke werkuren in:

  • Max. Uren / dag : Het maximale aantal uren dat de medewerker per dag mag worden ingeroosterd, voordat Quinyx een waarschuwing geeft.
  • Per week : In dit geval hebben we aangegeven dat de geplande tijd per week maximaal 48 uur mag bedragen.
  • Min. Rust : De minimale rustperiode, dagelijkse rust, is in het voorbeeld op 11 uur ingesteld. Het vakje aan de rechterkant bepaalt of de rustperiode voorbij de dagelijkse pauze mag vallen (in dat geval is het vakje aangevinkt) of dat de totale rustperiode binnen de vooraf ingestelde periode van 24 uur moet vallen (in dat geval wordt het vakje niet aangevinkt). In het laatste geval (met het vakje niet aangevinkt) is er geen behoefte aan 11 uur rust tussen de diensten, maar de rustperiode kan op elk moment tijdens de periode van 24 uur worden opgenomen, maar mag niet langer zijn dan de dagelijkse pauze.
  • Minimumuren / week : de minimumlimiet voor het aantal geplande uren per week.
  • Vrije dagen : Het minimum aantal aaneengesloten dagen waarop de werknemer recht heeft na het werken van de in het bovenstaande veld vermelde maximale periode.
  • Max. Dagen : het maximale aantal aaneengesloten dagen dat voor dezelfde werknemer kan worden ingepland. Quinyx genereert een waarschuwing als de medewerker voor meer dan deze opeenvolgende dagen is ingeroosterd.
  • Minimumrust / week : Net als bij de dagelijkse rust kunt u aangeven hoeveel uur ononderbroken wekelijkse rust de werknemer moet hebben. Bijv. 35 uur. Quinyx zal in dit geval ook een waarschuwing genereren als het minimumquotum voor wekelijkse rust niet wordt gehaald.
  • Feestdagen plannen : Als het overeenkomstsjabloon betrekking heeft op mensen die werken in een eenheid die bijvoorbeeld elke feestdag sluit, zoals een hoofdkantoor, kan dit vakje worden uitgeschakeld. U ontvangt dan een waarschuwing dat u probeert om werknemers in te plannen voor dagen die als feestdagen in Quinyx zijn ingevoerd.
  • Daybreak dagelijkse rust : Dit verwijst naar de tijd voor het dagelijks aanbreken van de dag. Deze waarde die hier wordt ingesteld, heeft invloed op de min. Dagelijkse rust, min. Wekelijkse rust, max. Uren per dag en max. Uren per week.
  • Minimum vrije weekenden / jaar : Dit veld kan worden gebruikt als de werknemer recht heeft op een bepaald aantal vrije weekenden per jaar.
  • Eerste dag van de week : Specificeer de eerste dag in een periode van 7 dagen. Deze periode is gespecificeerd zodat Quinyx kan monitoren binnen welke periode van 7 dagen het wekelijkse rustquotum wordt bereikt.
  • UT-drempel : In sommige cao's staat dat werknemers een bepaald aantal uren per week of berekeningsperiode moeten werken om recht te hebben op een asociale tijdcompensatie. Deze vergoeding wordt in dat geval gebaseerd op de betreffende niet-sociale perioden. Compensatie voor niet-sociale tijd wordt alleen gegenereerd wanneer de opgegeven tijdslimiet is bereikt. Bij het bereiken van de termijn geldt deze vergoeding ook met terugwerkende kracht voor de gehele periode.
  • Tijdens dagen / Maximum aantal dagen / Met meer dan uren : Deze drie velden worden in combinatie met elkaar gebruikt en zijn alleen relevant voor enkele cao's. In deze cao's staat een regel dat er gedurende een bepaalde periode een limiet geldt voor het aantal dagen dat de werknemer in ploegendienst mag werken die langer is dan een aantal uren. Als voorbeeld zou de regel kunnen stellen dat gedurende een periode van 10 dagen maximaal 3 door de werknemer gewerkte dagen diensten van meer dan 10 uur mogen bevatten. Er wordt een waarschuwing gegenereerd in Quinyx als de regel die in deze drie velden is gespecificeerd, wordt overtreden.
  • Minimale ploegendienst : klik op "Toevoegen" om regels toe te voegen over de minimale ploegendienst waarvoor een werknemer kan worden ingepland. Een voorbeeld zou zijn dat de dienst minimaal 6 uur moet duren als de dienst begint tussen 19.00 en 03.00 uur.

Regels voor pauzes

Configureer hier regels voor pauzes:

  • Bereken pauzes als werktijd : gebruik dit als u maaltijdpauzes (betaalde lunchpauzes) toepast op de werkplek. Dit vakje moet worden aangevinkt.
  • Maximale werkuren zonder pauzes (h) : Hiermee kunt u het maximale aantal toegestane werkuren zonder pauzes aangeven.
  • Minimale pauze (minuten) / Maximale pauze (minuten) : Hiermee kunt u de lengte van de kortste en langste pauze aangeven. Er wordt een waarschuwing gegenereerd als u een ploeg bezet met een pauzetijd die korter of langer is dan het minimum of maximum.
  • Vergrendelen voor schemawijzigingen : stel de duur van de schemavergrendeling in maanden, weken of dagen in. Dit geeft een waarschuwing als u probeert een medewerker binnen deze periode in te plannen.

SMS / coördinaten

Configureer SMS en coördinaten in deze sectie:

  • Applicatie-ID : applicatie-ID.
  • SMS-provider : selecteer de SMS-provider.
  • Standaard sms-instellingen ophalen : klik hierop om de volgende velden automatisch te laten invullen.
  • Service-ID : Service-ID.
  • Gebruikersnaam : voer een bedrijfsspecifieke gebruikersnaam in.
  • Wachtwoord : voer een uniek wachtwoord in.
  • Tweerichtings-sms-nummer : Tweerichtings-sms-nummer.
  • Sms-afzender : voer de sms-afzender in.
  • Coördinaten : u kunt hier handmatig de breedte-, lengtegraad en straal configureren.
Klik op Standaard sms-instellingen ophalen als u wilt dat Quinyx de velden automatisch vult.

Verschuiving

U kunt hier ploegentypes configureren:

  • Standaard ploegentype : Selecteer het standaard ploegentype dat moet worden aangemaakt als de werknemer inschakelt zonder te zijn ingepland
  • X type dagploeg : eerste vrije dag.
  • V type dagdienst : tweede vrije dag.
X- en V-dagen zijn voornamelijk van toepassing op de Finse beroepsbevolking - voornamelijk in de hotel- en restaurantsector. Eenvoudig uitgelegd, in Finland, als een werknemer minstens 5 dagen in een week heeft gewerkt, verdient de werknemer twee vrije dagen - respectievelijk een X-dag en V-dag genoemd.

Verwijder eenheden

Navigeer naar Accountinstellingen> Groepsbeheer en klik op een eenheid. Er wordt een zijpaneel geopend en aan de onderkant van het paneel ziet u een verwijderknop:

Nadat u op verwijderen heeft geklikt, ziet u een bevestigingsvenster. Klik op OK als u door wilt gaan met het verwijderen. In de rechterbovenhoek wordt een bericht weergegeven dat aangeeft of het verwijderen is gelukt.

Merk op dat het niet mogelijk is om de hoofdeenheid van uw account te verwijderen. Als u dat probeert, verschijnt er een waarschuwing die u ervan weerhoudt deze te verwijderen.
Als een eenheid eenmaal is verwijderd, is alle informatie (roosters, medewerkers enz.) Verdwenen en is het niet mogelijk die gegevens te herstellen


How did we do?