Werken met Scrive/E-signing

Updated 4 months ago by Leigh Hutchens

E-signing is een add-on-service die de Scrive eSign-module gebruikt. Arbeidsovereenkomsten kunnen via Quinyx digitaal worden aangemaakt, ondertekend en gedistribueerd. In een overeenkomstsjabloon is het mogelijk om instellingen te definiëren met betrekking tot de distributiestroom.

Het opzetten van Scrive is een gezamenlijke inspanning. De Quinyx Application Specialist zal Scrive inschakelen en u bent verantwoordelijk voor het configureren ervan op een manier die is afgestemd op uw organisatie.

Beginnen

Scrive-instellingen

Uw Quinyx Application Specialist zal het volgende doen om u op weg te helpen:

  1. Stel een Scrive-overeenkomst op voor de klant.
  2. Activeer de Scrive-module.
  3. Configureer Scrive met de branding van uw bedrijf.
  4. Licentieperiodes toevoegen.

Overeenkomststroom op overeenkomstsjablonen definiëren

Elk type document kan worden toegewezen aan Quinyx. De meest voorkomende is een arbeidsovereenkomst, maar ook andere soorten documenten kunnen in kaart worden gebracht. Het document moet in pdf-formaat zijn. Als het origineel een ander formaat heeft, moet het worden opgeslagen als pdf.

PDF-toewijzingstags

De volgende velden zijn beschikbaar voor toewijzing:

Standard

"Date1" - Current date Y-m-:

"Date2" - Current date Y-m-d

"managerLogin", - tag that returns the full name of the logged in manager

Employee information

"badgeNo" - Employment number

"email" - Email

"cardNo" - Kortnummer

"familyName" - last name

"givenName" - first name

"sectionName" - Name of section on employee card

"costCentre" - Cost centre name

"yearOfBirth" - Year of birth, format: XXXX

"monthOfBirth" - Month of birth, format: XX

"dayOfBirth" - Day of birth, format: XX

"address1" - address, first line

"address2" - address, second line

"zip" - zip code

"city" - city

"workPlace" - name of unit

"employedDate" - Date when employment started

"category" - Staff category

"telephone" - phoneNo or cellNo

"phoneNo" - telephone number

"cellNo" - cellphone number

"nextOfKin" - Next of kin

"nextPhone" - Next of kin phone number

"legalGuardian" - legal guardian name

"legalGuardianEmail" legal guardian e-mail

"employeeInfo" - Info field

"socsecNo" - Social security number

"isOld" - true if age>67

Added all employee customer-specific additional fields to tags exported.

(setup under Tables > Additional employee fields, and then under the employee card > Additional fields to set the data)

If you have an additional field with key "x" it will be exported as the tag "x" to be used in the PDF.

If there is a conflict in key name with another exported field, e.g. "givenName", the additional field also using the key givenName is simply not exported

Employee Agreement

"agreementTempName" - Name of agreement template

"agreementStartDate" - Start date of agreement

"agreementEndDate" - End date of agreement (none if agreement does not have end date)

"agreementInfo" - Comment from the individual agreement

"salary" - Hourly salary amount (none if monthly employed)

"monthlySalary" - Monthly salary amount (none if hourly employed)

"hourly",  true if payed for working hours

"notHourly"  false if payed for working hours

"weekHours"  The same week hours as the column Hours in the agreement list (Employees -> Agreements/Availability) (changed in v322)

"weeklyAvg" -  avg. weekly working hours for full time

"levelOfEmployment" - level of employment in percentage

"agreementAdditionalFieldX" - Added agreement additional fields 1-5 (setup under Agreement -> Additional fields), exported as the tags agreementAdditionalFieldX for X = 1 .. 5

"isFullTime"  (checkbox) if employee employment level is 100%

"isPartTime"  (checkbox) if employee employment level is below 100%

"weekHoursIfPartTime"  (text string) If checkbox ifPartTime is used, this string will return the weekly hourshours

"salaryParagraph" - Outputs actual salary, followed by future planned changes (multi-line text)

"salaryParagraphFull" - Outputs your least recent salary, followed by all changes that has occurred or are planned to occur (multi-line text)

"employmentRateParagraph" - Outputs actual employment rate, followed by future planned changes (multi-line text)

"employmentRateParagraphFull" - Outputs your least recent employment rate, followed by all changes that has occurred or are planned to occur (multi-line text)

Unit Info

"unitPhoneNo", - Telefonnummer från enheten

"unitEmail", - Email adress from enheten

"companyName", - Bolagsnamn från enheten

"companyAddress", - Bolag, adress från enheten

"companyZip", - Bolag, postnummer från enheten

"companyCity", - Bolag, ort från enheten

"companyOrgNo", - Bolag, organisationsnummer från Enheten

Customer Info

"customerPhoneNo", - Telefonnummer

"customerCellNo", - Mobilnummer

"customerTelephone", - Telefonnummer eller mobilnummer om inget telefonnummer finns

"customerEmail", - Email

"customerName", # Customer name

"customerAddress1", # Customer address line 1

"customerAddress2", # Customer address line 2

"customerZip", # Customer zip

"customerCity", # Customer city

Maak velden in formulier en veldtoewijzing

Klik op het pictogram Formulier voorbereiden:

U bevindt zich nu in de weergave voor het bewerken van formulieren. In deze weergave kunt u tekstvelden en selectievakjes toevoegen en wijzigen, enz.

De vakken met bijvoorbeeld "givenName" zijn de namen van de velden die worden toegewezen aan Quinyx.

Afbeelding hieronder nodig in het Engels.

U kunt een tekstveld of een selectievakje toevoegen:

Wanneer u een veld toevoegt, kunt u het een naam geven. Voeg de tag voor het Quinyx-veld toe als de naam:

Wanneer u de veldnaam kiest, kunt u kiezen uit de velden die al bestaan of een extra veldnaam voor een werknemer aanmaken.

Maak extra werknemersvelden aan

U kunt extra velden maken in Quinyx in Classic. Navigeer naar Instellingen > Tabellen > Extra werknemersvelden :

Als je een veldtype hebt gekozen, geef dan een toelichting op het veld onder Tooltip. Die uitleg zal voor de klant verschijnen als een pop-upvenster.

De extra velden in Quinyx Classic komen terecht in een alfanumerieke volgorde en de extra velden in Quinyx komen terecht in de volgorde waarin ze zijn gemaakt.

Het is ook mogelijk om de tag voor een veld in het menu aan de rechterkant toe te voegen/te wijzigen:

Snelkoppeling: Bestaande velden gebruiken voor een nieuw document

Uw organisatie wil mogelijk een aantal verschillende arbeidsovereenkomstsjablonen in Quinyx in kaart brengen. Het is gebruikelijk dat klanten binnen hetzelfde bedrijf/verticale dezelfde sjabloon gebruiken. In deze gevallen is het mogelijk om een reeds toegewezen document te gebruiken en het “onderliggende” document te wijzigen. Kies in het menu Extra de optie Pagina's ordenen. Kies om te vervangen (rechterbovenhoek in de afbeelding):

Selecteer alle pagina's of een specifieke als er maar één moet worden vervangen en de andere hetzelfde blijft:

Kies ervoor om de pagina's te vervangen en klik op OK:

Het document of specifieke pagina's worden vervangen, maar de toegewezen velden blijven. Het is mogelijk om meer velden toe te voegen en indien nodig opnieuw in te delen.

Laatste stappen

Als u alle velden heeft gemaakt en toegewezen, slaat u het document op. Upload het document in Quinyx onder Instellingen > Formulieren > Nieuwe toevoegen:

Kies een naam voor het document. Dit is de naam die het zal hebben in de Quinyx GUI:

Klik hier om meer te lezen over het gebruik van e-signing in overeenkomstsjablonen en hier om te lezen over het gebruik van e-signing voor individuele medewerkers.


How did we do?