Klokacties
Updated
by
Daniel Sjögren
Wat is een klokactie?
Een klokactie is een registratie van het exacte moment waarop een werknemer hun werkdienst begint of beëindigt. Het is een cruciaal hulpmiddel voor het nauwkeurig bijhouden van werkuren, het waarborgen van eerlijke vergoeding en het handhaven van efficiënt personeelsbeheer. Werknemers kunnen zich in- en uitklokken met behulp van de Quinyx-webapp of de mobiele app.
Een klokactie aan een dienst toevoegen
U kunt klokacties in Quinyx toevoegen door + > Punch in de planningsweergave te selecteren.
Selecteer de werknemer en geef de datum op om de klokactie aan de overeenkomstige dienst te koppelen.
U kunt de volgende velden selecteren:
Werknemer | Selecteer de werknemer voor wie u een klokactie wilt toevoegen. |
Behoort tot | De dienst waarop de werknemer is ingepland. |
Datum en tijd | Deze sectie geeft de begin- en eindtijden van de klokactie weer en stelt u in staat deze te bewerken. De tijd die onder de dienststarts- en eindtijden van de klokactie wordt weergegeven, is de initiële waarde van de klokactie. |
Open | Als een werknemer vergeet in te klokken voor een lopende dienst, kunt u een open klokactie aanmaken tijdens de dienst, waardoor de werknemer kan uitklokken wanneer de dienst eindigt. U kunt alleen een open klokactie voor de huidige dag aanmaken. |
Klokactie attesteren | Deze sectie bevat de selectievakjes voor werknemers en managers die klokacties attesteren. Afhankelijk van uw Tijdinstellingen, moet de werknemer de klokactie zelf attesteren of kan de manager beide voor de werknemer en manager attesteren. Raadpleeg ons Attest Veelgestelde vragen artikel en ons Alle gewerkte uren attesteren / niet attesteren artikel voor veel meer informatie. |
Klokactie-informatie |
|
Opmerking | Het achterlaten van een opmerking over de klokactie kan nuttig zijn als bijvoorbeeld de kostenplaats die voor de klokactie is geselecteerd, afwijkt van de kostenplaats die normaal voor deze werknemer wordt gebruikt. In dergelijke gevallen kan de opmerking bij de klokactie u en andere beheerders helpen herinneren waarom deze specifieke klokactie op deze manier is ingesteld. |
Overwerk/Aanvullende tijdtype |
Deze sectie stelt u in staat aan te geven of overwerk of aanvullende tijd in deze dienst moet worden betaald of moet worden opgeslagen als vrij tijd in plaats daarvan door de juiste keuzerondjes aan te vinken. De standaardwaarde is gebaseerd op de geldende overeenkomst, maar elke selectie die u hier maakt, overschrijft deze instellingen voor deze specifieke klokactie. Als de overeenkomst voor Emma Aronsson bijvoorbeeld stelt dat overwerk moet worden betaald, maar u selecteert compensatie met vrij tijd in plaats daarvan, geldt uw keuze alleen voor deze klokactie. |
Type onmaatschappelijk werk | Onmaatschappelijk werk is een verhoogd (of aangevuld) tarief dat wordt gebruikt om personeel te belonen en correct te compenseren voor het werken op ongunstige of onwenselijke uren. Dit kan bijvoorbeeld gaan om nachtdiensten, weekends of feestdagen. De opties hier zijn:
|
Als u per ongeluk een klokactie toevoegt zonder een dienst, ziet u een waarschuwing dat een dienst ontbreekt.
Afwezigheidsgroep klokacties
De volgende informatie wordt weergegeven voor elke afwezigheidsgroep klokactie:
- Klokactie-typenaam
- Aantal klokactie-uren
- Starttijd en eindtijd klokactie
- Unit/Sectie-naam (voor klokacties waarbij diensten zijn gebaseerd in een sectie, geven we de sectienaam weer; anders geven we de unitnaam weer)
Een bestaande klokactie bewerken
Soms moet u een klokactie om verschillende redenen bewerken:
- Fouten corrigeren: Fouten, zoals een werknemer die op het verkeerde moment in- of uitklokken, kunnen voorkomen. Met bewerken kunt u deze fouten corrigeren om nauwkeurige tijdregistraties te garanderen.
- Project- en kostentoewijzing: Mogelijk moet u de kostenplaats of het project dat aan een klokactie is gekoppeld, bijwerken om het werkelijk uitgevoerde werk weer te geven, wat essentieel is voor budgettering en financiële rapportage.
- Opmerkingen of notities toevoegen: Mogelijk moet u een opmerking aan een bestaande klokactie toevoegen om context te geven voor een bepaalde klokactie, zoals een verlengde pauze of een speciale projecttoewijzing.
- Attestatieaanpassingen: Indien geconfigureerd, moeten werknemers en managers klokacties mogelijk attesteren. Bewerken zorgt ervoor dat de records correct zijn voordat de definitieve goedkeuring plaatsvindt.
Toegang tot klokactie bewerken zijpaneel door de klokactie te selecteren. In het zijpaneel, onder de kop Klokactie bewerken , kunt u alle waarschuwingen zien die aan de klokactie zijn gekoppeld.
In het paneel kunt u de volgende details bekijken en bewerken:
Werknemer | Selecteer de werknemer voor wie u een klokactie wilt toevoegen. |
Behoort tot | De unit waartoe de werknemer behoort. |
Datum en tijd | Deze sectie geeft de begin- en eindtijden van de klokactie weer en stelt u in staat deze te bewerken. De tijd die onder de dienststartings- en eindtijden van de klokactie wordt weergegeven, is de initiële waarde van de klokactie. |
Open | Als een werknemer vergeet in te klokken voor een lopende dienst, kunt u een open klokactie tijdens de dienst maken, zodat de werknemer kan uitklokken wanneer de dienst eindigt. U kunt alleen een open klokactie voor de huidige dag maken. |
Klokactie attesteren | Deze sectie bevat de selectievakjes voor werknemers en managers die klokacties attesteren. Afhankelijk van uw Tijdinstellingen, moet de werknemer de klokactie zelf attesteren of kan de manager deze voor zowel de werknemer als de manager attesteren. Bekijk ons Attest Veelgestelde vragen artikel en ons Alle gewerkte uren attesteren / niet attesteren artikel voor veel meer informatie. |
Klokactie-informatie |
|
Opmerking | Het achterlaten van een opmerking over de klokactie kan nuttig zijn als bijvoorbeeld de kostenplaats die voor de klokactie is geselecteerd, afwijkt van de kostenplaats die normaal voor deze werknemer wordt gebruikt. In dergelijke gevallen kan de opmerking bij de klokactie u en andere beheerders helpen herinneren waarom deze specifieke klokactie op deze manier is ingesteld. |
Overwerk-/Aanvullend tijdtype |
Deze sectie stelt u in staat aan te geven of overwerk of aanvullende tijd in deze dienst moet worden betaald of moet worden opgeslagen als vrije tijd door de juiste keuzerondjes aan te vinken. De standaardwaarde is gebaseerd op de geldende overeenkomst, maar elke selectie die hier wordt gemaakt, overschrijft die instellingen voor deze specifieke klokactie. Als de overeenkomst voor Emma Aronsson bijvoorbeeld bepaalt dat overwerk moet worden betaald, maar u selecteert compensatie met vrije tijd, is uw keuze alleen van toepassing op deze klokactie. |
Type dienst voor onmaatschappelijke uren | Onmaatschappelijke uren zijn een verhoogd (of aangevuld) tarief dat wordt gebruikt om personeel te belonen en correct te compenseren voor het werken op ongunstige of onwenselijke tijdstippen. Dit kan bijvoorbeeld gaan om nachtdiensten, weekends of feestdagen. De opties hier zijn:
|
Open klokacties valideren
De daybreak-instelling bepaalt wanneer een nieuwe dag begint, wat direct de eindtijd van het geldige klokactie-interval bepaalt. Het systeem haalt deze daybreak-waarde uit de "Business day break" instelling onder de geavanceerde unit-instellingen.
Bij het berekenen van het geldige klokactie-interval eindigt het interval precies op de daybreak-tijd van morgen, en deze eindtijd is uitgesloten van het geldige venster. Alle open klokacties die op of na dit exacte daybreak-moment zijn geregistreerd, zullen de validatie niet doorstaan en worden gemarkeerd als "ongeldig (toekomst)".
Hier ziet u hoe verschillende daybreak-instellingen het interval beïnvloeden (uitgaande van een huidige tijd van 16 oktober om 15:00 en een flexibiliteit van 24 uur Auto klokactie uit):
- Daybreak = 0 uur: De nieuwe dag begint om 00:00. Het geldige klokactie-interval eindigt op 17 oktober om 00:00. Een klokactie om 23:55 op 16 oktober is geldig, maar een klokactie om precies 00:00 op 17 oktober zal mislukken.
- Daybreak = 2 uur: De nieuwe dag begint om 02:00. Het geldige klokactie-interval wordt verlengd en eindigt op 17 oktober om 02:00. Een klokactie om 01:55 op 17 oktober is geldig, terwijl een klokactie om precies 02:00 op 17 oktober zal mislukken.
In beide scenario's blijft het begin van het geldige klokactie-interval gekoppeld aan de huidige tijd minus de automatische uitklok-flexibiliteit (bijvoorbeeld 15 oktober om 15:00).
Klokactie-afrondingsscenario's
Om tegemoet te komen aan de klokactie-afrondingsinstellingen die beschikbaar zijn voor klokacties die afkomstig zijn van Webpunch en Mobile, waarmee een werknemer 2 uur voor het begin van de dienst kan klokken, hebben we een extra 2 uur na toekomstige daybreak geïntroduceerd.
Voorbeeld
- Een dienst die begint om 00:30 en eindigt om 06:30.
- Daybreak is ingesteld op 00:00.
- Klokactie-afronding ingesteld op 30 minuten tot dienststart bij klokken.
- Poging om vroeg in te klokken om 23:50.
- Een toekomstige klokactie wordt gemaakt om te beginnen om 00:00 op basis van de klokactie-afrondingsinstellingen van de overeenkomst.
Voeg een klokactie toe aan een taak
U kunt klokacties aan taken koppelen.
Om een klokactie aan een taak toe te voegen:
- Klik in de planningweergave op + > Klokactie.
- Klik in het paneel Klokactie toevoegen op de werknemer voor wie u een klokactie wilt toevoegen.
- Selecteer de taken uit de vervolgkeuzelijst, zoals u een dienst zou selecteren.
- Kies de datum en tijd.
- Stel eventuele andere parameters in die u aan de klokactie wilt koppelen, zoals het vereisen van werknemer- en/of managerbevestiging, kostenplaats, project, enz.
- Klik op Opslaan.
- Nu is de klokactie op de taak zichtbaar in de planningweergave.
Klokacties bevestigen
Het bevestigen van klokacties is het proces waarbij managers en werknemers de nauwkeurigheid van geregistreerde werkuren verifiëren en bevestigen om ervoor te zorgen dat deze de werkelijk gewerkte tijd weerspiegelen.
U kunt klokacties op verschillende manieren bevestigen:
Één voor één
U kunt diensten afzonderlijk bevestigen door op de klokactie te klikken.
Bulkbevestiging
U kunt ook alle diensten binnen een bepaalde periode in bulk bevestigen door op de drie puntjes naast de naam van een werknemer te klikken en Alles bevestigen.
te selecteren. Als u klokacties per ongeluk hebt bevestigd of als deze moeten worden gewijzigd, kunt u opnieuw op de drie puntjes klikken en Alles ongedaan maken selecteren.
Pro tips!
- Het is handig om een filter filter op Niet-geverifieerde klokacties in te stellen om ervoor te zorgen dat u niets hebt gemist. Zodra alles in de periode is geverifieerd, verschijnt er een groene cirkel rond de foto van de gebruiker. U kunt de verificatiestatus per werknemer of per unit vinden onder Tijd.
- Het verificatieproces in Quinyx omvat over het algemeen dat de werknemer eerst hun uren verifieert, gevolgd door een manager. Het systeem biedt echter flexibiliteit, afhankelijk van uw interne processen. In Tijdinstellingen kunt u het verificatieproces configureren zodat managers ook voor werknemers kunnen verifiëren. Door dit te doen, wordt het selectievakje voor werknemerverificatie echter ook aangevinkt als een manager besluit voor een werknemer te verifiëren.
Bronnen
Wilt u meer leren over klokacties? Bekijk deze artikelen:
