Hur man rensar upp din konfiguration.
Uppdaterad
av
Leigh Hutchens
Med tiden kan din Quinyx-miljö samla på sig föråldrade skifttyper, inaktiva anställda eller äldre kostnadsställen. Att rensa upp dessa data säkerställer att ditt system förblir lätt att navigera och förhindrar fel i schemaläggning och rapportering.
Hantera historiska data: ta bort, inaktivera och arkivera
Beroende på objektet har du tre primära sätt att hantera oanvända data: Ta bort, Inaktivera eller Arkivera.
Förstå dina alternativ
Att välja rätt åtgärd beror på om du behöver behålla historiska register för efterlevnad eller rapportering.
Ta bort
Varning: Att ta bort ett objekt är permanent. När ett objekt tas bort, tas all associerad data (såsom avtal, scheman och historiska register) bort från systemet och kan inte återställas.
- Bäst för: Objekt som skapats av misstag och aldrig har använts.
- Begränsning: Många objekt kan inte tas bort om de har historiska data kopplade till dem.
Inaktivera
Inaktivering av ett objekt tar bort det från aktuell vy och framtida planering utan att radera historiken.
- Bäst för: Skifttyper eller anställda som inte längre är aktiva men kräver historisk dokumentation.
- Effekt: Användare kan inte välja objektet för framtida scheman, men all historisk data förblir tillgänglig i rapporter.
Arkivera
Arkivering fungerar på liknande sätt som inaktivering och används för specifika organisationsstrukturer som kostnadsställen och grundscheman.
- Bäst för: Organisationsstädning av enheter eller långsiktiga scheman.
- Effekt: Historisk data bevaras, men objektet döljs från aktiva rullgardinsmenyer och menyer.
För grundscheman, skifttyper, kostnadsställen och projekt kan du använda antingen arkiveringsfunktionen eller avmarkera rutan "Aktiv" för att inaktivera objektet.
Bästa praxis för begränsade objekt
Vissa objekt i Quinyx kan inte inaktiveras eller arkiveras på grund av systemberoenden. Om du inte kan ta bort ett objekt som har använts historiskt rekommenderar vi en "mjuk-dölj" metod:
- Byt namn på objektet: Prefixa namnet med
XX_DO_NOT_USE_[Original Name]. - Varför detta fungerar: Detta flyttar objektet till botten av alfabetiska listor och signalerar tydligt till andra chefer att objektet är pensionerat. Behåll alltid det ursprungliga namnet i strängen för att säkerställa att du kan identifiera det för historisk rapportering.
Databehandlingsmöjligheter per objekt
Använd tabellen nedan för att avgöra vilken åtgärd som är tillgänglig för specifika systemobjekt.
Objekt | Rekommenderad åtgärd | Kan raderas? |
Frånvaroorsaker | N/A | Ja, om inga historiska poster finns. |
Avtalsmallar | Byt namn till | Ja, om de inte används. |
Grundscheman | Arkivera | Utkast kan raderas; aktiva bör arkiveras. |
Kostnadsställen | Arkivera | Ja, om de inte längre är kopplade till aktiv data. |
Regioner | Inaktivera eller flytta enheter | Ja, efter att enheter har flyttats till en annan region. |
Mobil- och personalportalbehörigheter | Ja, om de inte används | |
Övertidsmetoder | Ja, om de inte används | |
Personer | Inaktivera eller gör passiva för att behålla historik | Ja. Observera att all historisk data kommer att tas bort. Se särskild anmärkning "nedan". |
Projekt | Arkivera | Ja, om de inte längre är kopplade till aktiv data. |
Roller | N/A | Ja, om de inte för närvarande är tilldelade några användare. |
Avdelningar | Arkivera | Ja, men kan påverka historiska rapporter. |
Skifttyper | Inaktivera | Ja, om de aldrig har använts. |
Time Trackers | Ta bort kopplingar | Ja, om de inte är länkade till mallar/lönearter. |
Enheter | Arkivera | Ja, men all associerad data kommer att gå förlorad. |
Kompetenser | Ta bort | Ja, kan tas bort utan systemvarning. |
Speciell anmärkning om avslutande av anställning
När du avslutar en anställning (inaktiverar en användare):
- Systemet behåller all historisk data.
- Eventuella framtida skift tilldelade den användaren avbokas automatiskt.
- Du kan återaktivera användaren senare om de återvänder till företaget.
Om du väljer att Ta bort en användare istället, raderas all historisk data kopplad till den anställda permanent från systemet.
