Wie man die Konfiguration aufräumt
Updated
durch
Daniel Sjögren
Manchmal ist es eine gute Idee, sich etwas Zeit zu nehmen, um alte Informationen in Quinyx, die Sie nicht mehr verwenden, zu entfernen, damit Sie mit einer sauberen Weste beginnen können.
Wir haben festgestellt, dass viele unserer Kunden, die Quinyx seit einigen Jahren nutzen, Informationen haben, die im System nicht mehr verwendet werden, aber noch vorhanden sind. Manchmal macht dies es schwierig zu erkennen was verwendet werden sollte und was nicht.
Wir haben uns etwas Zeit genommen, um diesen Bereich zu erkunden und zu bestimmen, welche Elemente in Quinyx von einer Löschung, Deaktivierung oder Archivierung profitieren könnten.
Löschen, deaktivieren oder archivieren
In Quinyx gibt es einige Optionen, wie Sie mit unnötigen Informationen umgehen können, die Sie nicht mehr benötigen. Sie können die Elemente löschen, sie inaktiv machen oder archivieren.
Löschen
Wenn ein Element in Quinyx gelöscht wird, verschwinden alle damit verbundenen Daten. Wenn Sie beispielsweise einen Mitarbeiter löschen, werden alle Daten, wie Vereinbarungen, Mitarbeiterinformationen und Zeitpläne, die mit diesem Mitarbeiter verbunden sind, gelöscht und es gibt keine Möglichkeit, sie wiederherzustellen.
Deaktivieren
Wir sehen oft Kunden mit vielen Schichttypen, die sie nicht mehr verwenden. In diesem Fall können ungenutzte Schichttypen deaktiviert werden, um Verwirrung oder ungenaue Planung zu vermeiden. Wenn Sie Schichten deaktivieren, bleiben alle historischen Daten weiterhin verfügbar und Benutzer können den Schichttyp nicht mehr verwenden, sobald er deaktiviert wurde.
Archivieren
Archivieren ist eine Funktion ähnlich wie Deaktivieren, bei der Sie in der Benutzeroberfläche Kostenstellen und Vorlagen archivieren können, usw.
Deaktivierte oder archivierte Elemente können nicht für zukünftige Planungen verwendet werden, aber die historischen Elemente bleiben erhalten. Das Festlegen eines Enddatums für einen Mitarbeiter oder eine Vereinbarung ist eine Möglichkeit zur Deaktivierung.
Für Vorlagen, Schichttypen, Kostenstellen und Projekte können Sie entweder die Archivierungsfunktion verwenden oder das Kontrollkästchen "Aktiv" deaktivieren, um das Element zu deaktivieren.
Leider gibt es einige Elemente, auf die Sie im Moment keine Maßnahmen ergreifen können. Sie können natürlich gelöscht werden, wenn sie derzeit nicht verwendet werden oder nicht verwendet wurden. Wenn sie jedoch verwendet wurden, müssen Sie sie anders behandeln.
Für jetzt empfehlen wir Kunden, den Artikel XX_DO_NOT_USE[name] zu benennen. Dadurch wird der Artikel ans Ende der Liste verschoben und für alle klar, dass er nicht verwendet werden sollte. Wir empfehlen Ihnen, den Originalnamen beizubehalten, um ihn identifizieren zu können, falls erforderlich.
In der Tabelle unten sehen Sie eine Liste bestimmter Artikel, die wir mit verschiedenen Lösch-, Deaktivierungs- und Archivierungsoptionen identifiziert haben.
Artikel | Aktion verfügbar | Kann gelöscht werden |
Rollen | Ja, wenn nicht verwendet | |
Bezirk | Kann gelöscht werden, nachdem alle Einheiten in einen anderen Bezirk verschoben wurden oder Bezirke deaktiviert wurden, um alle zu entfernen | |
Einheiten | Ja. Alle mit der Einheit verbundenen Daten werden gelöscht | |
Sektionen | Ja. Alle Verknüpfungen zu den Sektionen werden entfernt (könnte Berichte beeinflussen) | |
Mobile und Mitarbeiterportal-Berechtigungen | Ja, wenn nicht verwendet | |
Vereinbarungsvorlagen | Vorlage in X_DO_NOT_USE_[Vorlagenname] umbenennen | Ja, wenn nicht verwendet |
Zeitkonten | Alle Verknüpfungen zu Vorlagen und/oder Gehaltstypen entfernen | Ja, wenn nicht verwendet |
Überstundenmethoden | Ja, wenn nicht verwendet | |
Abwesenheitsarten | Ja, wenn nicht verwendet | |
Personen | Deaktivieren Passiv setzen | Alle historischen Daten, die mit dem Mitarbeiter verbunden sind, werden gelöscht |
Vorlagen | Archivieren | Entwürfe können gelöscht werden |
Schichttypen | Deaktivieren | Ja, wenn sie nicht verwendet werden |
Fähigkeiten | Löschen | Kann ohne Warnung gelöscht werden |
Projekte | Archivieren | |
Kostenstellen | Archivieren |
