Abwesenheit hinzufügen

Updated 1 month ago durch Daniel Sjögren

Sie müssen den Seitenbereich Abwesenheit hinzufügen öffnen, um eine Abwesenheit hinzuzufügen. Sie können dies auf zwei verschiedene Arten tun. Sie können dorthin navigieren, indem Sie entweder auf das Symbol + > Abwesenheit klicken

oder Sie können auf die Schicht eines Mitarbeiters im Plan klicken und dann auf Weitere Optionen > Abwesenheit hinzufügen klicken:

Beide Methoden öffnen den Seitenbereich Abwesenheit hinzufügen , in dem Sie alle relevanten Abwesenheitsinformationen für einen Mitarbeiter eingeben können.

Pflichtfelder sind mit einem Stern * gekennzeichnet

So fügen Sie eine Abwesenheit hinzu:

  1. Wählen Sie den Mitarbeiter aus, für den Sie eine Abwesenheit hinzufügen möchten.
  2. Fügen Sie das Datum und die Uhrzeit der Abwesenheit hinzu. Kreuzen Sie das Kästchen Ganztägig an, wenn die Abwesenheit einen ganzen Tag von 24 Stunden dauert. Standardmäßig ist dieses Kontrollkästchen nicht aktiviert. Wenn Sie das Kontrollkästchen deaktivieren, nachdem Sie es angekreuzt haben, enthalten die Datums- und Zeitfelder dieselben Daten, die sie unmittelbar vor dem Ankreuzen des Kontrollkästchens hatten.
    Wenn der Abwesenheit keine Schicht zugrunde liegt, wird die Standardzeit auf 12.00 - 13.00 Uhr eingestellt.
  3. Wählen Sie einen Abwesenheitsgrund aus.
  4. Sie können auswählen, ob die Abwesenheit durch den Mitarbeiter , den Vorgesetzten oder beide bescheinigt werden soll. Abhängig von Ihren Einstellungen muss der Mitarbeiter , auf den sich die Abwesenheit bezieht, möglicherweise die Abwesenheit bestätigen, bevor der Vorgesetzte dies tun kann.
  5. Sie können die für den Mitarbeiter eingerichteten Zeiterfassungen anzeigen. Lesen Sie hier mehr über Zeiterfassung.
  6. Geben Sie ggf. einen Abwesenheitsplan ein. Lesen Sie hier mehr über Abwesenheitspläne.
  7. Fügen Sie einen optionalen Kommentar hinzu.
  8. Klicken Sie auf Speichern.
Es ist möglich, eine Abwesenheit hinzuzufügen, nachdem das Enddatum eines Mitarbeiters verstrichen ist.

Beispiel: Heute ist der 3. September. Der letzte Arbeitstermin von Mitarbeiter X war der 2. September. Es ist möglich, zu einem Datum zu gehen, an dem der Mitarbeiter noch beschäftigt war, und eine Abwesenheit hinzuzufügen.
Es ist möglich, den Abwesenheitsgrund in einer Abwesenheit zu ändern, wenn die Abwesenheitsplanung verwendet wird. Es ist nicht möglich, den Abwesenheitsplan in einer bestehenden Abwesenheit zu ändern (in diesem Fall müssen Sie eine neue Abwesenheit erstellen).
Mitarbeiter werden benachrichtigt, wenn das Datum oder die Uhrzeit einer bestehenden Abwesenheit geändert wird (vorausgesetzt, der Vorgesetzte hat die Benachrichtigungen nicht angehalten).

Es ist möglich, eine Abwesenheit mit einer Dauer von bis zu 24 Monaten zu begründen.

Kommentar des Managers bei der Beantragung/Ablehnung von Abwesenheit

Sie können das Manager- Kommentarfeld ganz einfach im Abwesenheitsantragsbereich anzeigen.

Mit dieser Funktion kann ein Manager beim Ablehnen oder Genehmigen von Abwesenheitsanträgen einen Kommentar hinzufügen. Wenn beim Genehmigen einer Abwesenheitsanfrage ein Kommentar hinzugefügt wird, wird dieser Kommentar anschließend im Manager-Kommentarfeld derselben Abwesenheit angezeigt, aber die Abwesenheit wird als Qmail an diesen Mitarbeiter gesendet. Wenn stattdessen ein Kommentar zu einem abgelehnten Abwesenheitsantrag hinzugefügt wird , wird dieser Kommentar über Qmail an den Mitarbeiter gesendet.

Diese Funktion ist aus mehreren Gründen nützlich:

  • Damit können Sie als Vorgesetzter Ihre Mitarbeiter auf einfache Weise darüber informieren, warum ihr Abwesenheitsantrag genehmigt oder abgelehnt wurde.
  • Es könnte für Sie als Manager hilfreich sein, da es Ihnen hilft, sich daran zu erinnern, warum Sie einen Abwesenheit , Wochen oder Monate nachdem Sie es genehmigt haben, genehmigt haben.
  • Zu einem späteren Zeitpunkt können Sie in Quinyx' zukünftigen Audit-Protokollen den Kommentar sehen, der dem betreffenden Mitarbeiter erklärt, warum ein Abwesenheitsantrag Tage, Wochen oder Monate, nachdem Sie ihn genehmigt haben, genehmigt oder abgelehnt wurde.

Ändern Sie Abwesenheitsgrund bei der Genehmigung von Abwesenheitsanträgen

Ein Manager kann den Abwesenheitsgrund aktualisieren, wenn er Abwesenheitsanträge genehmigt.

Wenn ein Abwesenheitsgrund aktualisiert und der Abwesenheitsantrag genehmigt wird, wird dieser Abwesenheitsgrund anschließend im Feld Abwesenheitsgrund derselben Abwesenheit angezeigt. Wenn stattdessen ein Abwesenheitsgrund für einen abgelehnten Abwesenheitsantrag aktualisiert wird, wird diese Änderung nirgendwo widergespiegelt.

Der Standardwert dieses Feldes ist der Abwesenheitsgrund der vom Mitarbeiter ausgewählt wurde, als der Abwesenheitsantrag erstellt wurde. Wenn Sie den Abwesenheitsgrund auswählen, ist die Liste der möglichen Abwesenheitsgrund dieselbe, die ein Manager sehen kann, wenn er die Abwesenheit für denselben Mitarbeiter manuell hinzufügt.

Diese Funktion ist nützlich, da Sie als Manager den Abwesenheitsgrund in Fällen aktualisieren können, in denen es zu einem Kommunikationsfehler mit dem Mitarbeiter gekommen ist und der Abwesenheitsgrund aktualisiert werden muss, um einen korrekten Zeiterfassungssaldo und die Gehaltsabrechnung des Mitarbeiters zu erhalten.

Teilzeit Abwesenheit

Quinyx bietet bei Auswahl der Option Teilzeit- Abwesenheit zwei Möglichkeiten, die Aufteilung bestehender Schichten zu handhaben. Sie können die Abwesenheit entweder pro Schicht oder pro Tag aufteilen.

Hinweis: Wenn Sie möchten, dass Ihre Teilzeitabwesenheit für den Rest des Tages gilt, belassen Sie das Feld Bis-Datum und Zeit so, wie es ist, da sich 00:00 auf den Beginn des Tages nach der Abwesenheit bezieht.
Split pro Schicht

Im folgenden Beispiel fügen wir der Einfachheit halber eine Teilzeitabwesenheit für einen Mitarbeiter hinzu, der eine Schicht hat:

Wenn Sie eine Abwesenheit hinzufügen und einen Teilzeitprozentsatz eingeben, wird Ihnen die Option Split pro Schicht angezeigt:

Nachdem Sie die Aufteilung pro Schicht ausgewählt haben, werden diese Optionen im Dropdown-Menü angezeigt, in dem Sie auswählen, was mit der/den Schicht (en) geschehen soll:

Anschließend können Sie auswählen, ob die Abwesenheit zu Beginn oder am Ende der Schicht erfolgen soll und was mit der/den Schicht(en) während der Abwesenheit des Mitarbeiter geschehen soll (löschen, zuordnen).

Tagesbeginn beibehalten : Die Abwesenheit wird am Ende des Tages basierend auf dem ausgewählten Prozentsatz zu der/den Schicht(en) hinzugefügt.

Tagesende beibehalten : Die Abwesenheit wird basierend auf dem ausgewählten Prozentsatz zu Beginn des Tages zu der/den Schicht(en) hinzugefügt.

Pro Tag aufgeteilt

Im folgenden Beispiel fügen wir eine Teilzeitabwesenheit für einen Mitarbeiter hinzu, der an drei Tagen zwei Schichten pro Tag hat:

Wenn Sie eine Abwesenheit hinzufügen und einen Teilzeitprozentsatz eingeben, wird Ihnen auch die Option Aufteilung pro Tag angezeigt:

Wenn Sie ausgewählt haben, die Schichten pro Tag aufzuteilen, werden diese Optionen in der Dropdown-Liste angezeigt, in der Sie auswählen, was mit den Schichten geschehen soll:

Tagesbeginn beibehalten : Die Abwesenheit wird am Ende des Tages basierend auf dem ausgewählten Prozentsatz zu den Schichten hinzugefügt.

Tagesende beibehalten : Die Abwesenheit wird basierend auf dem ausgewählten Prozentsatz zu Beginn des Tages zu den Schichten hinzugefügt.

Sobald Sie eine der obigen Optionen ausgewählt und gespeichert haben, wird die Abwesenheit hinzugefügt und Ihre Schicht entsprechend aufgeteilt:

Bei der Auswahl von Split pro Tag ist es nicht möglich, verschiedene Aktionen für verschiedene Tage auszuwählen. Alle Tage werden gleich aufgeteilt.
Beachten Sie, dass Quinyx keine Keep- und Neuzuweisung unterstützt, wenn eine Schicht pro Tag für Teilzeitabwesenheiten aufgeteilt wird.

Schnell hinzufügen

Sie können eine Abwesenheit schnell in der Ansicht Zeitplan hinzufügen, indem Sie auf das Symbol + neben dem Datum einer Schicht und dann auf Abwesenheit hinzufügen klicken.

Abwesenheiten und Arbeitstag Pause

Wenn eine Abwesenheit hinzugefügt wird, überprüft Quinyx die Einstellungen für den Arbeitstag der Heimeinheit des Mitarbeiters, um sicherzustellen, dass die Abwesenheit nicht endet, nachdem der Mitarbeiter das Unternehmen verlassen hat, und dass sie nicht beginnt , bevor der Mitarbeiter dem Unternehmen beigetreten ist.

Sie können die Geschäftstagesanbruchseinstellungen Ihrer Einheiten unter Einstellungen > Gruppenverwaltung > [Ausgewählte Einheit ] > Erweiterte Einstellungen > Verschiedenes konfigurieren. > Pause .

Abwesenheit im Zeitplan visualisiert

Abwesenheit im Zeitplan wird im aktuellen Zeitplan unterschiedlich dargestellt, je nachdem, ob eine Schicht von der Abwesenheit betroffen ist oder nicht.

Wenn in der Gruppenauswahl eine Abteilung ausgewählt ist, werden nur die Abwesenheiten und Abwesenheitsanträge von Mitarbeitern angezeigt, die eine Rolle (Mitglied/ererbtes Mitglied) in der Abteilung haben und deren Heimeinheit auch die Abteilung der betreffenden Abteilung ist .

Abwesenheit mit einer Abwesenheitsschicht

Eine Abwesenheit mit einer Abwesenheitsschicht zeigt sowohl die Abwesenheit als auch die zuvor geplante Schicht an:

Das obige Verhalten gilt nur, wenn sich die Abwesenheitsschicht auf der aktuell in der Quinyx-Gruppenauswahl ausgewählten Einheit befindet. Wenn sich die Abwesenheitsschicht auf einer anderen Einheit befindet, wird diese Abwesenheitsschicht derzeit nur als Nichtverfügbarkeit angezeigt – sowohl auf der aktuellen Einheit als auch auf der anderen Einheit.
Die Gehaltsinformationen von Abwesenheitsschicht auf anderen Einheiten werden in der Stundenkarte der Einheit angezeigt, auf der sie de facto stattfinden.

Abwesenheit ohne Abwesenheitsschicht

Eine Abwesenheit ohne Abwesenheitsschicht zeigt nur die Abwesenheitsart an:

Zukünftige Abwesenheit s

Es gibt bestimmte Situationen, in denen zukünftige Abwesenheit anders angezeigt werden. Zukünftige Abwesenheit sind ausgegraut, wenn:

  • Ein Mitarbeiter hat keine aktive Vereinbarung .
  • Attest in die Zukunft ist deaktiviert.
Sehen Sie sich hier ein kurzes Video-Tutorial zum Abwesenheitsmanagement an!
Lesen Sie hier mehr über die Verwendung von APIs im Zusammenhang mit Stempel- und Lohndaten.

Wie haben wir das gemacht?