Abwesenheit hinzufügen

Updated 2 weeks ago durch Daniel Sjögren

Um eine Abwesenheit hinzuzufügen, müssen Sie den Seitenbereich Abwesenheit hinzufügen öffnen. Sie können dies auf zwei verschiedene Arten tun. Sie können dorthin navigieren, indem Sie entweder auf das Symbol + > Abwesenheit klicken

oder Sie können im Zeitplan auf die Schicht eines Mitarbeiters klicken und dann auf Weitere Optionen > Abwesenheit hinzufügen klicken:

Beide Methoden öffnen den Seitenbereich Abwesenheit hinzufügen, in dem Sie alle relevanten Abwesenheitsinformationen für einen Mitarbeiter eingeben können.

Pflichtfelder sind mit einem Stern * gekennzeichnet.

So fügen Sie eine Abwesenheit hinzu:

  1. Wählen Sie den Mitarbeiter aus, für den Sie eine Abwesenheit hinzufügen möchten.
  2. Fügen Sie das Datum und die Uhrzeit der Abwesenheit hinzu. Kreuzen Sie das Kästchen Ganztägig an , wenn die Abwesenheit einen ganzen Tag von 24 Stunden dauert.
  3. Wählen Sie eine Abwesenheitsart aus.
  4. Sie können auswählen, ob die Abwesenheit vom Mitarbeiter, vom Vorgesetzten oder von beiden attestiert werden soll. Abhängig von Ihren Einstellungen muss der Mitarbeiter, auf den sich die Abwesenheit bezieht, möglicherweise die Abwesenheit bestätigen, bevor der Vorgesetzte dies tun kann.
  5. Sie können die für den Mitarbeiter eingerichteten Zeiterfassungen anzeigen. Lesen Sie hier mehr über Zeiterfassung.
  6. Geben Sie ggf. einen Abwesenheitsplan ein. Lesen Sie hier mehr über Abwesenheitspläne.
  7. Fügen Sie einen optionalen Kommentar hinzu.
  8. Klicken Sie auf Speichern.
Es ist möglich, eine Abwesenheit hinzuzufügen, nachdem das Enddatum eines Mitarbeiters verstrichen ist.

Beispiel: Heute ist der 3. September. Der letzte Arbeitstermin von Mitarbeiter X war der 2. September. Es ist möglich, zu einem Datum zu gehen, an dem der Mitarbeiter noch beschäftigt war, und eine Abwesenheit hinzuzufügen.
Es ist möglich, die Abwesenheitsart in einer Abwesenheit zu ändern, bei der die Abwesenheitsplanung verwendet wird. Es ist nicht möglich, den Abwesenheitsplan in einer bestehenden Abwesenheit zu ändern (in diesem Fall müssen Sie eine neue Abwesenheit erstellen).
Mitarbeiter werden benachrichtigt, wenn das Datum oder die Uhrzeit einer bestehenden Abwesenheit geändert wird (vorausgesetzt, der Vorgesetzte hat die Benachrichtigungen nicht angehalten).

Es ist möglich, eine Abwesenheit mit einer Dauer von bis zu 24 Monaten anzulegen.

Kommentar des Managers bei der Beantragung/Ablehnung Abwesenheit

Sie können das Kommentarfeld des Managers im Abwesenheitsantragspanel leicht einsehen.

Mit dieser Funktion kann ein Manager jetzt einen Kommentar hinzufügen, wenn er Abwesenheitsanträge ablehnt oder genehmigt. Wenn beim Genehmigen einer Abwesenheitsanfrage ein Kommentar hinzugefügt wird, wird dieser Kommentar anschließend im Manager-Kommentarfeld derselben Abwesenheit angezeigt, aber die Abwesenheit wird als Qmail an diesen Mitarbeiter gesendet. Wenn stattdessen ein Kommentar zu einem abgelehnten Abwesenheitsantrag hinzugefügt wird , wird dieser Kommentar über Qmail an den Mitarbeiter gesendet.

Diese Funktion ist aus mehreren Gründen nützlich:

  • Damit können Sie als Vorgesetzter Ihre Mitarbeiter auf einfache Weise darüber informieren, warum ihr Abwesenheitsantrag genehmigt oder abgelehnt wurde.
  • Es könnte für Sie als Manager hilfreich sein, da es Ihnen hilft, sich daran zu erinnern, warum Sie eine Abwesenheit Tage, Wochen oder Monate nachdem Sie sie genehmigt haben, genehmigt haben.
  • Zu einem späteren Zeitpunkt können Sie in Quinyx' zukünftigen Audit-Protokollen den Kommentar sehen, der dem betreffenden Mitarbeiter erklärt, warum ein Abwesenheitsantrag Tage, Wochen oder Monate, nachdem Sie ihn genehmigt haben, genehmigt oder abgelehnt wurde.

Abwesenheitsart bei der Genehmigung von Abwesenheitsanträgen ändern

Ein Manager kann jetzt die Abwesenheitsart aktualisieren, wenn er Abwesenheitsanträge genehmigt.

Wenn eine Abwesenheitsart aktualisiert und der Abwesenheitsantrag genehmigt wird, ist diese Abwesenheitsart anschließend im Feld Abwesenheitsart der gleichen Abwesenheit sichtbar. Wird hingegen eine Abwesenheitsart bei einem Abwesenheitsantrag aktualisiert, der abgelehnt wird, wird diese Änderung nirgends angezeigt.

Der Standardwert für dieses Feld ist die Abwesenheitsart, die der Mitarbeiter bei der Erstellung des Abwesenheitsantrags ausgewählt hat. Bei der Auswahl der Abwesenheitsart entspricht die Liste der möglichen Abwesenheitsarten derjenigen, die der Manager beim manuellen Hinzufügen der Abwesenheit für denselben Mitarbeiter sehen kann.

Diese Funktion ist nützlich, da sie es Ihnen als Manager ermöglicht, die Abwesenheitsart zu aktualisieren, wenn es zu einer Fehlkommunikation mit dem Mitarbeiter gekommen ist und die Abwesenheitsart aktualisiert werden muss, um einen korrekten Time Tracker-Saldo und eine korrekte Lohnabrechnung des Mitarbeiters zu erhalten.

Abwesenheit in Teilzeit

Bei Auswahl der Teilzeitabwesenheitsoption bietet Quinyx zwei Möglichkeiten, die Aufteilung bestehender Schichten zu handhaben. Sie können die Abwesenheit entweder pro Schicht oder pro Tag aufteilen.

Wenn Sie möchten, dass Ihre Teilzeitabwesenheit für den Rest des Tages gilt, lassen Sie das Feld Bis-Datum und Uhrzeit unverändert, da sich 00:00 Uhr auf Mitternacht des Tages nach der Abwesenheit bezieht.
Aufteilung pro Schicht

Im folgenden Beispiel fügen wir der Einfachheit halber eine Teilzeitabwesenheit für einen Mitarbeiter hinzu, der eine Schicht hat:

Wenn Sie eine Abwesenheit hinzufügen und einen Teilzeitprozentsatz eingeben, wird Ihnen die Option Aufteilen pro Schicht angezeigt:

Nachdem Sie die Aufteilung pro Schicht ausgewählt haben, werden diese Optionen in der Dropdown-Liste angezeigt, in der Sie auswählen, was mit der/den Schicht(en) geschehen soll:

Anschließend können Sie auswählen, ob die Abwesenheit zu Beginn oder am Ende der Schicht erfolgen soll und was während der Abwesenheit des Mitarbeiters mit der/den Schicht(en) geschehen soll (löschen, zuordnen).

Tagesbeginn beibehalten : Die Abwesenheit wird am Ende des Tages basierend auf dem ausgewählten Prozentsatz zu der/den Schicht(en) hinzugefügt.

Tagesende beibehalten : Die Abwesenheit wird basierend auf dem ausgewählten Prozentsatz zu Beginn des Tages zu der/den Schicht(en) hinzugefügt.

Pro Tag aufgeteilt

Im folgenden Beispiel fügen wir eine Teilzeitabwesenheit für einen Mitarbeiter hinzu, der an drei Tagen zwei Schichten pro Tag hat:

Wenn Sie eine Abwesenheit hinzufügen und einen Teilzeitprozentsatz eingeben, wird Ihnen auch die Option Aufteilung pro Tag angezeigt :

Wenn Sie ausgewählt haben, die Schichten pro Tag aufzuteilen, werden diese Optionen in der Dropdown-Liste angezeigt, in der Sie auswählen, was mit den Schichten geschehen soll:

Tagesbeginn beibehalten : Die Abwesenheit wird am Ende des Tages basierend auf dem ausgewählten Prozentsatz zu den Schichten hinzugefügt.

Tagesende beibehalten : Die Abwesenheit wird basierend auf dem ausgewählten Prozentsatz zu Beginn des Tages zu den Schichten hinzugefügt.

Sobald Sie eine der obigen Optionen ausgewählt und gespeichert haben, wird die Abwesenheit hinzugefügt und Ihre Schicht entsprechend aufgeteilt:

Bei der Auswahl von Split pro Tag ist es nicht möglich, verschiedene Aktionen für verschiedene Tage auszuwählen. Alle Tage werden gleich aufgeteilt.
Beachten Sie, dass Quinyx keine Optionen zum Beibehalten und Neuzuweisen unterstützt, wenn eine Schicht pro Tag für Teilzeitabwesenheiten aufgeteilt wird.

Schnell hinzufügen

Sie können eine Abwesenheit schnell in der Zeitplanansicht hinzufügen, indem Sie auf das Symbol + neben dem Datum einer Schicht und dann auf Abwesenheit hinzufügen klicken.

Abwesenheit im Zeitplan visualisiert

Abwesenheit im Plan wird im tatsächlichen Plan unterschiedlich dargestellt, je nachdem, ob eine Schicht von der Abwesenheit betroffen ist oder nicht.

Wenn in der Gruppenauswahl eine Abteilung ausgewählt ist, werden nur die Abwesenheiten und Abwesenheitsanträge von Mitarbeitern angezeigt, die eine Rolle (Mitglied/ererbtes Mitglied) in der Abteilung haben und deren Heimeinheit auch die Abteilung der betreffenden Abteilung ist .

Abwesenheit mit Abwesenheitsschicht

Eine Abwesenheit mit Abwesenheitsschicht zeigt sowohl die Abwesenheit als auch die zuvor geplante Schicht an:

Das obige Verhalten gilt nur, wenn sich die Abwesenheitsschicht auf der aktuell in der Quinyx-Gruppenauswahl ausgewählten Einheit befindet. Wenn sich die Abwesenheitsschicht auf einer anderen Einheit befindet, wird diese Abwesenheitsschicht derzeit nur als Nichtverfügbarkeit angezeigt – sowohl auf der aktuellen Einheit als auch auf der anderen Einheit.
Die Gehaltsinformationen von Abwesenheitsschichten in anderen Einheiten werden in der Zeitkarte der Einheit angezeigt, in der sie de facto stattfinden.

Abwesenheit ohne Abwesenheitsschicht

Eine Abwesenheit ohne Abwesenheitsschicht zeigt nur die Abwesenheitsart an:

Zukünftige Abwesenheiten

Es gibt bestimmte Situationen, in denen zukünftige Abwesenheiten anders angezeigt werden. Zukünftige Abwesenheiten sind ausgegraut, wenn:

  • Ein Mitarbeiter hat keine aktive Vereinbarung.
  • Attest in die Zukunft ist deaktiviert.
Lesen Sie hier mehr über die Verwendung von APIs im Zusammenhang mit Stempel- und Lohndaten .


Wie haben wir das gemacht?