Hinzufügen einer Abwesenheit
Updated 2 weeks ago
durch
Leigh Hutchens
Sie müssen die Funktion 'bwesenheit hinzufügen öffnen Seitenleiste zum Hinzufügen einer Abwesenheit. Dies können Sie auf zwei verschiedene Arten tun. Sie können entweder auf das + klicken, um dorthin zu navigieren Symbol > Abwesenheit.
Alternativ können Sie auf die Schicht eines Mitarbeiters im Zeitplan klicken und dann auf Weitere Optionen klicken. > Abwesenheit hinzufügen.
Beide Methoden öffnen die Option Abwesenheit hinzufügen Seitenleiste, in der Sie alle relevanten Abwesenheitsinformationen für einen Mitarbeiter eingeben können.
Eine Abwesenheit hinzufügen:
- Wählen Sie den Mitarbeiter aus, für den Sie eine Abwesenheit hinzufügen möchten.
Fügen Sie das Datum und die Uhrzeiten der Abwesenheit hinzu. Klicken Sie auf den ganzen Tag Feld, wenn die Abwesenheit für einen ganzen Tag, 24 Stunden, gilt. Der 'Ganztägig'-Modus 'Checkbox wird sein:'
- Angekreuzt, wenn Sie die Abwesenheit hinzufügen. Panel durch Klicken auf eine Zelle im Zeitplan öffnen.
- Aktiviert, wenn Sie das Abwesenheits-Einstellungen Panel über das + in der oberen rechten Ecke im Zeitplan öffnen.
- Deaktiviert, wenn Sie das Abwesenheits-Einstellungen Panel über die Schaltfläche am unteren Rand des Schicht-Einstellungen Panels öffnen.
In den Fällen 1 und 2 oben, wenn das gleiche Datum als Start- und Enddatum ausgewählt wird, zum Beispiel 2022-04-25, bleiben Start- und Enddatum gleich, wenn Sie das Kontrollkästchen deaktivieren, während die Start- und Endzeiten der Abwesenheit ein einstündiges Intervall betragen. Dieses einstündige Intervall tritt 12 Stunden nach Ihrem Geschäftstag ein, sodass die Standard-Abwesenheitszeiten, wenn Geschäftstagesbeginn in Ihren Einheitseinstellungen auf 2 Uhr konfiguriert ist, 14-15 Uhr wären.
In den Fällen 1 und 2 oben, wenn mehrere Daten als Start- und Enddatum ausgewählt werden, zum Beispiel 2022-04-25 - 2022-04-30, bleiben diese Daten gleich, wenn Sie das Kontrollkästchen deaktivieren, während die Start- und Endzeiten der Abwesenheit von Geschäftstag zu Geschäftstag sind. Zum Beispiel, wenn der Geschäftstag in Ihren Einheitseinstellungen auf 2 Uhr konfiguriert ist, wären die Standard-Abwesenheitszeiten 2 Uhr - 2 Uhr.
In Fall 3 hat sich nichts geändert; die Standarddaten und -zeiten werden den Schichtreferenzpunkt widerspiegeln, von dem aus die Abwesenheit eingetragen wird.
- Wählen Sie einen Abwesenheitstyp aus.
- Sie können auswählen, ob die Abwesenheit vom Mitarbeiter, Manager oder beiden bestätigt werden soll. Je nach Ihren Einstellungen muss der Mitarbeiter, dem die Abwesenheit zugeordnet ist, die Abwesenheit bestätigen, bevor der Manager dies tun kann.
- Sie können die für den Mitarbeiter eingerichteten Zeitkonten anzeigen. Lesen Sie mehr über Zeitkonten hier.
- Sie können den aktuellen Time Tracker-Saldo des Mitarbeiters einsehen. Lesen Sie hier mehr über Time Tracker.
- Geben Sie gegebenenfalls einen Abwesenheitsplan ein. Lesen Sie mehr über Abwesenheitspläne hier.
- Fügen Sie einen optionalen Kommentar hinzu.
- Klicken Sie auf Speichern.
Beispiel: Heute ist der 3. September. Der letzte Arbeitstag von Mitarbeiter X war der 2. September. Es ist möglich, zu einem Datum zu gehen, an dem der Mitarbeiter noch beschäftigt war, und eine Abwesenheit hinzuzufügen.
Es ist möglich, eine Abwesenheit mit einer Dauer von bis zu 24 Monaten zu erstellen.
Managerkommentar bei Anwendung/Ablehnung von Abwesenheitsanfragen
Sie können das Feld Managerkommentar im Abwesenheitsantragspanel einfach anzeigen.
Mit dieser Funktion kann ein Manager einen Kommentar hinzufügen, wenn er Abwesenheitsanfragen ablehnt oder genehmigt. Wenn bei der Genehmigung einer Abwesenheitsanfrage ein Kommentar hinzugefügt wird, wird dieser Kommentar anschließend im Managerkommentarfeld derselben Abwesenheit sichtbar, aber die Abwesenheit wird als Qmail an den Mitarbeiter gesendet. Wenn stattdessen ein Kommentar zu einer Abwesenheitsanfrage hinzugefügt wird, die abgelehnt wird, wird dieser Kommentar über Qmail an den Mitarbeiter gesendet.
Diese Funktion ist aus mehreren Gründen nützlich:
- Es ermöglicht Ihnen als Manager, Ihrem Mitarbeiter auf einfache Weise mitzuteilen, warum sein Abwesenheitsantrag genehmigt oder abgelehnt wurde.
- Als Manager kann es Ihnen helfen, sich daran zu erinnern, warum Sie einen Abwesenheitstag genehmigt haben, Wochen oder Monate nachdem Sie ihn genehmigt haben.
- Zu einem späteren Zeitpunkt können Sie in den zukünftigen Audit-Logs von Quinyx den Kommentar sehen, der dem betreffenden Mitarbeiter erklärt, warum ein Abwesenheitsantrag Tage, Wochen oder Monate nach der Genehmigung genehmigt oder abgelehnt wurde.
Ändern Sie den Abwesenheitstyp bei der Genehmigung von Abwesenheitsanfragen
Ein Manager kann den Abwesenheitstyp bei der Genehmigung von Abwesenheitsanfragen aktualisieren.
Wenn ein Abwesenheitstyp aktualisiert wird und die Abwesenheitsanfrage genehmigt wird, wird dieser Abwesenheitstyp anschließend im Abwesenheitstyp-Feld derselben Abwesenheit sichtbar sein. Wenn stattdessen ein Abwesenheitstyp auf einer Abwesenheitsanfrage aktualisiert wird, die abgelehnt wird, wird diese Änderung nirgendwo reflektiert.
Der Standardwert dieses Feldes ist der Abwesenheitstyp, den der Mitarbeiter bei Erstellung der Abwesenheitsanfrage ausgewählt hat. Bei der Auswahl des Abwesenheitstyps wird die Liste der möglichen Abwesenheitstypen dieselbe sein wie die, die der Manager sieht, wenn er die Abwesenheit manuell für denselben Mitarbeiter hinzufügt.
Diese Funktion ist nützlich, da sie es Ihnen als Manager ermöglicht, den Abwesenheitsgrund in Fällen zu aktualisieren, in denen es zu einer Missverständigung mit dem Mitarbeiter gekommen ist und in denen der Abwesenheitsgrund aktualisiert werden muss, um ein korrektes Zeitkonto-Guthaben und die Lohnabrechnung des Mitarbeiters zu haben.
Teilzeitabwesenheit
Wenn Sie die Option Teilzeitabwesenheit auswählen, bietet Quinyx zwei Möglichkeiten zur Aufteilung vorhandener Schichten. Sie können die Abwesenheit entweder pro Schicht oder pro Tag aufteilen.
Pro Schicht aufteilen
Im folgenden Beispiel fügen wir zur Einfachheit eine Teilzeitabwesenheit für einen Mitarbeiter hinzu, der eine einzelne Schicht hat.
Wenn Sie eine Abwesenheit hinzufügen und einen Teilzeitprozentsatz eingeben, werden Sie mit der Option Pro Schicht aufteilen präsentiert.
Nachdem Sie sich dafür entschieden haben, pro Schicht aufzuteilen, werden Ihnen diese Optionen im Dropdown-Menü angezeigt, in dem Sie auswählen, was mit den Schichten passieren soll.
Sie können dann auswählen, ob die Abwesenheit am Anfang oder am Ende der Schicht stattfinden soll und was mit den Schichten während der Abwesenheit des Mitarbeiters geschehen soll (löschen, abbestellen).
Start des Tages beibehalten: Die Abwesenheit wird basierend auf dem ausgewählten Prozentsatz am Ende des Tages zu den Schichten hinzugefügt.
Ende des Tages beibehalten: Die Abwesenheit wird basierend auf dem ausgewählten Prozentsatz am Anfang des Tages zu den Schichten hinzugefügt.
Aufteilung pro Tag
Im folgenden Beispiel fügen wir eine Teilzeit-Abwesenheit für einen Mitarbeiter hinzu, der an drei Tagen zwei Schichten hat.
Wenn Sie eine Abwesenheit hinzufügen und einen Teilzeit-Prozentsatz eingeben, erhalten Sie auch die Option zur Aufteilung pro Tag.
Wenn Sie sich für die Aufteilung der Schichten pro Tag entschieden haben, werden diese Optionen im Dropdown-Menü angezeigt, in dem Sie auswählen können, was mit den Schichten geschehen soll.
Start des Tages beibehalten: Die Abwesenheit wird basierend auf dem ausgewählten Prozentsatz am Ende des Tages zu den Schichten hinzugefügt.
Ende des Tages beibehalten: Die Abwesenheit wird basierend auf dem ausgewählten Prozentsatz am Anfang des Tages zu den Schichten hinzugefügt.
Sobald Sie eine der oben genannten Optionen ausgewählt und gespeichert haben, wird die Abwesenheit hinzugefügt und Ihre Schicht entsprechend aufgeteilt.
Schnell hinzufügen
Sie können schnell eine Abwesenheit im Zeitplan anzeigen, indem Sie auf das + klicken. Klicken Sie auf das Symbol neben dem Datum einer Schicht und fügen Sie dann eine Abwesenheit hinzu.
Abwesenheiten und Geschäftstagesbeginn
Wenn eine Abwesenheit hinzugefügt wird, prüft Quinyx die Geschäftstag-Einstellungen der Heimeinheit des Mitarbeiters, um sicherzustellen, dass die Abwesenheit nicht nach dem Ende liegt. Der Mitarbeiter hat das Unternehmen verlassen und es wird nicht gestartet vorher Der Mitarbeiter ist dem Unternehmen beigetreten.
In den Kontoeinstellungen können Sie die Geschäftsbeginneinstellungen Ihrer Einheit konfigurieren. Gruppenmanagement > [Ausgewählte Einheit] > Erweiterte Einheitseinstellungen > Sonstiges > Tagesanbruch.
Abwesenheit im Zeitplan visualisiert
Abwesenheit im Zeitplan wird je nachdem, ob eine Schicht von der Abwesenheit betroffen ist oder nicht, unterschiedlich im tatsächlichen Zeitplan visualisiert.
Wenn eine Sektion im Gruppenauswähler ausgewählt ist, werden nur Abwesenheiten und Abwesenheitsanfragen angezeigt, die von Mitarbeitern stammen, die eine Rolle (Mitglied/vererbtes Mitglied) in der Sektion haben und deren Heimeinheit auch die Einheit der betreffenden Sektion ist.
Abwesenheit mit einer Abwesenheitsschicht
Eine Abwesenheit mit einer Abwesenheitsschicht zeigt sowohl die Abwesenheit als auch die zuvor geplante Schicht an.
Abwesenheit ohne Abwesenheitsschicht
Eine Abwesenheit ohne Abwesenheitsschicht zeigt nur den Abwesenheitstyp an.
Zukünftige Abwesenheiten
Es gibt bestimmte Situationen, in denen zukünftige Abwesenheiten anders angezeigt werden. Zukünftige Abwesenheiten sind ausgegraut, wenn:
- Ein Mitarbeiter hat keine aktive Vereinbarung.
- Die Attestierung in die Zukunft ist deaktiviert.
