Hinzufügen einer Abwesenheit

Updated durch Leigh Hutchens

Absenzen im Quinyx Zeitplanansicht erstellen ist einfach und dieser Artikel wird Sie dabei anleiten, wie Sie es tun können.

Zugang zum Abwesenheits-Seitenpanel

Sie müssen das Hinzufügen Abwesenheit Seitenpanel öffnen, um eine Abwesenheit hinzuzufügen. Sie können dies auf zwei verschiedene Arten tun. Sie können entweder darauf navigieren, indem Sie auf das + Symbol > Abwesenheit.

klicken oder, Sie können auf die Schicht eines Mitarbeiters im Zeitplan klicken und dann auf Mehr Optionen > Abwesenheit hinzufügen.

Beide Methoden öffnen das Hinzufügen Abwesenheit Seitenpanel, wo Sie alle relevanten Abwesenheitsinformationen für einen Mitarbeiter eingeben können.

Pflichtfelder sind mit einem Sternchen * gekennzeichnet
Beachten Sie, dass die Einstellung für freie Tage, per Definition, ein Blocker ist, um anzuzeigen, dass der Mitarbeiter während des angegebenen Zeitfensters nicht arbeiten soll. Freie Tage bleiben unverändert, wenn Sie eine Abwesenheit darauf hinzufügen. Dies gilt unabhängig davon, was Sie im Dropdown-Menü Schichten in diesem Zeitraum im Hinzufügen Abwesenheit Formular Dropdown auswählen.

Hinzufügen einer Abwesenheit

Um eine Abwesenheit hinzuzufügen:

  1. Wählen Sie den Mitarbeiter aus, für den Sie eine Abwesenheit hinzufügen möchten.

Geben Sie das Datum und die Zeiten der Abwesenheit ein. Markieren Sie den ganzen Tag Kästchen, wenn die Abwesenheit einen ganzen Tag, 24 Stunden, betrifft. Das Ganztägig Kästchen wird:

  • Angekreuzt, wenn Sie das Hinzufügen von Abwesenheit Panel durch Anklicken einer Zelle im Zeitplan betreten.
  • Angekreuzt, wenn Sie das Hinzufügen von Abwesenheit Panel durch Anklicken des + in der oberen rechten Ecke des Zeitplans betreten.
  • Nicht angekreuzt, wenn Sie das Hinzufügen von Abwesenheit Panel über die Schaltfläche am unteren Rand des Schicht bearbeiten Panels betreten.

In den Fällen 1 und 2 oben, wenn das gleiche Datum als Start- und Enddatum ausgewählt wird, beispielsweise 2022-04-25, bleiben Start- und Enddatum gleich, wenn Sie das Kästchen deaktivieren, während die Start- und Endzeiten der Abwesenheit ein einstündiges Intervall sein werden. Dieses einstündige Intervall tritt 12 Stunden nach Ihrem Geschäftstagbeginn auf, also wenn der geschäftlicher Tagesbeginn in Ihren Einheitseinstellungen auf 2 Uhr morgens eingestellt ist, dann wären die Standard-Abwesenheitszeiten 14 Uhr - 15 Uhr.

In den Fällen 1 und 2 oben, wenn mehrere Daten als Start- und Enddaten ausgewählt werden, beispielsweise 2022-04-25 - 2022-04-30, bleiben diese Daten gleich, wenn Sie das Kästchen deaktivieren, während die Start- und Endzeiten der Abwesenheit von Geschäftstagbeginn zu Geschäftstagbeginn sein werden. Zum Beispiel, wenn der Geschäftstagbeginn in Ihren Einheitseinstellungen auf 2 Uhr morgens eingestellt ist, dann wären die Standard-Abwesenheitszeiten 2 Uhr morgens - 2 Uhr morgens.

Im Fall 3 hat sich nichts geändert; die Standarddaten und -zeiten spiegeln die Schicht wider, von der aus Sie die Abwesenheit eingeben.

Wenn Sie verschiedene Daten auswählen, bevor Sie das entsprechende Kontrollkästchen deaktivieren, gilt das oben beschriebene Verhalten aufgrund technischer Einschränkungen leider nicht. Dies ist etwas, das wir zu gegebener Zeit angehen möchten.
Wenn Sie eine Abwesenheit aus dem Schichtfenster heraus erstellen > Abwesenheit hinzufügen, entsprechen die Standardzeiten der Abwesenheit denen der Schicht, aus der Sie die Abwesenheit erstellt haben. Wenn Sie eine Abwesenheit erstellen, indem Sie auf + > Abwesenheit hinzufügen in einer Zeitplanzelle klicken oder auf + > Abwesenheit, sind die Standardzeiten der Abwesenheit immer 12-13 Uhr.
  1. Wählen Sie einen Abwesenheitstyp aus.
  2. Sie können auswählen, ob die Abwesenheit vom Mitarbeiter, vom Manager oder von beiden bestätigt werden soll. Abhängig von Ihren Einstellungen muss der Mitarbeiter, auf den sich die Abwesenheit bezieht, die Abwesenheit möglicherweise bestätigen, bevor der Manager dies tun kann.
  3. Sie können den aktuellen Zeitkonto-Saldo des Mitarbeiters anzeigen. Lesen Sie mehr über Zeitkonten hier.
  4. Geben Sie bei Bedarf einen Abwesenheitsplan ein. Lesen Sie mehr über Abwesenheitspläne hier.
  5. Fügen Sie einen optionalen Kommentar hinzu.
  6. Klicken Sie auf Speichern.
Tipp! Es ist möglich, eine Abwesenheit hinzuzufügen, nachdem das Enddatum eines Mitarbeiters verstrichen ist.

Beispiel: Heute ist der 3. September. Der letzte Arbeitstag von Mitarbeiter X war der 2. September. Es ist möglich, zu einem Datum zu gehen, an dem der Mitarbeiter noch beschäftigt war, und eine Abwesenheit hinzuzufügen.
Es ist möglich, den Abwesenheitstyp in einer Abwesenheit zu ändern, bei der die Abwesenheitsplanung verwendet wird. Es ist nicht möglich, den Abwesenheitsplan in einer bestehenden Abwesenheit zu ändern (in diesem Fall müssen Sie eine neue Abwesenheit erstellen).
Mitarbeiter werden benachrichtigt, wenn das Datum oder die Uhrzeit einer bestehenden Abwesenheit geändert wird (sofern der Manager die Benachrichtigungen nicht angehalten hat).

Es ist möglich, eine Abwesenheit mit einer Dauer von bis zu 24 Monaten zu erstellen.

Es ist nicht möglich, eine Höchstzahl für die Anzahl der aufeinanderfolgenden Tage festzulegen, für die jemand einen Abwesenheitsantrag stellen kann.

Teilzeit-Abwesenheit

Bei Auswahl der Option Teilzeit-Abwesenheit bietet Quinyx zwei Möglichkeiten zur Behandlung der Aufteilung bestehender Schichten an. Sie können entweder die Abwesenheit pro Schicht aufteilen oder pro Tag aufteilen.

Hinweis: Wenn Sie möchten, dass Ihre Teilzeit-Abwesenheit für den Rest des Tages gilt, lassen Sie das Feld Bis-Datum und -Uhrzeit wie es ist Seit 00:00 bezieht sich auf den Beginn des Tages nach der Abwesenheit.
Aufteilung pro Schicht

Im folgenden Beispiel fügen wir der Einfachheit halber eine Teilzeit-Abwesenheit für einen Mitarbeiter hinzu, der eine einzige Schicht hat.

Wenn Sie eine Abwesenheit hinzufügen und einen Teilzeit-Prozentsatz eingeben, wird Ihnen die Option Aufteilung pro Schicht angeboten.

Nachdem Sie sich für die Aufteilung pro Schicht entschieden haben, werden diese Optionen im Dropdown-Menü angezeigt, in dem Sie auswählen, was mit der/den Schicht(en) geschehen soll.

Sie können dann auswählen, ob die Abwesenheit zu Beginn der Schicht oder am Ende sein soll und was mit der/den Schicht(en) während der Zeiten passiert, in denen der Mitarbeiter abwesend ist (löschen, nicht zuweisen).

Beginn des Tages beibehalten: Die Abwesenheit wird basierend auf dem ausgewählten Prozentsatz am Ende des Tages zur/zum Schicht(en) hinzugefügt.

Ende des Tages beibehalten: Die Abwesenheit wird basierend auf dem ausgewählten Prozentsatz zu Beginn des Tages zur/zum Schicht(en) hinzugefügt.

Aufteilung pro Tag

Im folgenden Beispiel fügen wir eine Teilzeit-Abwesenheit für einen Mitarbeiter hinzu, der an drei Tagen zwei Schichten pro Tag hat.

Wenn Sie eine Abwesenheit hinzufügen und einen Teilzeitprozentsatz eingeben, haben Sie auch die Möglichkeit, pro Tag aufzuteilen.

Wenn Sie sich dafür entschieden haben, die Schichten pro Tag aufzuteilen, werden Ihnen diese Optionen im Dropdown-Menü angezeigt, in dem Sie auswählen, was mit den Schichten geschehen soll.

Den Anfang des Tages beibehalten: Die Abwesenheit wird am Ende des Tages basierend auf dem ausgewählten Prozentsatz zu den Schichten hinzugefügt.

Das Ende des Tages beibehalten: Die Abwesenheit wird am Anfang des Tages basierend auf dem ausgewählten Prozentsatz zu den Schichten hinzugefügt.

Sobald Sie eine der oben genannten Optionen ausgewählt und gespeichert haben, wird die Abwesenheit hinzugefügt und Ihre Schicht entsprechend aufgeteilt.

Bei Auswahl von Aufteilung pro Tag ist es nicht möglich, unterschiedliche Aktionen für verschiedene Tage auszuwählen. Alle Tage werden gleich aufgeteilt.
Quinyx unterstützt keine Beibehaltung und Neuzuweisungsoptionen beim Aufteilen einer Schicht pro Tag für Teilzeitabwesenheiten.

Managerkommentar bei Anwendung/Ablehnung von Abwesenheitsanfragen

Sie können das Feld Managerkommentar leicht im Abwesenheitsantragsfenster einsehen.

Mit dieser Funktion kann ein Manager einen Kommentar hinzufügen, wenn er Abwesenheitsanfragen ablehnt oder genehmigt. Wenn ein Kommentar hinzugefügt wird, wenn eine Abwesenheitsanfrage genehmigt wird , wird dieser Kommentar anschließend im Manager-Kommentarfeld der gleichen Abwesenheit sichtbar, aber die Abwesenheit wird als Qmail an diesen Mitarbeiter gesendet. Wenn stattdessen ein Kommentar zu einer Abwesenheitsanfrage hinzugefügt wird, die abgelehnt wird, wird dieser Kommentar über Qmail an den Mitarbeiter gesendet.

Diese Funktion ist aus mehreren Gründen nützlich:

  • Sie ermöglicht es Ihnen als Manager, Ihre Mitarbeiter auf einfache Weise darüber zu informieren, warum ihre Abwesenheitsanfrage genehmigt oder abgelehnt wurde.
  • Es könnte Ihnen als Manager hilfreich sein, da es Ihnen hilft, sich daran zu erinnern, warum Sie einen Abwesenheitstag genehmigt haben, Wochen oder Monate nachdem Sie ihn genehmigt haben.
  • In einem späteren Stadium werden Sie in den zukünftigen Audit-Protokollen von Quinyx den Kommentar sehen können, der dem betreffenden Mitarbeiter erklärt, warum eine Abwesenheitsanfrage Tage, Wochen oder Monate nach Ihrer Genehmigung genehmigt oder abgelehnt wurde.

Ändern Sie den Abwesenheitstyp, wenn Sie Abwesenheitsanfragen genehmigen

Ein Manager kann den Abwesenheitstyp aktualisieren, wenn er Abwesenheitsanfragen genehmigt.

Wenn ein Abwesenheitstyp aktualisiert wird und die Abwesenheitsanfrage genehmigt wird, wird dieser Abwesenheitstyp anschließend im Abwesenheitstyp-Feld derselben Abwesenheit sichtbar sein. Wenn jedoch ein Abwesenheitstyp auf einer Abwesenheitsanfrage aktualisiert wird, die abgelehnt wird, wird diese Änderung nirgendwo reflektiert.

Der Standardwert dieses Feldes wird der Abwesenheitstyp sein, den der Mitarbeiter ausgewählt hat, als die Abwesenheitsanfrage erstellt wurde. Bei der Auswahl des Abwesenheitstyps wird die Liste der möglichen Abwesenheitstypen dieselbe sein wie die, die der Manager sehen kann, wenn er die Abwesenheit manuell für denselben Mitarbeiter hinzufügt.

Diese Funktion ist nützlich, da sie es Ihnen als Manager ermöglicht, den Abwesenheitstyp in Fällen zu aktualisieren, in denen es zu einer Misskommunikation mit dem Mitarbeiter gekommen ist und der Abwesenheitstyp aktualisiert werden muss, um ein korrektes Zeitkonto-Guthaben und Gehaltsabrechnung des Mitarbeiters zu haben.

Abwesenheiten und Geschäftstagsgrenze

Wenn eine Abwesenheit hinzugefügt wird, prüft Quinyx die Einstellungen für den Geschäftstagsgrenze der Heimeinheit des Mitarbeiters, um sicherzustellen, dass die Abwesenheit nicht nach der Geschäftstagsgrenze endet Der Mitarbeiter hat das Unternehmen verlassen und es beginnt nicht vor dem Eintritt des Mitarbeiters in das Unternehmen.

Sie können die Geschäftstageseinstellungen Ihrer Einheit in den Kontoeinstellungen > Gruppenmanagement > [Ausgewählte Einheit] > Erweiterte Einheitseinstellungen > Sonstiges > Tagesbeginn konfigurieren.

Abwesenheit im Zeitplan visualisiert

Die Abwesenheit im Zeitplan wird je nachdem, ob eine Schicht von der Abwesenheit betroffen ist oder nicht, unterschiedlich visualisiert.

Wenn in der Gruppenauswahl eine Sektion ausgewählt ist, werden nur die Abwesenheiten und Abwesenheitsanfragen angezeigt, die von Mitarbeitern stammen, die eine Rolle (Mitglied/vererbtes Mitglied) in der Sektion haben und deren Heimeinheit auch die Einheit der betreffenden Sektion ist.

Abwesenheit mit einer Abwesenheitsschicht

Eine Abwesenheit mit einer Abwesenheitsschicht zeigt sowohl die Abwesenheit als auch die zuvor geplante Schicht an.

Das oben beschriebene Verhalten gilt nur, wenn sich die Abwesenheitsschicht auf der aktuell ausgewählten Einheit in der Quinyx-Gruppenauswahl befindet. Wenn sich die Abwesenheitsschicht auf einer anderen Einheit befindet, wird diese Abwesenheitsschicht derzeit nur als Nichtverfügbarkeit sowohl auf der aktuellen Einheit als auch auf der anderen Einheit angezeigt.
Die Gehaltsinformationen von Abwesenheitsschichten in anderen Einheiten werden auf der Zeiterfassungskarte der Einheit angezeigt, auf der sie tatsächlich stattfinden.

Abwesenheit ohne Abwesenheitsschicht

Eine Abwesenheit ohne Abwesenheitsschicht zeigt nur den Abwesenheitstyp an.

Zukünftige Abwesenheiten

Es gibt bestimmte Situationen, in denen zukünftige Abwesenheiten anders angezeigt werden. Zukünftige Abwesenheiten sind ausgegraut, wenn:

  • Ein Mitarbeiter keine aktive Vereinbarung hat.
  • Die Attestierung in die Zukunft ist deaktiviert.
Sehen Sie sich ein kurzes Video-Tutorial zur Abwesenheitsverwaltung an hier!
Lesen Sie mehr über die Verwendung von APIs im Zusammenhang mit Stempelungen und Gehaltsabrechnungsdaten hier.


Wie haben wir das gemacht?