Lägg till en frånvaro
Uppdaterad 3 weeks ago
av
Daniel Sjögren
För att lägga till en frånvaro måste du öppna sidopanelen "Skapa en frånvaro". Du kan göra detta på två olika sätt. Du kan navigera till den antingen genom att klicka på + > Frånvaro:
eller så kan du klicka på en anställds skift i schemat och sedan klicka på Fler alternativ > Lägg till frånvaro:
Båda dessa metoder öppnar sidopanelen Lägg till frånvaro där du kan ange all relevant frånvaroinformation för en anställd.
Så här lägger du till en frånvaro:
- Välj den medarbetare som du vill lägga till frånvaro för.
- Lägg till datum och tider för frånvaron. Kryssa i rutan "Hela dagen" om frånvaron är en hel dag, 24 timmar.
- Välj en frånvaroorsak.
- Du kan välja om frånvaron ska attesteras av medarbetaren, chefen eller båda. Beroende på dina inställningar kan den anställde som frånvaron avser behöva attestera frånvaron innan chefen kan det.
- Du kan se Time Trackers inställda för medarbetaren. Läs mer om Time Trackers här.
- Ange ett frånvaroschema vid behov. Läs mer om frånvaroscheman här .
- Lägg till en valfri kommentar.
- Klicka på "Spara"
Exempel: Idag är det den 3 september. Anställd X:s sista arbetsdag var den 2 september. Det är möjligt att gå till ett datum då medarbetaren fortfarande var anställd och lägga till en frånvaro.
Det är möjligt att skapa en frånvaro med en varaktighet på upp till 12 månader.
Deltidsfrånvaro
När du väljer alternativet deltidsfrånvaro erbjuder Quinyx två möjligheter att hantera uppdelningen av befintliga skift. Du kan antingen dela upp frånvaron per skift eller dela upp den per dag.
Dela per skift
I exemplet nedan kommer vi för enkelhets skull att lägga till en deltidsfrånvaro för en anställd som har ett enda skift:
När du lägger till en frånvaro och anger en deltidsprocent kommer du att presenteras med alternativet Dela per skift:
Efter att du har valt att dela per skift kommer dessa alternativ att presenteras i rullgardinsmenyn där du väljer vad som ska hända med skiftet:
Du kan sedan välja om frånvaron ska vara i början av skiftet eller i slutet och vad som ska hända med skiftet/skiften under de tider den anställde är frånvarande (radera, ta bort tilldelning).
Behåll dagens start : Frånvaron kommer att läggas till på skiftet/skiften i slutet av dagen baserat på den valda procentsatsen.
Behåll slutet av dagen : Frånvaron kommer att läggas till på skiftet/skiften i början av dagen baserat på den valda procentsatsen.
Dela per dag
I exemplet nedan kommer vi att lägga till en deltidsfrånvaro för en anställd som har två skift per dag på tre dagar:
När du lägger till en frånvaro och anger en deltidsprocent, kommer du också att presenteras med alternativet Dela per dag :
När du har valt att dela upp skift per dag, kommer dessa alternativ att presenteras i rullgardinsmenyn där du väljer vad som ska hända med skiften:
Behåll dagens start : Frånvaron kommer att läggas till på arbetspassen i slutet av dagen baserat på den valda procentsatsen.
Behåll slutet av dagen : Frånvaron kommer att läggas till på arbetspassen i början av dagen baserat på den valda procentsatsen.
När du har valt ett av alternativen ovan och sparat, kommer frånvaron att läggas till och ditt skift delas därefter:
Snabbt tillägg
Du kan snabbt lägga till en frånvaro i schemavyn genom att klicka på + -tecknet bredvid ett datum i schemat.
Frånvaro visualiserad i schema
Frånvaro visualiseras olika i det faktiska schemat beroende på om ett skift påverkas av frånvaron eller inte:
Frånvaro med frånvaroskift
En frånvaro med ett frånvaroskift visar både frånvaron och det tidigare schemalagda skiftet:
Frånvaro utan frånvaroskift
En frånvaro utan frånvaroskift visar endast frånvaroorsaken:
Framtida frånvaro
Det finns vissa situationer när framtida frånvaro ser annorlunda ut. Framtida frånvaro är nedtonad när:
- En anställd inte har ett aktivt avtal.
- Attestera in i framtiden är avstängt.
