Lägg till frånvaro

Uppdaterad av Daniel Sjögren

Att skapa frånvaro i Quinyx Schemavy är enkelt och denna artikel kommer att guida dig till hur du går tillväga.

Åtkomst till frånvaro-sidopanelen

Du behöver öppna sidopanelen Lägg till frånvaro för att lägga till frånvaro. Det finns två olika sätt att göra detta på. Du kan antingen navigera till det genom att klicka på + ikonen > Frånvaro.

eller så kan du klicka på en anställds skift i schemat och sedan klicka på Fler alternativ > Lägg till frånvaro.

Båda metoderna öppnar sidopanelen för att lägga till frånvaro där du kan ange all relevant frånvaroinformation för en anställd.

Obligatoriska fält markeras med en asterisk *
Observera att eftersom inställningen för fridag är en blockerare för att indikera att anställda inte ska arbeta under den angivna tidsperioden, kommer fridagsskift att förbli oförändrade när du lägger till frånvaro ovanpå dem. Detta gäller oavsett vad du väljer i rullgardinsmenyn Skift under denna period i Lägg till frånvaro-rullgardinsmenyn.

Lägg till frånvaro

För att lägga till frånvaro:

  1. Välj den anställde för vilken du vill lägga till frånvaro.

Lägg till datum och tider för frånvaron. Markera rutan Hela dagen om frånvaron gäller en hel dag, 24 timmar. Checkrutan Hela dagen kommer att:

  • Markeras när du öppnar sidopanelen för att lägga till frånvaro panel från att klicka på en cell i schemat.
  • Markeras när du öppnar panelen Lägg till frånvaro genom att klicka på + i det övre högra hörnet i schemat.
  • Avmarkeras när du öppnar panelen Lägg till frånvaro från knappen längst ner i Redigera skift-panelen.

I fall 1 och 2 ovan, om samma datum väljs som start- och slutdatum, till exempel 2022-04-25, kommer start- och slutdatum att förbli desamma när du avmarkerar checkrutan, medan start- och sluttiderna för frånvaron kommer att vara en timmes intervall. Denna en timmes intervall inträffar 12 timmar efter ditt affärsbygnsbryt, så om affärsdygnsbrytet konfigurerat i dina enhetsinställningar, är kl. 02.00, skulle standard frånvarotider vara kl. 14.00-15.00.

I fall 1 och 2 ovan, om flera datum väljs som start- och slutdatum, till exempel 2022-04-25 - 2022-04-30, kommer dessa datum att förbli desamma när du avmarkerar checkrutan, medan start- och sluttiderna för frånvaron kommer att vara från arbetsdagsstart till arbetsdagsstart. Som exempel, om arbetsdagsstarten konfigurerad i dina enhetsinställningar är kl. 02.00, skulle standard frånvarotider vara kl. 02.00 - 02.00.

I fall 3 ovan har ingenting förändrats från tidigare; standarddatum och tider kommer att återspegla skiftet du anger frånvaro från.

Om du väljer olika datum innan du avmarkerar checkrutan i fråga, kommer ovanstående beteende tyvärr inte att gälla på grund av tekniska begränsningar. Detta är något vi avser att åtgärda i framtiden.
Om du skapar en frånvaro från Skiftpanelen > Lägg till frånvaro, kommer standardtiderna för frånvaron att vara dem för det skift från vilket du skapade frånvaron. Om du skapar en frånvaro genom att klicka på + > Lägg till frånvaro i en schemacell eller genom att klicka på + > Frånvaro, kommer de förvalda frånvarotiderna alltid att vara 12-13.
  1. Välj en frånvaroorsak.
  2. Du kan välja om frånvaron ska attesteras av den anställde, chefen eller båda. Beroende på dina inställningar kan den anställde som frånvaron gäller behöva attestera frånvaron innan chefen kan göra det.
  3. Du kan se den anställdes Time Tracker-saldo från och med aktuellt datum. Läs mer om Time Trackers här.
  4. Ange ett frånvaroschema, om det behövs. Läs mer om frånvaroscheman här.
  5. Lägg till en valfri kommentar.
  6. Klicka på Spara.
Tips! Det är möjligt att lägga till frånvaro efter att en anställds slutdatum har passerat.

Exempel: Idag är den 3 september. Anställd X:s sista arbetsdag var den 2 september. Det är möjligt att gå tillbaka till en tidpunkt när den anställde fortfarande var anställd och lägga till frånvaro.
Det är möjligt att ändra frånvaroorsaken i en frånvaro där frånvaroscheman används. Det är inte möjligt att ändra frånvaroschemat i en befintlig frånvaro (i det fallet behöver du skapa en ny frånvaro).
Anställda meddelas när datumet eller tiden för en befintlig frånvaro ändras (förutsatt att chefen inte har pausat notifikationer).

Det är möjligt att skapa en frånvaro med en varaktighet på upp till 24 månader.

Det är inte möjligt att ange ett maxantal för hur många dagar i följd som någon kan ansöka om frånvaro för.

Deltidsfrånvaro

När du väljer alternativet deltidsfrånvaro erbjuder Quinyx två möjligheter för hantering av uppdelningen av befintliga skift. Du kan antingen dela upp frånvaron per skift eller per dag.

Observera: Om du vill att din deltidsfrånvaro ska gälla för resten av dagen, lämna Till-datum och tidsfältet som det är eftersom 00:00 hänvisar till början av dagen efter frånvaron.
Dela upp per skift

I exemplet nedan kommer vi för enkelhetens skull att lägga till en deltidsfrånvaro för en anställd som har ett enda skift.

När du lägger till en frånvaro och anger en deltidsprocent, kommer du att presenteras med alternativet Dela upp per skift.

Efter att du har valt att dela upp per skift, kommer dessa alternativ att presenteras i rullgardinsmenyn där du väljer vad som ska hända med skift (en).

Du kan sedan välja om frånvaron ska vara i början av skiftet eller i slutet och vad som ska hända med skiften under tiden som den anställda är frånvarande (radera, omtilldela).

Behåll början av dagen: Frånvaron kommer att läggas till på skiftet/skiften i slutet av dagen baserat på den valda procenten.

Behåll slutet av dagen: Frånvaron kommer att läggas till på skiftet/skiften i början av dagen baserat på den valda procenten.

Dela upp per dag

I exemplet nedan kommer vi att lägga till en deltidsfrånvaro för en anställd som har två skift per dag i tre dagar.

När du lägger till en frånvaro och anger en deltidsprocent, kommer du också att presenteras med alternativet att dela upp per dag.

När du har valt att dela upp skiften per dag, kommer dessa alternativ att presenteras i rullgardinsmenyn där du väljer vad som ska hända med skiften.

Behåll början av dagen: Frånvaron kommer att läggas till på skiften i slutet av dagen baserat på den valda procenten.

Behåll slutet av dagen: Frånvaron kommer att läggas till på skiften i början av dagen baserat på den valda procenten.

När du har valt en av alternativen ovan och sparat, kommer frånvaron att läggas till och ditt skift kommer att delas upp därefter.

Om du väljer att dela per dag är det inte möjligt att välja olika åtgärder för olika dagar. Alla dagar kommer att delas upp på samma sätt.
Quinyx stöder inte alternativen behåll och omtilldela vid delning av skift per dag för deltidsfrånvaro.

Anställds kommentar vid ansökan/avslag på frånvaroansökan

Som chef har du möjlighet att se frivilliga kommentarer från anställda som har kan ha lagts till på en frånvaroansökan.

Genom att använda denna funktionen så kan anställda förse mer kontext kring deras frånvaroansökan som behöver godkännas av deras chef.

För mer information kring hur du skickar en frånvaroansökan som en anställd via mobilappen, klicka här.

Chefens kommentar vid ansökan/avslag på frånvaroansökan

Du kan enkelt se fältet för Chefens kommentar i frånvaroansökningspanelen.

Med den här funktionen kan en chef lägga till en kommentar när de avslår eller godkänner frånvaroansökningar. När en kommentar läggs till vid godkännande av en frånvaroansökan, kommer den kommentaren därefter att vara synlig i chefens kommentarsfält för samma frånvaro, men frånvaron skickas som en Qmail till den anställde. Om istället en kommentar läggs till i en frånvaroansökan som avslås, kommer den kommentaren att skickas till den anställde genom Qmail.

Den här funktionen är användbar av flera skäl:

  • Det gör det möjligt för dig som chef att på ett enkelt sätt informera din anställd om varför deras frånvaroansökan har godkänts eller nekats.
  • Det kan vara till hjälp för dig som chef eftersom det hjälper dig att komma ihåg varför du godkände en frånvarodag, veckor eller månader efter att du godkände den.
  • Vid en senare tidpunkt kommer du att kunna se i Quinyx framtida revisionsloggar kommentaren som förklarar för den berörda anställda varför en frånvaroansökan godkändes eller nekades dagar, veckor eller månader efter att du godkände den.

Ändra frånvaroorsak vid godkännande av frånvaroansökningar

En chef kan uppdatera frånvaroorsaken vid godkännande av frånvaroansökningar.

När en frånvaroorsak uppdateras och frånvaroansökan godkänns, kommer den frånvaroorsaken därefter att vara synlig i frånvaroorsaksfältet för samma frånvaro. Om istället en frånvaroorsak uppdateras på en frånvaroansökan som nekas, kommer den ändringen inte att återspeglas någonstans.

Standardvärdet för detta fält kommer att vara den frånvaroorsak som valts av anställda när frånvaroansökan skapades. När du väljer frånvaroorsak kommer listan över möjliga frånvaroorsaker att vara densamma som den chefen kan se när de manuellt lägger till frånvaron för samma anställd.

Denna funktion är användbar eftersom den tillåter dig som chef att uppdatera frånvaroorsaken i fall där det har skett ett missförstånd med den anställde och där frånvaroorsaken behöver uppdateras för att få ett korrekt Time Tracker-saldo och lönespecifikation.

Frånvaro och affärsdygnsbryt

När en frånvaro läggs till, kommer Quinyx att titta på hemmaenhetens inställningar för affärsdygnsbryt för att kontrollera att frånvaron inte slutar efter att anställda har lämnat företaget och att den inte börjar före att anställda har anslutit sig till företaget.

Du kan konfigurera din enhets inställningar för affärsdygnsbryt i Kontoinställningar > Grupphantering > [Vald enhet] > Avancerade enhetsinställningar > Diverse > Dygnsbryt.

Frånvaro visualiserad i Schema

Frånvaro i Schemavyn visualiseras annorlunda beroende på om ett skift påverkas av frånvaron eller inte.

När en avdelning är vald i gruppvalet, visas endast frånvaro och frånvaroansökan för anställda som har en roll (medlem/ärvd medlem) på avdelningen och vars hemmaenhet också är enheten för den aktuella avdelningen.

Frånvaro med frånvaroskift

En frånvaro med frånvaroskift visar både frånvaron och det tidigare schemalagda skiftet.

Ovanstående beteende gäller endast när frånvaroskiftet är placerat på den enhet som för närvarande är vald i Quinyx-gruppvalet. Om frånvaroskiftet är placerat på en annan enhet, kommer det för närvarande att visas som otillgänglighet - både på den nuvarande enheten och på den andra enheten.
Löneinformationen för frånvaroskift på andra enheter kommer att visas i tidkortet för den enhet där de faktiskt äger rum.

Frånvaro utan frånvaroskift

En frånvaro utan frånvaroskift visar endast frånvaroorsaken.

Framtida frånvaro

Det finns vissa situationer när framtida frånvaro visas annorlunda. Framtida frånvaro är gråtonad när:

  • En anställd inte har ett aktivt avtal.
  • Framtida attestering är avstängt.

Ta bort en frånvaro

  1. Håll muspekaren över frånvaron.
  2. Välj papperskorg ikonen.
  3. Välj Ta bort.

När du har valt Ta bort knappen kommer Quinyx att fråga vad du vill göra med det underliggande skiftet.

I det sista fönstret kan du välja om du vill omfördela det underliggande skiftet till den anställde eller radera det underliggande skiftet när frånvaron är raderad. Om du väljer Ja kommer skiftet att omfördelas till den anställde och om du väljer Nej kommer skiftet att raderas.

Titta på en kort videoveiledning om frånvarohantering här!
Läs mer om att använda API:er relaterade till stämplingar och lönedata här.

Fick du hjälp?