Lägg till en frånvaro

Uppdaterad 2 weeks ago av Daniel Sjögren

För att lägga till en frånvaro måste du öppna sidopanelen Lägg till frånvaro. Du kan göra detta på två olika sätt. Du kan navigera till den antingen genom att klicka på + ikonen > Frånvaro:

eller så kan du klicka på en anställds skift i schemat och sedan klicka på Fler alternativ > Lägg till frånvaro:

Båda dessa metoder öppnar sidopanelen Lägg till frånvaro där du kan ange all relevant frånvaroinformation för en anställd.

Obligatoriska fält är markerade med en asterisk*.

Så här lägger du till en frånvaro:

  1. Välj den medarbetare som du vill lägga till frånvaro för.
  2. Lägg till datum och tider för frånvaron. Kryssa i rutan Hela dagen om frånvaron är en hel dag, 24 timmar. Som standard är den här checkrutan inte markerad. Om du avmarkerar checkrutan efter att ha markerat den kommer datum- och tidsfälten att innehålla samma data som de hade precis innan du markerade checkrutan.
  3. Välj en frånvaroorsak.
  4. Du kan välja om frånvaron ska attesteras av medarbetaren, chefen eller båda. Beroende på dina inställningar kan den anställde som frånvaron avser behöva attestera frånvaron innan chefen kan det.
  5. Du kan se Time Trackers inställda för medarbetaren. Läs mer om Time Trackers här.
  6. Ange ett frånvaroschema vid behov. Läs mer om frånvaroscheman här .
  7. Lägg till en valfri kommentar.
  8. Klicka på "Spara"
Det är möjligt att lägga till en frånvaro efter att ett anställds slutdatum har passerat.

Exempel: Idag är det den 3 september. Anställd X:s sista arbetsdag var den 2 september. Det är möjligt att gå till ett datum då medarbetaren fortfarande var anställd och lägga till en frånvaro.
Det är möjligt att ändra frånvaroorsak vid frånvaro där du använder ett frånvaroschema. Det går inte att ändra frånvaroschemat för existerande frånvaro (i så fall måste du skapa en ny frånvaro).
Anställda meddelas när datum eller tid på en befintlig frånvaro ändras (förutsatt att chefen inte har pausat aviseringar).

Det är möjligt att skapa en frånvaro med en varaktighet på upp till 24 månader.

Chefskommentar vid godkännande/nekande av frånvaroansökningar

Du kan enkelt se chefens kommentarsfält i panelen för frånvaroprogrammet.

Med den här funktionen kan en chef nu lägga till en kommentar när han/hon nekar eller godkänner frånvaroansökningar. När en kommentar läggs till när man godkänner en frånvaroförfrågan så kommer den kommentaren sedan att synas i chefens kommentarsfält för samma frånvaro, men frånvaron skickas som ett Qmail till den anställde. Om istället en kommentar läggs till i en frånvaroansökan som nekas kommer den kommentaren att skickas till medarbetaren via Qmail.

Den här funktionen är användbar av flera anledningar:

  • Det gör att du som chef kan informera din anställd om varför deras frånvaroansökan har godkänts eller nekats på ett enkelt sätt.
  • Det kan vara till hjälp för dig som chef eftersom det hjälper dig att komma ihåg varför du godkände en frånvaroansökan dagar, veckor eller månader efter att du godkände den.
  • I ett senare skede kommer du att i Quinyx framtida revisionsloggar kunna se kommentaren som förklarar för den anställde varför en frånvaroansökan godkändes eller nekades dagar, veckor eller månader efter att du godkände den.

Ändra frånvaroorsak när du godkänner en frånvaroansökan

En chef kan uppdatera den valda frånvaroorsaken när denne godkänner en frånvaroansökan.

När en frånvaroorsak uppdateras och frånvaroansökningen godkänns, kommer den frånvaroorsaken senare att vara synlig i fältet för frånvaroorsak för samma frånvaro. Om istället en frånvaroorsak uppdateras på en frånvaroansökan som nekas, kommer den ändringen inte att återspeglas någonstans.

Standardvärdet för det här fältet är den frånvaroorsak som den anställde valde när begäran om frånvaro skapades. När man väljer frånvaroorsak kommer listan över möjliga frånvaroorsaker att vara densamma som den chefen kan se när man manuellt lägger till frånvaro för samma medarbetare.

Den här funktionen är användbar eftersom den låter dig som chef uppdatera frånvaroorsak i de fall det har skett en felkommunikation med medarbetaren och där frånvaroorsaken behöver uppdateras för att få korrekt Time Tracker-saldo och medarbetares lönebesked.

Deltidsfrånvaro

När du väljer alternativet deltidsfrånvaro erbjuder Quinyx två möjligheter att hantera uppdelningen av befintliga skift. Du kan antingen dela upp frånvaron per skift eller dela upp den per dag.

Om du vill att din deltidsfrånvaro ska gälla för resten av dagen, låt fältet Till-datum och tid vara oförändrat eftersom 00:00 avser början av dagen efter frånvaron.
Dela per skift

I exemplet nedan kommer vi för enkelhets skull att lägga till en deltidsfrånvaro för en anställd som har ett enda skift:

När du lägger till en frånvaro och anger en deltidsprocent kommer du att presenteras med alternativet Dela per skift:

Efter att du har valt att dela per skift kommer dessa alternativ att presenteras i rullgardinsmenyn där du väljer vad som ska hända med skiftet:

Du kan sedan välja om frånvaron ska vara i början av skiftet eller i slutet och vad som ska hända med skiftet/skiften under de tider den anställde är frånvarande (radera, ta bort tilldelning).

Behåll dagens start: Frånvaron kommer att läggas till på skiftet/skiften i slutet av dagen baserat på den valda procentsatsen.

Behåll slutet av dagen: Frånvaron kommer att läggas till på skiftet/skiften i början av dagen baserat på den valda procentsatsen.

Dela per dag

I exemplet nedan kommer vi att lägga till en deltidsfrånvaro för en anställd som har två skift per dag på tre dagar:

När du lägger till en frånvaro och anger en deltidsprocent, kommer du också att presenteras med alternativet Dela per dag :

När du har valt att dela upp skift per dag, kommer dessa alternativ att presenteras i rullgardinsmenyn där du väljer vad som ska hända med skiften:

Behåll dagens start: Frånvaron kommer att läggas till på arbetspassen i slutet av dagen baserat på den valda procentsatsen.

Behåll slutet av dagen: Frånvaron kommer att läggas till på arbetspassen i början av dagen baserat på den valda procentsatsen.

När du har valt ett av alternativen ovan och sparat, kommer frånvaron att läggas till och ditt skift delas därefter:

När du väljer uppdelning per dag är det inte möjligt att välja olika åtgärder för olika dagar. Alla dagar kommer att delas lika.
Observera att Quinyx inte stöder alternativen behålla och omtilldela när du delar upp ett skift per dag för deltidsfrånvaro.
Snabbt tillägg

Du kan snabbt lägga till en frånvaro i schemavyn genom att klicka på + ikonen bredvid ett datum i schemat.

Frånvaro och affärsdygnsbryt

När en frånvaro läggs till kommer Quinyx att titta på inställningarna för affärsdygnsbryt i den anställdes hemmaenhet när man kontrollerar att frånvaron inte slutar efter att den anställde har lämnat företaget och att den inte börjar innan den anställde har börjat på företaget. 

För att konfigurera inställningarna för din enhets affärsdygnsbryt, gå till Kontoinställningar > Grupphantering > [Vald enhet] > Avancerade enhetsinställningar > Misc. > Dygnsbryt.

Frånvaro visualiserad i schema

Frånvaro visualiseras olika i det faktiska schemat beroende på om ett skift påverkas av frånvaron eller inte:

Frånvaro med frånvaroskift

En frånvaro med ett frånvaroskift visar både frånvaron och det tidigare schemalagda skiftet:

Frånvaro utan frånvaroskift

En frånvaro utan frånvaroskift visar endast frånvaroorsaken:

Framtida frånvaro

Det finns vissa situationer när framtida frånvaro ser annorlunda ut. Framtida frånvaro är nedtonad när:

  • En anställd inte har ett aktivt avtal.
  • Attestera in i framtiden är avstängt.
Se en kort videohandledning om frånvarohantering här!
Läs mer om att använda API:er relaterade till Stämplingar & Lönedata här.

Fick du hjälp?