Gruppenmanagement

Mit der Gruppenverwaltung können Sie Bezirke, Sektionen und Einheiten hinzufügen/bearbeiten/löschen.

Bezirke

Bezirke hinzufügen

Navigieren Sie zu Einstellungen > Gruppenverwaltung und klicken Sie auf die Domain. Es öffnet sich ein Seitenbereich, in dem Sie auf Bezirke hinzufügen klicken können:

• Legen Sie einen Namen für den Bezirk fest (obligatorisch).
• Wählen Sie einen Manager für den Distrikt aus (nicht obligatorisch).
• Wenn Sie mehrere Bezirke zur gleichen Zeit hinzufügen möchten, klicken Sie auf Hinzufügen und wiederholen Sie die obigen Schritte.
• Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf OK und die Bezirke werden erstellt.

Bezirke bearbeiten

Navigieren Sie zu Einstellungen > Gruppenverwaltung und klicken Sie auf einen Bezirk. Ein Seitenbereich wird geöffnet, in dem Sie den Namen und den Manager für den Distrikt bearbeiten können. Klicken Sie auf Speichern, wenn Sie mit Ihren Änderungen fertig sind:

Bezirke löschen

Navigieren Sie zu Einstellungen > Gruppenverwaltung und klicken Sie auf einen Bezirk. Ein Seitenbereich wird geöffnet und am unteren Rand des Bereichs sehen Sie eine Schaltfläche zum Löschen:

Nachdem Sie auf Löschen geklickt haben, sehen Sie einen Bestätigungsdialog. Klicken Sie auf OK, wenn Sie mit dem Löschen fortfahren möchten.

In der oberen rechten Ecke wird eine Meldung angezeigt, die angibt, ob der Löschvorgang erfolgreich war.

Abschnitte

Sektionen hinzufügen

Navigieren Sie zu Einstellungen > Gruppenverwaltung und klicken Sie auf die Einheit, in der Sie Abschnitte erstellen möchten. Es öffnet sich ein Seitenbereich, in dem Sie Abschnitte hinzufügen können:

• Legen Sie einen Namen für die Sektion fest (obligatorisch).
• Wählen Sie einen Manager für den Distrikt aus (nicht obligatorisch).
• Wählen Sie eine Kostenstelle für die Abschnitte aus (nicht zwingend).
• Gruppenintegrationsschlüssel hinzufügen.
• Abschnittsintegrationsschlüssel hinzufügen. Wenn Sie mehr als einen Integrationsschlüssel für eine Sektion hinzufügen möchten, klicken Sie einfach auf das Pluszeichen, und ein neues Feld wird angezeigt, in das Sie zusätzliche Integrationsschlüssel eingeben können (nicht obligatorisch).
• Wenn Sie mehrere Sektionen gleichzeitig hinzufügen möchten, klicken Sie auf Hinzufügen und wiederholen Sie die obigen Schritte (nicht obligatorisch).
• Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf OK und die Sektionen werden erstellt.

Sektionen bearbeiten

Navigieren Sie zu Einstellungen > Gruppenverwaltung und klicken Sie auf einen Bezirk. Ein Seitenbereich wird geöffnet, in dem Sie den Namen, den Vorgesetzten, die Kostenstelle sowie die Gruppen- und Abschnittsintegrationsschlüssel für den Abschnitt bearbeiten können.

Wenn Sie einen vorhandenen Integrationsschlüssel bearbeiten möchten, ändern Sie einfach den Schlüssel, bevor Sie die Sektion speichern. Wenn Sie einen vorhandenen Integrationsschlüssel entfernen möchten, löschen Sie einfach den eingegebenen Schlüssel aus dem Feld, bevor Sie die Sektion speichern.

Speichern Sie, wenn Sie mit Ihren Änderungen fertig sind.

Sektionen löschen

Navigieren Sie zu Einstellungen > Gruppenverwaltung und klicken Sie auf einen Abschnitt. Ein Seitenbereich wird geöffnet, und am unteren Rand des Bereichs sehen Sie eine Schaltfläche zum Löschen.

Nachdem Sie auf Löschen geklickt haben, sehen Sie einen Bestätigungsdialog. Klicken Sie auf OK, wenn Sie mit dem Löschen fortfahren möchten. In der oberen rechten Ecke wird eine Meldung angezeigt, die angibt, ob der Löschvorgang erfolgreich war.

Einheiten

Einheits hinzufügen

Navigieren Sie zu Einstellungen > Gruppenverwaltung und klicken Sie auf einen Bezirk. Ein Seitenbereich wird geöffnet, in dem Sie Einheiten hinzufügen können:

• Legen Sie einen Namen für die Einheit fest (Pflichtfeld).
• Wählen Sie einen Manager für die Einheit aus (nicht zwingend).
• Wählen Sie eine Kostenstelle für die Einheit aus (nicht zwingend).
• Wenn Sie mehrere Einheits gleichzeitig hinzufügen möchten, klicken Sie auf Hinzufügen und wiederholen Sie die obigen Schritte.
• Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf OK, um die Einheits zu erstellen.

Einheits bearbeiten

Navigieren Sie zu Einstellungen > Gruppenverwaltung und klicken Sie auf eine Einheit. Ein Seitenbereich wird geöffnet, in dem Sie die häufigsten Einstellungen für das Gerät bearbeiten können. Speichern Sie, wenn Sie mit dem Ändern einer der Einstellungen im Seitenbereich fertig sind:

Erweiterte Einstellungen

Wenn Sie weitere Einstellungen für das Gerät bearbeiten möchten, klicken Sie unten im Seitenbereich auf Erweiterte Einstellungen :

Es öffnet sich ein ganzseitiges Formular mit allen für das Gerät verfügbaren Einstellungen .

Allgemein

Geben Sie der Einheit einen Namen, die erste Einheit sollte eine Haupteinheit sein. Die Einstellungen in der Haupteinheit sind dann die gleichen für andere nachfolgend erstellte Einheiten.

Für Restaurants in Schweden muss die Firmennummer (org.nr) hinzugefügt werden, damit der Anwesenheitsbericht gültig ist. Lesen Sie hier mehr über das Generieren von Berichten.

Information

Wenn es sich bei der Einheit nicht um eine Haupteinheit handelt, geben Sie die Firmeninformationen einschließlich der Firmenregistrierungsnummer ein. Dies ist wichtig, um Berichte zu erstellen (z. B. als Personalregister für die Gastronomie).

Diese Informationen müssen hinzugefügt werden, wenn Sie die E-Signing-PDF-Funktionalität von Scrive verwenden möchten, da einige Informationen für das PDF von der Einheit Karte abgebildet werden.

Sonstiges

• Kostenstelle auswählen : Wählen Sie eine Standardkostenstelle aus.
• Kostenstelle in Webpunch überschreiben : Aktivieren Sie diese Option, um die Kostenstelle beim Stanzen in Webpunch zu überschreiben.
• Nächste Ausweisnummer : Wählen Sie die Ausweisnummer aus, mit der Sie beim Anlegen eines neuen Mitarbeiters beginnen möchten
• Anzahl der UT-Zeiträume : Wählen Sie aus, wie viele unsoziale Stunden verwendet werden sollen. Es ist möglich, bis zu 8 unsoziale Stunden auszuwählen.
• Geschäftstag Pause : Wählen Sie die Stunde aus, ab der die Anzeige in der Zeitplanansicht beginnen soll.
• Pausen/Schichten : Wählen Sie die maximale Anzahl von Pausen pro Schicht. Maximal 4.
• Zeitplan automatisch veröffentlichen : Wählen Sie aus, ob und in welcher Häufigkeit der Zeitplan automatisch veröffentlicht werden soll; Optionen sind Deaktiviert, Tage, Wochen, Monate.
• Zeitplangenehmigung : Wählen Sie diese Option aus, um die Genehmigung von Zeitplänen durch nicht planende Personas zur Überprüfung einzurichten. Standardmäßig ist dies auf "None" eingestellt, was bedeutet, dass es nicht aktiviert ist. Durch Auswahl von „Einstufige Genehmigung“ aktivieren Sie diese und können die für die Genehmigung zuständige Rolle zuweisen.

Einstellungen

Unter Einstellungen können Sie den ersten Tag der Woche, Zeit , die Währung und die Minuten zum automatischen Abmelden auswählen und die SSO-Anmeldung zulassen.

Erster Tag der Woche : Welcher Tag soll als erster Tag angezeigt werden, wenn die Wochenansicht im Zeitplan betrachtet wird

Zeitzone : Gleiche Funktionalität wie auf der ersten Seite der Einheitenkarte

Sprache : Welche Sprache Sie auswählen, kann einige Einstellungen beeinflussen.

Pause : Welchen Tagesanbruch hat Ihr Unternehmen und zeigt an, wann der Tag in der Zeitplanansicht beginnt.

Währung : Für Gehalts- und Kostenberechnungen. In welcher Währung angezeigt werden soll

Minuten bis zur automatischen Abmeldung : Gleiche Funktionalität wie auf der ersten Seite der Gerätekarte

Nur SSO-Anmeldung zulassen : Wenn die Anmeldung bei Quinyx nur über SSO möglich sein soll. SSO muss dann in Quinyx für Ihr Konto konfiguriert werden.

Mitteilungen

Konfigurieren Sie, unter welchen Umständen Mitarbeiter Nachrichten erhalten sollen.

Wenn Neue Schicht benachrichtigen , Schicht gelöscht benachrichtigen und Schicht benachrichtigen aktiviert sind und der Mitarbeiter die Vereinbarungseinstellung „ Stempelvorgang bei Aufgaben zulassen “ hat, wird der Mitarbeiter benachrichtigt, wenn eine Aufgabe in seiner Schicht in einem veröffentlichten Zeitraum geändert wird.

Der Mitarbeiter erhält in folgenden Fällen eine Benachrichtigung (nur gültig in veröffentlichten Zeiträumen):

• Bei Zuweisung einer Aufgabe an Mitarbeiter .
• Wenn Zeit oder Datum geändert wird.
• Wenn eine Aufgabe gelöscht wird.

Funktionalität

Sie können Mobile App Einstellungen unter Funktionalität konfigurieren:

• Schichtbuchungen automatisch genehmigen : Aktivieren Sie diese Option, wenn Sie Schichtbuchungen für Mitarbeiter zulassen möchten, sofern alle Voraussetzungen für die Buchung der Schicht erfüllt sind.
• Schicht automatisch genehmigen : Aktivieren Sie diese Option, wenn Sie Mitarbeitern erlauben möchten, die Schicht zu wechseln, wenn alle Anforderungen erfüllt sind.
• Der Schichteinsatz auf Auswärtseinheit ist genehmigungspflichtig :
• Anonyme Schichten : Wählen Sie aus, ob die unter „Mein Dienstplan“ angezeigten Schichten anonym sein sollen oder ob die Namen der Mitarbeiter angezeigt werden sollen.
• Überlappende Blätter zulassen : Wählen Sie aus, ob überlappende Blätter möglich sind.
• Antrag auf Abwesenheitsvorgesetzten auswählen : Wählen Sie aus, ob der Vorgesetzte des Mitarbeiters automatisch ausgewählt wird oder ob der Mitarbeiter einen Vorgesetzten aus einer Liste auswählen darf.
• Interessensbekundung bei Schicht löschen : Wählen Sie aus, ob bei Schichtbuchung Interessenbekundungen gelöscht werden sollen.
• PIN-Code in der mobilen App : Fordern Sie den Benutzer auf, bei jedem Öffnen der App einen PIN-Code einzugeben. Bei der ersten Anmeldung wird der Benutzer aufgefordert, einen PIN-Code zu erstellen.
• Stempelvorgang nur innerhalb der Koordinaten zulassen : Stempelvorgang nur zulassen, wenn sich der Mitarbeiter innerhalb des für die Einheit definierten Koordinatenradius befindet. Wenn sie den Koordinatenradius verlassen, ohne sich abzustempeln, werden sie automatisch abgestempelt, gemäß den Einstellungen für das automatische Abstempeln für die Vereinbarung oder die Vereinbarungsvorlage.

Regeln für Stunden

Sie können Arbeitszeitregeln aufstellen, die für Mitarbeiter gelten sollen. Die Regeln, die Sie festlegen, helfen dann bei der Planung. Quinyx generiert Warnungen, wenn gegen die Regeln verstoßen wird. Wenn Regeln in der Vereinbarung festgelegt sind, überschreiben diese die auf der Einheit festgelegten Regeln.

Die Regeln für Stunden werden auch in den Vereinbarungsvorlagen konfiguriert. Die Regeln in den Vorlagen überschreiben die Regeln der Einheit für den Mitarbeiter , der der Vorlage zugeordnet ist.

Beispiel:

• Erstellen Sie eine nicht zugewiesene Schicht = Einheitseinstellungsregeln.
• Erstellen Sie eine Schicht für einen Mitarbeiter mit Vereinbarungsvorlage = Vorlageneinstellungen.

Regeln für die Zeit

Legen Sie bestimmte Zeit fest:

• Max. Stunden/Tag : Die maximale Stundenzahl, für die der Mitarbeiter pro Tag eingeplant werden darf, bevor Quinyx eine Warnung ausgibt.
• Pro Woche : In diesem Fall haben wir festgelegt, dass die geplante Zeit pro Woche maximal 48 Stunden betragen darf.
• Min rest :: Die minimale Ruhezeit, tägliche Ruhe, ist im Beispiel auf 11 Stunden eingestellt. Das Kontrollkästchen rechts legt fest, ob die Ruhezeit über die Tagespause hinausgehen kann (in diesem Fall ist das Kontrollkästchen aktiviert) oder ob die gesamte Ruhezeit innerhalb des voreingestellten 24-Stunden-Zeitraums liegen muss (in diesem Fall ist das Kontrollkästchen nicht aktiviert). Im letzteren Fall (bei nicht angekreuztem Kästchen) besteht keine Notwendigkeit für 11 Stunden Ruhezeit zwischen den Arbeitsschichten, aber die Ruhezeit kann jederzeit während des 24-Stunden-Zeitraums genommen werden, erstreckt sich jedoch nicht über die tägliche Pause hinaus.
• Mindeststunden/Woche : Die Mindestgrenze für die Anzahl der geplanten Stunden pro Woche.
• Freie Tage : Die Mindestanzahl aufeinanderfolgender freier Tage, die dem Arbeitnehmer nach der im obigen Feld angegebenen Höchstdauer zustehen.
• Max. Tage : Die maximale Anzahl aufeinanderfolgender Tage, die für denselben Mitarbeiter geplant werden können. Quinyx generiert eine Warnung, wenn der Mitarbeiter für mehr als diese aufeinanderfolgenden Tage eingeplant ist.
• Mindestruhezeit/Woche : Genau wie bei der täglichen Ruhezeit können Sie festlegen, wie viele Stunden durchgehende wöchentliche Ruhezeit der Mitarbeiter haben soll. ZB 35 Stunden. Quinyx generiert auch in diesem Fall eine Warnung, wenn die wöchentliche Mindestruhezeit nicht erreicht wird.
• Feiertag einplanen : Wenn die Vereinbarungsvorlage Personen abdeckt, die in einer Einheit arbeiten, die beispielsweise an jedem Feiertag geschlossen ist, wie z. B. in einer Zentrale, kann dieses Kontrollkästchen deaktiviert werden. Sie erhalten dann eine Warnung, wenn Sie versuchen, Mitarbeiter für Tage einzuplanen, die in Quinyx als Feiertage eingetragen sind.
• Pause Tagesruhe :: Dies bezieht sich auf die Zeit für den täglichen Tagesanbruch. Dieser hier festgelegte Wert wirkt sich auf die minimale tägliche Ruhezeit, die minimale wöchentliche Ruhezeit, die maximalen Stunden pro Tag und die maximalen Stunden pro Woche aus.
• Mindestanzahl freier Wochenenden/Jahr : Dieses Feld kann verwendet werden, wenn der Mitarbeiter Anspruch auf eine bestimmte Anzahl freier Wochenenden pro Jahr hat.
• Erster Tag der Woche : Geben Sie den ersten Tag in einem Zeitraum von 7 Tagen an. Dieser Zeitraum wird festgelegt, damit Quinyx überwachen kann, innerhalb welcher 7-Tage-Frist die wöchentliche Ruhequote erreicht wird.
• UT-Grenzwert : Einige Tarifverträge sehen vor, dass Arbeitnehmer eine bestimmte Anzahl von Stunden pro Woche oder Berechnungszeitraum leisten müssen, damit Arbeitnehmer Anspruch auf unsozialen Zeitausgleich haben. Dieser Ausgleich richtet sich dann nach den jeweiligen unsozialen Zeiten. Unsozialer Zeitausgleich wird nur dann generiert, wenn das angegebene Zeitlimit erreicht ist. Bei Ablauf der Frist gilt diese Entschädigung auch rückwirkend für den gesamten Zeitraum.
• Während Tagen/Maximal Tagen/Mit Überstunden : Diese drei Felder werden zusammen verwendet und sind nur für wenige Tarifverträge relevant. In diesen Tarifverträgen gibt es eine Regel, die besagt, dass es während eines bestimmten Zeitraums eine Begrenzung der Tage gibt, an denen der Arbeitnehmer Schichten arbeiten darf, die eine Anzahl von Stunden überschreiten. Beispielsweise könnte die Regel lauten, dass während eines Zeitraums von 10 Tagen maximal 3 Arbeitstage des Arbeitnehmers Schichten mit mehr als 10 Stunden enthalten dürfen. In Quinyx wird eine Warnung generiert, wenn die in diesen drei Feldern angegebene Regel verletzt wird.
• Schicht : Klicken Sie auf „Hinzufügen“, um Regeln zur Mindestschichtlänge hinzuzufügen, für die ein Mitarbeiter eingeplant werden kann. Ein Beispiel wäre, dass die Schicht mindestens 6 Stunden dauern muss, wenn die Schicht irgendwann zwischen 19:00 und 03:00 Uhr beginnt.

Regeln für Pausen

Konfigurieren Sie hier Regeln für Pausen :

• Pausen als Arbeitszeit berechnen : Verwenden Sie dies, wenn Sie Essenspausen (bezahlte Mittagspausen) am Arbeitsplatz anwenden. Dieses Kästchen muss angekreuzt werden.
• Maximale Arbeitsstunden ohne Pausen (h) : Ermöglicht die Angabe der maximal zulässigen Arbeitsstunden ohne Pausen.
• Minimale Pause (Minuten)/ Maximale Pause (Minuten) : Ermöglicht Ihnen, die Länge der kürzesten und längsten Pause anzugeben. Eine Warnung wird generiert, wenn Sie eine Schicht mit einer Pausenzeit besetzen, die kürzer oder länger als das Minimum oder Maximum ist.
• Sperre für Zeitplan : Legen Sie die Dauer der Zeitplansperre in Monaten, Wochen oder Tagen fest. Dies löst eine Warnung aus, wenn Sie versuchen, einen Mitarbeiter innerhalb dieses Zeitraums einzuplanen.

SMS/Koordinaten

Konfigurieren Sie SMS und Koordinaten in dieser Sektion :

• Ländercode : Geben Sie den Ländercode für den Standort ein.
• Anwendungs-ID : Anwendungs-ID.
• SMS-Anbieter : Wählen Sie den SMS-Anbieter aus.
• Get default SMS Einstellungen : Klicken Sie hier, um die folgenden Felder automatisch auszufüllen.
• Service-ID : Service-ID.
• Benutzername : Geben Sie einen firmenspezifischen Benutzernamen ein.
• Passwort : Geben Sie ein eindeutiges Passwort ein.
• Zweiwege-SMS-Nummer : Zweiwege-SMS-Nummer.
• SMS-Absender : Geben Sie den SMS-Absender ein.
• Koordinaten : Sie können Breitengrad, Längengrad und Radius hier manuell konfigurieren. Diese werden in Metern definiert, und 1 Meter = 3,2808399 Fuß. Wenn sich die Koordinate in der Nähe eines bestimmten Standorts befindet, kann es sinnvoll sein, den Namen und die Adresse des Standorts hinzuzufügen, da Sie wissen, was eingerichtet wurde.

Schicht

Hier können Sie Schicht konfigurieren:

• Standard- Schicht : Wählen Sie den Standard-Schichttyp aus, der erstellt werden soll, wenn der Mitarbeiter ohne Termin einstempelt
• X Tag Schicht : Erster freier Tag.
• V Tag Schicht : Zweiter freier Tag.

Einheits löschen

Navigieren Sie zu Einstellungen > Gruppenverwaltung und klicken Sie auf eine Einheit. Ein Seitenbereich wird geöffnet und am unteren Rand des Bereichs sehen Sie eine Schaltfläche zum Löschen:

Nachdem Sie auf Löschen geklickt haben, sehen Sie einen Bestätigungsdialog. Klicken Sie auf OK, wenn Sie mit dem Löschen fortfahren möchten:

In der oberen rechten Ecke wird eine Meldung angezeigt, die angibt, ob der Löschvorgang erfolgreich war.

Wenn eine Einheit gelöscht wird, die alle Mitarbeiter und verbundenen Daten enthält, behandelt Quinyx dies als Hintergrundprozess. Das bedeutet, dass es je nach Gerätegröße und angeschlossenen Daten eine Weile dauern kann, bis es tatsächlich gelöscht und aus dem System entfernt wird: