Gruppenmanagement

Updated 14/7/21 durch Leigh Hutchens

Mit der Gruppenverwaltung können Sie Bezirke, Abschnitte und Einheiten hinzufügen / bearbeiten / löschen.

Bezirke

Wenn Sie Distrikte verwenden, müssen Sie einen Distrikt einrichten, bevor Sie Einheiteneinstellungen für die Haupteinheit vornehmen. Sie können keine Änderungen an der Einheit speichern, wenn Sie keinen Bezirk auf der Einheit definiert haben.

Bezirke hinzufügen

Navigieren Sie zu Kontoeinstellungen> Gruppenmanagement und klicken Sie auf die Domäne. Ein Seitenbereich wird geöffnet, in dem Sie auf Bezirke hinzufügen klicken können:

  • Legen Sie einen Namen für den Distrikt fest (obligatorisch).
  • Wählen Sie einen Manager für den Distrikt (nicht obligatorisch).
  • Wenn Sie mehrere Distrikte gleichzeitig hinzufügen möchten, klicken Sie auf Hinzufügen und wiederholen Sie die obigen Schritte.
  • Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf OK und die Bezirke werden erstellt.

Bezirke bearbeiten

Navigieren Sie zu Kontoeinstellungen> Gruppenmanagement und klicken Sie auf einen Bezirk. Ein Seitenbereich wird geöffnet, in dem Sie den Namen und den Manager des Bezirks bearbeiten können. Klicken Sie auf Speichern, wenn Sie mit Ihren Änderungen fertig sind:

Beachten Sie, dass wenn Ihre Organisation keine Bezirke verwendet, die Schaltfläche für das Hinzufügen nicht angezeigt wird, wenn Sie auf die Domain klicken. Sie können stattdessen Einheiten von diesem Ort aus hinzufügen

Bezirke löschen

Navigieren Sie zu Kontoeinstellungen> Gruppeneinstellungen und klicken Sie auf einen Bezirk. Ein Seitenbereich wird geöffnet, und am unteren Rand des Bereichs wird eine Schaltfläche zum Löschen angezeigt:

Nachdem Sie auf Löschen geklickt haben, wird ein Bestätigungsdialogfeld angezeigt. Klicken Sie auf OK, wenn Sie mit dem Löschen fortfahren möchten.

In der oberen rechten Ecke wird eine Meldung angezeigt, die angibt, ob der Löschvorgang erfolgreich war.

Beachten Sie, dass es nicht möglich ist, einen Bezirk zu löschen, wenn Einheiten mit diesem Bezirk verbunden sind. Trennen Sie die Einheiten vom Bezirk, bevor Sie mit dem Löschen fortfahren.

Sektionen

Sektionen hinzufügen

Navigieren Sie zu Kontoeinstellungen> Gruppenmanagement und klicken Sie auf die Einheit, auf der Sie Sektionen erstellen möchten. Ein Seitenbereich wird geöffnet, in dem Sie auf Sektionen hinzufügen klicken können:

  • Legen Sie einen Namen für die Sektion fest (obligatorisch).
  • Wählen Sie einen Manager für die Sektion (nicht obligatorisch).
  • Wählen Sie eine Kostenstelle für die Sektionen aus (nicht obligatorisch).
  • Hinzufügen Integrationsschlüssel für externe Gruppe (nicht obligatorisch).
  • Hinzufügen Integrationsschlüssel für externen Abschnitt (nicht obligatorisch).
  • Wenn Sie mehrere Sektionen gleichzeitig hinzufügen möchten, klicken Sie auf Hinzufügen und wiederholen Sie die obigen Schritte.
  • Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf OK und die Sektionen werden erstellt.

Sektionen bearbeiten

Navigieren Sie zu Kontoeinstellungen> Gruppenmanagement und klicken Sie auf einen Bezirk. Ein Seitenbereich wird geöffnet, in dem Sie den Namen, die Kostenstelle und den Manager für die Sektion bearbeiten können. Klicken Sie auf Speichern, wenn Sie mit Ihren Änderungen fertig sind.

 Wenn Ihre Organisation keine Integrationsschlüssel verwendet, sind diese Felder ausgegraut und können nicht bearbeitet werden. Wenn Sie Integrationsschlüssel verwenden möchten, wenden Sie sich an unser hervorragendes Support-Team, um Informationen zur Aktivierung zu erhalten.

Sektionen löschen

Navigieren Sie zu Kontoeinstellungen> Gruppenmanagement und klicken Sie auf eine Sektion. Ein Seitenbereich wird geöffnet, und am unteren Rand des Bereichs wird eine Schaltfläche zum Löschen angezeigt.

Nachdem Sie auf Löschen geklickt haben, wird ein Bestätigungsdialogfeld angezeigt. Klicken Sie auf OK, wenn Sie mit dem Löschen fortfahren möchten. In der oberen rechten Ecke wird eine Meldung angezeigt, die angibt, ob der Löschvorgang erfolgreich war.

Einheiten

Einheiten hinzufügen

Navigieren Sie zu Kontoeinstellungen> Gruppenmanagement und klicken Sie auf einen Bezirk. Ein Seitenbereich wird geöffnet, in dem Sie Einheiten hinzufügen können:

  • Legen Sie einen Namen für die Einheit fest (obligatorisch).
  • Wählen Sie einen Manager für die Einheit (nicht obligatorisch).
  • Wählen Sie eine Kostenstelle für die Einheit (nicht obligatorisch).
  • Wenn Sie mehrere Einheiten gleichzeitig hinzufügen möchten, klicken Sie auf Hinzufügen und wiederholen Sie die obigen Schritte.
  • Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf OK, um die Einheiten zu erstellen.
Beachten Sie, dass, wenn Ihre Organisation keine Distrikte verwendet, die Schaltfläche Einheiten hinzufügen angezeigt wird, wenn Sie auf die Domäne klicken.

Einheiten bearbeiten

Beachten Sie, dass Sie Änderungen an allen Einheiten vornehmen müssen, wenn Sie Änderungen an der Einheitenkarte vornehmen, nachdem Sie alle Einheiten erstellt haben. Sie können dies manuell oder mit API-Skripten tun.

Navigieren Sie zu Kontoeinstellungen> Gruppenmanagement und klicken Sie auf eine Einheit. Ein Seitenbereich wird geöffnet, in dem Sie die gängigsten Einstellungen für das Gerät bearbeiten können. Speichern Sie, wenn Sie mit dem Ändern einer der Einstellungen im Seitenbereich fertig sind:

Wenn Sie andere Einstellungen für die Einheit bearbeiten möchten, klicken Sie unten im Seitenbereich auf Erweiterte Einstellungen :

Ein ganzseitiges Formular mit allen für die Einheit verfügbaren Einstellungen wird geöffnet. Klicken Sie auf Speichern, wenn Sie die erweiterten Einstellungen angepasst haben:

Weitere Informationen zu einigen der erweiterten Einstellungen finden Sie in diesem Classic-Artikel.

Erweiterte Einstellungen

Wenn Sie zusätzliche Einstellungen für das Gerät bearbeiten möchten, klicken Sie unten im Seitenbereich auf Erweiterte Geräteeinstellungen :

Ein ganzseitiges Formular mit allen für das Gerät verfügbaren Einstellungen wird geöffnet.

Allgemeines

Geben Sie der Einheit einen Namen, die erste Einheit sollte eine Haupteinheit sein. Die Einstellungen in der Haupteinheit sind dann für andere nachfolgende Einheiten gleich.

Information

Wenn es sich bei der Einheit nicht um eine Haupteinheit handelt, geben Sie die Unternehmensinformationen einschließlich der Firmenregistrierungsnummer ein. Dies ist wichtig, um Berichte zu erstellen (z. B. als Personalregister für die Gastronomie).

Sonstiges

  • Kostenstelle auswählen : Wählen Sie eine Standardkostenstelle aus.
  • Kostenstelle in Webpunch überschreiben : Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen , um die Kostenstelle beim Stanzen in Webpunch zu überschreiben.
  • Nächste Ausweisnummer : Wählen Sie die Ausweisnummer aus, mit der Sie beim Erstellen eines neuen Mitarbeiters beginnen möchten
  • Anzahl der UT-Perioden : Wählen Sie aus, wie viele unsoziale Stundenperioden verwendet werden sollen. Es ist möglich, bis zu 8 unsoziale Stundenperioden auszuwählen.
  • Tagesanbruch : Wählen Sie die Stunde aus, ab der die Anzeige in der Zeitplanansicht beginnen soll.
  • Pausen / Schichten : Wählen Sie die maximale Anzahl von Pausen pro Schicht. Max 4.
  • Zeitplan automatisch veröffentlichen: Wählen Sie aus, ob und mit welcher Häufigkeit der Zeitplan automatisch veröffentlicht werden soll. Optionen sind Deaktiviert, Tage, Wochen, Monate.

die Einstellungen

Unter Einstellungen können Sie den ersten Wochentag, die Zeitzone, die Währung und die Minuten für die automatische Abmeldung auswählen und die SSO-Anmeldung zulassen.

Mitteilungen

Konfigurieren Sie, unter welchen Umständen Mitarbeiter Nachrichten erhalten sollen.

Wenn "Neue Schicht benachrichtigen", "Schicht löschen löschen" und "Schichtänderungen benachrichtigen" aktiviert sind und der Mitarbeiter die Vereinbarung "Stanzen auf Aufgaben zulassen" hat, wird der Mitarbeiter benachrichtigt, wenn eine Aufgabe in seiner Schicht geändert wird in einem veröffentlichten Zeitraum.

Der Mitarbeiter erhält in folgenden Fällen eine Benachrichtigung (nur in veröffentlichten Zeiträumen gültig):

  • Wenn dem Mitarbeiter eine Aufgabe zugewiesen ist.
  • Wenn Uhrzeit oder Datum geändert werden.
  • Wenn eine Aufgabe gelöscht wird.
Benachrichtigungen hängen auch von den Einstellungen ab, die der Mitarbeiter auf seinen Telefonen vorgenommen hat, wenn es darum geht, Benachrichtigungen zuzulassen.

Funktionalität

Sie können die Einstellungen für mobile Apps unter Funktionalität konfigurieren:

  • Schichtbuchungen automatisch genehmigen : Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn Sie Schichtbuchungen für Mitarbeiter zulassen möchten, sofern alle Voraussetzungen für die Schichtbuchung erfüllt sind.
  • Schichtwechsel automatisch genehmigen : Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn Mitarbeiter den Schichtwechsel zulassen sollen, wenn alle Anforderungen erfüllt sind.
  • Die Schichtzuweisung an der Abwesenheitseinheit erfordert die Genehmigung :
  • Anonyme Schichten : Wählen Sie aus, ob die unter "Mein Zeitplan" angezeigten Schichten anonym sein sollen oder ob die Namen der Mitarbeiter angezeigt werden.
  • Überlappende Blätter zulassen : Wählen Sie aus, ob überlappende Blätter möglich sind.
  • Manager bei Urlaubsantrag auswählen: Wählen Sie aus, ob der Manager des Mitarbeiters automatisch ausgewählt wird oder ob der Mitarbeiter einen Manager aus einer Liste auswählen darf.
  • Interessensbekundung bei Schichtbuchung löschen: Wählen Sie aus, ob Interessenbekundungen bei Schichtbuchung gelöscht werden sollen.
  • PIN- Code in der mobilen App : Der Benutzer muss bei jedem Öffnen der App einen PIN-Code eingeben. Der Benutzer wird aufgefordert, beim ersten Anmelden einen PIN-Code zu erstellen.
  • Stanzen nur innerhalb von Koordinaten zulassen: Stanzen nur zulassen, wenn sich der Mitarbeiter innerhalb des für die Einheit definierten Koordinatenradius befindet. Wenn sie den Koordinatenradius verlassen, ohne abzustempeln, werden sie automatisch gemäß den Einstellungen für das automatische Ausstempeln für die Vereinbarung oder die Vertragsvorlage abgemeldet.

Regeln für Stunden

Sie können Regeln für die Arbeitszeit festlegen, die für Mitarbeiter gelten sollen. Die von Ihnen festgelegten Regeln helfen dann bei der Planung. Quinyx generiert Warnungen, wenn die Regeln verletzt werden. Wenn in der Mitarbeitervereinbarung Regeln festgelegt sind, überschreiben diese die in der Einheit festgelegten Regeln.

Regeln für die Arbeitszeit

Stellen Sie bestimmte Arbeitszeiten ein:

  • Maximale Stunden / Tag : Die maximale Anzahl von Stunden, für die der Mitarbeiter pro Tag eingeplant werden kann, bevor Quinyx eine Warnung ausgibt.
  • Pro Woche : In diesem Fall haben wir festgelegt, dass die geplante Zeit pro Woche maximal 48 Stunden betragen darf.
  • Min. Ruhezeit :: Die minimale Ruhezeit, die tägliche Ruhezeit, wird im Beispiel auf 11 Stunden festgelegt. Das Feld rechts bestimmt, ob die Ruhezeit über die tägliche Pause hinausgehen kann (in diesem Fall ist das Kontrollkästchen aktiviert) oder ob die gesamte Ruhezeit innerhalb des voreingestellten Zeitraums von 24 Stunden liegen muss (in diesem Fall wird das Kontrollkästchen deaktiviert). Im letzteren Fall (bei deaktiviertem Kontrollkästchen) ist zwischen den Arbeitsschichten keine Pause von 11 Stunden erforderlich. Die Ruhezeit kann jedoch jederzeit während des 24-Stunden-Zeitraums in Anspruch genommen werden, erstreckt sich jedoch nicht über die tägliche Pause hinaus.
  • Mindeststunden pro Woche: Die Mindestgrenze für die Anzahl der geplanten Stunden pro Woche.
  • Freie Tage : Die Mindestanzahl aufeinanderfolgender arbeitsfreier Tage, auf die der Mitarbeiter nach der im oben angegebenen Feld angegebenen Höchstzeit Anspruch hat.
  • Maximale Anzahl von Tagen : Die maximale Anzahl aufeinanderfolgender Tage, die für denselben Mitarbeiter geplant werden können. Quinyx generiert eine Warnung, wenn der Mitarbeiter für mehr als diese aufeinander folgenden Tage geplant ist.
  • Minimale Ruhezeit / Woche : Wie bei der täglichen Ruhezeit können Sie festlegen, wie viele Stunden ununterbrochene wöchentliche Ruhezeit der Mitarbeiter haben soll. ZB 35 Stunden. Quinyx generiert in diesem Fall auch eine Warnung, wenn die wöchentliche Mindestruhezeit nicht erreicht wird.
  • Planen von Feiertagen : Wenn die Vertragsvorlage Personen abdeckt, die in einer Einheit arbeiten, die beispielsweise für jeden Feiertag geschlossen wird, z. B. eine Zentrale, kann dieses Kontrollkästchen deaktiviert werden. Sie erhalten dann eine Warnung, wenn Sie versuchen, Mitarbeiter für Tage einzuplanen, die in Quinyx als Feiertage eingegeben werden.
  • Tägliche Pause bei Tagesanbruch :: Dies bezieht sich auf die Zeit für den täglichen Tagesanbruch. Dieser hier eingestellte Wert wirkt sich auf die minimale tägliche Ruhezeit, die minimale wöchentliche Ruhezeit, die maximale Arbeitszeit pro Tag und die maximale Arbeitszeit pro Woche aus.
  • Minimale freie Wochenenden / Jahr : Dieses Feld kann verwendet werden, wenn der Mitarbeiter Anspruch auf eine bestimmte Anzahl von freien Wochenenden pro Jahr hat.
  • Erster Tag der Woche : Geben Sie den ersten Tag in einem Zeitraum von 7 Tagen an. Dieser Zeitraum ist festgelegt, damit Quinyx überwachen kann, innerhalb welcher 7-Tage-Frist das wöchentliche Ruhekontingent erreicht wird.
  • UT-Schwelle : Einige Tarifverträge staatlicher Mitarbeiter müssen eine bestimmte Anzahl von Stunden pro Woche oder einen bestimmten Berechnungszeitraum arbeiten, damit Mitarbeiter Anspruch auf eine unsoziale Zeitentschädigung haben. Diese Entschädigung basiert in diesem Fall auf den relevanten unsozialen Zeiträumen. Eine unsoziale Zeitkompensation wird erst generiert, wenn das angegebene Zeitlimit erreicht ist. Bei Erreichen der Frist gilt diese Entschädigung auch rückwirkend für den gesamten Zeitraum.
  • Während Tagen / Maximale Tage / Mit Überstunden : Diese drei Felder werden zusammen verwendet und sind nur für wenige Tarifverträge relevant. In diesen Tarifverträgen gibt es eine Regel, die besagt, dass während eines bestimmten Zeitraums die Anzahl der Tage begrenzt ist, an denen der Mitarbeiter Schichten arbeiten kann, die eine Anzahl von Stunden überschreiten. Beispielsweise könnte die Regel besagen, dass während eines Zeitraums von 10 Tagen maximal 3 Arbeitstage des Arbeitnehmers Schichten mit mehr als 10 Stunden enthalten dürfen. In Quinyx wird eine Warnung generiert, wenn die in diesen drei Feldern angegebene Regel nicht eingehalten wird.
  • Mindestschichtlänge : Klicken Sie auf "Hinzufügen", um Regeln für die Mindestschichtlänge hinzuzufügen, für die ein Mitarbeiter eingeplant werden kann. Ein Beispiel wäre, dass die Schicht mindestens 6 Stunden betragen muss, wenn die Schicht jederzeit zwischen 19:00 und 03:00 Uhr beginnt.

Regeln für Pausen

Konfigurieren Sie hier Regeln für Pausen:

  • Pausen als Arbeitszeit berechnen : Verwenden Sie diese Option, wenn Sie am Arbeitsplatz Essenspausen (bezahlte Mittagspausen) einlegen. Dieses Kästchen muss angekreuzt sein.
  • Maximale Arbeitszeit ohne Pausen (h) : Hier können Sie die maximal zulässige Anzahl von Arbeitsstunden ohne Pausen angeben.
  • Minimale Pause (Minuten) / Maximale Pause (Minuten) : Hier können Sie die Länge der kürzesten und längsten Pause angeben. Eine Warnung wird generiert, wenn Sie eine Schicht mit einer Pausenzeit besetzen, die kürzer oder länger als das Minimum oder Maximum ist.
  • Sperren für Zeitplanänderungen : Legen Sie die Dauer der Zeitplansperre in Monaten, Wochen oder Tagen fest. Dies löst eine Warnung aus, wenn Sie versuchen, einen Mitarbeiter innerhalb dieses Zeitraums zu planen.

SMS / Koordinaten

Konfigurieren Sie SMS und Koordinaten in diesem Abschnitt:

  • Anwendungs-ID : Anwendungs-ID.
  • SMS-Anbieter : Wählen Sie den SMS-Anbieter aus.
  • Standard-SMS-Einstellungen abrufen: Klicken Sie hier, um die folgenden Felder automatisch auszufüllen.
  • Service ID : Service ID.
  • Benutzername : Geben Sie einen firmenspezifischen Benutzernamen ein.
  • Passwort : Geben Sie ein eindeutiges Passwort ein.
  • Zwei-Wege-SMS-Nummer : Zwei-Wege-SMS-Nummer.
  • SMS-Absender : Geben Sie den SMS-Absender ein.
  • Koordinaten : Hier können Sie Breite, Länge und Radius manuell konfigurieren.
Klicken Sie auf Standard-SMS-Einstellungen abrufen, wenn Quinyx die Felder automatisch ausfüllen soll.

Verschiebung

Hier können Sie Schichttypen konfigurieren:

  • Standardschichttyp : Wählen Sie den Standardschichttyp aus, der erstellt werden soll, wenn der Mitarbeiter ohne Zeitplan eingreift
  • X-Tage-Schichttyp : Erster freier Tag.
  • V-Tagesschichttyp : Zweiter freier Tag.
Die X- und V-Tage gelten hauptsächlich für die finnische Belegschaft - hauptsächlich in der Hotel- und Restaurantbranche. Einfach ausgedrückt, in Finnland verdient ein Mitarbeiter, wenn er mindestens 5 Tage in einer Woche gearbeitet hat, zwei freie Tage - einen X-Tag bzw. einen V-Tag.

Einheiten löschen

Navigieren Sie zu Kontoeinstellungen> Gruppenmanagement und klicken Sie auf eine Einheit. Ein Seitenbereich wird geöffnet und am unteren Rand des Bereichs wird eine Schaltfläche zum Löschen angezeigt:

Nachdem Sie auf Löschen geklickt haben, wird ein Bestätigungsdialogfeld angezeigt. Klicken Sie auf OK, wenn Sie mit dem Löschen fortfahren möchten. In der oberen rechten Ecke wird eine Meldung angezeigt, die angibt, ob der Löschvorgang erfolgreich war.

Beachten Sie, dass es nicht möglich ist, die Haupteinheit Ihres Kontos zu löschen. Wenn Sie dies versuchen, wird eine Warnung angezeigt, die Sie daran hindert, sie zu löschen.
Sobald eine Einheit gelöscht wurde, sind alle Informationen (Zeitpläne, Mitarbeiter usw.) verschwunden und es ist nicht möglich, diese Daten wiederherzustellen


Wie haben wir das gemacht?